Archivage de documents
Vous pouvez archiver des bons de commande, des documents de vente, des commandes service, des devis, des retours et des commandes permanentes. Si vous utilisez les fonctionnalités de gestion de projet, vous pouvez également archiver vos projets. Vous pouvez archiver des documents et projets plusieurs fois, ce qui enregistrant une version archivée différente chaque fois.
Pour les documents de vente si l’original existe et n’est pas reporté, vous pouvez utiliser l’action Restaurer pour le remplacer par une version archivée.
Note
Vous pouvez uniquement restaurer les documents et projets de vente. L’action n’est pas disponible pour les documents d’achat archivés.
Pour les documents archivés où l’original est désactivé, vous pouvez réutiliser le contenu en copiant les données, par exemple en utilisant l’action Copier à partir du document.
Pour configurer l'archivage automatique des documents
Automatiser l’archivage automatique pour créer une version du document archivé lorsque quelqu’un effectue les actions suivantes :
- Modifie l’état ou supprime un document ou un projet.
- Imprime, télécharge ou envoie un document par courriel.
- Convertit un devis en commande ou en facture.
- Publie une commande.
Les étapes suivantes décrivent comment configurer l’archivage automatique des documents de vente à partir de la page Configuration ventes. Les étapes sont similaires pour tous les documents achat et projet.
- Pour les documents d’achat, utilisez le Achats page.
- Pour les projets, utilisez le Configuration du projet page.
- Pour les services, utilisez la page Configuration de la gestion des services.
- Choisissez l’icône
, saisissez Configuration ventes, puis choisissez le lien associé. - Sur le raccourci Archivage, spécifiez s’il faut activer l’archivage automatique pour les différents types de documents de vente. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.
Le tableau suivant décrit les options disponibles pour le champ Archiver devis.
| Option | Désignation |
|---|---|
| Jamais | N’archivez pas les devis lorsqu’ils sont supprimés. |
| Question | Invitez l’utilisateur à archiver ou non les devis lorsqu’ils sont supprimés. |
| Toujours | Archivez automatiquement les devis lorsqu’ils sont supprimés. |
Pour archiver manuellement un document de vente
La procédure suivante décrit comment archiver manuellement un document de vente. La procédure est identique pour tous les documents et projets similaires archivés.
- Choisissez l’icône , saisissez Documents de vente, puis choisissez le lien associé.
- Ouvrez un document de vente que vous souhaitez archiver.
- Sélectionnez l'action Archiver document.
Le document de vente est archivé. Vous pouvez l'afficher sur la page Documents de vente archivés.
Pour restaurer un document ou projet vente non reportée depuis les archives
Vous ne pouvez restaurer des documents que si le document d’origine n’est pas reporté.
La procédure suivante décrit comment restaurer un document de vente archivé dans le document de vente d’origine. La procédure est identique pour l'ensemble des commandes, commandes permanentes, retours et devis.
- Choisissez l’icône , saisissez Archives document de vente, puis choisissez le lien associé.
- Sélectionnez le document de vente archivé, ou une version de celui-ci, que vous voulez restaurer, puis sélectionnez l'action Restaurer.
Le contenu du document de vente ou projet d’origine est remplacé par celui de la version archivée.
Pour supprimer les versions archivées
Utilisez une stratégie de rétention pour nettoyer les versions archivés dont vous n’avez plus besoin. Les stratégies de rétention permettent aux administrateurs de définir la durée de stockage des données. Par exemple, ils peuvent configurer une stratégie qui supprime les données après une date d’expiration. Pour en savoir plus, accédez à Définir des stratégies de rétention.
Il y a quelques points à noter concernant la création de stratégies de rétention pour les documents archivés et projets :
- Si le document d’origine n’est pas supprimé, Business Central ne supprime pas les versions archivées. Les versions archivées n’expirent pas tant que l’original existe.
- Lorsque vous configurez la stratégie de rétention, vous pouvez spécifier que vous souhaitez que la stratégie supprime toutes les versions archivées, à l’exception de la plus récente. Par exemple, vous pouvez avoir 10 versions et vouloir conserver une copie de la dernière.
- Business Central calcule la date d’expiration des documents en fonction de la date de la version archivée la plus récente.
Voir aussi .
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