Microsoft Whiteboardin tietojen hallinta
Luonnoslehtiön sisältö tallennetaan OneDrive for Businessiin ja Azureen. OneDrive for Business on uusien luonnoslehtiöiden oletustallennustila. Luonnoslehtiöt, jotka on alun perin luotu Azuressa, ja luonnoslehtiöt, jotka on käynnistetty Surface Hubissa tai Microsoft Teams Rooms -laitteessa, tallennetaan Azureen.
Jotta voit hallita tietoja, sinun on ensin varmistettava, että Luonnoslehtiö on käytössä organisaatiossasi. Lisätietoja on artikkelissa Luonnoslehtiön käyttöoikeuksien hallinta.
Azure-tallennustilan yleiskatsaus
Huomautus
Seuraavat tiedot koskevat luonnoslehtiöitä, jotka on tallennettu Azureen.
Luonnoslehtiö tallentaa tällä hetkellä sisältöä turvallisesti Azureen. Tiedot voidaan tallentaa eri sijainteihin riippuen maasta/alueesta ja siitä, milloin Luonnoslehtiö siirtyy tallentamaan uutta sisältöä kyseisiin sijainteihin. Lisätietoja uusien tietojen luontipaikasta on kohdassa Microsoft 365 -asiakastietojen tallennuspaikka.
Azuren sisältö ei tue tietojen menetyksen estämistä (DLP), eDiscoverya, säilytyskäytäntöjä ja vastaavia ominaisuuksia. Tätä sisältöä voi hallita käyttämällä Luonnoslehtiön PowerShellin cmdlet-komentoja. Azureen tallennetut luonnoslehtiöt on lopulta siirrettävä OneDrive for Businessiin tai poistettava.
Jos käyttäjätili poistetaan Azuresta
Muutamme luonnoslehtiöiden tallennustavan, kun käyttäjän tili poistetaan Azuresta. Ennen muutosta myös poistetun käyttäjän tilin omistamat luonnoslehtiöt poistettiin. Muiden kanssa jaettuja luonnoslehtiöitä ei kuitenkaan poistettu.
Huomautus
OneDrive for Businessiin tallennettuja luonnoslehtiöitä käsitellään samalla tavalla kuin mitä tahansa muuta sisältöä OneDrive for Businessissa. Lisätietoja on kohdassa OneDrive-säilytyksen määrittäminen poistetuille käyttäjille.
Luonnoslehtiöiden toiminta Azuressa on muuttunut 1.6.2022 alkaen. Muiden käyttäjien kanssa jaetut luonnoslehtiöt poistetaan.
Jos haluat säilyttää poistetun käyttäjän luonnoslehtiöt, voit siirtää omistajuuden ennen tilin poistamista. Voit siirtää yhden luonnoslehtiön tai ne kaikki toiselle käyttäjälle.
Noudata näitä ohjeita siirtääksesi kaikki luonnoslehtiöt.
Lisätietoja käyttäjätilien poistamisesta on artikkelissa Käyttäjän poistaminen organisaatiosta.
Varmista, että poistoprosessi tai komentosarja käsittelee tämän muutoksen. Jos luonnoslehtiöiden poistaminen ei haittaa sinua, mitään toimia ei tarvita.
OneDrive for Business -tallennustilan yleiskatsaus
Luonnoslehtiöt luodaan luonnoslehtiön aloittavalle henkilölle OneDrive for Business -kansioon. SharePointia ei vielä tueta. Tämä prosessi koskee kaikkia luonnoslehtiöitä, jotka on luotu erillisissä Luonnoslehtiö-sovelluksissa sekä Microsoft Teamsin kokouksissa, keskusteluissa ja kanavissa. Ainoa poikkeus on, että Surface Hubista aloitetut luonnoslehtiöt tallennetaan Azureen, mutta ne siirretään OneDrive for Businessiin tulevaisuudessa.
Käyttäjät, joilla ei ole OneDrive for Businessia valmisteltyna, eivät voi enää luoda uusia luonnoslehtiöitä, kun tämä muutos otetaan käyttöön. He voivat kuitenkin edelleen muokata aiemmin luotuja tauluja. He voivat myös tehdä yhteistyötä kaikkien niiden luonnoslehtiöiden parissa, jotka muut onedrive for Business -käyttäjät jakavat heille.
Keskimääräinen luonnoslehtiö voi olla kooltaan 50–1 Mt ja sijainnissa missä OneDrive for Business -sisältösi sijaitsee. Jos haluat tarkistaa, mihin vuokraajasi tiedot on tallennettu, lue artikkeli Microsoft 365 -asiakastietojen tallennuspaikka. Tutustu sitten OneDrive for Businessin sijaintiin.
OneDrive for Business -tallennustilan ohjausobjektit
Voit hallita luonnoslehtiötietoja käyttämällä olemassa olevia OneDrive for Business -ohjausobjekteja. Lisätietoja on artikkelissa Yritysten OneDrive-opas.
Voit käyttää olemassa olevia OneDrive for Business -työkaluja yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) rekisteröityjen pyyntöjen täyttämiseen. Jos haluat varmistaa, että kaikki aiemmat muutokset poistetaan tiedostosta, sinun on poistettava koko tiedosto.
Luonnoslehtiötiedostoja voidaan siirtää samalla tavalla kuin muuta sisältöä OneDrive for Businessissa. Linkkien ja käyttöoikeuksien jakaminen ei ehkä kuitenkaan liiku.
Tietoohjausobjektit, joita tuetaan tänään:
- Säilytyskäytännöt
- Kiintiö
- Lakisääteinen pito
- DLP
- Basic eDiscovery – .whiteboard-tiedostot tallennetaan tiedostoina luojan OneDrive for Businessiin. Ne on indeksoitu avainsanojen ja tiedostotyyppien hakua varten, mutta ne eivät ole esikatsettavissa tai tarkasteltavissa. Viennin yhteydessä järjestelmänvalvojan on ladattava tiedosto takaisin OneDrive for Businessiin, jotta hän voi tarkastella sisältöä. Tulevaisuudessa on suunnitteilla lisää tukea.
Tuleviin julkaisuihin suunnitellut tiedonhallintatoiminnot:
- Luottamuksellisuusmerkinnät
- Analytiikka
- Lisää eDiscovery-tukea
Siirrä luonnoslehtiö, kun käyttäjä poistuu yrityksestä
Jos haluat säilyttää entisen käyttäjän OneDrive-tiedostot, mukaan lukien .whiteboard-tiedostot, anna itsellesi ensin OneDrive-käyttöoikeus ja siirrä sitten säilytettävät tiedostot.
- Siirry hallintakeskuksessa Käyttäjät aktiiviset>käyttäjät -sivulle.
- Valitse käyttäjä.
- Valitse käyttäjän ominaisuuksien sivulla OneDrive. Valitse Hae tiedostojen käyttöoikeus -kohdasta Luo linkki tiedostoihin.
- Avaa tiedoston sijainti valitsemalla linkki.
- Valitse siirrettävät tiedostot tai kansiot ja valitse sitten Siirrä.
Lisätietoja entisen käyttäjän sisällön säilyttämisestä: Vaihe 5 – Anna toiselle työntekijälle käyttöoikeus OneDriveen ja Outlookiin - Microsoft 365 -järjestelmänvalvoja | Microsoft Learn
Siirrettyjen luonnoslehtiöiden hallinta
Kun .whiteboard-tiedosto näkyy uuden omistajan OneDrive for Businessissa, hän voi avata, muokata, nimetä uudelleen tai poistaa tiedostoja.
- Avaa office.com ja valitse sovellusten käynnistystoiminnossa OneDrive.
- Valitse vasemmassa siirtymisruudussa Omat tiedostot.
- Avaa Whiteboards-niminen kansio.
- Valitse tiedostoluettelosta siirretty tiedosto ja valitse ... -painike, jotta saat uudelleennimeämisen, poistamisen ja muut asetukset.
Valvonta
ODB:hen tallennetut luonnoslehtiötiedostot sisältyvät tiedostojen valvontalokitoimintoihin, joita käytetään toimintojen luomiseen, muokkaamiseen, jakamiseen ja poistamiseen. Lisätietoja tiedostotoiminnoista on artikkelissa Valvontalokin toiminnot – Microsoft Purview.
Tutustu myös seuraaviin ohjeartikkeleihin:
Luonnoslehtiön käyttöoikeuksien hallinta