Sähköpostiyhteenvedon tarkasteleminen ja tallentaminen CRM:ään
Kun asiakkaisiin ollaan yhteydessä sähköpostitse, uusimmat tiedot on usein päivitettävä CRM-järjestelmään. CRM-järjestelmän päivittäminen manuaalisesti jokaisen asiakkaan kanssa käydyn sähköpostiviestinnän jälkeen voi olla aikaavievää ja virhealtista. Lisäksi se voi tuoda sekavuutta CRM-järjestelmään, kun tietueet sisältävät suuren määrän sähköpostiviestintää.
Copilot for Sales käyttää tekoälyä sähköpostikeskustelujen yhteenvetoon ja tarjoaa vaihtoehtoja yhteenvedon kopioimiseen ja yhteenvedon lisäämiseen CRM-järjestelmään tietueen huomautuksena.
Kun yhteenveto on käytettävissä, se sisältää tiedot siitä, mainitaanko sähköpostiviestissä budjetti, sidosryhmät, tarve tai ajoitus. Nämä tiedot näytetään vain ulkoisille sähköpostiviestille ja silloin, kun tekoäly tunnistaa ne hyvin todennäköisesti.
Lisenssivaatimukset
Tässä artikkelissa käsitelty käyttökokemus näytetään vain Dynamics 365 Sales -asiakkaille, jotka käyttävät olemassa Sales Copilot olevan käyttöoikeutensa mukana olevia ominaisuuksia. Organisaatiot, jotka ovat ostaneet Copilot for Sales, näkevät täysin integroidun kokemuksen Microsoft Outlook. Lisätietoja on ohjeaiheessa Tee yhteenveto sähköpostiketjusta Outlookin myyntitietojen avulla.
Sähköpostiyhteenvedon rakenne
| Huomautus | Description |
|---|---|
| 1 | Lähteen numero, joka näyttää yhteenvedon luomiseen käytetyn sähköpostitekstin. Lisätietoja: Näytä tietolähde |
| 2 | Lisää vaihtoehtoja -valikko:
|
| 3 | Palautteen antaminen käyttämällä Peukku ylös- tai Peukku alas -nuolta, jolla voi ilmoittaa myös väärästä sisällöstä. Lisätietoja: Palautteen antaminen |
Huomautus
- Sähköpostiviestin yhteenveto luodaan vasta sitten, kun sähköpostiviestissä tai viestiketjussa on yli 1 000 merkkiä eli noin 180 sanaa.
- Sähköpostiviestin yhteenveto sisältää enintään 400 merkkiä.
- Kun yhteenveto on lisätty CRM-järjestelmään, sitä voidaan muokata tarvittaessa.
- Tekoälyn luoma sisältö on tarkistettava huolellisesti, koska siinä voi olla virheitä. Käyttäjän vastuulla on tarkistaa ja muokata tekoälyn luomia yhteenvetoja. Näin voidaan varmistaa, että se on tarkka ja tarkoituksenmukainen.
Tuetut kielet
Katso tuettujen kielien luettelo kohdasta tuetut kielet.
Näytä sähköpostiviestin yhteenveto
Avaa asiakassähköposti Outlookissa tai vastaa siihen.
Avaa Copilot for Sales -ruutu.
Sähköpostiyhteenveto näkyy Tärkeimmät sähköpostitiedot -kortissa
Muistiinpano
Jos sähköpostin sisältö on alle 1 000 merkkiä, sähköpostiyhteenvetoa ei luoda.
Sähköpostiviestin yhteenvedon tallentaminen CRM-järjestelmään
Valitse Tärkeimmät sähköpostitiedot -kortista Lisää vaihtoehtoja (...) ja valitse sitten Tallenna yhteenveto kohteeseen (CRM).
Valitse Valitse tietue -kohdasta jokin ehdotetuista tietueista tai etsi toinen tietue hakuruudusta.
Jos yhteyshenkilöön liittyy useita mahdollisuuksia, Copilot for Sales näyttää luettelon ehdotetuista mahdollisuuksista tekoälyn mukaan järjestettynä yhteenvedon tallentamista varten. Tässä tapauksessa ensimmäinen mahdollisuus on oletusarvoisesti valittuna.
Huomautus
- Jos sähköpostiviesti on jo liitetty mahdollisuuteen, se valitaan oletusarvoisesti.
- Jos mitään mahdollisuutta ei ole liitetty, ylimmäksi sijoitettu mahdollisuus valitaan oletusarvoisesti. Sijoitus perustuu tilin tai yhteyshenkilön käytettävissä oleviin avoimiin mahdollisuuksiin ja sähköpostiviestin sisältöön.
- Kun haet tietuetta, hakutuloksissa näkyy tietueen nimi ja järjestelmänvalvojan valitsemat tärkeät kentät. Lisätietoja avainkentistä on kohdassa Mininäkymän avainkenttien valinta.
- Hakutulokset lisätään ehdotettujen tietueiden luetteloon, joten voit tehdä hakuja turvallisesti ja yrittää uudelleen.
- Tällä hetkellä voit tallentaa yhteenvedon yhteen tietueeseen Copilot for Sales avulla.
- Voit muodostaa yhteyden kaikkiin tietuetyyppeihin, jotka järjestelmänvalvoja on ottanut käyttöön aktiviteeteille ja lisännyt Copilot for Salesiin. Lisätietoja tietuetyyppien lisäämisestä on kohdassa Uuden tietuetyypin (tai Salesforce-objektin) lisääminen.
- Salesforce sisältää kahdentyyppisiä muistiinpano-objekteja: "muistiinpanoja ja liitteitä" sekä muistiinpanoja (kutsutaan myös sisältömuistiinpanoksi). Kumman tahansa näiden objektien avulla voit tehdä muistiinpanoja ja liittää niitä CRM-tietueisiin. Copilot for Sales tukee käyttövalmiina kuitenkin vain "muistiinpanot ja liitteet" -objektia. Jos haluat Copilot for Salesin tukevan Muistiinpanot-objektia, pyydä järjestelmänvalvojaa ottamaan yhteyttä Microsoft-tukeen.
Valitse Tallenna.
Sähköpostiyhteenveto tallentuu CRM:ään valitun tietueen muistiinpanona. Kaikilla Copilot for Sales muistiinpanoilla on sama aihe: "[AI generated] Email summary from Copilot for Sales", ja ne sisältävät itse sähköpostin aiheen sekä aikaleiman, kun muistiinpano tallennettiin.
Näytä sähköpostiyhteenvedon tietolähde
CRM:stä tunnistetut tiedot, kuten yhteyshenkilö- ja asiakastietueet, näkyvät tietolähteenä sähköpostiyhteenvedossa nopeaa tarkistamista varten.
Sähköpostiyhteenvedossa CRM-tiedot näkyvät sinisenä. CRM-tiedoista nähdään lisätietoja valitsemalla sisältö. Tietueen kaikkia tietoja voidaan tarkastella myös avaamalla se CRM:ssä valitsemalla 
CRM-tietuekortissa.
Sähköpostin yhteenvedossa käytetyt sähköpostitiedot näytetään lainauksen numeron kanssa. Valitse lainausnumero, jos haluat nähdä sähköpostiviestissä täsmällisen tarjoustekstin ja sitä lainanneen käyttäjän nimen.
Anna palautetta
Jos sinulla on sähköpostiviestin yhteenvetoon liittyvää palautetta, voit antaa sen valitsemalla kyseisen kuvakkeen kunkin sähköpostiviestin yhteenvedon alareunassa. Palautteesi on arvokasta ja auttaa meitä parantamaan toimintoa.
Huomautus
On varmistettava, ettei henkilötietoja syötetä palautetta annettaessa.
Valitse sähköpostiviestin yhteenvedon alareunassa
tai 
.Kerro lisää -linkki tulee näkyviin kuvakkeen valinnan jälkeen.
Valitse linkki avataksesi palautelomakkeen.
Kirjoita palaute palautelomakkeeseen ja valitse sitten Lähetä.