Asiakirjojen käsittelyn sujuvoittaminen AI Builderin avulla

2025-04-30

Asiakirjojen käsittely on usein manuaalinen ja aikaa vievä tehtävä. Power Automaten ja AI Builderin avulla voit sujuvoittaa asiakirjojen käsittelyä ja automatisoida tietojen poiminnan asiakirjoista, kuten lomakkeista, laskuista ja ostotilauksista.

Vinkki

Artikkeli sisältää esimerkkiskenaarion ja visuaalisen esityksen asiakirjojen käsittelystä AI Builderin avulla. Tämä ratkaisu on yleinen esimerkkiskenaarioarkkitehtuuri, jota voidaan käyttää monissa eri skenaarioissa ja toimialoilla.

Arkkitehtuurikaavio

Workflow

Seuraavat vaiheet kuvaavat arkkitehtuuriesimerkkikaaviossa esitettyä työnkulkua:

Saapuvien asiakirjojen lähetys: Käyttäjä tai järjestelmä lähettää asiakirjan, kuten laskun, ostotilauksen tai ostohyvityslomakkeen, sähköpostitse.
Asiakirjojen käsittely Power Automatella ja AI Builderilla: Kun sähköposti vastaanotetaan, Power Automate -pilvityönkulku käynnistää AI Builderin poimimaan tärkeimmät tiedot asiakirjasta ja tallentamaan ne Dataverse -taulukkoon jäsenneltyä käsittelyä varten.
Automaattinen tarkistus: Toinen Power Automate -työnkulku vahvistaa poimitut tiedot. Jos hyväksyntä tai lisävahvistus vaaditaan, työnkulku siirtää tiedot jonoon ihmisen tarkistettavaksi.
Ihmisen suorittama tarkastus: Ihminen tarkastaa poimitut tiedot pohjaan tai malliin perustuvassa sovelluksessa, jolloin tarkistaja voi hyväksyä, hylätä tai korjata tietoja tarpeen mukaan. Tarkistusprosessiin voi kuulua palautteen antaminen lähettäjälle siitä, mitä tarvitaan uudelleenlähetyksen hyväksyntään tulevaisuudessa.
Palaute lähettäjälle: Tarkastuksen jälkeen Power Automate -työnkulku lähettää lähettäjälle sähköpostiviestin, jossa ilmoitetaan lähetetyn asiakirjan hyväksyntä- tai hylkäystila.
Raportointi ja analytiikka: Power BI -koontinäytöt tarjoavat tietoja asiakirjojen käsittelyn työnkulusta, mukaan lukien mittarit, kuten käsittelyaika, tarkastettujen asiakirjojen määrä ja hyväksymisasteet.

Komponentit

AI Builder: Poimii tärkeimmät tiedot asiakirjoista käyttäen valmiita tai mukautettuja malleja.

Power Automate: Orkestroi asiakirjojen käsittelyn työnkulut.

Microsoft Dataverse: Toimii poimittujen asiakirjatietojen keskeisenä tietosäilönä ja seuraa asiakirjan edistymistä liiketoimintaprosessissa.

Power Apps: Helpottaa ihmisen suorittamia tarkastuksia ja tietojen korjauksia.

Power BI: Tarjoaa analyyseja ja merkityksellisiä tietoja asiakirjojen käsittelyn työnkulusta.

Skenaarion tiedot

Tämä arkkitehtuuri sujuvoittaa ja automatisoi runsaasti asiakirjoja vaativia liiketoimintaprosesseja ja käyttää AI Builderia manuaalisen tietojen syöttämisen vähentämiseen, virheiden minimointiin ja päätöksenteon työnkulkujen nopeuttamiseen. Käyttötapauksia ovat laskujen käsittely, ostotilausten hyväksynnät ja ostohyvityslomakkeiden käsittely.

Huomioitavia seikkoja

Näillä näkökohdilla toteutetaan Power Platform Well-Architected -pilareita, joka on joukko ohjaavia periaatteita, jotka parantavat työkuorman laatua. Lisätietoja: Microsoft Power Platform Well-Architected.

Luotettavuus

Uudelleenyrityskäytännöt: Power Automatessa määritetyt käytännöt käsittelevät tilapäisiä häiriöitä asiakirjojen käsittelyssä AI Builderin tai SharePointin avulla, Dataverse-yhteydet mukaan luettuna.
Seuranta ja hälytykset: Application Insights on määritetty seuraamaan työnkulun kuntoa ja hälyttämään virheistä.
Asiakirjojen vikasietoisuus: Käyttäjät voivat lähettää minkä tahansa asiakirjan. Tietootteen suorittavan työnkulun on käsiteltävä virheellisistä tai odottamattomista asiakirjoista johtuvia poikkeuksia.

Suojaus

Tietojen käyttöoikeuksien hallinta: Roolipohjaisella käytöllä varmistetaan, että vain valtuutetut käyttäjät voivat käyttää poimittuja tietoja Dataversessä.
Salaus: Power Automaten kautta kulkevat ja Dataversessä levossa olevat tiedot salataan.
Alhaisimman tarvittavan käyttöoikeuden periaate: Käyttöoikeuksia rajoitetaan altistumisen minimoimiseksi. Power Automate -työnkulut käyttävät järjestelmiä mahdollisimman vähäisten etuoikeuksien tileillä tai palvelun päänimellä, kun se on mahdollista. Sovelluksen käyttäjillä tulisi olla käyttöoikeus vain sovellusta tukeviin tietotaulukoihin.

Toiminnan korkea laatu

Sovelluksen elinkaaren hallinta: Ratkaisuresurssit tallennetaan lähdekoodin hallintaan, ja Dataverse-ratkaisuja käytetään resurssien korottamiseen kehityksestä testaukseen ja tuotantoon.

Suoritustehokkuus

Käyttövalmiiden mallien käyttäminen: Harkitse käyttövalmiiden mallien käyttöä, kun ne vastaavat asiakirjaskenaariotasi. Käytä esimerkiksi laskujen käsittelyssä käyttövalmista laskujen käsittelyn tekoälymallia. Valmiit mallit säästävät aikaa, koska tietoja ei tarvitse kerätä oman mallin kouluttamista ja testaamista varten.

Käyttökokemuksen optimointi

Asiakirjojen tarkastuksen tehokas käsittely: Power Appsin avulla luodun sovelluksen pitäisi olla yhden käyttötarkoituksen sovellus, jonka avulla käyttäjät voivat valita tarkatusta vaativat asiakirjat ja tunnistaa nopeasti, mitä tarkastuksia tarvitaan. Käyttäjän käytettävissä olevien toimintojen tulisi olla helposti ymmärrettäviä ja suoritettavia ilman mahdollisuutta aiheuttaa inhimillisiä virheitä vahingossa väärän lopputuloksen valitsemisesta.

Vastuullinen tekoäly

Oikeudenmukaisuus: Asiakirjojen poimintamallit koulutetaan erilaisilla tiedoilla puolueellisuuden minimoimiseksi.
Luotettavuus ja suojaus: Jatkuvalla seurannalla varmistetaan, että tekoälyn tulokset ovat tarkkoja ja käyttökelpoisia. Silmukassa mukana oleva ihminen tarkastaa epätavanomaisuudet ja poikkeukset.
Yksityisyys ja suojaus: AI Builderin käsittelemät tiedot noudattavat sovellettavia yksityisyysmääräyksiä.
Inklusiivisuus: Järjestelmä tukee asiakirjojen käsittelyä useilla kielillä. Ihminen voi tarkastaa asiakirjan, jos AI Builderilla on ongelmia tietojen tulkinnassa.
Avoimuus: Kaikki tekoälyn tuotokset ovat jäljitettävissä, ja lokit ovat käytettävissä tarkastusta varten.
Vastuuvelvollisuus: Ihmisen suorittama tarkastus varmistaa vastuun kriittisistä päätöksistä.