Sähköisten asiakirjojen käyttäminen ostoprosessissa

Voit käyttää määritettyjä sähköisiä asiakirjoja ostoasiakirjojen yhteydessä.

Seuraavia ostoasiakirjoja voidaan käyttää sähköisten asiakirjojen toimintojen kanssa:

• Ostolaskut
• Ostotilaukset (versiosta 24.0)
• Ostohyvityslaskut
• Yleiset päiväkirjat

Huomautus

Business Central -versiosta 24.0 on mahdollista liittää ostotilaukset vastaanotettuihin E-asiakirjoihin.

Sähköiset asiakirjat ostoissa

Dynamics 365 Business Centralin ostojen e-asiakirjojen vastaanotto voidaan tehdä eräajona tai manuaalisesti.

Miten määrittää toimittajia työskentelemään eri ostoasiakirjojen kanssa

Määritä toimittajat käyttämään näitä saapuvia elektronisia laskuja oikein noudattamalla seuraavia ohjeita:

1. Valitse -kuvake, syötä Toimittajat ja valitse sitten vastaava linkki.

2. Valitse toimittaja, jonka haluat määrittää.

3. Etsi Vastaanotto-pikavälilehdessä Vastaanota e-asiakirja vastaanottajalle -kenttä määrittääksesi oletusostoasiakirjan, joka luodaan vastaanotettavasta E-asiakirjasta.

   Huomautus

   Vastaanota e-asiakirjaan kohteeseen -kentässä käyttäjät voivat joko valita ostolaskun tai ostotilauksen sen perusteella, mitä he ovat halunneet luoda vastaanotetusta e-laskusta. Tämä valinta ei vaikuta korjaavien asiakirjojen luomiseen. Molemmissa skenaarioissa järjestelmä luo hyvityslaskun.

   Huomautus

   Jos käyttäjä valitsee Ostotilaus-vaihtoehdon Vastaanota e-asiakirjalle -kentässä, järjestelmä yrittää päivittää yhtä olemassa olevista ostotilauksista, mutta jos vastaanotetun e-asiakirjan sisältämän toimittajan ostotilausta ei ole olemassa, Business Central -ohjelma luo uuden ostotilauksen käyttäen samaa lähestymistapaa kuin tällä sivulla myöhemmin selitettyjen uusien ostolaskujen luominen.

4. Valitse yksi vaihtoehdoista, joita haluat käyttää valitulle toimittajalle.

5. Sulje sivu.

Ostolaskujen käyttäminen

Eräajon suorittaminen

Huomautus

Tämä eräajo on tarkoitettu saapuvien laskujen automaattista keräilyä varten. Toiminnon käyttäminen on mahdollista vain, jos se on otettu käyttöön maassa tai alueella.

Aina, kun työjono valitaan suoritettavaksi ja ulkoisella palvelulla on toimittajan lähettämiä saapuvia laskuja, järjestelmä kerää ja tuo kyseiset laskut. Voit suorittaa prosessin loppuun alla olevien ohjeiden avulla:

1. Kun eräajo on suoritettu loppuun, juuri tuodut laskut ja niiden perustiedot näkyvät Sähköiset asiakirjat -sivulla.

2. Voit tarkastella lisätietoja avaamalla tietyn sähköisen asiakirjan.

3. Jos e-asiakirjassa ei ollut virheitä tai ongelmia, Tietue-kenttä kartoittaa ostolaskun tositteen numeron, jos tämä on määritetty Toimittajakortti-sivulla (jonka järjestelmä loi automaattisesti). Avaa asiakirja valitsemalla linkki.

   Huomautus

   Järjestelmän luoma asiakirja ei ole kirjattu asiakirja.

4. Voit siirtyä suoraan ostoasiakirjaan valitsemalla Tietue-kentän. Kun olet avannut Ostolasku-sivun, tarkista asiakirja. Jos kaikki on oikein, voit kirjata asiakirjan.

5. Kun kirjaat ostoasiakirjan, Sähköinen asiakirja -sivunTietue-kentän arvo päivitetään Lasku-arvosta Ostotilaus-arvoksi, ja kirjatun ostoasiakirjan numero on saatavilla. Voit valita numeron, jos haluat avata kirjatun ostolaskun.

Lokien tiedot ovat samat kuin sähköisten asiakirjojen myyntiprosessissa.

Koska myyntiprosessin virheet liittyvät useimmiten palvelun saatavuuteen, saapuva asiakirja voi sisältää useita syitä. Virheen yleisin syy on se, että järjestelmä ei tunnista toimittajalta saadun sähköisen asiakirjan rivejä. Sen vuoksi ostolaskuun ei voida syöttää rivejä.

Seuraavassa kerrotaan kaksi yleisintä virhettä:

• Jos haluat käyttää suoraan pääkirjanpidon (KP) tilille kirjatun toimittajalaskun tiettyä riviä, Tekstin linkitys -arvo on määritettävä oikein. Jos haluat ohittaa tämän virheen ja käyttää KP-tilejä, valitse Linkitä teksti tiliin ja luo Tekstin linkitys -arvolle ja käytettävälle Debet-tilin numero -arvolle tietty yhdistämismääritys.
• Jos haluat seurata varastoa ja käyttää toimittajalaskun rivejä asiakirjarivien nimikkeiden täyttämisessä, määritä oikein Nimikeviittauksen nro -arvo. Voit ohittaa tämän virheen linkittämällä ulkoisen nimikkeen nimikenumeroihin nimikkeen viiteluettelon avulla. Saat lisätietoja kohdasta Nimikkeen viittausten käyttäminen.

Virheiden ja varoitusten korjaamisen jälkeen voit manuaalisesti määrittää, milloin järjestelmän tulee luoda ostolasku asetusten perusteella, valitsemalla Luo tiedosto.

Laskujen tuominen manuaalisesti

Voit tuoda manuaalisesti ulkoisia sähköisiä asiakirjoja alla olevien ohjeiden mukaan:

1. Valitse -kuvake, syötä Sähköinen asiakirjapalvelu ja valitse sitten vastaava linkki.
2. Valitse Sähköinen asiakirjapalvelu -sivulla aktiivinen palvelu.
3. Valitse Vastaanotto ja lataa toimittajalta saatu sähköisen asiakirjan tiedosto.
4. Jos virhesanoma näkyy jälleen, avaa sähköinen asiakirja ja korjaa virheet.
5. Kun virheet on korjattu, valitse Tuo manuaalisesti -ryhmässä Luo asiakirja.
6. Kun asiakirja on luotu Business Central -ohjelmasssa, eräajon käyttäminen ei muuta tapaa, jolla näet sen.

Ostotilausten sähköiset asiakirjat

Linkitä ostotilaukset vastaanotettuihin sähköisiin asiakirjoihin

Jos toimittajasi on määrittänyt Vastaanota e-asiakirjalle -kentän käyttämään ostotilauksia, niin kun sähköinen asiakirja on luotu Business Central -ohjelmassa (manuaalisesti tai ulkoisesta päätepisteestä), Business Central se tekee seuraavaa:

1. Jos kyseisen toimittajan ostotilaus on olemassa ja jos vastaanoton E-asiakirja-tiedostossa on ostotilauksen numero, Business Central linkittää tämän E-asiakirjan automaattisesti mainittuun ostotilaukseen, ja tämän e-asiakirjan asiakirjan tila on Käynnissä, ja Huollon tila -alasivun E-asiakirjan tila on Tilaus linkitetty. Linkki näkyy kyseisen E-asiakirjan Asiakirja-kentässä. Jos sinun täytyy muuttaa linkitetty ostotilaus automaattisesti, voit tehdä sen käyttämällä Päivitä ostotilauslinkki -toimintoa ja valita manuaalisesti yhden toimittajan olemassa olevista ostotilauksista. Voit tehdä sen vain, ennen kuin vastaat E-asiakirjan ja ostotilauksen välisiä rivejä.

2. Jos ostotilaus on olemassa tietylle toimittajalle, mutta vastaanotetussa E-asiakirja-tiedostossa ei ole ostotilausnumeroa, Business Central tarjoaa mahdollisuuden valita yhden olemassa olevista ostotilauksista silloin, kun ja jos latasit tämän asiakirjan manuaalisesti. Tämä avaa Ostotilaukset-luettelon, jossa on tilauksia vain sen toimittajan osalta, jolta vastaanotit E-asiakirjan. Valitse haluamasi ostotilaus ja valitse sitten OK. Jos et onnistunut valitsemaan oikeaa ostotilausta tai jos olet saanut E-asiakirjan automaattisesti ulkoisesta päätepisteestä työjonoa käyttämällä, uutta e-asiakirjaa ei linkitetä mihinkään ostoasiakirjaan. Asiakirjan tila -kohdassa näkyy Virhe, ja Palvelun tila -alisivun E-asiakirjan tila -kohdassa näkyy myös Tuodun asiakirjan käsittelyvirhe. Kun haluat lopettaa linkittämisen ostotilaukseen, valitse Päivitä ostotilauslinkki -toiminto ja valitse yksi tämän toimittajan ostotilauksista.

3. Jos kyseisen toimittajan ostotilausta ei ole olemassa, kun uusi E-asiakirja luodaan, Business Central luo uuden ostotilauksen käyttäen samaa luontimallia kuin uusissa ostolaskuissa jo on. Tämän sähköisen asiakirjan asiakirjan tila on käsitellään, ja Palvelun tila -alisivun sähköisen asiakirjan tila on Tuotu asiakirja luotu. Linkki näkyy kyseisen E-asiakirjan Asiakirja-kentässä.

Vastaanotetun e-asiakirjan rivien täsmäytys ostotilauksen kanssa

Voit liittää vastaanotetut sähköiset asiakirjat ostotilausten riveihin kahdesta eri paikasta: E-asiakirja-sivulta tai Ostotilaus-sivulta. Helpoin tapa paikallistaa jo linkitetyt ostotilaukset on käyttää Linkitetyt ostotilaukset -ruutua osana E-asiakirjan toimenpiteitä. Kaikki ei-linkitetyt asiakirjat löytyvät odottavat ostojen e-laskut -ruudusta, jossa on luettelo tarkasteltavissa olevista E-asiakirjoista.

Huomautus

Näitä kahta ruutua koskevat e-asiakirjatoiminnot ovat seuraavissa Roolikeskuksissa: Liiketoimintapäällikön arviointi, Liiketoimintapäällikkö, Kirjanpitäjä, Varastopäällikkö ja Toimitus ja vastaanotto.

Huomautus

Jos ALV-prosentti eroaa saapuvan tositteen ja yrityksen ALV-prosentin välillä, vastaavia tositteita ei voi käyttää usean maan ympäristössä.

Ostotilauksen rivien kohdistus

Voit täsmätä Ostotilaukset-luettelon tai jonkin avatun ostotilauksen rivejä. Voit aloittaa tämän käyttämällä seuraavia vaiheita:

1. Valitse Roolikeskuksen Linkitetyt ostotilaukset -ruutu, jos niitä on.

2. Valitse toinen kahdesta yhdistämisvaihtoehdosta:

   • Jos haluat täsmätä Ostotilaukset-luettelon rivien kanssa, valitse täsmäättävä Ostotilaus-rivi ja valitse Liitä e-asiakirjarivit -toiminto.
   • Jos haluat avata ostotilauksen ensin, avaa asiakirja ja valitse liitä E-asiakirjan rivit -toiminto.

3. Koska molemmilla vaihtoehdoilla on sama prosessi, avaat Ostotilausten täsmäytys -sivun seuraavalla sisällöllä:

   1. Otsikosta löydät seuraavat tiedot, joiden avulla voit linkittää rivit helpommin:

      Kentän nimi	Kuvaus
      Toimittajan nimi	Määrittää sähköisen asiakirjan toimittajan nimen.
      Sähköisen asiakirjan nro	Määrittää linkitetyn sähköisen asiakirjan numeron.
      Sähköisen asiakirjan päivämäärä	Määrittää linkitetyn sähköisen asiakirjan päivämäärän.
      Sähköisen asiakirjan summa	Määrittää linkitetyn sähköisen asiakirjan kokonaissumman, joka sisältää ALV:n.

   2. Riveiltä löydät rivit, jotka on tuotu E-asiakirja-tiedostosta vasemmalla ja rivit olemassa olevasta ostotilauksesta oikealla puolella.

   3. Molemmilla puolilla riveillä on nimikenumerot ja kuvaukset sekä Välitön yksikkökustannus ja Rivialennus-%.

   4. Tuodut rivit -puolella voit myös etsiä Määrä-kentän e-laskun kokonaismääränä ja Täsmäytetty määrä -kentän määrittämällä määrän, joka on jo täsmännyt ostotilausriveihin.

   5. Ostotilausrivit-puolella on myös Saatavilla oleva määrä määränä, joka voidaan täsmätä tälle riville (vastaanotettu, mutta ei laskutettu määrä) ja Laskutettava määrä määrittäen määrän, joka on jo täsmäytetty tälle riville.

   6. Kun haluat kohdistaa rivit vastaamaan toisiaan, valitse ne molemmilla puolilla olevat rivit, jotka haluat liittää riveihin, ja valitse Täsmäytä manuaalisesti -toiminto. Täsmäävät rivit merkitään vihreällä.

   7. On mahdollista täsmäyttää yksi yhteen, mutta on myös mahdollista täsmäyttää useita yhteen tai yksi useisiin valitsemalla useampi rivi yhdeltä tai toiselta puolelta ennen kuin valitset Täsmäytä manuaalisesti -toiminnon.

   8. Voit myös valita Täsmäytä automaattisesti -toiminnon vastaamaan automaattisesti kaikkia rivejä, joilla on sama tyyppi, numero, yksikköhinta, alennus ja mittayksikkö.

   9. Jos teet virheen, voit valita Poista täsmäytys -toiminnon poistaaksesi vastaavat rivit ostotilauksen puolelta tai valita Nollaa täsmäytys nollataksesi kaiken täsmäävän.

   10. Jos e-asiakirjassa on useita rivejä, voit saman prosessin aikana valita Näytä odottavat rivit -toiminnon ja poistaa kaikki sähköisen asiakirjan rivit, jos ne on jo täysin täsmäytetty. Jos haluat nähdä kaikki rivit, voit aina valita Näytä kaikki rivit -toiminnon.

4. Kun olet lopettanut vastaavuuden, sinun täytyy valita Kohdista ostotilaukseen -toiminto.

5. Kun kohdistat vastaavuuden ostotilaukseen, Business Central päivittää seuraavat kentät:

   1. Toimittajan laskunro asiakirjan otsikon asiakirjapvm päivitetään vastaanottamiesi ja linkittämiesi sähköisten asiakirjojen arvoilla.
   2. Rivien Laskutettava määrä päivitetään Ostotilausten täsmäytys -sivun Laskutettava määrä -sarakkeen arvoilla sen perusteella, mitä olet tehnyt.
   3. Nyt voit kirjata asiakirjan valitsemalla Kirjaa-toiminnon.
   4. Kun olet kirjannut asiakirjan, E-asiakirja-sivun Asiakirja-kenttä muuttaa arvon ja liittyy Kirjattuun ostolaskuun.
   5. Sulje sivu.

Tärkeä

Oletusarvon mukaan voit verrata vain rivejä, joilla on sama kokonaissumma molemmissa asiakirjoissa. Tämä tarkoittaa sitä, että välittömän yksikkökustannuksen ja kohdistetun rivialennus-%:n täytyy olla sama, koska yhdessä asiakirjassa voi olla summa ilman alennusta ja toisessa alennuksella.

Jos haluat lisätä toleranssia ja sallia eron E-laskun ja Ostotilauksen rivien välillä, noudata seuraavia vaiheita:

1. Valitse -kuvake, syötä Ostojen ja maksettavien määritys ja valitse sitten vastaava linkki.
2. Haluat sallia toleranssin E-asiakirjan vastaavuuden ero-% -kentässä, joka määrittää suurimman sallitun kustannuseroprosentin, kun saapuvaa E-asiakirjan riviä täsmäytetään ostotilaus-rivin kanssa.
3. Nämä asetukset koskevat kaikkia vastaavia rivejä, mutta harkitsevat jälleen kokonaissumman toleranssia, kuten välitön yksikkökustannus yhdessä kohdistetun rivialennus-%:n kanssa.
4. Sulje sivu.

E-asiakirjan täsmäävät rivit

Voit täsmäyttää rivejä E-asiakirja -sivulla. Voit aloittaa tämän käyttämällä seuraavia vaiheita:

1. Valitse -kuvake, syötä Sähköiset asiakirjat ja valitse sitten vastaava linkki.
2. Valitse täsmäytettävät E-asiakirjat.
3. Avaa Ostotilauksen täsmäytys -sivu valitsemalla Täsmäytä ostotilaus -toiminto.
4. Toista samat työvaiheet, joita käytit aloittaessasi ostotilauksien täsmäytyksen.

Sähköisen asiakirjan kohdistusavustaja

Huomautus

Tällä hetkellä Sähköisen asiakirjan kohdistusavustaja on Valmis tuotantoon -esiversiotilassa, ja se on saatavilla maailmanlaajuisesti, paitsi Kanadassa. Se toimii vain englanniksi.

Huomautus

Copilot on tekoälyyn perustuva avustaja, joka auttaa organisaatiossa työskenteleviä ihmisiä olemaan luovia ja automatisoimaan yksitoikkoisia tehtäviä. Sähköisen asiakirjan kohdistusavustajan avulla käyttäjät voivat helposti liittää vastaanotetut sähköiset laskunsa olemassa oleviin ostotilausriveihin käyttämällä LLM-mallia, jonka avulla kahden eri asiakirjan väliset rivit täsmäävät.

Avustajan aktivoiminen

Jos et aktivoinut Sähköisen asiakirjan kohdistusavustaja -toimintoa, se on tehtävä manuaalisesti. Ota Sähköisen asiakirjan kohdistusavustaja käyttöön noudattamalla näitä seuraavia vaiheita:

1. Valitse -kuvake, syötä Copilot- ja tekoälyominaisuudet ja valitse sitten liittyvä linkki.
2. Valitse ominaisuuksien luettelossa Sähköisen asiakirjan kohdistusavustaja ja muuta tilaksi Aktiivinen.

Kun avustaja on aktivoitu, sitä voidaan alkaa käyttää.

Käytä sähköisen asiakirjan kohdistusavustajaa

Jos avustaja on aktivoitu, olemassa olevat toiminnot Yhdistä e-asiakirjan rivit ostotilauksiin ja Täsmäytä ostotilaus E-asiakirja -sivulla saavat eri kuvakkeita, jotka symboloivat tekoälyominaisuutta. Voit suorittaa nämä toiminnot (samalla tavalla kuin aiemmissa esimerkeissä ostotilausten luettelosta), yhdestä ostotilauksista tai E-asiakirjasta. Kaikki suoritusvaiheet ovat samat, mutta kun suoritat tämän toiminnon, tulokset poikkeavat toisistaan, ja sinun on noudatettava seuraavia vaiheita:

1. Valitse linkitetyille asiakirjoille Liitä e-asiakirjarivit- tai Täsmäytä ostotilaus -toiminto.

2. Huomaa, että Sähköisen asiakirjan täsmäytystilausrivit, joissa on Copilot toimivat ja taustalla on Ostotilauksen täsmäytys -sivu. Tämä tarkoittaa, että sama prosessi tapahtuu, mutta Copilotin automaattisella tuella, joka suorittaa täsmäytysprosessin sinun sijastasi.

3. Muutaman sekunnin kuluttua E-asiakirjan vastaavuustilausrivit avustajan kanssa ehdottaa rivejä, joiden vastaavuuksien lisätiedot ovat:

   1. Voit etsiä seuraavat tiedot kehotteen otsikosta:

      Kentän nimi	Kuvaus
      Kohdistettu automaattisesti	Määrittää automaattisesti ehdotettujen kohdistusten määrän. Tämä perustuu merkkijonovertailuun, ja jos kuvaus on vähintään 80 %:n päällekkäinen, järjestelmä vastaa näitä kuvauksia automaattisesti käyttämättä GPT-ominaisuuksia.
      Copilotin kohdistamat	Määrittää avustajan ehdottamien osumien määrän käyttäen sekä merkkijonoa että semanttista vertailua.
      Sähköisen asiakirjan nro	Määrittää linkitetyn sähköisen asiakirjan numeron.
      Laskun summa yhteensä ilman ALV:tä	Määrittää laskun kokonaissumman ilman arvonlisäveroa.
      Kohdistettu summa yhteensä ALV:n kanssa	Määrittää kohdistetun summan sisältäen ALV:n.

   2. Jos kaikki rivit täsmäävät, oikeassa yläkulmassa näkyy vihreä teksti: Kaikki rivit (100 %) vastaavat toisiaan. Tarkista vastaavuusehdotukset.

   3. Voit etsiä seuraavat tiedot Täsmäytetyt ehdotukset -riveiltä:

      Kentän nimi	Kuvaus
      Sähköisen asiakirjan rivinro	Määrittää E-asiakirjan rivinumeron (joka tulee alkuperäisestä e-asiakirjatiedostosta).
      Sähköisen asiakirjan rivin kuvaus	Määrittää E-asiakirjan rivikuvauksen (joka tulee alkuperäisestä e-asiakirjatiedostosta).
      Kohdistettu määrä	Määrittää määrän, joka kohdistetaan ostotilausriviin.
      Ehdotus	Määrittää tekoälyn ehdottaman toimen, ja nämä ehdotetut toimenpiteet liittyvät ostotilausrivien vastaavuuksien täsmäytykseen.

   4. Kaikki täysin ehdotetut ja toisiaan vastaavat rivit on merkitty vihreällä värillä. Jos on olemassa ongelma eli eri hinta, mutta sallitulla hintavälillä tämä rivi merkitään keltaiseksi, ja jos kuvauskenttien välillä on samankaltaisuutta, mutta hintaero on suurempi kuin sallittu, tämä rivi merkitään punaiseksi.

   5. Jos et ole tyytyväinen joihinkin ehdotuksiin, voit poistaa ne Poista rivi -toiminnolla.

   6. Jos haluat nähdä ehdotuksen täsmäytykset, voit avata E-asiakirjan vastaavuustiedot -sivun valitsemalla linkin Ehdotus-sarakkeesta.

   7. E-asiakirjan vastaavuuksien tiedot -sivulla voit vertailla E-asiakirjan ja ostotilauksen tietoja varmistaaksesi ehdotetun vastaavuuden ennen sen vahvistamista.

   8. Sulje sivu tarkistuksen jälkeen.

4. Jos et ole tyytyväinen useimpiin ehdotuksiin tai et halua käyttää Täsmäytä e-asiakirjan tilausrivit Copilotin avulla -ominaisuutta, valitse Hylkää se, ja voit jatkaa manuaalista sovittamista edellä selitetyllä tavalla.

5. Jos haluat säilyttää ehdotukset, valitse Säilytä se -painike, niin järjestelmä tallentaa kaikki Avustajan tekemät ehdotukset.

6. Business Central sulkee Copilotin kehotteen ja Ostotilausten täsmäytys -sivun rivit merkitään vihreiksi, koska ne on jo täsmäytetty.

7. Nyt voit jatkaa työskentelyä manuaalisen vastaavuuden kanssa. Tämä tarkoittaa, että voit poistaa vastaavuuksia, täsmätä manuaalisesti tai palauttaa vastaavuuden. Jos et halua tehdä muutoksia, valitse Kohdista ostotilaukseen -toiminto ja jatka ostotilauksen parissa työskentelemistä.

Huomautus

Voit valita Ostotilausten täsmäytys -sivun uudelleen Täsmäytä Copilotin avulla -toiminnon, ohjelma kysyy kuitenkin, haluatko korvata olemassa olevat vastaavuudet, koska kaikki rivit on jo täsmäytetty.

Huomautus

Hinnan/kustannuksen analysointi, ja saatavilla oleva määrätarkistus on osa esikäsittelytoimintoa.

Sähköisten asiakirjojen tilojen yleiskatsaus

Jos haluat aiempaa paremman yleiskatsauksen yrityksen kaikista sähköisistä asiakirjoista, voit valita Kirjanpitäjä-roolikeskuksen, jossa sähköisten asiakirjojen tilat ovat. Siellä voit etsiä sähköistä asiakirjaa koskevat aktiviteetit, joilla on seuraavat tilat:

• Saapuvat asiakirjat:

  • Käsitelty
  • Työn alla
  • Virhe

Katso myös

Sähköisten asiakirjojen määrittäminen
Sähköisen asiakirjan käyttäminen myyntiprosessissa
Sähköisten asiakirjojen toimintojen laajentaminen
Taloushallinto
Myynnin laskuttaminen
Ostojen kirjaaminen ostolaskujen ja tilausten avulla
Business Centralin käyttäminen

Business Centralin maksuttoman verkko-oppimissisällön etsiminen