Huoltotilausten ja hyvityslaskujen kirjaaminen

Kun huoltotilaus on luotu, voit kirjata sen, kun olet valmis. Tilauksessa tulee olla vähintään yksi huoltonimikerivi ja yksi huoltorivi. Jos tilauksessa on enemmän kuin yksi huoltorivi, kaikki rivit kirjataan kerralla.

Jos huoltotilauksia on runsaasti, voit säästää aikaa kirjaamalla ne käyttämällä eräajoa. Voit suorittaa eräajon mistä tahansa huoltotilauksesta.

Vinkki

Ennen huoltoasiakirjan kirjaamista virheet ja puuttuvat tiedot kannattaa tarkistaa Testiraportti-toiminnolla. Jos virheitä löytyy, ongelmat on korjattava. Voit tarkistaa korjauksen tulostamalla uuden testiraportin ja kirjata sitten asiakirjan.

Huoltotilauksien kirjaaminen

1. Valitse -kuvake, kirjoita Huoltotilaukset ja valitse sitten liittyvä linkki.

2. Avaa huoltotilaus.

3. Valitse Huoltotilaus-sivulla jompikumpi seuraavista toimista.

   Toiminto	Tulos
   Testiraportti	Ohjelma tarkastaa kaikki asiakirjan osat ja esittää tuloksen raportissa. Jos raportti ilmaisee virheitä tai puuttuvia tietoja, ongelmat on korjattava. Sen jälkeen voit tulostaa uuden testiraportin.
   Kirjaa	Kirjaa tilauksen ilman toimituksen tai laskun tulostamista.
   Kirjaa ja tulosta	Kirjaa tilauksen ja tulostaa toimituksen (jos toimitat tilauksen laskuttamatta) tai laskun (jos laskutat tilauksen).
   Kirjaa erä	Kirjaa useita huoltotilauksia samalla kertaa.

4. Kirjaa-toiminnossa on useita vaihtoehtoja, jotka ohjaavat sitä, mitä tapahtuu.

   Kirjausvaihtoehto	Tulos
   Toimitus	Kirjaa nimikkeiden toimituksen.
   Lasku	Laskuttaa nimikkeet, jotka on jo toimitettu.
   Toimitus ja lasku	Laskuttaa ja toimittaa nimikkeet.
   Toimitus ja kulutus	Ohjelma kirjaa tilauksen toimituksen ja kulutuksen. Se päivittää tilauksen palveluriveille ja aiemmin kirjatulle huoltotoimitusasiakirjaan asianmukaiset määrät.

Voit kirjata kulutuksen vain, jos rivillä on toimitettu määrä, jota ei ole laskutettu eikä kulutettu.

Kun kirjaat tilauksen, Business Central luo vastaavat tapahtumat ja kirjatut asiakirjat sekä päivittää huoltotilauksen.

Huoltotilauksien eräkirjaaminen

1. Valitse -kuvake, syötä Tuotantotilaukset ja valitse sitten liittyvä linkki.
2. Valitse Kirjaa erä -toiminto.
3. Voit asettaa suodatuksen valitsemaan tiettyjä huoltotilausnumeroita tai tietyn tilausnumeroiden välin eräajon käsiteltäväksi.
4. Käynnistä eräajo valitsemalla OK.

Huollon hyvityslaskujen kirjaaminen

Kun olet luonut huollon hyvityslaskun, voit kirjata sen, kun olet valmis. Jos ohjelma löytää hyvityslaskusta virheitä tai puuttuvia tietoja kirjauksen aikana, virhesanoma tulee näkyviin ja pysäyttää prosessin.

1. Valitse -kuvake, syötä Huollon hyvityslaskut ja valitse sitten liittyvä linkki.
2. Luo uusi huollon hyvityslasku. Valitse Uusi-toiminto.
3. Täytä kentät tarpeen mukaan.
4. Valitse Kirjaa-toiminto. Jos haluat tulostaa hyvityslaskun kirjaamisen yhteydessä, valitse edellisen sijaan Kirjaa ja tulosta -toiminto.
5. Testaa hyvityslaskut ennen kirjausta valitsemalla Testiraportti. Kun suoritat raportin, Business Central tarkistaa asiakirjan kirjauspäivämäärät.
6. Voit käyttää Eräkirjaa huollon hyvityslaskut -eräajoa useiden huollon hyvityslaskujen kirjaamiseen samanaikaisesti. Eräajon käyttäminen on hyödyllistä, jos kirjattavia hyvityslaskuja on paljon.

Muistio

On tärkeä syöttää kaikki tarvittavat hyvityslaskujen tiedot ennen kuin kirjaat ne eränä. Muutoin on mahdollista, että niitä ei kirjata. Kun eräajo on valmis, sanoma kertoo, miten monta huollon hyvityslaskua se kirjasi.

Kulutuksen kirjaaminen huoltotilauksesta

Seuraavassa ohjeessa neuvotaan, miten kirjataan nimikkeet, resurssitunnit ja/tai kulut, joita käytetään huoltotoimenpiteessä, jota ei laskuteta asiakkaalta. Voit kirjata kulutetut nimikkeet, tunnit tai kustannukset vain sellaista kirjattua toimitusta, jolla ei ole kirjattuja laskuja tai kulutusta.

1. Valitse -kuvake, syötä Huoltotilaukset ja valitse sitten liittyvä linkki.

2. Avaa huoltotilaus, jonka kulutuksen haluat kirjata.

3. Valitse huoltonimike. Valitse Huoltorivit-toiminto.

4. Etsi tarvittavat tapahtumat ja määritä Laskutettava määrä -kentässä määrät, joiden kulutuksen kirjaat. Määrä ei voi olla suurempi kuin jo toimitettu määrä ja jäljellä oleva määrä, mutta jota ei ole laskutettu tämän toimituksen osalaskutuksen jälkeen.

   Muistio

   Projektin kulutus rekisteröidään täyttämällä huoltorivin Projektinro-, Projektitehtävänro- ja Projektin rivityyppi -kentät.

5. Valitse ensin kirjattavat rivit ja sitten Kirjaa-toiminto. Valitse avautuvalla sivulla Lähetä ja kuluta.

Huolto kirjataan joko kokonaan tai osittain käytettynä, riippuen Kulutettava määrä -kentän arvosta, ja liittyvät päiväkirjamerkinnät luodaan. Lisäksi aiemmin kirjatut huoltotoimitusasiakirjat päivitetään aikajärjestyksessä kulutettujen määrien kanssa. Määrät päivitetään tilauksen huoltoriveillä.

Toimitusten kirjaaminen huoltotilauksista

Huollon tietojen määrityksen jälkeen voit muuttaa ja kirjata käytettyjen nimikkeiden määrät, käytetyn ajan ja aiheutuneet kustannukset. Tämän jälkeen Business Central tekee tarvittavat muutokset varaston nykyisen tilan ja tietyn tilauksen käsittelyn nykyisen tilan mukaan.

Seuraavassa ohjeessa neuvotaan, miten kirjataan toimitus huoltorivin nimikkeille, jotka ovat sijainneissa, joissa ei vaadita varastonhallintaa.

1. Valitse -kuvake, syötä Huoltotilaus ja valitse sitten liittyvä linkki.

2. Avaa huoltotilaus ja valitse sitten Huoltorivit-toiminto.

3. Etsi pakolliset tapahtumat Huoltorivit-sivulla ja määritä sitten kirjattava määrä Toimitettava määrä -kenttään.

   Muistio

   Toimitettavan määrän arvo riippuu siitä, kirjataanko toimitus kokonaan vai osittain. Jos toimitus tehdään kokonaan, Toimitettava määrä -kentän arvon ja Määrä-kentän arvon on oltava sama. Kun kirjaat osittaisen toimituksen, sinun on määritettävä ensimmäiseksi toimitettava määrä. Jos olet jo toimittanut osan tilauksen huollosta, tee huomautus Toimitettu määrä -kentän arvoon. Toimitettava määrä -kenttään syötettävä enimmäismäärä on toimittamattomien yksiköiden määrä.

4. Valitse ensin Kirjaa -toiminto, valitse sitten Toimitus-painike.

Business Central luo tapahtumat (takuu-, nimike-, huolto- tai kirjanpitotapahtuma), luo kirjatun huoltotoimitusasiakirjan ja päivittää huoltotilauksen huoltorivien kentät.

Jos sijainti on määritetty niin, että fyysisen varaston käsittely on pakollinen, huoltonimikerivien toimitus ja siirtäminen tapahtuu samalla tavalla kuin muissa lähdeasiakirjoissa. Ainoa ero on, että huoltorivin nimikkeet voidaan käyttää joko ulkoisesti tai sisäisesti, ja vaativat sen vuoksi kaksi eri vapautustoimintoa. Jos haluat lisätietoja huoltopalvelurivituotteista kehittyneissä varastokokoonpanoissa, siirry kohtaan Nimikkeiden poimiminen varastolähetyksiä varten.

Yhdistä usean huoltotilauksen toimitukset yhdeksi huoltolaskuksi

Tarvittaessa voit kerätä laskuttamattomat kirjatut toimitukset yhteen laskuun. Esimerkiksi toimitusten yhdistäminen voi vähentää käsiteltävien laskujen kokonaismäärää, mikä voi vähentää hallinnollisia kustannuksia ja säästää kirjanpitotiimin aikaa. Lue lisää kohdasta Yhdistele toimituksia yhteen laskuun.

Kirjatun kulutuksen kumoaminen

Voit peruuttaa kulutuksen huoltotilauksissa. Syynä voi olla esimerkiksi vahingossa tehty kirjaus.

1. Valitse -kuvake, syötä Kirjatut huoltotoimitukset ja valitse sitten liittyvä linkki.
2. Avaa kirjattu huoltotoimitus, jolle on kirjattu virheellinen kulutus.
3. Valitse Huollon palautustoimitusrivit -toiminto.
4. Valitse ensin virheellisen kulutuksen sisältävät rivit ja sitten Kumoa kulutus -toiminto.

Ohjelma lisää täsmäyttävän huoltotoimitusrivin negatiivisilla arvoilla valittujen rivien määräkenttiin.

Muistio

Huollon kulutus ei voi kumota, jos

• huoltotilaus on suljettu
• se on kirjattu projektiin, joten siihen on linkitetty projektitapahtumia.

Huoltorivien kirjaaminen

Jos huoltotilaukset ovat työn alla huomattavan ajan ennen niiden kirjausta, voit kirjata joitain linkitetyistä huoltoriveistä, jotta voit esimerkiksi pitää varastosi päivitettynä. Voit kirjata määrittämällä määrät kirjattavilla riveillä. Voit valita rivit yksitellen tai valita useita rivejä kerralla.

Seuraavassa ohjeessa neuvotaan, miten toimitus kirjataan suoraan huoltotilauksesta paikoissa, joissa ei ole varastonhallintaa. Jos sijainti on määritetty niin, että fyysisen varaston käsittely on pakollinen, toimituksen kirjaus tapahtuu eri fyysisen varastoinnin asiakirjassa sijainnin asetusten mukaan.

1. Valitse -kuvake, syötä Huoltotilaukset ja valitse sitten liittyvä linkki.
2. Avaa huoltotilaus ja valitse sitten Huoltorivit-toiminto.
3. Täytä kirjattavien rivien Toimitettava määrä-, Laskutettava määrä- ja Kulutettava määrä -kentät sen mukaan, miten rivit kirjataan.
4. Valitse Kirjaa-toiminto.

Liittyvät tiedot

Kirjaaminen huoltohallinnassa
Huoltotilauksen luominen

Business Centralin maksuttoman verkko-oppimissisällön etsiminen