Skenaario: Luo automaattisesti rutiiniasiakirjoja, joissa on Microsoft Syntex

  • Artikkeli

Microsoft Syntex sisällön kokoonpano-ominaisuuden avulla voit luoda moderneja malleja tiedostoille, jotka on luotava säännöllisesti. Tiedostot voidaan sitten luoda näiden mallien perusteella joko manuaalisen pyynnön tai automaation avulla.

Käytetyt ominaisuudet:

  • Sisällön koonti
  • SharePoint-luettelot
  • Power Automate

Kuva yleisestä yrityshenkilöstä, joka käyttää tietokonetta valmistusasetuksessa.

Rutiiniylläpitoraportit

Sisältökokoonpanon avulla voit automatisoida päivittäisten tarkastus- tai ylläpitoraporttien luomisen. Näissä raporteissa on yleensä paljon standardoitua tekstiä, jossa on tiettyjä kenttiä tai arvoja, jotka käyttäjä syöttää tarkastuksen jälkeen.

Nykyään käyttäjät tarkastavat osat fyysisesti ja täyttävät sitten luettelon, lomakkeen tai fyysisen paperin raportit. Tämä johtaa siihen, että näitä tietoja muutetaan entistä enemmän digitaaliseksi sisällöksi, jota voidaan käyttää edelleen.

Microsoft Syntex ratkaisun käyttöönotto:

Kaavio, joka näyttää rutiiniasiakirjojen luontivaiheet Syntexiä käyttämällä.

  1. Määritä tiedostokirjasto, johon haluat tallentaa raportit. 

  2. Määritä SharePoint-luettelo, joka sisältää pakolliset sarakkeet, jotka etulinjan työntekijöiden on täytettävä. 

  3. Siirry tiedostokirjastoon ja luo moderni malli käyttämällä aiemmin luotua raporttia. Luo kenttiä etulinjan työntekijöiden syöttämälle arvolle. Liitä kentät aiemmin määrittämäsi SharePoint-luettelon sarakkeisiin. 

  4. Luo nyt Power Automate -työnkulku käyttämällä "Luo asiakirja käyttämällä Microsoft Syntex" -toimintoa ja käytä käynnistintä Kun luettelokohde luodaan. Tämä toiminto varmistaa, että aina, kun etulinjan työntekijä lisää uuden merkinnän luetteloon, luodaan uusi raportti. 

  5. Microsoft Forms avulla voit luoda etulinjan työntekijöille lomakkeen, jossa he voivat lisätä arvoja luetteloon tai näyttää itse luettelon, johon he voivat lisätä arvoja. 

Voit nyt tarkastella kaikkia päivittäisiä raportteja, kun niitä luodaan niiden arvojen perusteella, jotka etulinjan työntekijät syöttävät lomakkeeseen. 

Huomautus

Vaikka tässä esimerkissä käytetäänKin SharePoint-luetteloa tietolähteenä, voit käyttää mitä tahansa tietolähdettä asiakirjojen luonnin käynnistimenä, jos sinulla on käyttöoikeus vaadittuun Power Automate -liittimeen. 


Näytä lisää Syntex-skenaarioita ja -käyttötapauksia