Microsoft Excel -asetteluiden käyttäminen

Excel-työkirjojen perustana ovat Microsoft Excel -raporttiasettelut (.xlsx-tiedostot). Niiden avulla voit luoda raportteja, jotka sisältävät tuttuja Excelin ominaisuuksia yhteenvetoon, analysointiin ja tietojen, kuten kaavojen, pivot-taulukoiden ja pivot-kaavioiden, esittämiseen.

Tässä artikkelissa selitetään joitakin tärkeitä, asioita, jotka sinun on tiedettävä, jotta voit aloittaa Excelin asettelujen käytön.

Miksi kannattaa käyttää Excel-asetteluja?

Seuraavassa kerrotaan Excelin asettelujen käyttämisen hyötyjä:

• Voit luoda omia raporttiasetteluita Excelillä joko alusta alkaen tai olemassa olevan asettelun perusteella.
• Excel-raporttiasettelu voi sisältää useita laskentataulukoita, olla vuorovaikutteinen ja käyttää visualisointeja, pivot-taulukoita ja osittajia.
• Tarkastele raportin tietojoukon raakatietoja, jotta ymmärrät paremmin raportin toiminnan ja visuaalisten tietojen lähteen.
• Käytä sisäisiä Microsoft Office -ominaisuuksia, kun haluat tehdä hahmonnettujen raporttien jälkikäsittelyn, joka voi olla esimerkiksi jokin seuraavista toiminnoista:
  • Työkirjojen suojaaminen
  • Arkaluonteisuusselitteiden käyttäminen
  • Kommenttien ja muistiinpanojen lisääminen
  • Ennuste ja analyysi
• Käytä asennettuja apuohjelmia ja sovellusten integraatioita, kuten Power Automate-työnkulkuja tai OneDrivea.

Vinkki

Kun OneDrive-integrointi on määritetty, Excel-työkirjatiedosto kopioidaan Excel-asettelulla OneDriveen ja avataan sitten Excelissä online-tilassa. Lisätietoja on kohdassa Excel-työkirjojen tallentaminen ja tiedostojen raportointi OneDriveen

Aloittaminen

Raportin Excel-asettelun määrittämiseen liittyy periaatteessa kaksi seuraavaa tehtävää:

1. Luo uusi Excel-asettelutiedosto.
2. Lisää uusi asettelu raporttiin.

Tehtävä 1: Luo Excel-asettelutiedosto

Excel-asettelutiedoston voi luoda raporttiin usealla eri tavalla:

• Mistä tahansa raportista.
• Olemassa olevasta Excel-raportin asettelusta.
• Visual Studio Codesta.

Mistä tahansa raportista

Näiden vaiheiden avulla voit luoda Excelin asettelun mistä tahansa raportista valitusta asettelutyypistä riippumatta. Excel-asettelu sisältää vaadittavat taulukot, joita ovat Tiedot-laskentataulukko ja -taulukko ja Raportin metatiedot -laskentataulukko.

1. Valitse -kuvake, syötä Raporttiasettelut ja valitse sitten liittyvä linkki.

   Raporttiasettelut-sivulla näkyvät kaikki asettelut, jotka ovat käytettävissä kaikissa raporteissa.

2. Valitse Raporttiasettelut-sivulla mikä tahansa raportin asettelu ja valitse sitten Suorita raportti -toiminto.

3. Valitse raportin pyyntösivulla Lähetä, sitten Microsoft Excel -asiakirja (vain tiedot) ja sitten OK.

   Tämä vaihe lataa Excel-työkirjan, joka sisältää raportin tietojoukon.

4. Avaa ladattu tiedosto Excelissä, tee muutokset ja tallenna sitten tiedosto.

Toisesta Excel-raportin asettelusta

Jos raportille on jo Excel-asettelu, voit käyttää aiemmin luotua asettelua lähtökohtana. Käytettävissä on kaksi tapaa saada kopio asettelusta. Voit joko viedä aiemmin luodun asettelun Raporttiasettelut-sivulta tai ladata asettelun raportin pyyntösivulta. Kumpikin tapa lataa Excel-asettelutiedoston, joka sisältää kaikki olemassa olevan tiedoston raportit. Jos se ladataan pyyntösivulta, asettelu sisältää todelliset tiedot. Tiedot eivät ole pakollisia, mutta ne auttavat asettelun suunnittelussa.

Lähestymistapa 1: asettelun vieminen Raporttiasettelut-sivulta

1. Valitse -kuvake, syötä Raporttiasettelut ja valitse sitten liittyvä linkki. Raporttiasettelut-sivu tulee esiin ja siinä näkyy luettelo, jossa on kaikki tällä hetkellä käytettävissä olevat asettelut kaikille raporteille.
2. Valitse Excel-asettelu luettelosta ja valitse sitten Vie asettelu -toiminto.
3. Avaa tiedosto Excelissä, tee muutokset ja tallenna sitten tiedosto.

Lähestymistapa 2: Lataa asettelu raportin pyyntösivulta

1. Valitse -kuvake, syötä Raporttiasettelut ja valitse sitten liittyvä linkki. Raporttiasettelut-sivu tulee esiin ja siinä näkyy luettelo, jossa on kaikki tällä hetkellä käytettävissä olevat asettelut kaikille raporteille.
2. Valitse Raporttiasettelut-sivulla mikä tahansa raportin asettelu ja valitse sitten Suorita raportti -toiminto.
3. Valitse raportin pyyntösivulta Lataa.
4. Avaa tiedosto Excelissä, tee muutokset ja tallenna sitten tiedosto.

Visual Studio Codesta

Visual Studio Coden käyttäminen on kehittynein tapa Excel-raportin asettelun luomiseksi. Se vaatii tietoa AL-koodista, joten se on tarkoitettu ohjelmoijille. Tässä tapauksessa Excel-asettelut ovat osa asennettavia laajennuspaketteja. Lisätietoja on kehittäjien ja IT-ammattilaisten ohjeen kohdassa Excel-asetteluraportin luominen.

Tehtävä 2: Lisää Excel-asettelu raporttiin

Kun sinulla on Excelin asettelutiedosto, seuraava tehtävä on lisätä se raportin uudeksi asetteluksi.

1. Valitse -kuvake, syötä Raporttiasettelut ja valitse sitten liittyvä linkki.

   Raporttiasettelut-sivulla näkyvät kaikki asettelut, jotka ovat käytettävissä kaikissa raporteissa.

2. Valitse Uusi asettelu.

3. Määritä raportin tunnukseksiRaportti.

4. Anna nimi Asettelun nimi -kentässä.

5. Valitse Muotoiluasetukset-kentässä Excel.

6. Valitse OK ja lataa sitten raportin asettelutiedosto tekemällä jokin seuraavista toimista:

   • Vedä tiedosto laitteen tiedostonhallinnasta valintaikkunaan.
   • Valitse Selaa napsauttamalla -linkki, etsi tiedosto ja valitse sitten Avaa.

   Valitsemasi tiedosto ladataan asetteluun, ja Raporttiasettelut-sivu avautuu.

7. Tarkista, miltä raportti näyttää uudessa asettelussa, valitsemalla asettelu luettelosta ja valitsemalla sitten Suorita raportti.

Tietoja Excelin asetteluista

On muutamia asioita, jotka tulee tietää tai ottaa huomioon, kun luot tai teet muutoksia Excelin asetteluihin. Jokaisessa Excel-asettelussa on oltava Tiedot-laskentataulukko ja Tiedot-taulukko. Nämä elementit määrittävät Business Centralin liiketoimintatiedot, joita voit käsitellä. Tieto-lomake linkittää asettelun liiketoimintatietoihin, jotka ovat muilla taulukoilla esitettävien laskelmien ja visualisointien perusta.

Jotta asettelu toimisi, Excel-työkirjan rakenteeseen liittyy joitain vaatimuksia, jotka on täytettävä. Seuraavassa kaaviossa ja taulukossa on Excelin asettelun elementit ja vaatimukset.

Ei.	Elementti	Kuvaus	Pakollinen
1	Tiedot-laskentataulukko	On oltava nimeltään Tiedot. Voi sisältää vain yhden taulukon, ja jonka on oltava nimeltään Tiedot.
2	Tiedot-taulukko	On oltava nimeltään Tiedot. Pitää sisältää vähintään yksi sarake. Voi sisältää vain raportin tietojoukon sarakkeita. Pitää alkaa ensimmäisestä solusta A1Tiedot-laskentataulukossa.
3	Esitystaulukot	Käytetään tietojen esittämisessä. Tiedot ovat peräisin Tiedot-laskentataulukosta.
4	Raportin metatiedot -laskentataulukko	Sisällytetään automaattisesti, jos asettelu luotiin viemällä toinen Excel-raportti. Sisältää yleistietoa raportista. Voidaan poistaa.

Seuraavassa on yhteenveto tiedoista, jotka Tiedot-laskentataulukossa on oltava ja joita siellä ei saa olla:

• Voit poistaa tai piilottaa sarakkeita.
• Voit sijoittaa laskentataulukot haluamaasi järjestykseen niin, että Tiedot-laskentataulukko on ensimmäisenä tai viimeisenä.
• Älä muuta Tiedot-laskentataulukon, Tiedot-taulukon tai sarakkeiden nimeä.
• Älä lisää sarakkeita, elleivät ne sisälly raportin tietojoukkoon.

Liittyvät tiedot

Excel-asetteluraportin luominen (kehittäjien dokumentaatio)
Raporttiasetteluiden hallinta
Nykyisen raportin asettelun muuttaminen
Raporttien tai asiakirjojen mukautetun asettelun tuonti ja vienti (vanha)
Raporttitietojen analysoiminen Excelillä
Raporttien käyttö
Business Centralin käyttäminen

Business Centralin maksuttoman verkko-oppimissisällön etsiminen