Utilisation des documents électroniques dans le processus achats

Vous pouvez utiliser des documents électroniques configurés (documents électroniques) avec les documents achat.

Vous pouvez utiliser les document achat suivants avec la fonctionnalité des documents électroniques :

• Factures achat
• Commandes achat (version 24.0)
• Avoirs achat
• Feuilles comptabilité

Remarque

À partir de la version 24.0 de Business Central, il est possible de Connecter passer des bons de commande avec les documents électroniques reçus.

Documents électroniques achat

La réception des documents électroniques achat dans Dynamics 365 Business Central peut être effectuée par lots ou manuellement.

Comment configurer les fournisseurs pour qu’ils travaillent avec différents documents achat

Suivez ces étapes pour configurer les fournisseurs afin qu’ils fonctionnent correctement avec les factures électroniques entrantes :

1. Sélectionner l’icône , entrez Fournisseurs, puis Sélectionner le lien associé.

2. Choisissez le fournisseur que vous souhaitez configurer.

3. Dans l’organisateur Réception , recherchez le champ Recevoir le document électronique à pour spécifier le document d’achat par défaut à générer à partir du document électronique reçu.

   Remarque

   Dans le champ Recevoir le document électronique à , les utilisateurs peuvent soit Sélectionner une facture d’achat ou un bon de commande en fonction de ce qu’ils souhaitent créer à partir de la facture électronique reçue. Cette sélection n’affecte pas la création de documents correctifs ; dans les deux scénarios, le système générera une note de crédit.

   Remarque

   Si l’utilisateur choisit l’option Bon de commande dans le champ Recevoir le document électronique à , le système essaiera de mettre à jour l’un des bons de commande existants, mais si le bon de commande d’un fournisseur dans le document électronique reçu n’existe pas, Business Central créera un nouveau Bon de commande, en utilisant la même approche que pour la création des nouvelles Factures d’achat expliquées dans cette page plus loin.

4. Choisissez l’une des options que vous souhaitez utiliser pour le fournisseur sélectionné.

5. Fermez la page.

Pour utiliser des factures achat

Exécuter le traitement par lots

Remarque

Ce traitement par lots est destiné à la collecte automatisée de vos factures entrantes. Cela ne peut fonctionner que dans un pays ou une région où la fonctionnalité existe.

Chaque fois qu’une file d’attente de travaux est sélectionnée pour être exécutée, si le service externe a des factures entrantes envoyées par votre fournisseur, le système collecte et importe ces factures. Pour terminer le processus, procédez comme suit :

1. Une fois l’exécution du traitement par lots terminée, les factures nouvellement importées sont répertoriées sur la page Documents électroniques , accompagnées de leurs informations détaillées de base.

2. Pour afficher plus de détails, ouvrez un document électronique spécifique.

3. S’il n’y a aucune erreur ou problème dans le document électronique, le champ Enregistrement mappe le numéro de document de la facture d’achat si celui-ci est configuré sur la page Fournisseur n°carte (que le système a automatiquement créée). Sélectionnez le lien pour ouvrir le document.

   Remarque

   Ce document créé par le système n’est pas le document validé.

4. Pour accéder directement au document d’achat, Sélectionner le champ Enregistrement . Après avoir ouvert la page Facture d’achat , vérifiez le document. Si tout est correct, validez le document.

5. Lorsque vous enregistrez le document d’achat, le champ Enregistrement du Document électronique est mis à jour de Facture à Facture d’achat, et le numéro du document d’achat enregistré est disponible. Vous pouvez sélectionner le numéro pour ouvrir la facture achat validée.

Les détails des journaux sont les mêmes que ceux du processus de vente des documents électroniques.

Étant donné que les erreurs dans le processus de vente sont principalement liées à la disponibilité du service, le document entrant peut contenir plusieurs raisons. La raison la plus courante d’une erreur est que le système ne peut pas reconnaître les lignes du document électronique que vous avez reçu de votre fournisseur. Il ne peut donc pas saisir de lignes dans votre facture achat.

Il existe deux erreurs courantes :

• Si vous souhaitez utiliser cette ligne spécifique de votre facture fournisseur qui a été directement comptabilisée sur le compte comptabilité (G/L), vous devez avoir correctement configuré la valeur Texte mappage . Pour contourner cette erreur si vous souhaitez utiliser des comptes du grand livre, Sélectionner la Mappez le texte au compte pour créer une mappage spécifique de la valeur mappage Texte avec la valeur Numéro de compte de débit que vous souhaitez utiliser.
• Si vous souhaitez suivre l’inventaire et utiliser les lignes de votre facture fournisseur pour renseigner les articles sur les lignes de votre document, vous devez avoir correctement configuré la valeur Numéro de référence d’article . Pour contourner cette erreur, mappez l’élément externe avec vos numéros d’article à l’aide de la liste de référence d’article. Pour en savoir plus, consultez Utiliser les références d’élément.

Après avoir corrigé les erreurs et les avertissements, vous pouvez spécifier manuellement quand le système doit créer une facture d’achat en fonction de votre configuration en sélectionnant Créer un document.

Importer manuellement les factures

Pour importer manuellement des documents électroniques externes, procédez comme suit :

1. Sélectionner l’icône , entrez E-Document Service, puis Sélectionner le lien associé.
2. Sur la page Service de documents électroniques , Sélectionner le service actif.
3. Sélectionner Recevez et téléchargez le fichier de document électronique que vous avez reçu du fournisseur.
4. Si un message d’erreur apparaît, ouvrez le document électronique pour résoudre les problèmes.
5. Une fois les problèmes résolus, dans le groupe Importer manuellement , cliquez sur Sélectionner Créer un document.
6. Une fois le document créé dans Business Central, l’utilisation d’un travail par lots ne modifie pas la façon dont vous le visualisez.

Documents électroniques avec commandes achats

Pour lier les commandes achat à la commande achat au document électronique reçu

Si votre fournisseur a configuré le champ Recevoir le document électronique à pour qu’il fonctionne avec les bons de commande, une fois qu’un document électronique est créé dans Business Central (manuellement ou depuis un terminal externe pointer), Business Central effectuera les opérations suivantes :

1. Si le bon de commande de ce fournisseur existe et qu’un numéro de bon de commande figure dans le fichier de réception du document électronique, Business Central liera automatiquement ce document électronique au bon de commande mentionné et le statut du document électronique sera En cours et le statut du document électronique sera dans le service La sous-page Statut sera Commande liée . Ce lien sera visible dans le champ Document de ce E-Document spécifique. Si vous devez modifier automatiquement le bon de commande lié, vous pouvez le faire à l’aide de l’action Mettre à jour le lien du bon de commande et choisir manuellement l’un des bons de commande existants pour ce fournisseur. Vous ne pouvez le faire qu’avant de faire correspondre les lignes entre E-Document et Bon de commande.

2. Si le bon de commande pour ce fournisseur particulier existe mais qu’il n’y a pas de numéro de bon de commande dans le fichier de document électronique reçu, Business Central offrira la possibilité de choisir l’un des bons de commande existants lorsque et si vous avez téléchargé ce document manuellement. Cela ouvre la liste des bons de commande avec les commandes uniquement pour le fournisseur de qui vous avez reçu le document électronique. Vous devez Sélectionner le bon de commande que vous souhaitez, puis Sélectionner OK. Si vous n’avez pas réussi à Sélectionner le bon bon de commande, ou si vous avez obtenu le document électronique automatiquement à partir d’un point de terminaison externe à l’aide de la file d’attente des tâches, un nouveau document électronique ne sera lié à aucun document d’achat. Le Statut du document affichera Erreur, et le Statut du document électronique dans la sous-page Statut du service affichera également Erreur traitement des documents importée. Pour terminer la liaison avec le Bon de commande, choisissez l’action Mettre à jour le lien du bon de commande et choisissez l’un des bons de commande existants pour ce fournisseur.

3. Si le bon de commande de ce fournisseur particulier n’existe pas lorsqu’un nouveau document électronique est créé, Business Central crée un nouveau bon de commande en utilisant le même modèle de création qui existe déjà pour les nouvelles factures d’achat. Le statut du document de ce document électronique sera traité, et le statut du document électronique dans la sous-page statut du service sera document importé créé. Ce lien sera visible dans le champ Document de ce E-Document spécifique.

Lignes correspondantes du document électronique reçu avec le Commande achat

Vous pouvez faire correspondre vos documents électroniques reçus avec les lignes de bons de commande à partir de deux endroits différents : à partir de la page Document électronique ou de la page Bon de commande . Le moyen le plus simple de localiser les bons de commande déjà liés est d’utiliser la mosaïque Bons de commande liés dans le cadre des Activités de document électronique . Tous les documents non liés peuvent être trouvés à l’aide de la mosaïque Factures électroniques d’achat en attente où vous avez une liste de documents électroniques que vous devez examiner.

Remarque

Les activités de document électronique avec ces deux tuiles peuvent être trouvées dans les centres de rôlessuivants : Évaluation du responsable commercial, Responsable commercial, Comptable, Responsable des stocks et Expédition et réception.

Remarque

Si le pourcentage de TVA diffère entre le document entrant et le pourcentage de TVA de l’entreprise, les documents correspondants ne peuvent pas être utilisés dans un environnement multi-pays.

Correspondance des lignes de commande achat

Vous pouvez faire correspondre les lignes de la liste Bons de commande ou de l’un des Bons de commande ouverts. Pour commencer, procédez comme suit :

1. Sélectionner la mosaïque Bons de commande liés de votre centre de rôles s’il y en a un nombre.

2. Choisir une des deux options de correspondance :

   • Si vous souhaitez faire correspondre les lignes de la liste Bons de commande , Sélectionner la ligne Bon de commande que vous souhaitez faire correspondre et choisissez l’action Mapper les lignes du document électronique .
   • Si vous souhaitez d’abord ouvrir le bon de commande, ouvrez le document, puis choisissez l’action Mappez les lignes du document électronique .

3. Étant donné que les deux options ont le même processus, vous ouvrirez la page Correspondance des bons de commande avec le contenu suivant :

   1. Dans l’en-tête, vous trouverez les informations suivantes, qui peuvent vous aider à cartographier plus facilement les lignes :

      Nom du champ	Description
      Nom du fournisseur	Spécifie le nom fournisseur du document électronique.
      N° document électronique	Spécifie le numéro de document électronique lié.
      Date du document électronique	Spécifie la date du document électronique lié.
      Montant document électronique	Spécifie le montant total du document électronique lié TVA comprise.

   2. Dans les lignes, vous pouvez trouver les lignes importées du fichier E-Document sur le côté gauche et les lignes du Bon de commande existant sur le côté droit.

   3. Toutes les lignes des deux côtés comportent des numéros d’articles et des descriptions, ainsi que le coût unitaire direct et le % de remise sur la ligne.

   4. Du côté des Lignes importées , vous pouvez également localiser le champ Quantité comme quantité totale provenant de la facture électronique et le champ Quantité correspondante spécifiant la quantité qui correspond déjà aux lignes de bon de commande.

   5. Sur le côté Lignes de bons de commande , vous pouvez également trouver la Quantité disponible comme quantité pouvant être associée à cette ligne (quantité reçue, mais pas facturée) et la Qté à facturer, spécifiant la quantité qui est déjà associée à cette ligne.

   6. Pour faire correspondre les lignes, Sélectionner les lignes des deux côtés que vous souhaitez faire correspondre et choisissez l’action Correspondre manuellement . Les lignes correspondantes seront marquées en vert.

   7. Il est possible de faire correspondre une à une, mais il est également possible de faire correspondre plusieurs à une ou une à plusieurs, en sélectionnant plusieurs lignes d’un côté ou de l’autre avant de choisir l’action Faire correspondre manuellement .

   8. Vous pouvez également choisir l’action Correspondance automatique pour faire correspondre automatiquement toutes les lignes ayant le même type, numéro, prix unitaire, remise et unité de mesure.

   9. Si vous faites une erreur, vous pouvez choisir l’action Supprimer la correspondance pour supprimer les lignes correspondantes du côté du bon de commande ou choisir l’action Réinitialiser la correspondance pour réinitialiser toutes ces correspondances.

   10. Si votre document électronique comporte de nombreuses lignes, vous pouvez choisir l’action Afficher les lignes en attente pendant le processus de correspondance pour supprimer toutes les lignes du document électronique si elles sont déjà complètement mises en correspondance. Si vous avez besoin de voir toutes les lignes, vous pouvez toujours choisir l’action Afficher toutes les lignes .

4. Une fois la correspondance terminée, vous devez choisir l’action Appliquer au bon de commande .

5. Après avoir appliqué la correspondance au bon de commande, Business Central mettra à jour les champs suivants :

   1. Le numéro de facture fournisseur et la date du document sur l’en-tête du document seront mis à jour avec les valeurs du document électronique que vous avez reçu et lié.
   2. La quantité à facturer dans les lignes sera mise à jour avec les valeurs de la colonne Qté à facturer de la page Correspondance des bons de commande en fonction de la correspondance que vous avez effectuée.
   3. Vous pouvez maintenant publier le document en choisissant l’action Publier .
   4. Une fois le document publié, le champ Document de la page E-Document changera de valeur et elle sera liée à la Facture d’achat enregistrée.
   5. Fermez la page.

Important

Par défaut, vous pouvez rapprocher uniquement les lignes ayant le même montant total dans les deux documents. Cela signifie que le coût unitaire direct ainsi que la ligne appliquée % de remise doivent être identiques, car dans un document, vous pouvez avoir un montant sans remise et dans un autre avec remise.

Si vous souhaitez ajouter une certaine tolérance et autoriser la différence entre les lignes de la facture électronique et du bon de commande, suivez ces étapes :

1. Sélectionner l’icône , entrez Configuration des achats et des comptes fournisseurs, puis Sélectionner le lien associé.
2. Vous souhaitez autoriser une tolérance dans le champ % de différence de correspondance de document électronique , en spécifiant le pourcentage maximal autorisé de différence de coût lors de la correspondance d’une ligne de document électronique entrante avec la ligne de bon de commande .
3. Cette configuration s’appliquera à toutes les lignes correspondantes, mais encore une fois en tenant compte de la tolérance pour le montant total, comme pour le coût unitaire direct avec le % de remise de ligne appliqué .
4. Fermez la page.

Correspondance les lignes d’un document électronique

Vous pouvez faire correspondre les lignes sur la page E-Document . Pour commencer, procédez comme suit :

1. Sélectionner l’icône , entrez E-Documents, puis Sélectionner le lien associé.
2. Sélectionner le document électronique que vous souhaitez faire correspondre.
3. Choisissez l’action Correspondance des bons de commande pour ouvrir la page Correspondance des bons de commande .
4. Répétez les mêmes étapes que celles utilisées lorsque vous avez commencé à rapprocher les Commande achat.

Copilote aide à la mise en correspondance de documents électroniques

Remarque

Actuellement, l’assistance à la correspondance des documents électroniques copilote est en phase de production version préliminaire et est disponible dans le monde entier, sauf au Canada. Cela ne fonctionne qu’en anglais.

Remarque

Copilot est l’Assistant optimisé par l’IA qui aide les gens de votre organisation à libérer leur créativité et à automatiser les tâches fastidieuses. Le copilote Assistance de correspondance de documents électroniques aide les utilisateurs à faire correspondre facilement leurs factures électroniques reçues avec les lignes de bon de commande existantes, en utilisant le modèle LLM pour faire correspondre les lignes entre deux documents différents.

Pour activer le copilote

Si vous n’avez pas activé le copilote Assistance à la mise en correspondance des documents électroniques , vous devez le faire manuellement. Pour activer le copilote Assistance à la mise en correspondance des documents électroniques , procédez comme suit :

1. Sélectionner l’icône , entrez Capacités du copilote et de l’IA, puis Sélectionner le lien associé.
2. Dans la liste des fonctionnalités, choisissez Assistance à la mise en correspondance des documents électroniques et modifiez le statut sur Actif.

Une fois le copilote activé, vous pouvez commencer à l’utiliser.

Utiliser le copilote aide à la mise en correspondance de documents électroniques

Si le copilote est activé, les actions existantes Mappez les lignes de document électronique sur les commandes achetées et Faites correspondre le bon de commande sur la page Document électronique obtiendront des icônes différentes, symbolisant la capacité de l’IA. Vous pouvez exécuter ces actions (les mêmes que dans les exemples précédents à partir de la liste des bons de commande) à partir de l’un des bons de commande ou à partir du document électronique. Toutes les étapes d’exécution sont les mêmes, mais lorsque vous exécutez cette action, le résultat sera différent et vous devez suivre ces étapes :

1. Choisissez l’action Mapper les lignes du document électronique ou Faire correspondre le bon de commande pour les documents déjà liés.

2. Notez que l’invite Correspondance des lignes de commande des documents électroniques avec Copilot fonctionne et que la page Correspondance des bons de commande est en arrière-plan. Cela signifie que le même processus se produit mais avec le support automatique de Copilot, qui exécute le processus de correspondance à votre place.

3. Après quelques secondes, la fonction Commande de correspondance des documents électroniques avec Copilot suggère des lignes à faire correspondre avec quelques détails supplémentaires :

   1. Dans l’en-tête de l’invite, vous pouvez trouver les informations suivantes :

      Nom du champ	Description
      Correspondance automatique	Spécifie le nombre de correspondances proposées automatiquement. Ceci est basé sur une comparaison de chaînes et s’il y a 80 % ou plus de descriptions qui se chevauchent, le système fera automatiquement correspondre ces descriptions sans utiliser les fonctionnalités GPT.
      Mis en correspondance par Copilot	Spécifie le nombre de correspondances proposées par le copilote en utilisant à la fois une comparaison de chaînes et sémantique.
      N° document électronique	Spécifie le numéro du document électronique lié.
      Montant total de la facture, hors TVA	Spécifie le montant total de la facture, hors TVA.
      Montant total correspondant Incl. TVA	Spécifie le montant mis en correspondance, avec TVA.

   2. Si toutes les lignes correspondent, vous verrez le texte vert dans le coin supérieur droit : Toutes les lignes (100 %) correspondent. Examinez les propositions de correspondance.

   3. Dans les lignes Proposition correspondante , vous pouvez trouver les informations suivantes :

      Nom du champ	Description
      N° ligne document électronique	Spécifie le numéro de ligne du document électronique (provenant du fichier de document électronique d’origine).
      Description de la ligne document électronique	Spécifie la description de ligne du document électronique (provenant du fichier de document électronique d’origine).
      Quantité mise en correspondance	Spécifie la quantité qui sera appliquée à la ligne de commande achat.
      Proposition	Spécifie l’action proposée par AI, et ces actions suggérées sont liées à la mise en correspondance des lignes de Commande achat.

   4. Toutes les lignes entièrement suggérées et assorties sont marquées de couleur verte. S’il y a un problème, c’est-à-dire un prix différent, mais dans la fourchette de prix autorisée, cette ligne sera marquée en jaune, et s’il y a une similitude entre les champs de description mais que la différence de prix est supérieure à celle autorisée, cette ligne sera marquée en rouge.

   5. Si vous n’êtes pas satisfait de certaines suggestions, vous pouvez les supprimer en utilisant l’action Supprimer la ligne .

   6. Si vous souhaitez voir les correspondances de propositions, vous pouvez cliquer sur le lien dans la colonne Proposition pour ouvrir la page Détails de la correspondance des documents électroniques .

   7. Sur la page Détails de correspondance du document électronique , vous pouvez comparer les détails du document électronique et du bon de commande, pour être sûr de la correspondance suggérée avant de la confirmer.

   8. Après avoir examiné, fermez la page.

4. Si vous n’êtes pas satisfait de la plupart des suggestions, ou si vous ne souhaitez pas utiliser la fonctionnalité Correspondance des lignes de commande de documents électroniques avec Copilot , Sélectionner ignorez-la et vous pouvez continuer avec la correspondance manuelle comme expliqué précédemment.

5. Si vous souhaitez conserver les suggestions, choisissez le bouton Conserver et le système enregistrera toutes les suggestions faites par Copilot.

6. Business Central Fermer l’invite Copilot et les lignes de la page Correspondance des bons de commande seront marquées en vert car elles sont déjà correspondantes.

7. Vous pouvez désormais continuer à travailler pendant que vous effectuez une correspondance manuelle ; cela signifie que vous pouvez supprimer des correspondances, les faire correspondre manuellement ou réinitialiser la correspondance. Si vous ne souhaitez pas apporter de modifications, choisissez simplement l’action Appliquer au bon de commande et continuez à travailler avec le bon de commande.

Remarque

Vous pouvez choisir à nouveau l’action Correspondance avec Copilot sur la page Correspondance des bons de commande , mais dans ce cas, il vous sera demandé si vous souhaitez écraser les correspondances existantes, car toutes les lignes ont déjà été mises en correspondance.

Remarque

L’analyse prix/coût et le contrôle de la quantité disponible font partie de l’activité de prétraitement.

Vue d’ensemble des statuts des documents électroniques

Pour obtenir un meilleur aperçu de tous les documents électroniques de l’entreprise, vous pouvez accéder au centre de rôles Comptable où existent les statuts des documents électroniques. Vous y trouverez des activités de documents électroniques qui ont les statuts suivants :

• Documents électroniques entrants :

  • Traité
  • En cours
  • Erreur

Voir aussi

Configurer des documents électroniques
Utiliser le document électronique dans le processus de vente
Extension des fonctionnalités des documents électroniques
Gestion financière
Factures de vente
Enregistrer les achats avec les factures d’achat et les commandes
Travailler avec Business Central

Retrouvez ici des modules d’apprentissage en ligne gratuits pour Business Central