Avoimia saldoja koskevien muistutusten lähettäminen

Muistutusten avulla voit muistuttaa asiakkaita erääntyneistä summista. Niiden avulla voit myös laskea viivästyskuluja, kuten korkoja tai lisämaksuja, ja sisällyttää ne muistutukseen.

Vinkki

Vaikka tässä artikkelissa olevat tiedot ovat oikeita, siinä kuvaillaan lähinnä manuaalista prosessia. Business Central sisältää työkaluja, joiden avulla voit automatisoida muistutusten luonti-, lähetys- ja lähetysprosessit. Näiden vaiheiden automatisointi voi säästää merkittävästi perintään käytettyä aikaa. Lisätietoja on kokoelman muistutusten automatisoinnissa.

Ennen kuin voit luoda muistutuksia, sinun on määritettävä muistutusehdot ja määritettävä ne asiakkaille. Lisätietoja on ohjeaiheessa Muistutusehtojen ja -tasojen määrittäminen. Ostoreskontran hallintaa varten on määritettävä muistutusehdot ja määritettävä ne asiakkaille. Muistutusehtojen avulla voidaan hallita muistutusprosessin toimintaa. Kullakin muistutusehdolla on määritettävä muistutustasojoukko. Muistutustasot sisältävät sääntöjä siitä, milloin muistutus lähetetään, mitä kuluja veloitetaan ja lasketaanko korkoa. Muistutustasot sisältävät myös ylityskausiasetuksen, joka varmistaa, ettei muistutusta lähetetä asiakkaan jo maksamasta laskusta. Viivästyskuluehdot-sivu määrittää, lasketaanko muistutukseen korot.

Voit ajaa Luo muistutukset -eräajon säännöllisin väliajoin ja luoda näin muistutukset kaikille asiakkaille, joilla on erääntyneitä saldoja, tai voit luoda muistutuksen tietylle asiakkaalle manuaalisesti ja antaa ohjelman laskea ja täyttää sen rivit automaattisesti.

Muistutusten luomisen jälkeen voit muokata niitä. Kunkin muistutuksen alussa ja lopussa näkyvä teksti määräytyy muistutustason ehtojen mukaan, ja sen voi nähdä Kuvaus-sarakkeessa. Jos laskettu summa on lisätty automaattisesti tekstin alkuun tai loppuun, tekstiä ei muuteta, jos poistat rivit. Tällöin tekstin muuttaminen edellyttää Päivitä muistutuksen teksti -toiminnon käyttämistä.

Asiakastapahtuma, jolla on Estossa-kenttä valittuna, ei aiheuta muistutuksen luomista. Jos muistutus kuitenkin luodaan toisen tapahtuman perusteella, pidossa olevaksi merkitty erääntynyt tapahtuma sisällytetään muistutukseen. Näiden tapahtumien riveille ei lasketa korkoa.

Kun olet luonut muistutukset ja tehnyt tarvittavat muutokset, voit joko tulostaa testiraportteja tai lähettää muistutukset – yleensä sähköpostina.

Muistutusten luominen automaattisesti

Muistutus on vastaava kuin lasku. Kun luot muistutuksen, muistutuksen otsikko ja vähintään yksi muistutusrivi on oltava lisättynä. Voit luoda toiminnolla muistutuksia kaikille asiakkaille automaattisesti.

1. Valitse kuvake, syötä Muistutukset ja valitse sitten liittyvä linkki.
2. Valitse Muistutus-sivulla Luo muistutuksia -toiminto.
3. Täytä Luo muistutukset -sivulla kentät, joilla määrität, miten muistutukset luodaan ja kenelle ne luodaan.
4. Valitse OK-painike.

Muistutusten luominen manuaalisesti

Voit täyttää Muistutus-sivulla Yleiset-pikavälilehden tiedot manuaalisesti, jonka jälkeen rivit täytetään automaattisesti.

1. Valitse kuvake, syötä Muistutukset ja valitse sitten liittyvä linkki.

2. Valitse Uusi-toiminto.

3. Täytä Yleiset-pikavälilehdessä tarvittavat kentät.

4. Valitse Ehdota muistutusrivejä -toiminto.

5. Täytä Ehdota muistutusrivejä -eräajossa kentät, joilla määrität, miten muistutukset luodaan ja kenelle ne luodaan.

6. Valitse Sisällytä pidossa olevat tapahtumat -valintaruutu, jos haluat muistutusten sisältävän erääntyneet, pidossa olevat avoimet tapahtumat.

7. Valitse Vain tapahtumat, joissa erääntyneitä määriä -valintaruutu, jos haluat muistutusten sisältävän vain erääntyneet avoimet tapahtumat. Vain laskut ja maksut näytetään, koska nämä ovat tapahtumia, joista asiakkaiden maksut voivat olla myöhässä.

   Tärkeää

   Pidossa olevat avoimet tapahtumat lisätään riippumatta Vain tapahtumat, joissa on erääntyneitä summia -asetuksen tilasta.

8. Valitse OK-painike.

Muistutustekstien vaihtaminen

On monta tapaa määrittää teksti, joka näkyy tulostetussa muistutuksessa. Joskus voit haluta korvata nykyiselle luokalle määritetyt alku- ja lopputekstit eri luokkien teksteillä.

1. Valitse kuvake, syötä Muistutukset ja valitse sitten liittyvä linkki.
2. Avaa sopiva muistutus ja valitse sitten Päivitä muistutusteksti -toiminto.
3. Anna Päivitä muistutusteksti -sivun Muistutustaso-kentässä tarvittava taso.
4. Päivitä aloitus- ja lopputekstit valitsemalla OK.

Muistutuksen lähettäminen

Kun olet luonut muistutukset ja tehnyt tarvittavat muutokset, voit joko tulostaa testiraportteja tai lähettää muistutukset.

Kun lähetät muistutuksen, tiedot siirretään erilliseen lähetettyjen muistutusten sivulle. Samalla muistutuksen tapahtumat kirjataan. Jos muistutukseen on laskettu korkoja tai lisämaksuja, tapahtumat kirjataan asiakastapahtumiin ja pääkirjanpitoon.

Kun muistutus lähetetään, tapahtumat kirjataan Muistutusehdot-sivun määritysten mukaan. Tämän määrityksen mukaisesti korko ja/tai lisämaksut joko kirjataan asiakkaan tilille ja pääkirjanpitoon tai ei. Asiakkaan kirjausryhmät -sivun asetukset määrittävät, mille tileille kirjataan.

Viivästyskululaskun jokaiselle asiakastapahtumalle luodaan tapahtuma Muistutus-/viivästyskulutapah.-sivulle.

Jos Kirjaa korko- tai Kirjaa lisämaksu -valintaruudut on valittu Muistutusehdot-sivulla, myös seuraavat tapahtumat luodaan:

• Yksi tapahtuma Asiakastapahtumamerkinnät-sivulla
• Yksi myyntisaamistapahtuma liittyvällä KP-tilillä
• Yksi korkotapahtuma ja/tai yksi lisämaksutapahtuma liittyvällä KP-tilillä

Lisäksi muistutuksen lähettämisestä voi seurata ALV-tapahtumia.

1. Valitse kuvake, syötä Muistutukset ja valitse sitten liittyvä linkki.
2. Valitse ensin soveltuva muistutus ja sitten Lähetä-toiminto.
3. Täytä Lähetä muistutukset -sivulla tarvittavat kentät.
4. Valitse OK-painike.

Muistutus on joko tulostettu lähettäväksi määritettyyn sähköpostiin PDF-liitteenä.

Lähetetyn muistutuksen peruuttaminen

Jos muistutukset lähetettiin vahingossa, voit peruuttaa ne, ennen kuin ne lähetetään vastaanottajalle. Voit tehdä sen joko yksi kerrallaan tai eränä.

1. Valitse Lähetetyt muistutukset -sivulla vähintään yhden peruutettavan lähetetyn muistutuksen rivi ja valitse sitten Peruuta-toiminto.
2. Täytä Peruuta lähetetyt muistutukset -sivulla tarvittavat kentät ja valitse sitten OK-painike.

Katso myös

Avointen saldojen kerääminen
Useiden korkoprosenttien määrittäminen viivästynyttä maksua varten
Muistutusehtojen ja -tasojen määrittäminen
Viivästyskuluehtojen määrittäminen
Myyntisaamisten hallinta
Myynti
Business Centralin käyttäminen

Business Centralin ilmaiset e-learning-moduulit löydät täältä