Suodata tietoja Power BI:n avulla
Tiedot ovat Power BI:n ydin. Tutustuessasi raportteihin jokainen visualisointi ammentaa sen pohjana olevia tietoja lähteistä, jotka sisältävät usein paljon enemmän tietoja kuin tarvitset. Power BI tarjoaa useita tapoja suodattaa ja korostaa raportteja. Tietojen suodattaminen on avain oikeiden tietojen löytämiseen.
Huomautus
Suodatus koskee vain raportteja, ei koontinäyttöjä.
Huomautus
Kun suodatat visualisointia, kuten palkkikaaviota, muutat vain visualisoinnin tietojen näkymää. Et muokkaa lähdetietoja millään tavalla.
Osittajat
Yksinkertaista suodatusta, jota voit käyttää suoraan raportin sivulla, kutsutaan osittajaksi. Osittajat antavat vihjeitä tavoista, joilla voit suodattaa raporttisivun visualisointien tulokset. Osittajatyyppejä on useita erilaisia: numeerinen, kategorinen ja päivämäärä. Osittajien avulla on helppo suodattaa sivun kaikki visualisoinnit kerralla.
Jos haluat valita useamman kuin yhden kentän, pidä Ctrl-näppäintä painettuna ja valitse lisää kenttiä.
Tutustu Suodattimet-ruutuun
Toinen tapa suodattaa tietoja on avata ja muokata suodattimia Suodattimet-ruudussa. Suodattimet-ruutu sisältää suodattimet, jotka raportin suunnittelija on lisännyt raporttiin. Kuluttajana voit käsitellä suodattimia ja tallentaa muutoksesi mutta et voi lisätä uusia suodattimia.
Suodattimia on neljä erilaista:
- Raportti – koskee kaikkia raportin sivuja.
- Sivu – koskee raportin senhetkisen sivun kaikkia visualisointeja.
- Visualisointi – koskee raporttisivulla olevaa yksittäistä visualisointia. Näet vain visualisointitason suodattimet, jos olet valinnut visualisoinnin raporttikankaalta.
- Porautuminen – tämän avulla voit tarkastella tarkempia näkymiä peräkkäin yksittäisen visualisoinnin sisällä.
Esimerkiksi seuraavassa näyttökuvassa suunnittelija on lisännyt kolme sivutason suodatinta: Segmentti, Vuosi ja Alue. Huomaa, että Vuosi on asetettu suodattamaan vuosi 2014.
Voit käyttää suodattimia Suodattimet-ruudussa tai voit valita tiedot suoraan raportista tarkentaaksesi päivämäärän, luokan tai paikkatiedon perusteella ja niin edelleen.
Huomautus
Voit tutkia tietoja muokkaamalla olemassa olevia suodattimia. Tekemäsi muutokset tallennetaan sinua (ei muita) varten raporttiin myös silloin, kun avaat raportin mobiilisovelluksessa.
Kun suljet raportin, suodattimet tallennetaan. Voit kumota omat suodatuksesi ja palata raportin tekijän määrittämään oletusarvoiseen suodatukseen, osittamiseen, porautumiseen ja lajitteluun valitsemalla Palauta oletukset yläreunan valikkoriviltä.
Suodattimen tyhjentäminen
Voit tyhjentää suodattimen valitsemalla pyyhinkuvakkeen joko lisäsuodatus- tai perussuodatustilassa. Kun säädät suodatinta, hakukysely päivittyy vastaamaan valintojasi.
Mukautettu tila
Yksinkertaisten suodattimien ottaminen käyttöön valintaruutuja napsauttamalla on tehokasta, mutta joskus suodatin on syytä ottaa käyttöön dynaamisen alueen perusteella. Tarpeena voi olla suodattaminen kahden päivämäärän välillä, esimerkiksi toukokuun 1. päivästä 2018 heinäkuun 31. päivään 2018. Voit suodattaa tietyn lukuarvon sisällä, esimerkiksi myynnit väliltä 10 000 euroa ja 50 000 euroa. Näissä tilanteissa tarvitset mukautettua tilaa.
Jos arvot ovat jatkuvia (eivät erillisiä) tai edustavat aluetta, voit valita kentän nimen avataksesi lisäsuodatustilan. Avattavan valikon ja tekstiruutujen avulla voit määrittää arvoalueen, jonka haluat nähdä.
Jos kentän arvot ilmaisevat päivämäärää tai kellonaikaa, voit määrittää aloitus- ja lopetusajan käyttäessäsi päivämäärä- ja aikasuodattimia.
Raportin kaavion lajittelutavan vaihtaminen
Power BI -raportissa useimmat visualisoinnit voidaan lajitella aakkosjärjestykseen tai kunkin luokan numeeristen arvojen mukaan. Esimerkiksi seuraava kaavio on lajiteltu luokan Myymälän nimi mukaan.
Lajittelun muuttaminen luokasta (myymälän nimi) arvon (myynti neliöjalkaa kohti) mukaiseksi on yksinkertaista. Tässä esimerkissä valitset kolme pistettä (...) ja valitset > Lajitteluperuste: Myynti/neliöjalka. Voit vaihtoehtoisesti valita kolme pistettä uudelleen ja valita Lajittele laskevaan järjestykseen.
Huomautus
Kaikki visualisoinnit eivät ole lajiteltavissa. Esimerkiksi seuraavia visualisointeja ei voida lajitella: Puukartta, kartta, täytetty kartta, pistekaavio, mittari, kortti, monirivinen kortti ja vesiputous.
Lajittelujärjestyksen muutosten tallentaminen
Power BI -raportit säilyttävät suodattimet, osittajat, lajittelun ja muut tietonäkymään tekemäsi muutokset. Kun poistut raportista ja palaat myöhemmin takaisin, muutoksesi on tallennettu. Jos haluat palauttaa raportin suunnittelijan asetukset, valitse Palauta oletukset yläreunan valikkoriviltä.
Poraudu alaspäin visualisoinnissa
Kun visualisoinnissa on hierarkia, saat porautumalla näkyviin lisää tietoja. Sinulla saattaa olla esimerkiksi visualisointi, joka tarkastelee olympiamitalien lukumäärää urheilumuodosta, olympialajista ja tapahtumasta koostuvan hierarkian perusteella.
Tässä esimerkissä voit valita Vesiurheilu-elementin nähdäksesi uintia, uimahyppyä ja vesipalloa koskevat tiedot. Valitse Sukellus-elementti nähdäksesi ponnahduslauta-, kerroshyppy- ja parihyppytapahtumien tarkat tiedot.
Jos et ole varma, mitkä Power BI -visualisoinnit sisältävät hierarkian, vie hiiren osoitin visualisoinnin päälle. Jos näet seuraavat porautumisen ohjausobjektit yläkulmassa, visualisoinnissa on hierarkia.
Päivämäärät ovat ainutlaatuinen hierarkiatyyppi. Kun raportin suunnittelija lisää visualisointiin päivämääräkentän, Power BI lisää automaattisesti aikahierarkian, joka sisältää vuoden, vuosineljänneksen, kuukauden ja päivän.
Kirjanmerkkien käyttäminen merkityksellisen tiedon jakamiseen ja tarinoiden koostamiseen
Voit käsitellä suodattimia ja tallentaa muutokset vain itseäsi varten. Voit kuitenkin joskus haluta jakaa tiettyjä suodatettuja näkymiä tiimisi kanssa. Tällaisissa tapauksissa voit luoda raporttikirjanmerkkejä.
Kirjanmerkkien käyttäminen Power BI:ssä auttaa tallentamaan raporttisivun määritetyn näkymän, mukaan lukien suodatukset ja visualisointien tilan. Voit myöhemmin palata tähän tilaan valitsemalla tallennetun kirjanmerkin.
Jos haluat nähdä raportin kirjanmerkit käytännössä, siirry Power BI -raporttiin, johon sinulla on tarkastelu- tai muokkausoikeus, ja valitse avattava Kirjanmerkit-valikko toimintoriviltä.
Kirjanmerkkien luominen
Kun olet valinnut haluamasi raportin ja näkymän, voit laajentaa avattavan Kirjanmerkit-valikon ja valita kohdan Lisää henkilökohtainen kirjanmerkki. Power BI ehdottaa kirjanmerkille yleistä nimeä oletusarvon mukaisesti. Voit kirjoittaa oman nimen. Valitse sitten Tallenna.
Kirjanmerkin luomisen jälkeen voit näyttää sen valitsemalla kirjanmerkin nimen avattavasta luettelosta. Huomaa, että raportin navigointipolku sisältää nyt kirjanmerkin, jota tarkastelet parhaillaan.
Huomautus
Pystyt luomaan kuhunkin raporttiin enintään 20 kirjanmerkkiä.
Kirjanmerkkien avaaminen ja tarkastelu
Raportin suunnittelija voi joskus sisällyttää kirjanmerkit osaksi raporttia. Voit tarkastella joko henkilökohtaista kirjanmerkkiäsi tai raporttikirjanmerkkiä valitsemalla kirjanmerkkikuvakkeen ja tekemällä valinnan. Kirjanmerkkikuvakkeet näkyvät Kirjanmerkit-ruudussa, jonka voit avata valitsemalla Kirjanmerkit > Näytä lisää kirjanmerkkejä.
