Microsoft Excel -asetteluiden käyttäminen

Excel-työkirjojen perustana ovat Microsoft Excel -raporttiasettelut (.xlsx-tiedostot). Niiden avulla voit luoda raportteja, jotka sisältävät tuttuja Excelin ominaisuuksia yhteenvetoon, analysointiin ja tietojen, kuten kaavojen, pivot-taulukoiden ja pivot-kaavioiden, esittämiseen.

Tässä artikkelissa selitetään joitakin tärkeitä, asioita, jotka sinun on tiedettävä, jotta voit aloittaa Excelin asettelujen käytön.

Miksi kannattaa käyttää Excel-asetteluja?

Seuraavassa kerrotaan Excelin asettelujen käyttämisen hyötyjä:

• Vuorovaikutteisten raporttien luominen osittajien kaltaisten visualisointien avulla.
• Tarkastele raportin tietojoukon raakatietoja, jotta ymmärrät paremmin raportin toiminnan ja visuaalisten tietojen lähteen.
• Käytä sisäisiä Microsoft Office -ominaisuuksia, kun haluat tehdä hahmonnettujen raporttien jälkikäsittelyn, joka voi olla esimerkiksi jokin seuraavista toiminnoista:
  • Työkirjojen suojaaminen
  • Arkaluonteisuusselitteiden käyttäminen
  • Kommenttien ja muistiinpanojen lisääminen
  • Ennuste ja analyysi
• Käytä asennettuja apuohjelmia ja sovellusten integraatioita, kuten Power Automate-työnkulkuja tai OneDrivea.

Vihje

Kun OneDrive-integrointi on määritetty, Excel-työkirjatiedosto kopioidaan Excel-asettelulla OneDriveen ja avataan sitten Excelissä online-tilassa. Lisätietoja on kohdassa Excel-työkirjojen tallentaminen ja tiedostojen raportointi OneDriveen

Aloittaminen

Raportin Excel-asettelun määrittämiseen liittyy periaatteessa kaksi seuraavaa tehtävää:

1. Luo uusi Excel-asettelutiedosto.
2. Lisää uusi asettelu raporttiin.

Tehtävä 1: Luo Excel-asettelutiedosto

Excel-asettelutiedoston voi luoda raporttiin kolmella alla mainitulla tavalla.

Mistä tahansa raportista

Näiden vaiheiden avulla voit luoda Excelin asettelun mistä tahansa raportista valitusta asettelutyypistä riippumatta. Excel-asettelussa on tarvittava Tiedot-laskentataulukko ja -taulukko, Raportin metatiedot -laskentataulukko ja ei mitään muuta.

1. Valitse -kuvake, syötä Raporttiasettelut ja valitse sitten vastaava linkki.

   Raporttiasettelut-sivulla näkyvät kaikki asettelut, jotka ovat käytettävissä kaikissa raporteissa.

2. Valitse Raporttiasettelut-sivulla mikä tahansa raportin asettelu ja valitse sitten Suorita raportti -toiminto.

3. Valitse raportin pyyntösivulla Lähetä > Microsoft Excel Asiakirja (vain tiedot) > OK.

   Tämä vaihe lataa Excel-työkirjan, joka sisältää raportin tietojoukon.

4. Avaa ladattu tiedosto Excelissä, tee muutokset ja tallenna sitten tiedosto.

Toisesta Excel-raportin asettelusta

Jos raportille on jo Excel-asettelu, voit käyttää aiemmin luotua asettelua lähtökohtana. Käytettävissä on kaksi tapaa saada kopio asettelusta. Voit joko viedä aiemmin luodun asettelun Raporttiasettelut-sivulta tai ladata asettelun raportin pyyntösivulta. Kumpikin tapa lataa Excel-asettelutiedoston, joka sisältää kaikki olemassa olevan tiedoston raportit. Jos se ladataan pyyntösivulta, asettelu sisältää todelliset tiedot. (Tiedot eivät ole pakollisia, mutta ne auttavat asettelun suunnittelussa.)

Lähestymistapa 1: asettelun vieminen Raporttiasettelut-sivulta

1. Valitse -kuvake, syötä Raporttiasettelut ja valitse sitten vastaava linkki.

   Raporttiasettelut-sivulla näkyvät kaikki asettelut, jotka ovat käytettävissä kaikissa raporteissa.

2. Valitse Excel-asettelu luettelosta ja valitse sitten Vie asettelu -toiminto sivun yläosasta.
3. Avaa tiedosto Excelissä, tee muutokset ja tallenna sitten tiedosto.

Lähestymistapa 2: Lataa asettelu raportin pyyntösivulta

1. Valitse -kuvake, syötä Raporttiasettelut ja valitse sitten vastaava linkki.

   Raporttiasettelut-sivulla näkyvät kaikki asettelut, jotka ovat käytettävissä kaikissa raporteissa.

2. Valitse Raporttiasettelut-sivulla mikä tahansa raportin asettelu ja valitse sitten Suorita raportti -toiminto.
3. Valitse raportin pyyntösivulta Lataa.
4. Avaa tiedosto Excelissä, tee muutokset ja tallenna sitten tiedosto.

AL-koodista

Tämä on kehittynein tapa Excel-raportin asettelun luomiseksi. Se on kohdistettu ohjelmoijille, koska se vaatii tietämystä AL-koodista. Tässä tapauksessa Excel-asettelut ovat osa asennettavia laajennuspaketteja. Lisätietoja on kehittäjien ja IT-ammattilaisten ohjeen kohdassa Excel-asetteluraportin luominen.

Tehtävä 2: Lisää Excel-asettelu raporttiin

Kun sinulla on Excelin asettelutiedosto, seuraava tehtävä on lisätä se raportin uudeksi asetteluksi.

1. Valitse -kuvake, syötä Raporttiasettelut ja valitse sitten vastaava linkki.

   Raporttiasettelut-sivulla näkyvät kaikki asettelut, jotka ovat käytettävissä kaikissa raporteissa.

2. Valitse Uusi asettelu.

3. Määritä raportin tunnukseksi Raportti.

4. Syötä nimi kohtaan Asettelun nimi.

5. Määritä Muotoasetukset-kohdan arvoksi Excel.

6. Valitse OK ja lataa sitten raportin asettelutiedosto tekemällä jokin seuraavista toimista:

   • Vedä tiedosto laitteesi tiedostonhallinnasta valintaikkunaan.
   • Valitse Selaa napsauttamalla -linkki, etsi tiedosto ja valitse sitten Avaa-painike.

   Valitsemasi tiedosto ladataan asetteluun, ja Raporttiasettelut-sivu avautuu.

7. Näet, miltä raportti näyttää uudessa asettelussa, valitsemalla asettelu luettelosta ja valitsemalla sitten Suorita raportti.

Tietoja Excelin asetteluista

On muutamia asioita, jotka tulee tietää tai ottaa huomioon, kun alat luoda tai tehdä muutoksia Excelin asetteluihin. Jokaisessa Excel-asettelussa on oltava kaksi elementtiä: Tiedot-laskentataulukko ja Tiedot-taulukko. Nämä elementit muodostavat asettelun perusteet määrittämällä Business Centralin liiketoimintatiedot, joita voit käsitellä. Voit ajatella Tiedot-laskentataulukkoa eräänlaisena sopimuksena asettelun ja yritystietojen välillä. Näitä tietoja käytetään niiden laskentojen ja visualisointien lähteenä, jotka haluat esittää muissa laskentataulukoissa.

Excel-työkirjan rakenteeseen liittyy tiettyjä erityisvaatimuksia. Jos vaatimukset eivät täyty, asettelun käytössä on ongelmia. Seuraavassa kaaviossa ja taulukossa on Excelin asettelun elementit ja vaatimukset.

Ei.	Elementti	Kuvaus	Pakollinen
1	Tiedot-laskentataulukko	On oltava nimeltään Tiedot. Voi sisältää vain yhden taulukon, ja jonka on oltava nimeltään Tiedot.
2	Tiedot-taulukko	On oltava nimeltään Tiedot. Pitää sisältää vähintään yksi sarake. Voi sisältää vain raportin tietojoukon sarakkeita. Pitää alkaa ensimmäisestä solusta A1 Tiedot-laskentataulukossa.
3	Esitystaulukot	Käytetään tietojen esittämisessä. Tiedot ovat peräisin Tiedot-laskentataulukosta.
4	Raportin metatiedot -laskentataulukko	Sisällytetään automaattisesti, jos asettelu luotiin viemällä toinen Excel-raportti. Sisältää yleistietoa raportista. Voidaan poistaa.

Seuraavassa on yhteenveto tiedoista, jotka Tiedot-laskentataulukossa tulee olla ja joita siellä ei tule olla:

• Älä muuta Tiedot-laskentataulukon, Tiedot-taulukon tai sarakkeiden nimeä.
• Voit poistaa tai piilottaa sarakkeita.
• Älä lisää sarakkeita, elleivät ne sisälly raportin tietojoukkoon.
• Voit sijoittaa laskentataulukot haluamaasi järjestykseen niin, että Tiedot-laskentataulukko on ensimmäisenä tai viimeisenä.

Katso myös

Excel-asetteluraportin luominen (kehittäjien dokumentaatio)
Raporttiasetteluiden hallinta
Nykyisen raportin asettelun muuttaminen
Raporttien tai asiakirjojen mukautetun asettelun tuonti ja vienti (vanha)
Raporttitietojen analysoiminen Excelillä
Raporttien käyttö
Business Central -ohjelman käyttäminen

Business Centralin maksuttoman verkko-oppimissisällön etsiminen