Ennakonvaraajat – yleiskatsaus

Artikkeli
11/13/2023

Ennakon haltija on yrityksen työntekijä, joka on vastuussa organisaation toimittamasta kulusummasta. Vain yrityksen työntekijä voi olla ennakon haltija. Kun hankinta tapahtuu, ennakon haltija raportoi yritykselle toteutuneista menoista. Yritys maksaa työntekijälle takaisin kulusumman. Yritys hallitsee kunkin ennakon haltijan saldoa. Virossa, Latviassa, Liettuassa, Puolassa, Tšekin tasavallassa, Unkarissa ja Venäjällä toimivien yritysten käyttäjät voivat nähdä tapahtumia, jotka liittyvät yrityksen niiden työntekijöiden toimintoihin, jotka ovat vastuussa organisaation toimittamasta kulusummasta.

Määritä ennakon haltija

Suorita seuraavat tehtävät, jotta voit määrittää ennakolta haltijan tiedot. Suorita nämä tehtävät tarkasti seuraavassa järjestyksessä.

Luo ennakon haltijan ryhmät.
Määritä työntekijän kirjausprofiili.
Ostoreskontran parametrien määrittäminen.
Luo ennakon haltijalle erityiset maksuehdot.
Luo ennakon haltijalle erityiset maksuehdot.
Luo ennakon haltija.

Ennakonvaraajaryhmät

Luo ennakon haltijan ryhmä käyttämällä Ennakon haltijan ryhmät -sivua. Voit määrittää ennakon haltijan ryhmän nimen, kuvauksen ja vastatilin.

Työntekijän kirjausprofiili

Luo Työntekijän kirjausprofiili -sivun avulla profiili ennakon haltijan tapahtumille. Voit määrittää seuraavat tiedot työntekijän kirjausprofiilia varten.

Kenttä	Kuvaus
Kirjausprofiili	Syötä ennakon haltijan kirjausprofiilin tunnuskoodi.
Kuvaus	Anna kirjausprofiilin lyhyt kuvaus.
Kirjaustapa	Valitse jokin seuraavista ryhmittelytason asetuksista kirjausprofiilin määrittämiseksi: Taulukko – Tätä vaihtoehtoa käytetään yhden ennakon haltijan kirjausprofiilin määrityksessä. Sinun on ilmoitettava ennakon haltijan koodi Viite-kentässä. Ryhmä – Tätä vaihtoehtoa käytetään yhden ennakon haltijaryhmän kirjausprofiilien määrityksessä. Sinun on ilmoitettava ryhmän koodi Viite-kentässä. Kaikki – Tätä vaihtoehtoa käytetään kaikkien ennakon haltijoiden kirjausprofiilien määrityksessä.
Viite	Valitse ennakon haltijan koodi, jos Taulukko on valittuna Kirjaustapa-kentässä, tai valitse ennakon haltijan ryhmä, jos Ryhmä on valittuna Kirjaustapa-kentässä.
Reskontratili	Valitse yhteenvetotili tapahtumien kirjaamista varten.

Ostoreskontran parametrit

Voit kuvata ennakon haltijan tapahtumia määrittämällä seuraavat kentät Ennakon haltijat-osan Ostoreskontran parametrit -sivulla.

Kenttä	Kuvaus
Kirjausprofiili	Valitse oletusprofiili, jolla ennakon haltijoiden tapahtumat suoritetaan.
Ennakon haltijoiden lajittelu	Jos tämä on valittuna, ennakon haltijat näkyvät Ennakon haltijat -sivulla luettelon alussa.
Otto, kun saldo on avoin	Jos tämä on valittuna, sallitaan käteisennakon otto ennakon haltijalle, jolla on avoin positiivinen saldo.
Saldon sulkeminen käteisen kenttäryhmän kautta: Nimi	Valitse kassakuittikirjauskansion koodi. Tätä kirjauskansiokoodia käytetään käteissuorituskuittien ja käteishyvityskuittien luomiseen, kun ennakon haltijan saldot suljetaan käteisen kautta.
Maksu	Valitse käteistili, joka määrittää tositteet, joita käytetään ennakon haltijan saldojen sulkemiseen.
Saldon sulkeminen pankin kenttäryhmän kautta: Nimi	Valitse kirjauskansiokoodi tapahtumille, jotka sulkevat saldot pankin kautta.
Tilityyppi	Valitse pankki sulkeaksesi ennakon haltijan saldot pankin kautta.
Päätili	Valitse pankkitilin koodi sulkeaksesi ennakon haltijan saldot pankin kautta.

Ennakon haltijan maksuehdot

Jotta ostotilaus voidaan rekisteröidä ja kirjata oikein ennakon haltijan kautta, on käytettävä maksuehtoja, jotka on määritetty valitsemalla Ennakon haltijalta -asetukseksi Tosi.

Ennakon haltijan luominen

Ennen kuin voit luoda ennakon haltijan, työntekijät on oltava määritettynä. Lisätietoja on kohdassa Työntekijän tietojen syöttäminen (tehtäväopas).

Siirry kohtaan Ostoreskontra>Ennakon haltijat>Ennakon haltijat.

Huomautus

Et voi lisätä tai poistaa työntekijöitä Ennakon haltijat -sivulla. Työntekijöiden on ensin oltava palkattu Henkilöstöhallinto-moduulin kautta. Voit määrittää Työntekijöiden kirjausprofiilit -sivulla työntekijän kirjausprofiilin, jota käytetään ennakon haltijan saldojen kirjaamista varten.
Valitse työntekijä ja valitse sitten Muokkaa.
Määritä Yleiset-pikavälilehdessä Ennakon haltijaa -asetukseksi Kyllä ilmaistaksesi, että työntekijä on ennakon haltija.
Valitse Ryhmä-kentässä ennakon haltijan ryhmä, johon työntekijä kuuluu.
Anna Henkilötodistus-kohdassa henkilötodistuksen tiedot.
- Sarjat: Syötä asiakirjan sarja, jota käytetään ennakon haltijan henkilöllisyyden tarkistamiseen.
- Numero: Syötä asiakirjan numero, jota käytetään ennakon haltijan henkilöllisyyden tarkistamiseen.
- Myöntämispäivä: Valitse tai kirjoita asiakirjan myöntämispäivä.
- Myöntäjä: Syötä asiakirjan myöntäneen viranomaisen tai henkilön tiedot.
Valitse Tallenna tai sulje sivu.

Huomautus

Jos Ennakon haltijan lajittelu -asetuksena on KylläOstoreskontran parametrit -sivulla, ruudukon yläosassa näkyvät ennakon haltijat Ennakon haltijat -sivulla.

Ennakon haltijan kyselyt ja raportit

Ennakon haltijan tapahtumien kysely

Jos haluat tarkastella ennakon haltijan tapahtumien luetteloa, valitse TapahtumatEnnakon haltijat -sivulla. Voit tarkastella kaikkien ennakon haltijoiden tapahtumia tai luoda tietyn kyselyn, joka perustuu ennakon haltijoiden tapahtumiin, siirry kohtaan Ostoreskontra>Kyselyt ja raportit>Ennakon haltijoiden kyselyt ja raportit>Tapahtumat. Avaa Tositetapahtumat-sivu valitsemalla Tosite.

Ennakon haltijan saldon kysely

Jos haluat nähdä ennakon haltijan saldon, käytä Ennakon haltijat -sivua. Voit tarkastella kaikkien ennakon haltijoiden saldoa tai luoda tietyn kyselyn, joka perustuu ennakon haltijoiden tileihin, siirry kohtaan Ostoreskontra>Kyselyt ja raportit>Ennakon haltijoiden kyselyt ja raportit>Saldo.

Ennakon haltijan saldoraportti

Voit esikatsella ja tulostaa raportin ennakon haltijoiden saldotietojen perusteella valitsemalla Ostoreskontra>Kyselyt ja raportit>Ennakon haltijoiden kyselyt ja raportit>Ennakon haltijan saldoraportti.

Ennakon haltijan tapahtumaraportti

Voit esikatsella ja tulostaa raportin ennakon haltijoiden tapahtumien perusteella valitsemalla Ostoreskontra>Kyselyt ja raportit>Ennakon haltijoiden kyselyt ja raportit>Ennakon haltijan tapahtumaraportti.

Ennakkovaraajan tapahtumat

Tapahtumat työntekijöille, jotka ovat ennakon haltijoita, voidaan kirjata ennakon haltijoiden tilien avulla. Kullekin ennakkomaksunhaltijalle määritettyä työntekijän tunnusta voidaan käyttää kaikkien ennakon haltijan tapahtumien seuraamista varten. Tämä numero haetaan ennakon haltijan tapahtumien tilinumerona Yleiset kirjauskansiot- ja Ennakon haltijan tapahtumat -sivuilla.

Ostotilauksen luominen ja kirjaaminen ennakon haltijan tiedoilla

Lisää yleisiä tietoja ostotilauksista on kohdassa Ostotilausten yleiskatsaus. Jos toimittajan lasku luodaan ja kirjataan ennakon haltijan tiedoilla, ennakon haltijan saldot kirjataan työntekijän saldotilille toimittajan saldotilin asemesta. Voit lisätä ennakon haltijan tiedot ostotilaukseen seuraavasti:

Valitse maksuehto Hinta ja alennus -osan Maksuehdot-kentästä. Lisätietoja maksuehdoista on kohdassa Toimittajan maksuehtojen määrittäminen.
Valitse maksuehto, jonka Ennakon haltijalta -asetus on valittu Maksuehdot-sivulla.
Valitse Hinta ja alennus -pikavälilehden Ennakon haltija -kentässä ostotilauksen ennakon haltija.

Ostotilauksen kirjausprosessi luo kaksi toimittajatapahtumaa, joiden summat ovat vastakkaisia, ja yhden ennakkomaksun haltijan tapahtuman. Ilman ennakon haltijan tietoja luodaan vain yksi toimittajatapahtuma.

Ennakon haltijan saldojen selvittäminen pankkia käyttäen

Kun selvität ennakon haltijan saldoja pankkia käyttäen, kirjauskansiomerkinnät, joiden perusteella ennakon haltijan saldot selvitetään, luodaan yleiseen kirjauskansioon. Voit määrittää kirjauskansion ja pankin koodin Ostoreskontran parametrit -sivun Ennakon haltijat-osassa.

Voit sulkea ennakon haltijan saldon pankkia käyttäen kohdassa Ostoreskontra>Ennakon haltijat>Ennakon haltijat.
Valitse toimintoruudussa Saldo>Sulje pankin kautta.

Täytä seuraavat tiedot Sulje pankin kautta-sivulla.

Kenttä	Kuvaus
Maksun päivämäärä	Anna päivämäärä, jolloin maksu pitää kirjata.
Siirrettävä summa	Anna saldon summa sulkemisen aikana. Saldo-sivun Summa-kentässä näkyvä summa näytetään oletusarvon mukaan.
Automaattinen	Valitse Automaattinen-valintaruutu, jos haluat luoda ja kirjata automaattisesti kirjauskansion, joka on esimääritetty Ostoreskontran parametrit -sivulla.

Ennakon haltijan saldojen selvittäminen käteistä käyttäen

Kun selvität ennakon haltijan saldoja käteistä käyttäen, kirjauskansiomerkinnät, joiden perusteella ennakon haltijan saldot selvitetään, luodaan kuittikirjauskansioon. Voit määrittää kirjauskansion ja käteisen koodin Ostoreskontran parametrit -sivun Ennakon haltijat-välilehdessä.

Voit sulkea ennakon haltijan saldon käteistä käyttäen kohdassa Ostoreskontra>Ennakon haltijat>Ennakon haltijat.
Valitse toimintoruudussa Saldo>Sulje käteisen kautta.

Täytä seuraavat tiedot Sulje käteisen avulla-sivulla.

Kenttä	Kuvaus
Maksun päivämäärä	Anna päivämäärä, jolloin maksu pitää kirjata.
Siirrettävä summa	Anna saldon summa sulkemisen aikana. Saldo-sivun Summa-kentässä näkyvä summa näytetään oletusarvon mukaan.
Automaattinen	Valitse Automaattinen-valintaruutu, jos haluat luoda ja kirjata automaattisesti kirjauskansion, joka on esimääritetty Ostoreskontran parametrit -sivulla.

Jos summa Siirrettävä summa -kentässä on negatiivinen kuittikirjauskansion käsittelemisen jälkeen, ennakolta haltijalle luodaan suorituskuitti, kun saldot suljetaan. Jos Siirrettävä summa -kentän summa oli positiivinen, hyvityskuitti luodaan.

Jaa