Ajouter des participants de messagerie externe à vos conversations Viva Engage

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Parfois, vous devez communiquer avec des partenaires, des fournisseurs ou des clients externes. Vous pouvez inclure des participants en dehors de votre réseau à une conversation dans Viva Engage afin de pouvoir travailler avec les personnes dont vous avez besoin. Par exemple, vous pouvez ajouter un participant externe à une discussion ou utiliser la messagerie instantanée pour obtenir une réponse rapide. Les participants externes peuvent afficher et télécharger des fichiers qui ont été chargés dans la conversation, et charger des fichiers. Vous pouvez voir quand une conversation inclut un participant externe et les supprimer quand vous en avez besoin.

Si le participant externe appartient à un locataire Office 365, vous devez obtenir une licence Viva Engage Enterprise pour l’utilisateur. Si le participant externe n’appartient pas à un locataire Office 365, il a besoin d’un compte de messagerie professionnel ou scolaire valide. Dans ce cas, le compte de messagerie doit être une adresse e-mail et un compte utilisé pour se connecter à Office 365 entreprise pour le travail ou l’établissement scolaire (et non un compte public tel que @hotmail.com, @outlook.com, @gmail.comou @yahoo.com)).

Remarque

Cette fonctionnalité n’est pas disponible pour Viva Engage réseaux d’entreprise dans la zone géographique de l’UE ou dans les applications mobiles Viva Engage.

Voici comment travailler avec des participants externes dans Viva Engage :

Ajouter un participant externe

En tant qu’utilisateur Viva Engage, vous pouvez ajouter un participant externe à une discussion et envoyer un message privé ou un message instantané avec un participant externe.

Ajouter un participant externe à une discussion

  1. Dans Viva Engage, tapez votre message ou répondez à un message existant.

  2. Sur la ligne Cc, tapez l’adresse e-mail de la personne que vous souhaitez inviter à la conversation.

    Lorsque vous ajoutez un participant externe, vous voyez une notification confirmant que vous ajoutez une personne à la conversation.

  3. Choisissez Publier pour envoyer votre message.

    Le nom et l’adresse e-mail du participant externe s’affichent.

    Pour tous les futurs messages de la conversation, le symbole de globe est ajouté, ainsi qu’une note indiquant que votre réponse sera visible par les personnes extérieures à votre réseau.

Envoyer un message privé à un participant externe

  1. Dans Viva Engage, choisissez Boîte de réception.

  2. Choisissez Créer un message.

  3. Sélectionnez Envoyer par message privé et, dans la zone Ajouter des participants , ajoutez l’adresse e-mail de la personne que vous souhaitez ajouter en tant que participant externe.

    Lorsque vous ajoutez un participant externe, vous voyez une notification contenant une icône de globe, confirmant que vous ajoutez une personne à la conversation.

  4. Choisissez Envoyer un message pour envoyer votre message.

Supprimer un participant externe d’une conversation

Vous pouvez supprimer un participant externe d’une conversation. Lorsque vous les supprimez, ils ne peuvent plus voir cette conversation dans leur boîte de réception Viva Engage. Toutefois, leurs commentaires restent dans la conversation.

Qui peut supprimer des participants externes ?

  • Tous les membres d’un réseau peuvent supprimer des participants externes individuels qu’ils ont ajoutés à une conversation ou à un message privé.

    Le démarrage de conversation peut supprimer tous les participants individuels externes qu’il a ajoutés à une conversation.

  • Les administrateurs de groupe peuvent supprimer tous les participants externes des conversations dans les groupes qu’ils administrent.

  • Les administrateurs vérifiés d’un réseau peuvent supprimer tous les participants externes de n’importe quelle conversation.

Supprimer un participant externe d’une conversation

  1. Dans le commentaire annonçant qu’un participant externe a été ajouté à la conversation, sélectionnez Supprimer les participants pour le membre que vous souhaitez supprimer.

  2. Lorsque vous êtes invité à confirmer que vous souhaitez supprimer des personnes de la conversation, choisissez OK.

Les administrateurs vérifiés peuvent trouver tous les participants externes dans un réseau. Consultez Rechercher des participants externes dans un réseau Viva Engage.

Comment les participants externes répondent-ils ?

Un participant externe reçoit un e-mail l’invitant à Viva Engage. Ils peuvent accepter l’invitation et accéder à la page d’inscription Viva Engage pour s’inscrire au réseau Viva Engage de leur organization.

Ils reçoivent également un e-mail avec le corps de la conversation ou du message. Ils peuvent répondre à l’e-mail pour contribuer à la discussion ou sélectionner le lien Répondre sur Viva Engage. S’ils choisissent de répondre sur Viva Engage, ils accèdent à la page d’inscription Viva Engage.

Si un participant externe ne souhaite plus participer, il peut se désabonner d’une conversation à l’aide de l’une des options suivantes :

  • Email : choisissez le lien Se désabonner de cette conversation dans leur e-mail.

  • Viva Engage boîte de réception : choisissez Arrêter de suivre dans la boîte de réception pour la conversation dans leur boîte de réception Viva Engage.