Envoyer des documents et des courriels

Vous pouvez facilement partager des informations et des documents, tels que des documents de vente, des bons de commande et des factures, par courriel directement depuis Business Central, sans avoir à ouvrir une application de courriel.

Vous pouvez envoyer presque tous les types de documents sous forme de pièces jointes PDF. Vous pouvez également configurer une mise en page de rapport qui inclut des informations du document dans le texte du courriel, ainsi qu’un texte qui rend le courriel plus convivial. Par exemple, une salutation standard. Pour en savoir plus, voir Gestion des présentations de rapport et de document.

Lorsque vous envoyez des factures, vous pouvez faciliter la tâche des clients pour effectuer des paiements via un service de paiement, tel que PayPal, en ajoutant automatiquement des informations et un lien vers le service dans le courriel. En savoir plus, voir Activer les paiements client via les services de paiement.

Pour activer les courriels au sein de Business Central, démarrez le guide de configuration assistée Configurer le courriel. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Configuration du courriel.

Note

Business Central prend uniquement en charge les communications par courriel sortantes. Vous ne pouvez pas non plus recevoir de réponses depuis l’application.

Pour envoyer des documents par courriel

Cette procédure décrit comment joindre une facture vente reportée à un courriel sous forme de fichier PDF et avec un texte de courriel spécifique au document. Les étapes sont similaires pour les autres documents.

1. Sélectionnez l’icône , saisissez Factures ventes reportées, puis choisissez le lien associé.

2. Sélectionnez la facture, sélectionnez l’action Imprimer/envoyer, puis sélectionnez Envoyer par courriel.

3. Dans le champ Courriel, choisissez Oui (Afficher une invite pour le réglage des paramètres). En savoir plus, voir Configurer des profils d’envoi de documents.

   Si le champ courriel sur la page Envoyer le document à est défini sur Oui (Afficher une invite pour le réglage des paramètres), la page Envoyer un courriel s’ouvre. La page affiche le contact dans le champ À : et le document est joint comme fichier PDF. Dans le champ Corps, vous pouvez saisir un texte manuellement ou faire en sorte que le champ contienne un corps de courriel spécifique au document que vous avez configuré.

4. Cliquez sur le bouton OK.

5. Dans le champ À :, entrez une adresse e-mail valide. La valeur par défaut est l'adresse de courriel du client.

6. Dans le champ Objet, saisissez un texte descriptif de l'objet. La valeur par défaut est le nom du client et le numéro de facture.

7. Dans le champ Pièce jointe, la facture générée est jointe par défaut en tant que fichier PDF.

8. Dans le champ Corps, entrez un message court au destinataire.

   Si le corps d’un courriel spécifique à un document est configuré sur la page Sélection des rapports : Ventes, le champ Corps est renseigné automatiquement. Pour en savoir plus, voir Configurer des textes et des présentations de courriel réutilisables.

9. Cliquez sur le bouton OK pour envoyer l'e-mail.

Note

Si vous ne souhaitez pas spécifier les paramètres de courriel chaque fois que vous envoyez un document par courriel, vous pouvez sélectionner l’option Oui (Utiliser les paramètres par défaut) dans le champ Courriel de la page Envoyer le document à. Dans ce cas, la page Envoyer courriel ne s’affiche pas. Reportez-vous à l'étape 4. En savoir plus, voir Configurer des profils d’envoi de documents.

Pour rédiger et envoyer un courriel

Vous pouvez rapidement composer des courriels pour les contacts, les clients, les fournisseurs, les représentants/acheteurs et les comptes bancaires directement à partir des pages de ces entités. Il suffit de choisir Traiter, puis Envoyer un courriel pour ouvrir l’éditeur de courrier électronique. Pour les comptes bancaires, l’action Envoyer un courriel se trouve sous Actions.

Pourboire

Si vous envoyez souvent des courriels similaires ou si vous souhaitez envoyer une communication en masse, l’utilisation de modèles Word avec courriel peut accélérer le processus. Par exemple, pour une promotion de vente. Vous pouvez créer un modèle pour les entités telles que les clients, les fournisseurs et les contacts. Les modèles peuvent générer le contenu d’un courriel pour vous. Les modèles peuvent également personnaliser le contenu pour le destinataire selon les données dans Business Central. Pour en savoir plus, consultez Utiliser des modèles Word pour la communication en masse.

Joindre un document à un courriel

Il existe plusieurs façons de joindre des documents aux courriels.

Si vous êtes affecté à un scénario de courriel lié à l’entité à laquelle vous envoyez le courriel, une pièce jointe peut être automatiquement ajoutée à votre message. La pièce jointe est ajoutée, car une pièce jointe par défaut est attribuée au scénario de courriel. Vous pouvez supprimer la pièce jointe si vous ne souhaitez pas l’envoyer avec votre message. Pour en savoir plus, voir Affecter des scénarios de messagerie aux comptes de messagerie.

Pour joindre vous-même un fichier, dans l’éditeur de courriels, utilisez les actions suivantes :

• Choisissez Ajouter un fichier pour sélectionner un fichier.
• Choisissez Ajouter des fichiers à partir de la sélection par défaut pour ajouter manuellement une pièce jointe par défaut associée au scénario du courriel.
• Choisissez Ajouter un fichier à partir du document source pour choisir un fichier joint au document sur lequel vous travaillez. Les fichiers sont soit attachés au document lui-même, soit à une ou plusieurs de ses lignes.

Documents marqués comme imprimés lors de leur envoi

Certains documents dans Business Central comportent un champ qui spécifie la fréquence d’impression du document. Le nombre dans ce champ est également mis à jour si vous envoyez le document par courriel, car un fichier PDF est généré pour celui-ci. Le numéro est mis à jour même si vous n’envoyez pas le courriel.

Courriels envoyés et votre boîte d’envoi

Business Central stocke les courriels que vous envoyez sur la page Éléments envoyés . Il stocke les courriels pour vous laisser les renvoyer ou les transférer à quelqu’un d’autre. Si vous ne trouvez pas de courriel dans vos éléments envoyés, recherchez-le sur la page Boîte d’envoi de courriels.

Noter

En fonction de l’extension que votre compagnie utilise pour les courriels, les administrateurs peuvent voir une liste des messages que les personnes ont envoyés, mais pas le contenu des messages

La page Boîte d’envoi des courriels contient les courriels que vous avez rédigés sous forme de brouillon et les courriels dont l’envoi est un échec. Par exemple, si l’adresse de courriel n’était pas valide. Le champ Message d’erreur fournit les informations sur les erreurs, mais vous pouvez également choisir les actions Afficher erreur ou Enquêter sur une erreur pour résoudre le problème de manière plus détaillée. Les détails de l’action Enquêter sur une erreur sont utiles si vous devez contacter le support technique.

Si vous configurez votre courriel pour envoyer des messages en arrière-plan grâce à la file d’attente des travaux, lorsque l’envoi d’un message est un échec, Business Central essaie de le renvoyer quelques minutes plus tard jusqu’à 10 reprises. En cas d’échec d’une nouvelle tentative, Business Central enregistre la raison de cet échec et vous pouvez utiliser l’action Détail de la nouvelle tentative pour la passer en revue. Si vous souhaitez annuler le message, utilisez l’action Annuler l’envoi. Le champ Message d’erreur se met à jour sur Envoi du courriel annulé par l’utilisateur, ce qui facilite l’identification des messages que vous avez annulé.

Note

La fonctionnalité de nouvelle tentative ne fonctionne que pour les messages programmés pour envoi en arrière-plan. Si vous envoyez manuellement un message et si l’envoi est un échec, Business Central ne réessaye pas de l’envoyer.

Informations connexes

Gestion des présentations de rapport et de document
Configurer la messagerie
Facturation des ventes
Utiliser Business Central

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