Tietoja tilausnumeroiden varauksista
Koskee kohdetta: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Varaus tarkoittaa budjettivaroja, jotka on varattu varmistamanaan, että todelliset menot eivät ylitä käytettävissä olevaa budjettia. Jos varausprosessi on käytössä, voit luoda ostotilausvarauksia, jotka kirjataan pääkirjaan, kun ostotilaus on vahvistettu. Varatut summat voidaan käyttää sitten kun ostotilaukseen viittaavat laskut vahvistetaan. Ostotilaukseen varatut summat voidaan vapauttaa sitten, kun lasku on vahvistettu käyttämään kokonaan tai osittain varatun summan. Vapautetut summat vähennetään ostotilaukseen varatusta summasta.
Ennakkovaraus on pyyntö varata budjettivaroja suunniteltuihin menoihin. Varoja on pyydetty, mutta niitä ei ole vielä hyväksytty ostotilaukseen. Jos ennakkovarausprosessi on käytössä, voit luoda hankintaehdotuksia suunniteltuihin menoihin valmiiksi varatulla summalla. Ennakkovaraussummat tallennetaan sitten pääkirjaan. Tietoa siitä, miten luodaan hankintaehdotus ja varataan ennakkovaraus budjettivaroista, löytyy linkistä Ostoehdotukset (luettelosivun).
Kun hankintaehdotukset on hyväksytty, voit luoda ostotilaukset valituille summille. Kun luot ja varmistat ostotilauksen ennakkoon varatulle summalle hankintaehdotuksessa, ostotilausvaraus luodaan sille summalle. Ennalta varattu summa on sitten automaattisesti vapautunut. Tällä vältytään siltä, että budjettivaraus lasketaan kahteen kertaan pääkirjaan, sekä ennakkovarauksena että varauksena.
Jos olet julkisella sektorilla ja käytät yleisiä budjettivarauksia, katso Encumber a general budget reservation (Public sector) ja About general budget reservations (Public sector).
Tietoa siitä, miten luodaan ostotilaus hankintaehdotuksesta, löytyy linkistä Ostotilauksen varasto-ottoehdotuksen konsolidointi (lomake). Tietoa siitä, miten varaus hyväksytään ja ennakkovaraus käsitellään, löytyy linkistä Rajoita ostotilauksia.
Esimerkkejä
Esimerkki 1: Varauksen ja ennakkovarauksen käsittely ovat molemmat hyväksytty
Organisaatiosi osastopäällikkö luo hankintaehdotuksen osastosi suunnitelluille hankinnoille. Yksi hankintaehdotuksen rivi on 12.000,00 uusissa toimistokalusteissa. Pyyntö hyväksytään myöhemmin ja luodaan ostotilaus, jonka rivi kattaa 12,000.00 kustannukset. 12,000.00 hankintaehdotus ennakkovarausta vapautuu automaattisesti, kun uusi ostotilaus vahvistetaan. 12,000.00 varausta korvaa sitten hankintaehdotusrivissä vapautuneen summan ostotilauksessa.
Esimerkki 2: Varauksen käsittely on hyväksytty, mutta ennakkovarauksen käsittelyä ei ole
Organisaatiosi sisäänostaja luo 10,000.00 sopimuksen ostotilauksen arkkitehdin kanssa, joka suunnittelee lisäkkeen rakennukseen. Pyyntöä ei luoda. Varaus sille summalle luodaan, sitten kun ostotilaus on vahvistettu.