Configurer la messagerie

Note

Azure Active Directory est maintenant Microsoft Entra ID. Apprendre encore plus

Les utilisateurs au sein des entreprises envoient des informations et des documents, tels que des documents de vente, des bons de commande et des factures, par courriel, au quotidien. Les administrateurs peuvent se connecter à un ou plusieurs comptes de courriel à Business Central. Vous pouvez donc envoyer des documents sans avoir à ouvrir une application de courriel. Vous pouvez composer chaque message individuellement avec des outils de mise en forme de base, tels que des polices, des styles, des couleurs, etc., et ajouter des pièces jointes pouvant atteindre 100 Mo. De plus, les présentations de rapports permettent aux administrateurs d’inclure uniquement les informations clés des documents. Pour plus d'informations, voir Envoyer des documents par courriel.

Les capacités de courriel dans Business Central sont pour les messages sortants uniquement. Vous ne pouvez pas recevoir de réponses, c’est-à-dire qu’il n’existe pas de page « Boîte de réception ».

Noter

Vous pouvez utiliser les capacités de courriel de Business Central Online uniquement avec Exchange Online. Nous ne prenons pas en charge les scénarios hybrides, tels que la connexion de Business Central Online vers une version locale d’Exchange.

Si vous utilisez Business Central en local, avant de pouvoir configurer le courriel, vous devez créer une inscription d’application pour Business Central dans le portail Azure. L’enregistrement de l’application activera Business Central pour autoriser et s’authentifier auprès de votre fournisseur de courriel. Pour en savoir plus, consultez Configurer la messagerie électronique pour Business Central sur site. Dans Business Central Online, nous nous occupons de cela pour vous.

Conditions requises

Des conditions sont requises pour la configuration et l’utilisation des fonctionnalités de messagerie.

• Pour configurer la messagerie, vous devez disposer de l’ensemble d’autorisations CONFIGURATION MESSAGERIE. Pour en savoir plus, voir Attribuer des autorisations aux utilisateurs et aux groupes.
• Chaque utilisateur qui utilisera les fonctionnalités de courriel doit disposer d’une licence Business Central. Par exemple, les administrateurs délégués et les utilisateurs invités ne peuvent pas utiliser le compte de messagerie du client.

Ajouter des comptes de messagerie

Vous ajoutez des comptes de courriel via des extensions qui permettent aux comptes de différents fournisseurs de se connecter à Business Central. Les extensions standard vous permettent d’utiliser les comptes de Microsoft Exchange Online. Cependant, d’autres extensions vous permettant de connecter des comptes d’autres fournisseurs, tels que Gmail, peuvent être disponibles.

Vous pouvez spécifier des scénarios professionnels prédéfinis dans lesquels utiliser un compte de messagerie pour envoyer des courriels. Par exemple, vous pouvez spécifier que tous les utilisateurs envoient des documents de vente à partir d’un compte et achètent des documents à partir d’un autre. Pour en savoir plus, voir Affecter des scénarios de messagerie aux comptes de messagerie.

Le tableau suivant décrit les extensions de messagerie disponibles par défaut.

Extension	Description	Exemples de scénario où utiliser
Microsoft 365 Connecteur	Tout le monde envoie des courriels à partir d’une boîte aux lettres partagée dans Exchange Online.	Lorsque tous les messages proviennent du même service, par exemple, votre organisation commerciale envoie des messages à partir d’un compte sales@cronus.com. Cette option nécessite que vous configuriez une boîte aux lettres partagée dans le centre d’administration Microsoft 365. Pour plus d’informations, consulter Boîtes aux lettres partagées.
Connecteur d’utilisateur actuel	Tout le monde envoie un courriel à partir du compte de connexion habituel à Business Central.	Autorisez les communications à partir de comptes individuels.
Connecteur SMTP	Utilisez le protocole SMTP pour envoyer des courriels.	Autorisez les communications via votre serveur de messagerie SMTP.

Les extensions Connecteur Microsoft 365 et Connecteur utilisateur actuel utilisent les comptes que vous configurez pour les utilisateurs dans le centre d’administration Microsoft 365 pour votre abonnement Microsoft 365. Pour envoyer des courriels à l’aide des extensions, les utilisateurs doivent disposer d’une licence valide pour Exchange Online. De plus, dans les environnements sandbox, ces extensions, y compris l’extension API REST Outlook , nécessitent que le paramètre Autoriser les requêtes HttpClient soit activé. Pour vérifier s’il est activé pour ces extensions, rendez-vous sur la page Gestion des extensions, choisissez l’extension, puis choisissez l’option Configurer.

Les utilisateurs externes, tels que les administrateurs délégués et les comptables externes, ne peuvent pas utiliser ces extensions pour envoyer des e-mails depuis Business Central.

Note

Si vous utilisez l’authentification de service à service (S2S), les connecteurs Microsoft 365 et d’utilisateur actuel ne peuvent pas authentifier l’utilisateur lorsqu’il envoie un document de vente ou d’achat par courriel. Lorsque quelqu’un envoie un document, le message d’erreur suivant s’affiche :

"Vous n’êtes pas autorisé à accéder à cette ressource : https://graph.microsoft.com/.default. Contactez votre administrateur système."

Le problème est dû aux actions liées sur les API de document qui envoient des courriels. Pour en savoir plus sur les actions liées, accédez à Actions liées.

Si vous souhaitez utiliser l’authentification S2S et les fonctionnalités de messagerie, utilisez l’option de connecteur SMTP.

Utiliser SMTP

Si vous souhaitez utiliser le protocole SMTP pour envoyer des courriels à partir de Business Central, vous pouvez utiliser l’extension Connecteur SMTP. Lorsque vous configurez un compte qui utilise SMTP, le champ Type d’expéditeur est important. Si vous sélectionnez Utilisateur spécifique, les courriels seront envoyés en utilisant le nom et d’autres informations du compte configuré. Cependant, si vous sélectionnez Utilisateur actuel, les courriels seront envoyés à partir du compte de messagerie spécifié pour le compte de chaque utilisateur. La fonction Utilisateur actuel est similaire à la fonction Envoyer en tant que. Pour plus d’informations, voir Utiliser une adresse d’expéditeur de remplacement pour les courriels sortants.

Important

Pour utiliser OAuth SMTP, tous les utilisateurs doivent être sur le même Microsoft Entra locataire.

Vous devez créer une inscription d’application dans le portail Azure, puis exécuter la configuration assistée de Configurer Microsoft Entra ID guide dans Business Central sur Connecter sur Microsoft Entra ID. Pour plus d'informations, consultez Créer une inscription d'application pour Business Central dans le portail Azure.

Exchange Online ne prend pas en charge l’authentification de base pour SMTP. Les clients qui utilisent actuellement l’authentification SMTP ne seront pas affectés par ce changement. Cependant, nous vous recommandons fortement d’utiliser la dernière version de Business Central et de configurer l’authentification OAuth 2.0 pour SMTP. Nous n’ajouterons pas l’authentification basée sur les certificats pour les versions antérieures de Business Central, par exemple, version 14. Si vous ne pouvez pas configurer l’authentification OAuth 2.0, nous vous encourageons à explorer des alternatives tierces si vous souhaitez utiliser la messagerie SMTP dans les versions antérieures.

Note

Lorsque vous copiez une compagnie qui utilise un compte de messagerie SMTP pour envoyer des courriels, le mot de passe du compte n’est pas inclus. Vous devrez ressaisir le mot de passe sur la page Compte SMTP de la nouvelle compagnie.

Utiliser le guide de configuration assistée Configurer la messagerie

Le guide de configuration assistée Configurer la messagerie peut vous aider à démarrer rapidement avec les courriels.

Noter

Vous devez disposer d’un compte de messagerie par défaut, même si vous n’ajoutez qu’un seul compte. Le compte par défaut sera utilisé pour tous les scénarios de messagerie qui ne sont pas attribués à un compte. Pour en savoir plus, voir Affecter des scénarios de messagerie aux comptes de messagerie.

1. Choisissez l’icône , entrez Configurer les comptes de messagerie, puis choisissez le lien associé.
2. Renseignez les champs selon vos besoins. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.

Affecter des scénarios de messagerie aux comptes de messagerie

Les scénarios de messagerie sont des processus qui impliquent l’envoi d’un document. Par exemple, un document de vente, un bon de commande ou une notification, telle qu’une invitation à un comptable externe. Des comptes de messagerie spécifiques peuvent être utilisés pour des scénarios spécifiques. Par exemple, vous pouvez spécifier que tous les utilisateurs envoient toujours les documents de vente à partir d’un compte, les documents d’achat d’un autre et les documents d’entrepôt ou de production à partir d’un troisième compte. Vous pouvez attribuer, réattribuer et supprimer des scénarios quand vous le souhaitez. Un scénario ne peut être attribué qu’à un seul compte de messagerie à la fois. Le compte de messagerie par défaut sera utilisé pour tous les scénarios qui ne sont pas attribués à un compte.

Sur la page Affectation des scénarios par courriel, vous pouvez sélectionner l’action Définir les pièces jointes par défaut pour ajouter des pièces jointes aux scénarios de messagerie. Les pièces jointes seront toujours disponibles lorsque vous composerez un courriel pour un document lié au scénario. Chaque scénario de courriel peut avoir une ou plusieurs pièces jointes par défaut. Les pièces jointes par défaut sont automatiquement ajoutées aux courriels pour le scénario de courriel. Par exemple, lorsque vous envoyez une commande client par courriel, la pièce jointe par défaut spécifiée pour le scénario document de vente sera ajoutée. Les pièces jointes par défaut s’affichent dans la section Pièces jointes au bas de la page Composer un courriel. Vous pouvez ajouter manuellement des pièces jointes autres que celles par défaut au courriel.

Configurer des politiques d’affichage

Vous pouvez contrôler les courriels auxquels un utilisateur peut accéder sur les pages Boîte d’envoi de courriels et Courriels envoyés.

Dans Stratégies affichage courriel utilisateur, choisissez un utilisateur, puis choisissez l’une des options suivantes dans le champ Stratégie d’affichage des courriels :

• Afficher ses propres e-mails - L’utilisateur ne peut afficher que ses propres messages électroniques.
• Afficher tous les e-mails - L’utilisateur peut afficher tous les messages électroniques, y compris les e-mails envoyés par d’autres utilisateurs.
• Afficher si l’accès à tous les enregistrements associés - Cette politique d’affichage est utilisée si aucune autre politique n’est spécifiée. Un utilisateur peut afficher les courriels envoyés par d’autres utilisateurs s’il a accès à l’enregistrement envoyé et à tous ceux qui y sont liés. Par exemple, l’utilisateur A a envoyé une facture vente reportée à un client. L’utilisateur B peut voir le courriel s’il a accès à la fois à la facture et au client.
• Afficher l’accès à des enregistrements associés - L’utilisateur peut afficher les messages électroniques envoyés par d’autres personnes s’il a accès à au moins un enregistrement lié à l’enregistrement qui a été envoyé. Par exemple, l’utilisateur A a envoyé une facture vente reportée à un client. L’utilisateur B peut voir le courriel s’il a accès à la facture ou au client.

Noter

Si vous laissez le champ Code utilisateur vide, puis sélectionnez l’action Politique d’affichage des courriels, la politique d’affichage s’applique à tous les utilisateurs.

Indiquer combien de messages peuvent être envoyés par un compte par minute

Certains fournisseurs de messagerie (FAI) limitent le nombre de courriels pouvant être envoyés par un compte de messagerie en une seule fois, ou dans un certain laps de temps, ou les deux. Connue sous le nom de limitation de courriels, cette pratique permet aux FAI de contrôler le trafic sur leurs serveurs et d’empêcher le courrier indésirable. Si un compte de messagerie dépasse la limite, le FAI est susceptible de bloquer les messages. Pour être sûr que le nombre de messages envoyés depuis Business Central respecte la limite de votre FAI, indiquez la limite pour chacun de vos comptes de courriel.

La limite par défaut pour les types de comptes Microsoft 365 et Utilisateur actuel est 30, ce qui correspond à la limite définie par Exchange Online.

Il existe deux manières de définir la limite :

• Lorsque vous utilisez le guide de configuration assistée Configurer la messagerie électronique pour créer un nouveau compte, indiquez la limite dans le champ Limite de taux par minute.
• Pour les comptes de messagerie existants, indiquez la limite dans le champ Limite de taux de courriel du compte.

Configurer des textes et dispositions de courriels réutilisables

Vous pouvez utiliser des rapports pour inclure des informations clés provenant de documents de vente, d’achat et de service dans des textes pour courriels. Les dispositions de rapport définissent le style et le contenu du texte du courriel. Par exemple, le contenu peut être un message d’accueil ou des instructions qui précèdent les informations du document. Cette procédure décrit comment configurer le rapport Vente - Facture pour les factures vente reportées, mais le processus est similaire pour les autres rapports.

Noter

Pour utiliser la présentation afin de créer du contenu pour les courriels, vous devez utiliser le type de fichier Word pour votre présentation.

1. Choisissez l’icône , entrez Sélections de rapport - Ventes, puis choisissez le lien associé.
2. Sur la page Sélection de rapport - Ventes, dans le champ Utilisation, sélectionnez Facture.
3. Sur une nouvelle ligne, dans le champ ID état, sélectionnez, par exemple, l'état standard 1306.
4. Cochez la case Utiliser pour le corps du courriel.
5. Choisissez le champ Description de la disposition du corps du courriel et sélectionnez une présentation dans la liste.
6. Pour afficher ou modifier la disposition sur laquelle le texte du courriel est basé, sélectionnez la disposition sur la page Dispositions rapport personnalisées, puis choisissez l'action Exporter la disposition. Si vous personnalisez la disposition, utilisez l’action Importer la disposition pour télécharger la nouvelle disposition.

   Noter

   Pour personnaliser une disposition standard du rapport, telle que 1306, vous devez faire une copie du rapport. Business Central vous permet de créer une copie lorsque vous importez une disposition personnalisée pour un rapport standard. Le nom de la nouvelle disposition personnalisée de votre rapport est précédé de « Copie de ».

7. Si vous souhaitez permettre aux clients d’utiliser un service de paiement, tel que PayPal, vous devez configurer le service. Ensuite, les informations et le lien PayPal sont insérés dans le texte du courriel. Pour plus d'informations, voir Activer les paiements client via Paypal.
8. Cliquez sur le bouton OK.

Désormais, lorsque vous sélectionnez, par exemple, l'action Envoyer sur la page Facture vente reportée, le corps du message comporte les informations de document du rapport 1306 précédé d'un texte standard auquel sont appliqués des attributs de style en fonction de la présentation de rapport que vous avez sélectionnée à l'étape 5.

Utiliser une adresse d’expéditeur de remplacement dans les courriels sortants

Si vous utilisez l’extension Connecteur SMTP, vous pouvez utiliser les fonctionnalités Envoyer en tant que ou Envoyer de la part de sur Microsoft Exchange pour modifier l’adresse de l’expéditeur dans les messages sortants. Business Central utilisera le compte SMTP pour s’authentifier auprès d’Exchange, mais remplacera l’adresse de l’expéditeur par celle que vous spécifiez ou la modifiera avec « pour le compte de ».

Lorsque vous configurez un compte et que vous souhaitez utiliser les fonctionnalités Exchange Envoyer en tant que ou Envoyer de la part de, dans le champ Type d’expéditeur, choisissez Utilisateur spécifique.

Vous pouvez également choisir Utilisateur actuel pour permettre aux utilisateurs d’envoyer des messages via le connecteur SMTP. Le message semblera avoir été envoyé à partir du compte de messagerie spécifié dans le champ Courriel de contact sur la fiche utilisateur de l’utilisateur utilisé pour la connexion. Cependant, il fonctionnera de la même manière que la fonction Envoyer en tant que et sera envoyé à partir du compte spécifié dans la configuration du connecteur SMTP.

Voici des exemples d’utilisation des fonctionnalités Envoyer en tant que et Envoyer de la part de dans Business Central :

• Vous pouvez souhaiter que les commandes achat ou les documents de vente que vous envoyez à des fournisseurs et à des clients apparaissent comme provenant d’une adresse noreply@yourcompanyname.com.
• Quand votre flux de travail envoie une demande d’approbation par courriel à l’aide de l’adresse de courriel du demandeur.

Note

Vous ne pouvez utiliser qu'un seul compte pour remplacer les adresses d'expéditeur. En d'autres termes, vous ne pouvez pas avoir une adresse de remplacement pour les processus d'achat et une autre pour les processus de vente.

Configurer des profils d’envoi de documents

Vous pouvez gagner du temps en configurant une méthode préférée d’envoi des documents de vente pour chacun de vos clients. Vous n’aurez pas à sélectionner une option d’envoi, par exemple si vous souhaitez envoyer le document par courriel ou sous forme de document électronique, chaque fois que vous envoyez un document. Pour plus d'informations, reportez vous à Configurer des profils d'envoi de documents.

Facultatif : Configurer la connexion à la messagerie dans Exchange Online

Tirez le meilleur parti des communications entre les représentants et vos clients existants ou potentiels. Vous pouvez suivre les échanges de courriels, puis les transformer en opportunités exploitables. Pour en savoir plus, voir Suivre les échanges de courriels entre les commerciaux et les contacts.

Facultatif : surveiller l’utilisation de la messagerie et résoudre les échecs associés grâce à la télémétrie

Les administrateurs peuvent activer la fonction de télémétrie dans Business Central pour obtenir des données sur l’utilisation et les échecs des différentes fonctionnalités du système. Pour la messagerie, nous enregistrons les opérations suivantes :

• Un courriel a été envoyé avec succès
• Une tentative d’envoi d’un courriel a échoué
• L’authentification auprès d’un serveur SMTP a réussi/échoué
• La connexion auprès d’un serveur SMTP a réussi/échoué

Vous pouvez utiliser ces données pour surveiller l’utilisation de la messagerie et pour résoudre les échecs associés. Pour en savoir plus, consultez Analyse de la télémétrie des e-mails (contenu d’administration).

Configurer la messagerie pour Business Central local

Business Central local peut s’intégrer à des services basés sur Microsoft Azure. Par exemple, vous pouvez utiliser Cortana Intelligence pour des prévisions de la trésorerie plus intelligentes, Power BI pour visualiser votre activité, et Exchange Online pour envoyer un courriel. L’intégration à ces services est basée sur l’enregistrement d’une application dans Microsoft Entra ID. L’enregistrement de l’application fournit des services d’authentification et d’autorisation pour les communications. Pour utiliser les fonctionnalités de courriel dans Business Central local, vous devez inscrire Business Central en tant qu’application dans le portail Azure, puis connecter Business Central à l’enregistrement de l’application. Les sections suivantes décrivent comment.

Créer une inscription d’application pour Business Central dans le portail Azure

Les étapes à suivre pour enregistrer Business Central dans le portail Azure sont décrites dans Enregistrer une application dans Microsoft Entra ID.

Note

Pour utiliser les fonctionnalités de messagerie, l’enregistrement de votre application doit utiliser une configuration à plusieurs abonnés.

Les paramètres spécifiques aux fonctionnalités de messagerie sont les autorisations déléguées que vous accordez à l’inscription de votre application. Le tableau suivant répertorie les autorisations minimales.

API / Nom d’autorisation	Type	Description
Microsoft Graph / User.Read	Délégué	Connectez-vous et lisez le profil utilisateur.
Microsoft Graph / Mail.ReadWrite	Délégué	Rédigez des courriels.
Microsoft Graph / Mail.Send	Délégué	Envoyez des courriels.
Microsoft Graph / offline_access	Délégué	Conservez le consentement à l’accès aux données.
Microsoft Graph / Mail.Send.Shared	Délégué	Boîte aux lettres partagée

Si vous utilisez le connecteur SMTP et souhaitez utiliser OAuth 2.0 pour l’authentification, les autorisations sont légèrement différentes. Le tableau suivant répertorie les autorisations.

API / Nom d’autorisation	Type	Description
Microsoft Graph / offline_access	Délégué	Conservez le consentement à l’accès aux données.
Microsoft Graph / openid	Délégué	Connectez les utilisateurs.
Microsoft Graph / User.Read	Délégué	Connectez-vous et lisez le profil utilisateur.
Microsoft Graph / SMTP.Send	Délégué	Envoyez des courriels à partir de boîtes aux lettres en utilisant SMTP AUTH.
Office 365 Exchange Online/ User.Read	Délégué	Connectez-vous et lisez le profil utilisateur.

Lorsque vous créez l’inscription de votre application, vous devez spécifier les informations suivantes. Vous en aurez besoin pour connecter Business Central à l’enregistrement de votre application.

• Code de l’application (client)
• Rediriger l’URI (facultatif)
• Le secret du client

Pour en savoir plus sur les directives générales pour l’inscription d’une application, voir Démarrage rapide : enregistrer une application avec la plateforme d’identités Microsoft.

Noter

Si vous ne parvenez pas à utiliser le protocole SMTP pour envoyer un courriel après avoir connecté Business Central à l’inscription de votre application, cela peut être dû au fait que SMTP AUTH n’est pas activé pour votre locataire. Nous vous recommandons d’utiliser à la place les connecteurs de messagerie Microsoft 365 et Utilisateur actuel, car ils utilisent les API Microsoft Graph Mail. Cependant, si vous devez utiliser le protocole SMTP, vous pouvez activer SMTP AUTH. Pour plus d'informations, consultez Activer ou désactiver la soumission SMTP du client authentifié (SMTP AUTH) dans Exchange Online.

Connecter l’application Business Central à l’inscription d’applications

Après avoir enregistré votre application sur le portail Azure, dans Business Central, utilisez la page Enregistrement de l’ID d’application de messagerie Microsoft Entra pour y accéder via Business Central.

1. Dans Business Central, choisissez l’icône , entrez Enregistrement de l’ID de demande de courrier électronique Microsoft Entra , puis choisissez le lien associé.
2. Renseignez les champs selon vos besoins. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.

Pourboire

Sinon, si vous vous connectez pour la première fois, vous pouvez exécuter le guide de configuration assistée Configurer la messagerie. Dans ce cas, le guide inclut également la page Enregistrement Microsoft Entra ID de l’application de messagerie pour ajouter les informations de connexion à l’enregistrement de votre application.

Voir aussi .

Boîtes aux lettres partagées dans Exchange Online
Travailler avec Business Central
Configuration de Business Central
Envoyer des documents par e-mail
Personnaliser Business Central à l’aide d’extensions
Utilisez Business Central comme boîte de réception professionnelle dans Outlook
Obtenir Business Central sur mon appareil mobile
Obtenir Business Central sur mon appareil mobile
Analyse de la télémétrie des e-mails (contenu administratif)

Retrouvez ici des modules d’apprentissage en ligne gratuits pour Business Central