Miten Customer Insights - Journeys käyttää sähköpostiviestien toimitettavuuden estoluetteloita

Estoluettelo on tehokas taustatyökalu, joka varmistaa, että lähettäjämaine pysyy terveenä. Estoluettelot estävät sähköpostiviestien lähettämisen haitallisiin vastaanottajaosoitteisiin.

Tässä artikkelissa käsitellään haitallisen osoitteen tyyppejä ja kerrotaan, miten estoluettelot estävät sähköpostejasi pääsemästä näihin osoitteisiin.

Vastaanottajan osoitteet, jotka vaikuttavat lähettäjämaineeseen

Toimittamattomat osoitteet

Useiden sähköpostien lähettäminen toimittamattomiin, virheellisiin sähköpostiosoitteisiin varoittaa roskapostisuodattimia mahdollisesta "roskaposti-toiminnasta". Nämä ilmoitukset vaikuttavat Saapuneet-kansion sijoitteluun ja toimitustulokseen. Useiden toimittamattomien viestien lähettäminen samalle sähköpostipalveluntarjoajalle samassa erässä voi jopa johtaa siihen, että sähköpostipalveluntarjoaja estää lähettäjän kokonaan, mikä voi vaikuttaa kelvollisiin vastaanottajiin.

Osoitteet, jotka merkitsevät postin roskapostiksi (palautesilmukka/roskapostivalitus)

Toinen osoitetyyppi, jota tulee välttää, on sähköpostiosoite, joka on merkitty sähköposteissa roskapostiksi. Toisin sanoen sähköpostiosoite, josta on luotu valituksia. Sähköpostien lähettäminen edelleen henkilölle, joka on merkinnyt sähköpostikampanjasi roskapostiksi, vaikuttaa kielteisesti lähettäjämaineeseen ja leimaa sinut roskapostilähteeksi. Lisäksi roskapostivalituksia ja palautesilmukoita luovat sähköpostiviestit ovat yleensä tarkoitettu vastaanottajille, jotka eivät halua sähköpostiviestejä, tai jopa vastaanottajille, jotka eivät koskaan ole tilanneet sähköpostiviestejä.

Tilapäisesti toimittamattomat sähköpostiviestit

Sähköpostiviestien lähettäminen osoitteisiin, joista ne palautetaan tilapäisesti toimittamattomina jatkuvasti, saattaa aiheuttaa haittaa lähettäjän maineeseen. Jos tiedät, että sähköpostiviesti on torjuttu väliaikaisesti useita kertoja peräkkäin, sähköpostiviestejä ei kannata lähettää lisää. Jos viisi peräkkäistä lähetysyritystä samaan sähköpostiosoitteeseen päättyvät tilapäisesti toimittamattomiin viesteihin, sähköpostiosoite lisätään estoluetteloon samalla tavalla kuin pysyvästi epäonnistuneen viestin toimituksen jälkeen.

Estoluettelon toiminta

Estoluettelo on automaattinen taustatyökalu, joka suojaa lähettäjämainettasi.

• Asiakkaiden alkaessa lähettää sähköpostiviestejä järjestelmä tarkistaa automaattisesti, ovatko vastaanottajien sähköpostiosoitteet jo estoluettelossa. Jos ne ovat, järjestelmä estää sähköpostiviestien lähettämisen näihin sähköpostiosoitteisiin.
• Estoluettelon toiminta perustuu toimittamattomien viestien palautuksen tai palautesilmukka-/roskapostivalitustyyppiseen vuorovaikutukseen, jota ympäristö vastaanottaa vastaanottajan etäpostijärjestelmältä. Se ei estä laillisia sähköpostiosoitteita. Estoluettelo toimii sähköpostiosoitteen tasolla, ei yhteyshenkilön tai liidin tasolla.

Luettelo on jaettu kolmeen toiminta-alueeseen:

Toimittamattoman viestin palautuksen esto

Toimittamattomat sähköpostiosoitteet kerätään ja tallennetaan estoluetteloon. Estoluettelon pysyvästi epäonnistuneiden viestien toimitusten osa on organisaatioluettelokohtainen. Lista tallentaa kumulatiivisia tietoja tilastotietoja lähettävistä oragnisaatioista, mikä tekee luettelosta laajan ja luotettavan.

Myös tilapäisesti toimittamattomien viestien sähköpostiosoitteet voidaan sisällyttää estoluetteloon. Kun viestin toimittaminen samaan sähköpostiosoitteeseen epäonnistuu viidesti peräkkäin, myös tilapäisesti toimittamattomat sähköpostiosoitteet lisätään estoluetteloon. Lisätietoja toimittamattoman viestin palautussyistä ja -luokista löytyy täältä: Toimittamattomien sähköpostiviestien luokat

Jotta luettelo pysyy ajan tasalla, taustatyökalussa on tietoja osoitteista, joihin lähetetyt viestit epäonnistuvat pysyvästi 180 päivän ajan (noin kuusi kuukautta). Harvoissa tapauksissa toimittamaton osoite saattaa tulla uudelleen voimaan.

Roskapostivalituksen estäminen (palautesilmukka)

Roskapostivalituksen estoluettelo tallentaa tietoja tietystä organisaatiosta saaduista roskapostivalituksista (palautesilmukka-raporteista) ja estää tällaisiin osoitteisiin lähettämisen. Roskapostivalitukset tallennetaan vain valituksen vastaanottaneelle organisaatiolle. Roskapostivalitusluettelot estoluettelossa eivät vanhene automaattisesti.

Mallin esto

Mallin esto on toimitusinsinöörien ylläpitämä manuaalinen luettelo. Se sisältää verkkotunnuksia tai sähköpostiosoitteita, joihin ei ehkä ole hyvä lähettää. Testaa esimerkiksi postilaatikoita, jotka eivät koskaan lue sähköposteja tai verkkotunnuksia, joissa on väliaikaisia tai kertakäyttöisiä sähköpostiosoitteita. Tällaiset postilaatikot ja verkkotunnukset ovat kenen tahansa käytettävissä, ja lähettäminen niihin voi vahingoittaa lähettäjämainettasi.

Eston vanhentuminen

Estoluetteloon menevällä sähköpostiosoitteella on oletusvanhenemispäivä. Vanheneminen tarkoittaa sitä, että sähköpostiosoite poistetaan automaattisesti estosta tämän päivämäärän jälkeen, ja voit lähettää sähköpostiosoitteeseen sähköpostia uudelleen.

Vanheneminen on asteittaista. Mitä useammin sähköpostiosoite siirtyy estoon, sitä pidempi sen vanhenemisaika. Alla olevassa taulukossa korreloidaan estoesiintymät estojakson pituuteen.

Estoesiintymä	Estojakso
Ensimmäinen kerta	7 päivää
Toinen kerta	14 päivää
Kolmas kerta	30 päivää
Neljäs kerta tai enemmän	180 päivää

Sähköpostiosoitteiden poistaminen luettelosta

Osoitteet, joita voidaan poistaa luettelosta:

1. Tilapäisesti toimittamattomien viestien sähköpostiosoitteet, joiden toimittamattomuuden perussyy on korjattu.
2. Pysyvästi toimittamattomien viestien sähköpostiosoitteet, joilla on sama toimialue kuin lähettävä toimialue.
   • Esimerkki: Lähettäjä: admin@contoso.com Vastaanottaja: John.Doe@contoso.com
     • Pysyvästi toimittamattoman viestin John.Doe@contoso.com osoite voidaan poistaa luettelosta, koska käyttäjä omistaa contoso.com-toimialueen ja vastaanottajaa pidetään sisäisenä vastaanottajana. Käyttäjä voi vahvistaa, että pysyvästi toimittamattoman viestin syy on jo poistettu heidän puoleltaan.

Kelvollisilla sähköpostiosoitteilla on automaattinen vanhenemispäivä, joka poistaa sähköpostiosoitteen estoluettelosta kyseisenä päivänä. Aina, kun sama sähköpostiosoite tulee estoluetteloon, oletusvanhenemisaika pitenee.

Muistiinpano

Sähköpostiosoitteita, jotka on sisällytetty luetteloon palautesilmukan tai roskapostivalitusten vuoksi, ei koskaan voi poistaa luettelosta tietoturva- ja tietosuojasäädösten vuoksi. Vain vastaanottajan sähköpostiosoitteiden omistaja voi pyytää näiden sähköpostiviestien poistamista. Lähettäjät eivät voi saada näiden osoitteiden poistolle hyväksyntää.

Esiversio: Kelvollisten sähköpostiosoitteiden poistaminen

Tärkeää

Esiversion ominaisuus on ominaisuus, joka ei ole valmis, vaan se ovat käytettävissä ennen kuin sitä on virallisesti julkaistu. Näin asiakkaat voivat käyttää sitä nopeasti ja antaa palautetta. Esiversion ominaisuuksia ei ole tarkoitettu tuotantokäyttöön, ja niiden toiminnallisuutta voi olla rajoitettu.

Microsoft ei tarjoa tukea tälle esiversion ominaisuudelle. Microsoft Dynamics 365:n tekninen tuki ei voi auttaa sinua ongelmatapauksissa tai vastata kysymyksiin. Esiversio-ominaisuuksia ei ole tarkoitettu tuotantokäyttöön eikä etenkään henkilötietojen tai muiden sellaisten tietojen käsittelyyn, joihin sovelletaan lakisääteisiä tai säädöksellisiä vaatimustenmukaisuusvaatimuksia.

Ominaisuuden ottaminen käyttöön:

1. Valitse ensin Asetukset ja sitten Toimintovalitsimet.
2. Ota käyttöön Mahdollisuus poistaa sähköpostiosoitteita estostaSähköpostin lähetys -osassa.

Kun ominaisuus on otettu käyttöön, voit poistaa kelvollisia sähköpostiosoitteita estoluettelosta siirtymällä Yhteystiedot-kohtaan ja valitsemalla Viestintä-välilehden.

Viestintä-välilehdessä sähköpostiosoitteet ovat jonkin seuraavan luokan osa:

1. Ei estoluettelossa: Sähköpostiosoitetta ei ole estoluettelossa, ja voit lähettää sähköpostiviestejä tähän sähköpostiosoitteeseen.
2. Estoluettelossa Sähköpostiosoite on estoluettelossa pysyvästi epäonnistuneen viestin toimituksen tai useiden toimittamattomien viestien vuoksi. Tässä luokassa olevat sähköpostiosoitteet ovat poistettavissa. Voit poistaa ne valitsemalla Poista estoluettelosta -kohdan.
3. Pysyvästi estetty: Sähköpostiosoite on estoluettelossa pysyvän ongelman tai vastaanottajan suoran roskapostivalituksen vuoksi. Tässä luokassa olevia sähköpostiosoitteita ei voi poistaa, koska niitä joko ei voida poistaa (esimerkiksi roskapostivalitusten vuoksi) tai poistaminen ei ratkaise ongelmaa ja ne palaavat estoon, kun yrität ottaa käyttää osoitteita (syynä esimerkiksi virheellinen postilaatikko).

Lue lisää toimittamattoman viestin palautussyistä ja -luokista: Sähköpostin pomppuluokat

Tärkeää

Sähköpostiosoitteiden poistoyrityksiä on vain rajattu määrä, joten jos sinulla on paljon estoja siirtymän suorittamisen jälkeen (esimerkiksi satoja tai tuhansia estoja), avaa tukipyyntö ja ota yhteyttä toimitustiimiimme, koska tämä on epänormaalia toimintaa ja vaatii lisätutkimuksia ongelman perimmäisen syyn tunnistamiseksi.

Anna tukipyyntöön seuraavat pakolliset tiedot:

• Luettelo kyseisistä sähköpostiosoitteista (poistossa isot ja pienet kirjaimet merkitsevät, joten jos sähköpostiosoitteessa on isoja kirjaimia, sinun on annettava isot kirjaimet).
• Perustelut sille, miksi uskot, että kukin sähköpostiosoite oli lueteltu vahingossa.
• Anna todiste siitä, että sähköpostiosoite on kelvollinen ja että mikä tahansa muu sähköpostipalveluntarjoaja voi käyttää sitä. Tämä tehdään lähettämällä näyttökuva sähköpostista tai lähettämällä edelleen kyseisestä sähköpostiosoitteesta vastaanotetun viestin kopio.
• Menetelmät, joita käytetään näiden osoitteiden toimittamattomuuden estämiseksi (jos niitä tarvitaan).

Tämän jälkeen toimitustiimimme tarkistaa pyynnön ja päättää, voidaanko osoitteet poistaa.

Vihje

Jos estoluettelossa olevassa sähköpostiosoitteessa on kirjoitusvirhe, yhteyshenkilön sähköpostiosoitteen korjaaminen korjaa ongelman ilman, että virheellistä sähköpostiosoitetta tarvitsee poistaa estoluettelosta. Estoluettelon virheelliset sähköpostiosoitteet eivät vaikuta toimitettavuuteen.

Muistiinpano

Jos yhteyshenkilön reaaliaikaisessa siirtymässä käytetty sähköpostiosoite poistetaan estoluettelosta, muutokset tulevat voimaan siirtymän seuraavassa iteraatiossa (jos siirtymä on toistuva), eivät nykyisessä.