Syötä ja vertaa tarjouspyyntöjä ja myönnä sopimuksia

Tässä artikkelissa kuvataan tarjouspyynnön vastauksien kirjoittaminen, tarjousten pisteytys ja vertailu, sekä sopimuksen antaminen yhdelle toimittajista. Voit käyttää tätä menettelyä USMF:n esittely-yrityksessä.

Ennen kuin aloitat tämän menettelyn, varmista, että sinulla on tarjouspyyntö, joka sisältää kaksi riviä ja joka on lähetetty vähintään kahdelle toimittajalle. Voit luoda tämän tarjouspyynnön suorittamalla tarjouspyyntömenettelyn luomisen. Pisteytysehdot on määritettävä ennen kuin tämä menettely voidaan suorittaa loppuun.

Voit syöttää tarjouksen joko myyjänä tai hankinta-asiantuntijana. Lisätietoja on kohdassa Toimittajayhteistyön määrittäminen ja hallinta.

Kirjoita vastaus toimittajana

1. Valitse Toimittajayhteistyö > Työtilat > Toimittajan tarjoukset.
2. Etsi Uudet tarjouskutsut -luettelosta juuri lähetetty tarjouspyyntö. Valitsemalla tarjouspyynnön voit tarkistaa, mitä pyydettiin.
3. Valitse tarjouspyynnön liitteet tarkastellaksesi mitä tahansa lisättyjä liitteitä.
4. Valitse Tarjous tehdäksesi kentistä muokattavia. Huomaa, että Tarjouksen edistyminen -kentän arvoksi on asetettu Toimittaja päivittää.
5. Syötä otsikon ja rivien arvot hintatarjousvastauksesta.
6. Jos tarjoukseen on lisättävä liitteitä, valitse Hintatarjousliitteet.
7. Valitsemalla Tarjouksen ohjaavat nimikkeet -pikavälilehden voit tarkastella, tarvitaanko asiakirjoja.
8. Valitsemalla Muutokset-pikavälilehden voit tarkastella, onko tarjouspyyntöä muutettu.
9. Valitse Kysely-pikavälilehti. Kaikkiin tässä näkyviin kyselyihin on vastattava.
10. Valitsemalla Rivin tiedot -pikavälilehden voit tarkastella rivin laajennettuja tietoja.
11. Valitse Nollaa tarjouspyynnöstä vain, jos alkuperäiset tarjouspyyntöarvoihin kirjoitetut arvot on nollattava.
12. Voit tallentaa tarjouksen milloin tahansa ja käsitellä sitä myöhemmin lisää edellyttäen, että vanhentumispäivä ja -aika eivät ole kuluneet umpeen. Tässä tapauksessa Keskeneräiset hintatarjoukset -luettelo löytyy Toimittajan hinnoittelu -työtilasta.
13. Kun tarjous on valmis lähetettäväksi, valitse Lähetä. Valitse Hylkää, jos et halua tehdä tarjousta. Lähetetyt tarjoukset ovat käytettävissä Lähetetyt tarjoukset -luettelossa Toimittajan hinnoittelu -työtilassa.
14. Kun tarjous on lähetetty, voit peruuttaa sen milloin tahansa ennen vanhentumispäivää ja -aikaa. Huomaa, että kun tarjous palautetaan, sitä ei käsitellä lähetettynä. Kun hankintayksikkö hyväksyy tai hylkää tarjouksen, se näkyy joko Myyjän tarjous -työtilan Palkitut tarjoukset tai Kadonneet tarjoukset -luettelossa.

Toimittajan vastauksen lisääminen hankinta-asiantuntijana

1. Varmista, että toimittajan tarjousten muokkausoikeudet on määritetty. Siirry kohtaan Hankkiminen ja hankinta > Asetukset > Hankkiminen ja hankinta -parametrit. Aseta Määritä tarjouspyyntö -välilehdessä Ostaja voi muokata toimittajien ostotarjousta -asetuksen arvoksi Kyllä.
2. Siirry kohtaan Hankkiminen ja hankinta > Tarjouspyynnöt > Kaikki tarjouspyynnöt.
3. Valitse tarjouspyyntö, jonka tila on Lähetetty ja napsauta sitten linkkiä Tarjouspyynnön tapaus -kentässä.
4. Valitse Vastausten hallinta. Näkyviin tulevalla sivulla näkyy tarjouspyyntö kullekin toimittajalle, joka on kutsuttu tarjoukseen.
5. Valitse tarjouspyyntö, johon ei ole vastattu. ( Vastauksen edistyminen -kentän arvoksi on asetettava Ei aloitettu.)
6. Valitse Muokkaa > Muokkaa tarjouspyynnön vastausta. Näyttöön tulee Tarjouspyynnön vastaus -sivu. Hankinta-asiantuntijana voit nyt syöttää vastauksen toimittajan puolesta. Huomaa, että Tarjouksen edistyminen -kentän arvoksi on asetettu Ostaja päivittää.
7. Anna hintatarjoustiedot. Kun olet valmis, valitse Lähetä.

Pisteytä tarjoukset

1. Valitse Kaikki tarjouspyynnöt -sivulla tarjouspyyntötapaus, jolle haluat määrittää vastaukset.
2. Valitse Vastausten hallinta.
3. Valitse vastauksen tulos.
4. Valitse Ylätunniste, jotta voit tarkastella tarjouksen pisteytystä.
5. Kirjoita Tulosten pisteytys -pikavälilehdellä Tulos -kenttään jokin pisteytysehdon numero. Jos pidät kohdistinta pisteytysperusteiden yllä, työkaluvihje näyttää alueen, jonka sisällä pisteytyksen on oltava. Tässä demossa voit syöttää numeron väliltä 1-5 mihin tahansa pisteytysperusteeseen.
6. Toista vaihe 5 toisen pisteytyskriteerin osalta.
7. Jos tarjouspyynnön tapauksessa on kyselylomake, joka on lähetetty toimittajille, voit kirjoittaa toimittajien vastaukset Kyselylomakkeet-pikavälilehdelle.
8. Sulje sivu.
9. Toista vaiheet 1-8 kaikkien muiden tarjousten kohdalla.

Vertaa vastauksia

1. Valitse toimintoruudun Yleiset-välilehdessä Vertaa vastauksia.
2. Kirjoita Sijoitus-kenttään numero.
   • Tällä sivulla näytetään tarjoukset yhdessä otsikko- ja rivitietojen kanssa ja myös kokonaispistemäärä otsikon tasolla. Voit verrata rivejä lajittelemalla ruudukon siten, että vertailtavat rivit ovat vierekkäin. Tämä sisältää myös seuraavat tiedot:
   • Määrä – Toimittajan tarjoama määrä. Tämä määrä ei ehkä vastaa tarjouspyynnössä määritettyä määrää.
   • Nettosumma – Toimittajan tarjouksen hinta rivin nimikkeistä alennusten vähentämisen jälkeen.
   • Poikkeama – Päivien määrä, jonka verran tarjouksen otsikon tai rivin vastaanottopäivämäärä eroaa tarjouspyynnön otsikon tai tarjouspyynnön rivin pyydetystä vastaanottopäivämäärästä. Voit määrittää kullekin tarjoukselle sijoituksen.
3. Valitse sijoitettavan tarjouksen otsikkorivi.
4. Kirjoita Sijoitus-kenttään numero.
5. Valitse Tallenna.

Hylkää tarjous

1. Valitse hylättävän tarjouksen otsikkorivi. Voit hyväksyä, hylätä tai palauttaa vain yhden tarjouksen tai yhden tarjouksen rivejä kerralla.
2. ValitseMerkitse-valintaruutu.
   • Jos valitset Merkitse-valintaruudun tarjouksen otsikossa, kaikki tarjouksen rivit merkitään lisäksi. Jos haluat hylätä tai hyväksyä vain osan tarjouksen riveistä, voit merkitä vain nämä rivit. Lisäksi voit hyväksyä yhden toimittajan tarjouksen tarjouspyynnön joillakin riveillä ja sitten antaa muut tarjouspyynnön rivit eri toimittajalle. Sinun on kuitenkin tehtävä yksi tarjous kerrallaan.
   • Jos on olemassa vaihtoehtoisia rivejä, voit hyväksyä joko alkuperäisen tarjousrivin tai sen vaihtoehdon, mutta et molempia.
3. Valitse Hylkää.
4. Valitse Parametritja sitten lisää tai valitse Hylkäyksen syy -kenttään hintatarjouksen hylkäämisen syy. Syy on tallennettu vastaukseen.
5. Valitse OK.
6. Valitse OK.

Hyväksy tarjous

1. Valitse hyväksyttävä tarjous ja valitse sitten Tarjouspyyntö -kentän linkki. Jos olet Vertaa tarjouspyyntöjä vastauksiin -sivulla, korostettu hintatarjous on tarjous, jonka järjestelmä käsittelee hyväksymistoimenpiteen aikana. Voit hyväksyä rivejä vain yhdestä tarjouksesta kerrallaan.
2. Valitse toimintoruudussa Vastaa.
3. Valitse Hyväksy. Jos merkitsit vain tietyt rivit, Hyväksy-toiminto sisällyttää vain nämä rivit. Voit hyväksyä kaikki tarjouksen rivit merkitsemättä niitä.
4. Valitse Parametritja sitten lisää tai valitse Hyväksymisen syy -kenttään hintatarjouksen hyväksymisen syy. Syy on tallennettu tarjoukseen.
5. Valitse OK.
6. Valitse OK. Kun valitset OK, järjestelmä luo ostotilauksen tarjouspyynnössä hyväksyttyjen rivien perusteella. Jos tarjouspyynnöllä on muita tarjouksia, joita ei ole käsitelty (hyväksytty, hylätty tai palautettu), järjestelmä kehottaa hylkäämään jäljellä olevat tarjoukset.

Näytä luotava ostotilaus

Valitse toimintoruudun Yleiset-välilehdessä Ostotilaus. Näkyvä sivu näyttää ostotilauksen, joka luotiin, kun hyväksyit tarjouksen.