Hallitse tallennustilaa poistamalla asiakirjoja tai pakkaamalla tietoja.

Keskitetyn roolin, kuten sovelluksen järjestelmänvalvojan, on huolehdittava säännöllisesti siitä, että vanhat asiakirjat joko poistetaan tai tiivistetään.

Vinkki

Lisätietoja muista tavoista vähentää tietokantaan tallennettujen tietojen määrää on kehittäjien ja IT-ammattilaisten ohjeessa Business Central -tietoantoihin tallennettujen tietojen vähentäminen.

Asiakirjojen poistaminen

Jossain tapauksissa voi olla tarpeen poistaa laskutettuja ostotilauksia. Et kuitenkaan voi poistaa niitä, ellet ole kokonaan laskuttanut ja vastaanottanut nimikkeitä ostotilauksissa. Business Central auttaa sinua tarkistamalla sen.

Yritykset yleensä poistavat palautustilaukset sen jälkeen, kun ne on laskutettu. Kun kirjaat laskun, Business Central siirtää sen Kirjattu ostohyvityslasku - sivulle. Jos valitsit Ostojen ja ostovelkojen asetukset -sivulla Palautustoimitus hyvityslaskuttaessa - valintaruudun , lasku siirretään Kirjattu palautustoimitus - sivulle. Voit poistaa asiakirjat Poista laskutetut ostopal.til. -eräajolla. Ennen tiedostojen poistamista eräajo tarkistaa ennen poistamista, onko ostopalautustilaukset toimitettu ja laskutettu kokonaan.

Puiteostotilauksia ei poisteta automaattisesti sen jälkeen, kun kaikki liittyvät ostotilaukset on käsitelty ja laskutettu. Sen sijaan ne voi poistaa Poista lask. puiteostotilaukset -eräajolla.

Tyypillisesti yritykset poistavat laskutetut huoltotilaukset ohjelmasta automaattisesti sen jälkeen, kun ne on laskutettu kokonaan. Kun lasku on kirjattu, vastaava tapahtuma luodaan ja niitä voi tarkastella Kirjatut huoltolaskut -sivulla.

Huoltotilauksia ei kuitenkaan poisteta automaattisesti, jos tilauksen kokonaismäärä kirjattiin Huoltolasku-sivulta eikä itse huoltotilauksesta. Tällaiset laskutetut tilaukset on ehkä poistettava manuaalisesti Poista laskutetut huoltotilaukset - eräajon avulla .

Pakkaa tiedot päivämäärätiivistyksen avulla

Voit pakata tietoja Business Centralissa niin, että säästät tilaa tietokannassa – joka Business Central Onlinessa voi jopa säästää rahaa. Tiivistys perustuu päivämääriin ja toimintoihin, yhdistää useita vanhoja tapahtumia yhdeksi uudeksi tapahtumaksi.

Voit tiivistää tapahtumat, jotka täyttävät kaikki seuraavat olosuhteet:

• Ne ovat suljetuilta tilikausilta.
• Avoin-kentän arvoksi asetetaan Ei.
• Ne ovat ainakin viisi vuotta vanhoja. Jos haluat pakata alle viisi vuotta vanhoja tietoja, ota yhteyttä Microsoft-kumppaniisi.

Joten esimerkiksi aiempien tilikausien toimittajatapahtumat voidaan tiivistää siten, että jokaista tiliä ja jokaista kuukautta kohti on vain yksi kredit- ja yksi debet-tapahtuma. Uuden tapahtuman summa on kaikkien tiivistettyjen tapahtumien summa. Määritetty päivämäärä on tiivistettävän ajanjakson aloituspäivämäärä, esimerkiksi kuukauden ensimmäinen päivä (jos tapahtumat on tiivistetty kuukauden mukaan). Tiivistyksen jälkeen voit yhä nähdä jokaisen tilin nettomuutoksen edellisen tilikauden osalta.

Päivämäärätiivistyksen tuloksena syntyvien tapahtumien määrä perustuu siihen, kuinka monta suodatinta asetat, mitkä kentät yhdistetään ja minkä jakson pituuden valitset. Tapahtumia syntyy aina vähintään yksi. Kun eräajo on päättynyt, tulos näkyy Tiivistysrekisterit-sivulla.

Voit pakata seuraavan tyyppisiä tietoja eräajojen avulla.

• Talouden tapahtumat – pääkirjanpito (KP) -tapahtumat, arvonlisävero (ALV) -tapahtumat, pankkitilitapahtumat, KP-budjettitapahtumat, asiakastapahtumat, toimittajatapahtumat.
• Fyysisen varaston tapahtumat
• Resurssitapahtumat
• Nimikkeiden budjettitapahtumat
• Käyttöomaisuustapahtumat, KO:n ylläpitotapahtumat ja KO-vakuutustapahtumat.

Kun määrität tiivistyksen ehtoja, voit säilyttää tiettyjen kenttien sisällön käyttämällä Säilytä kentän sisältö -kohdan alla olevia vaihtoehtoja. Käytettävissä olevat kentät määräytyvät pakattavan tiedon mukaan.

Huomautus

Ennen kuin voit suorittaa päivämäärätiivistyksen, analyysinäkymien on oltava ajan tasalla. Lisätietoja on Analyysinäkymän päivittäminen -osassa.

Tiivistyksen jälkeen seuraavien kenttien sisältö säilytetään aina: Kirjauspvm, Toimittajanro, Asiakirjan tyyppi, Valuutan koodi, Kirjausryhmä, Summa, Jäljellä oleva summa, Alkuperäinen summa (PVA), Jäljellä oleva summa (PVA), Summa (PVA), Osto (PVA), Laskualennus (PVA), Annettu maksualennus (PVA) ja Maksualennus mahdollinen.

Tiivistettyjen tapahtumien kirjaaminen

Tiivistetyt tapahtumat kirjataan hieman eri tavalla kuin vakiokirjaukset. Tämä ero vähentää tiivistyksen avulla luotujen uusien pääkirjanpidon tapahtumien määrää, ja se on erityisen tärkeää, kun pidät yllä tietoja, kuten dimensioita ja asiakirjanumeroita. Päivämäärätiivistys luo uusia tapahtumia seuraavasti:

• Pääkirjanpidon tapahtumat -sivulla tiivistetyille tapahtumille luodaan uusia tapahtumia. Kuvaus-kenttä sisältää Tiivistetty-päivämäärän niin, että tiivistetyt tapahtumat on helppo yksilöidä.
• Kirjanpitosivuilla, kuten Asiakastapahtumat-sivulla, luodaan yksi tai useampia uusia tapahtumia.

Kirjausprosessi luo numerosarjojen aukkoja Pääkirjanpidon tapahtumat -sivulla oleville tapahtumille. Nämä numerot on määritelty vain kirjanpitosivujen tapahtumille. Tapahtumiin liitetty numeroalue on saatavilla KP-rekisteri-sivun Tapahtumasta nro- ja Tapahtumaan nro -kentistä.

Muistio

Tiivistyksen jälkeen et voi peruuttaa toimittaja- tai pankkitilitapahtumia sellaisten tapahtumien osalta, joihin tiivistys vaikuttaa.

Päivämäärätiivistyksen tuloksena syntyvien tapahtumien määrä perustuu siihen, kuinka monta suodatinta asetat, mitkä kentät yhdistetään ja minkä jakson pituuden valitset. Tapahtumia syntyy aina vähintään yksi.

Varoitus

Tiivistys poistaa tapahtumia, joten aina ennen kuin aloitat eräajon, tee varmuuskopio tietokannasta.

Suorita Pvmtiivistys

1. Valitse kuvake, syötä Tietojen hallinta ja valitse liittyvä linkki.

2. Tee tarpeistasi riippuen jokin seuraavista:

   • Jos haluat käyttää avustettua opasta asentaaksesi päivämäärätiivistyksen vähintään yhdelle tietotyypille, valitse Tietojen hallinnan opas.
   • Jos haluat määrittää tiivistyksen yksittäiselle tietotyypille, valitse Tietojen tiivistys, Tiivistä tapahtumat, valitse sitten tiivistettävät tiedot.

   Huomautus

   Voit pakata vain yli viisi vuotta vanhoja tietoja. Jos haluat pakata alle viisi vuotta vanhoja tietoja, ota yhteyttä Microsoft-kumppaniisi. Heidän täytyy käyttää OnSetMinimumNumberOfYearsToKeep Pvmtiivistys-koodiyksikön tapahtumaa asettaakseen kynnysarvon.

Katso myös

Hallinto

Business Centralin ilmaiset e-learning-moduulit löydät täältä