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Utilisation des documents électroniques dans le processus achat

Vous pouvez utiliser des documents électroniques configurés (documents électroniques) avec les documents achat suivants :

  • Factures achat
  • Commandes achat
  • Avoirs achat
  • Feuilles comptabilité

Remarque

Lorsque vous recevez un document électronique d’un fournisseur spécifique, Business Central correspondre ce document électronique avec le fournisseur en vérifiant les informations suivantes dans cet ordre :

  1. GLN (à partir de la fiche fournisseur)
  2. N° identif. intracomm. (à partir de la fiche fournisseur)
  3. Identificateur de participation à partir de la page Participant au service (à l’aide du champ Participation au service de document électronique depuis la carte fournisseur)
  4. Nom et Adresse (à partir de la fiche fournisseur)

Documents électroniques achat

Vous pouvez recevoir les documents électroniques achat manuellement ou à l’aide du traitement par lots Réceptionner .

Configurer les fournisseurs pour qu’ils travaillent avec différents documents achat

Suivez ces étapes pour configurer les fournisseurs avec les factures électroniques entrantes :

  1. Sélectionnez l’icône Fonctionnalité Fenêtre de recherche, saisissez Fournisseurs, puis sélectionnez le lien associé.

  2. Choisissez le fournisseur que vous souhaitez configurer.

  3. Dans l’onglet rapide Réception, recherchez le champ Recevoir le document électronique à pour spécifier le document d’achat par défaut à générer à partir du document électronique reçu.

    Remarque

    • Dans le champ Recevoir le document électronique à, vous peuvent sélectionner une facture d’achat ou Commande achat en fonction de ce qu’ils aimeraient créer à partir de la facture électronique reçue. Cette sélection n’affecte pas la création des documents de correction. Dans les deux cas, Business Central génère un avoir.

    • Si vous choisissez l’option Commande achat dans le champ Recevoir document électronique à , Business Central tente de mettre à jour une commande achat existante. Cependant, si la commande achat pour un fournisseur dans le document électronique reçu n’existe pas, Business Central génère une commande achat, à l’aide de la même approche que créer une facture achat expliquée dans cet article ultérieurement.

  4. Choisissez l’une des options que vous souhaitez utiliser pour le fournisseur sélectionné.

  5. Fermez la page.

Utiliser des factures achat

Exécuter le traitement par lots

Remarque

Ce traitement par lots automatise le processus est destiné à de collecte automatisée de vos factures entrantes. Elle ne fonctionne que dans les pays ou régions où la fonctionnalité est disponible.

Chaque fois qu’une file d’attente de tâches est exécutée, si le service externe reçoit des factures envoyées par votre fournisseur, Business Central collecte et importe ces factures. Pour terminer le processus, procédez comme suit :

  1. Une fois le traitement par lots terminé, les factures récemment importées sont répertoriées dans la liste sur la page Documents électroniques, ainsi que leurs informations détaillées de base.

  2. Pour afficher plus de détails, ouvrez un document électronique spécifique.

  3. Selon que votre configuration de documents électroniques traite automatiquement les factures ou si vous devez vérifier et confirmer les détails avant le traitement, procédez comme suit. Pour en savoir plus sur la procédure d’exigence d’une confirmation, reportez-vous à Configuration des documents électroniques.

    Traitement automatique

    1. Si vous traitez les factures automatiquement, ’il n’y a eu aucune erreur ou problème dans le document électronique, le champ Enregistrement mappe le numéro de document de la facture achat créée sur la page carte fournisseur. Sélectionnez le lien pour ouvrir le document.

    Remarque

    Ce document créé par Business Central n’est pas le document validé.

  4. Pour accéder directement au document achat, sélectionnez le champ Enregistrement. Après avoir ouvert la page Facture achat, vérifiez le document. Si tout est correct, validez le document.

  5. Lorsque vous validez le document d’achat, le champ Enregistrement du document électronique est mis à jour de Facture à Facture achat et le numéro du document achat validé est disponible. Vous pouvez sélectionner le numéro pour l’ouvrir. Les détails des journaux sont les mêmes que ceux du processus de vente des documents électroniques.

    Vérifier et confirmer avant le traitement

    1. Si vous devez vérifier et confirmer les détails avant de traiter la facture, ouvrez le document.
    2. Sur la page documents électroniques, choisissez l’action Afficher données extraites.
    3. Sur la page Données reçues du document d'achat, passez en revue les détails. Si tout semble correct, choisissez OK.
    4. Pour traiter la facture, suivez les étapes décrites dans la section Traitement automatique.

    Pourboire

    Lorsque vous recevez un document électronique entrant, il est généralement au format XML ou similaire et peut être difficile, voire impossible, à lire. Par exemple, si vous n’êtes pas un technicien et que vous ne comprenez pas le format XML, il peut être difficile de consulter une facture avant de la traiter. Pour faciliter la consultation des documents électroniques, des factures et des avoirs entrants, disposez d’un Lignes de facture électronique qui affiche les détails du fichier importé, tels que les informations de ligne et d’en-tête, de manière à ce qu’il soit facile à comprendre.

    La fonctionnalité d’évaluation n’est disponible que pour les types Facture et Avoir des documents électroniques entrants.

Gérer Erreurs et avertissements

Les erreurs dans le processus de vente sont principalement liées à la disponibilité du service. Le document entrant peut contenir plusieurs motifs d’erreur. La raison la plus courante est que Business Central ne peut pas reconnaître les lignes d’un document électronique de votre fournisseur et ne peut pas entrer de lignes dans votre facture d'achat.

Il existe deux erreurs courantes :

  • Si vous souhaitez utiliser une ligne spécifique de votre facture fournisseur qui a été directement imputée au compte du grand livre (G/L), vous devez correctement configuré la valeur du Texte de mappage. Pour contourner cette erreur si vous souhaitez utiliser des comptes généraux, sélectionnez Mapper le texte au compte pour créer un mappage spécifique de la valeur Texte de mappage avec la valeur N° cpte débit que vous souhaitez utiliser. En savoir plus sur cette le mappage de compte.
  • Si vous souhaitez suivre l’inventaire et utiliser les lignes de votre facture fournisseur pour renseigner les articles sur vos lignes de document, vous devez correctement configuré la valeur N° référence article. Pour contourner cette erreur, mappez les éléments externes avec vos numéros d’article à l’aide de la liste de référence d’article. Pour en savoir, voir Utiliser les références article.

Après avoir corrigé les erreurs et les avertissements, vous pouvez spécifier manuellement pour créer une facture achat en fonction de votre configuration en sélectionnant Créer un document.

Recréer une facture achat ou d'un avoir supprimé

Des erreurs se produisent, il est donc important de pouvoir les corriger rapidement. Si vous supprimez accidentellement une facture d'achat ou un avoir et que vous ne parvenez pas à lier le document électronique entrant au document correct, vous pouvez alors recréer un nouveau document d'achat en vous basant sur les détails du document électronique. Le problème est résolu, et vous pouvez aller vous occuper d’autres affaires.

Si vous supprimez accidentellement une facture d'achat ou un avoir, vous ne pouvez pas poursuivre la connexion du document électronique avec le document d'achat habituel dans Business Central. Pour vous débloquer, vous pouvez exécuter l’action Recréer document à partir du document électronique. Cette action crée une facture achat ou un avoir non validé en fonction du type de document entrant, de ses informations, et du mappage général ou des références article utilisés.

Remarque

Cette action ne fonctionne qu’avec les factures achat et les avoirs non validés. Cela ne fonctionne pas pour les commandes achat.

Associer du texte sur un document électronique à un compte fournisseur spécifique

Pour faire correspondre les lignes aux dépenses pour les documents électroniques, vous devez mapper les descriptions avec le compte général. Ensuite, utilisez l’action Mapper texte sur compte pour lier un texte spécifique sur une facture fournisseur du service de documents électroniques à un compte fournisseur. Toute partie de la description du document électronique qui existe en tant que texte de mappage signifie que le champ Numéro de fournisseur sur le document résultant ou les lignes feuille de type Compte général sont remplis avec le fournisseur en question.

En plus de mapper du texte à un compte fournisseur ou à des comptes généraux, vous pouvez également mapper du texte sur un compte bancaire pour des documents électroniques liés à des dépenses payées. Cette option crée une ligne feuille comptabilité prête à être validée sur un compte bancaire.

  1. Sélectionnez la ligne document électronique avec le message d'erreur affiché, puis choisissez l’action Mapper le texte avec le compte. La page Mappage de texte à compte s’affiche.

  2. Dans le champ Texte de mappage, saisissez le texte affiché sur les factures fournisseur pour lesquelles vous souhaitez créer des documents achat ou des lignes feuille. Vous pouvez entrer jusqu'à 50 caractères.

  3. Dans le champ N° fournisseur, entrez le fournisseur pour lequel le document achat ou la ligne feuille sera créée.

  4. Dans le champ N° cpte débit, entrez le compte général de type débit qui est inséré sur le document achat ou la ligne feuille qui en résulte de type Compte général.

    Remarque

    N’utilisez pas les champs N° cpte crédit, Type origine solde et N° origine solde avec les documents électroniques.

  5. Répétez les étapes 2 à 5 pour tout les messages d'erreur sur des documents électroniques pour lesquels vous souhaitez créer automatiquement Comptes généraux des documents.

Importation manuelle d’une ou de plusieurs factures

Pour importer manuellement un ou des documents électroniques externes, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez l’icône Fonctionnalité Fenêtre de recherche, saisissez Service de documents électroniques, puis sélectionnez le lien associé.
  2. Sur la page Service de document électronique , sélectionnez le service actif.
  3. Sélectionnez Recevoir et téléchargez le fichier de document électronique que vous avez reçu du fournisseur.
  4. Si un message d’erreur apparaît, ouvrez le document électronique pour résoudre les problèmes.
  5. Lorsque vous avez fini de résoudre les problèmes, dans le groupe Importer manuellement, sélectionnez Créer un document.
  6. Une fois le document créé dans Business Central, l’utilisation d’un travail par lots ne modifie pas la façon dont vous l’affichez.

Utilisation des pièces jointes

Peppol et les fichiers de facturation électronique similaires sont des formats lisibles par machine et difficiles à lire par l’homme. Pour améliorer la lecture, Peppol a rendu possible l’intégration d’un fichier PDF dans le format Peppol BIS 3 en tant qu’objet binaire. Si votre fichier Peppol BIS 3 entrant contient un PDF intégré, Business Central le traite automatiquement et ajoute le PDF en pièce jointe au document d’achat une fois qu’il sera créé.

Documents électroniques avec commandes achats

Si votre Fournisseur a configuré le champ document électronique reçu pour qu’il fonctionne avec Commandes achat, une fois le document électronique créé dans Business Central (manuellement ou à partir d’un point de terminaison externe), Business Central effectue les étapes suivantes :

  1. Si la Commande achat pour ce fournisseur particulier existe et qu’il existe un numéro de Commande achat dans le fichier e-document de réception, Business Central associe automatiquement ce document électronique au Commande achat mentionné, et le Statut du document de ce Document électronique sera En cours, et le Statut du document électronique dans la sous-page Statut du service sera Commande liée. Ce lien est visible dans le champ Document de ce document électronique spécifique. Si vous devez modifier automatiquement le Commande achat lié, vous pouvez le faire à l’aide de l’action Mettre à jour le lien du Commande achat et sélectionner manuellement l’un des Commande achat existants pour ce fournisseur. Vous ne pouvez le faire qu’avant de faire correspondre les lignes entre le document électronique et Commande achat.

  2. Si la Commande achat pour ce fournisseur particulier, il existe mais il n’y a pas de numéro de bon de commande dans le reçu Document électronique déposer, Business Central offre la possibilité de choisir l’un des bons de commande existants quand et si vous avez téléchargé ce document manuellement. Cette condition ouvre le Commande achat liste avec les commandes uniquement pour le fournisseur dont vous avez reçu le Document électronique. Sélectionnez commande achat que vous souhaitez facturer, puis OK. Si vous n’avez pas réussi à sélectionner le bon Commande achat ou si vous avez obtenu le document électronique automatiquement à partir d’un point de terminaison externe à l’aide la file d’attente des travaux, un nouveau document électronique n’est pas lié à aucun document d’achat. Le Statut du document affiche Erreur et Document électronique dans le sous-page Statut du service affiche aussi erreur traitement document importé. Pour terminer l’association avec le Commande achat, sélectionnez l’action Mettre à jour le lien du Commande achat et choisissez l’un des achats existants commandes pour ce fournisseur.

  3. Si le Commande achat pour ce fournisseur particulier n’existe pas au moment de la création du nouveau document électronique, Business Central créera un nouveau Commande achat, en utilisant le même modèle de création qui existe déjà pour les nouvelles factures achat. Le Statut du document de cela Document électronique est Traité, et le Statut du document électronique dans le Statut du service la sous-page est Document importé créé. Ensuite, Ce lien est visible dans le champ Document de ce document électronique spécifique.

Associer les lignes du document électronique reçu avec le Commande achat

Vous pouvez faire correspondre vos documents électroniques reçus avec les lignes de Commande achat provenant de deux endroits différents : depuis le Document électronique page ou à partir de la Commande achat page. Le moyen le plus simple de localiser le déjà lié Commande achat est d’utiliser le Commande achat liés vignette faisant partie de Activités liées aux documents électroniques. Tous les documents non liés peuvent être trouvés à l’aide de la vignette En attente des factures électroniques d’achat où vous avez une liste de Documents électroniques que vous devez revoir. Le Activités liées aux documents électroniques avec ces deux tuiles se trouve dans ce qui suit Tableaux de bord : Évaluation du chef d’entreprise, chef d’entreprise, comptable, gestionnaire des stocks et expédition et réception.

Pourboire

Il existe deux façons de faire correspondre les lignes. L’une d’entre elles consiste à le faire manuellement, comme décrit dans l’article. Sinon, utilisez Assistance de correspondance de documents électroniques avec Copilot. La fonction d’aide à l’appariement de documents électroniques vous permet de rapprocher les factures électroniques reçues des lignes commande achat existantes à l’aide du modèle LLM (Gros modules de langage). Découvrez comment [utiliser Copilot]Mapper des documents électroniques aux lignes de bon de commande avec Copilot.

Remarque

Si le pourcentage de TVA diffère entre le document entrant et le pourcentage de TVA de l’entreprise, les documents correspondants ne peuvent pas être utilisés dans un environnement multi-pays.

Associer les lignes de commande achat

Vous pouvez faire correspondre les lignes du Commande achat liste ou à partir de l’une des listes ouvertes Commande achat. Pour commencer le traitement, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez la vignette Commande achat liés sur votre Tableau de bord s’il y a un numéro.

  2. Choisir une des deux options de correspondance :

    • Si vous souhaitez faire correspondre les lignes du Commande achat liste, sélectionnez le Commande achat ligne que vous souhaitez faire correspondre et Sélectionner la Mapper les lignes de documents électroniques action.
    • Si vous souhaitez d’abord ouvrir le Commande achat, ouvrez le document, puis Sélectionner l’option Mapper les lignes de documents électroniques action.

  3. Comme les deux options ont le même processus, vous ouvrez le Correspondance des Commande achat page avec le contenu suivant :

    1. Dans l’en-tête, vous trouverez les informations suivantes, qui peuvent vous aider à cartographier plus facilement les lignes :

      Nom du champ Désignation
      Nom du fournisseur Spécifie le nom fournisseur du document électronique.
      N° document électronique Spécifie le numéro de document électronique lié.
      Date du document électronique Spécifie la date du document électronique lié.
      Montant document électronique Spécifie le montant total du document électronique lié TVA comprise.

    2. Dans les lignes, vous pourrez retrouver les lignes importées du Document électronique fichier sur le côté gauche et les lignes de l’existant Commande achat à droite.

    3. Toutes les lignes des deux côtés comportent des numéros d’article et des descriptions, ainsi que le Coût unitaire direct et % de remise sur la ligne.

    4. Du côté des Lignes importées , vous pouvez également localiser le champ Quantité en tant que quantité totale de la facture électronique et le champ Quantité correspondante spécifiant la quantité qui correspond déjà aux lignes de Commande achat.

    5. Du côté des Lignes de Commande achat, vous pouvez également trouver la Quantité disponible qui correspond à la quantité qui peut être rapprochée de cette ligne (quantité reçue, mais non facturée) et Qté. à la facture, en précisant la quantité déjà rapprochée de cette ligne.

    6. Pour faire correspondre les lignes, sélectionnez les lignes des deux côtés que vous souhaitez faire correspondre et Sélectionner l’action Correspondre manuellement . Les lignes correspondantes sont marquées en vert.

    7. Il est possible de faire correspondre un à un, mais il est également possible d’en faire correspondre plusieurs à un ou un à plusieurs, en sélectionnant plus de lignes d’un côté ou de l’autre avant de choisir l’action Correspondre manuellement.

    8. Vous pouvez également Sélectionner l’action Correspondre automatiquement pour faire correspondre automatiquement toutes les lignes ayant le même Type, Numéro, Prix unitaire, Remise et Unité de mesure.

    9. Si vous faites une erreur, vous pouvez Sélectionner l’action Supprimer la correspondance pour supprimer les lignes correspondantes du côté du Commande achat ou Sélectionner l’action Réinitialiser la correspondance action pour réinitialiser tout ce qui correspond.

    10. Si votre document électronique comporte de nombreuses lignes, vous pouvez Sélectionner l’action Afficher les lignes en attente pendant le processus de mise en correspondance pour supprimez toutes les lignes du document électronique si elles correspondent déjà. Si vous avez besoin de voir toutes les lignes, vous pouvez toujours Sélectionner l’action Afficher toutes les lignes .

  4. Une fois la correspondance terminée, sélectionnez l’action Appliquer Commande achat .

  5. Une fois que vous avez appliqué la correspondance à la commande achat, Business Central met à jour les champs suivants :

    1. Les champs Numéro de facture fournisseur et Date du document sur l’en-tête du document sont mis à jour avec les valeurs du document électronique que vous avez reçu et lié.
    2. Le champ Qté. sur la facture sur les lignes est mis à jour avec les valeurs de la Qté. dans la colonne Facture de la page Rapprochement des Commande achat en fonction du correspondance que vous avez effectué.
    3. Vous pouvez désormais valider un document en choisissant l’action Valider.
    4. Une fois le document publié, la valeur du champ Document de la page E-Document modifie la valeur se rapportent à la facture d’achat reportée.
    5. Fermez la page.

Important

Par défaut, vous pouvez rapprocher uniquement les lignes ayant le même montant total dans les deux documents. Cela signifie que le Coût unitaire direct ainsi que la ligne appliquée % de remise doivent être les mêmes, comme dans un document que vous peut avoir un montant sans remise et un autre avec remise.

Si vous souhaitez ajouter une certaine tolérance et autoriser la différence entre les lignes de la facture électronique et de la commande achat, suivez cette procédure :

  1. Sélectionnez l’icône Fonctionnalité Fenêtre de recherche, saisissez Paramètres achats, puis sélectionnez le lien associé.
  2. Autorisez la tolérance dans le champ % de différence de correspondance entre les documents électroniques, en spécifiant le pourcentage maximum autorisé de différence de coût lors de la correspondance avec les documents électroniques entrants ligne avec la ligne Commande achat.
  3. Cette configuration s’applique à toutes les lignes correspondantes, mais encore une fois en tenant compte de la tolérance sur le montant total, comme pour le Coût unitaire direct avec la % de remise de ligne appliquée.
  4. Fermez la page.
Autres options

Si votre facture électronique entrante comporte des lignes qui ne figurent pas sur votre commande achat, Business Central vous empêche de valider le document, car vous ne pouvez pas valider partiellement une facture entrante. Par conséquent, vous devez vous assurer que toutes les lignes de facture sont correctement associées à la commande achat. Si vous rencontrez ce problème, procédez comme suit pour le résoudre :

  1. Sur le raccourci Lignes importées, sur la page Correspondance de commande achat, choisissez la ligne qui n’existe pas sur la commande achat. Maintenant, choisissez le bouton Capture d’écran du bouton AssistEdit. et choisissez l’action Créer une ligne de commande achat.
  2. Sur la page Créer une ligne commande achat de doc. électronique, dans le champ Type, choisissez le type de ligne que vous souhaitez créer dans votre commande achat. Vous pouvez choisir n’importe quel type.
  3. En fonction du type de ligne, vous pouvez choisir l’option N° pour préciser ce que vous avez reçu. Par exemple, un article, un compte général, une ressource, etc.
  4. L’unité de mesure, la quantité, le montant, la remise et les autres valeurs sont copiées à partir de la ligne facture entrante.
  5. Vous pouvez sélectionner le champ Apprendre une règle de correspondance pour spécifier si vous souhaitez créer une règle de correspondance. Cette fonction fonctionne uniquement pour les articles et les comptes généraux. Des références d’article sont créées pour les articles et des mappages de texte vers un compte sont créés pour les comptes généraux.
  6. Sélectionnez OK.
  7. Une ligne de commande achat est créée sur la commande achat, et vous pouvez la mapper sur le raccourci Lignes de commande achat sur la page Correspondance de commande achat.

Remarque

Si vous modifiez la quantité, le montant unitaire est recalculé pour atteindre le même montant total que la ligne de facture initiale.

Correspondance les lignes d’un document électronique

Vous pouvez faire correspondre les lignes sur la page E-Document . Pour commencer, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez l’icône Fonctionnalité Fenêtre de recherche, saisissez Documents électroniques, puis sélectionnez le lien associé.
  2. Sélectionnez documents électroniques que vous souhaitez correspondre.
  3. Choisissez l’action Rapprocher le Commande achat pour ouvrir la page Rapprocher le Commande achat.
  4. Répétez les mêmes étapes que celles utilisées lorsque vous avez commencé à rapprocher les Commande achat.

Vue d’ensemble des statuts des documents électroniques

Pour obtenir un meilleur aperçu de tous les documents électroniques de l’entreprise, vous pouvez sélectionner le Tableau de bord Comptable où existent les statuts des documents électroniques. Vous y trouverez des activités de documents électroniques qui ont les statuts suivants :

  • Documents électroniques entrants :
    • Traité
    • En cours
    • Erreur

Trouvez des modules d’apprentissage en ligne gratuits pour Business Central ici