Configurer des niveaux et modalités de rappel
Vous pouvez utiliser des rappels pour informer les clients des montants échus et leur réclamer le paiement. Pour gérer des comptes clients, vous pouvez configurer des modalités de rappel et les affecter aux clients. Les modalités de rappel vous permettent de contrôler le fonctionnement du processus de rappel. Chaque modalité de rappel a un ensemble de niveaux de rappel que vous définissez. Les niveaux de rappel incluent des règles concernant le moment où le rappel sera émis, les frais à facturer et l’opportunité de calculer les intérêts. Les niveaux de rappel incluent également un paramètre de délai de grâce qui garantit que vous n’envoyez pas de rappel pour une facture qu’un client a déjà payée.
Pourboire
Après avoir configuré les modalités et les niveaux de rappel, vous pouvez les inclure dans les processus automatisés de création, d’émission et d’envoi de rappels. Pour en savoir plus sur le processus automatisé, accédez à Automatiser les rappels dans les collections.
Modalités de rappel
Si des clients ont des impayés, vous devez décider quand et comment leur envoyer un rappel. En outre, vous pouvez être amené à débiter leurs comptes d’intérêts ou de frais. Vous pouvez configurer autant de modalités de rappel que vous le souhaitez.
Noter
Si vous souhaitez calculer les intérêts sur les paiements échus, vous pouvez le faire lorsque vous créez des rappels. Si vous souhaitez simplement calculer les intérêts et en informer vos clients sans envoyer de rappel, utilisez une note de frais financiers . Pour plus d’informations, consultez Rappels ou Frais financiers.
Configurer les textes des pièces jointes et du corps des courriels pour les communications
Sur la page Configuration des conditions de rappel , vous pouvez configurer des textes de pièces jointes et des messages électroniques standard à utiliser pour tous les niveaux de rappel ou créer des messages spécifiques pour chaque niveau. Par exemple, le message que vous envoyez pour le premier niveau de rappel peut avoir un ton ou un contenu différent de celui du deuxième ou du troisième. Pour créer des pièces jointes et des textes de messages électroniques pour tous les niveaux, choisissez Communication client en haut de la page. Pour créer des messages pour des lignes spécifiques, dans l’organisateur Niveau de rappel , choisissez une ligne, puis choisissez l’action Communication client dans l’organisateur.
Par défaut, les textes des pièces jointes et des courriels utilisent votre paramètre de langue. Toutefois, si vous envoyez des rappels à des clients dans d’autres pays, vous souhaiterez peut-être communiquer dans différentes langues. Vous pouvez créer des textes pour chaque langue prise en charge par Business Central en utilisant l’action Ajouter du texte pour la langue . Si vous le faites, assurez-vous que les langues sont les mêmes pour les textes des pièces jointes et les textes des courriels. S’ils ne correspondent pas et que le terme de rappel comporte plusieurs niveaux, l’automatisation risque de ne pas être en mesure de personnaliser le message pour un ou plusieurs niveaux. Pour vérifier que les langues correspondent, utilisez l’action Présentation des communications et comparez les communications des textes.
Lorsque vous envoyez un courriel, le rappel est un rapport que vous joignez au courriel. Vous définissez le rapport qui génère le rappel sur la page Sélection de rapport Rappel/Frais financiers , où vous Sélectionner également le rapport qui contient le texte du corps de l’e-mail dans le champ Nom du corps de l’e-mail . Lorsque vous envoyez des e-mails à vos clients, les textes du raccourci Texte de l’e-mail sont insérés dans le rapport sélectionné dans le champ Corps de l’e-mail Sélectionner Nom . Le rapport standard comporte un champ de texte pour ce texte. Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier ce rapport, par exemple pour ajouter ou supprimer du contenu. Modifiez le disposition de ces rapports sur la page Mises en page des rapports . Pour en savoir plus sur les présentations de rapport, accédez à Commencer à créer des présentations de rapport.
Note
Pour communiquer par e-mail directement depuis Business Central, vous devez être configuré pour le faire. Pour en savoir plus sur la connexion des comptes de messagerie à Business Central, accédez à Configurer la messagerie.
Configurer des modalités de rappel
- Choisissez l’icône
, entrez Conditions de rappel, puis choisissez le lien associé. - Renseignez les champs selon vos besoins. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.
- Pour utiliser plusieurs combinaisons de modalités de rappel, créez un code pour chacun d'eux.
Niveaux rappel
Pour chaque terme de rappel, vous pouvez définir un nombre illimité de niveaux de rappel, même si la plupart des compagnies n’utilisent que deux ou trois niveaux. La première fois qu'un rappel est créé pour un client, la configuration utilisée est celle du niveau 1. Lorsque le rappel est émis, le numéro du niveau est enregistré dans les écritures rappel qui sont créées et associées à l'écriture client spécifique. S'il est nécessaire d'envoyer un nouveau rappel au client, toutes les écritures rappel associées aux écritures client ouvertes sont vérifiées afin de localiser le numéro du niveau le plus élevé. Les conditions du niveau suivant seront alors utilisées pour le nouveau rappel.
Si vous créez plus de rappels qu'il n'y a de niveaux définis pour ceux-ci, les conditions utilisées sont celles du niveau le plus élevé. Vous pouvez utiliser autant de relances que le champ Nombre max. de relances des conditions relance le permet.
Pour configurer des niveaux rappel
Choisissez l’icône
, entrez Conditions de rappel, puis choisissez le lien associé.Sur la page Conditions de rappel , sélectionnez la ligne contenant les conditions pour lesquelles vous souhaitez définir des niveaux, puis choisissez l’action Niveaux .
Renseignez les champs selon vos besoins. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.
Pourboire
Le paramétrage du champ Calculer l’intérêt détermine si l’intérêt apparaîtra sur le rappel lorsque le rappel est émis. Cependant, le champ Reporter intérêts sur la page Modalités de rappel détermine si les intérêts calculés doivent être reportés au GL et sur les comptes clients.
Pour indiquer que les intérêts doivent être calculés, choisissez le champ Calculer les intérêts.
En option, pour chaque niveau de rappel, spécifiez des frais supplémentaires en $ et en devise étrangère. Vous pouvez définir de nombreux frais supplémentaires en devises étrangères pour chaque code sur la page Niveaux de rappel .
Les frais supplémentaires peuvent être calculés de trois manières différentes définies par la valeur du champ Type de calcul des frais supplémentaires .
Fixé
Les frais sont calculés en fonction des valeurs des champs Frais supplémentaires sur la ligne pour le niveau de rappel lui-même.
Dynamique unique
Les frais sont calculés en fonction des valeurs des champs Configuration frais supplémentaires sur les lignes pertinentes pour le niveau de rappel lui-même.
Dynamique accumulée
Les frais sont calculés en fonction des valeurs des champs Configuration frais supplémentaires sur les lignes combinées pour le niveau de rappel lui-même.
Sélectionnez l'action Devises.
Sur la page Devises pour les niveaux de rappel , définissez pour chaque code de niveau de rappel et le numéro de niveau de rappel correspondant un code de devise et des frais supplémentaires.
Note
Lorsque vous créez une relance en devise, les conditions devise définies ici permettront de créer des relances. Si aucune condition rappel devise étrangère n'a été définie, les conditions devise $ configurées sur la page Niveaux rappel seront utilisées et converties dans la devise appropriée.
Pour chaque niveau relance, vous pouvez indiquer le texte à imprimer avant (Texte début) ou après (Texte fin) les écritures de la relance.
Choisissez les actions Texte de début ou Texte de fin respectivement, puis renseignez la page Texte rappel.
Pour insérer automatiquement des valeurs associées dans le texte de rappel, vous pouvez saisir les espaces réservés suivants dans le champ Texte .
Paramètre substituable Valeur %1 Contenu du champ Date du document de l'en-tête de rappel %2 Contenu du champ Date d'échéance de l'en-tête de rappel %3 Contenu du champ Taux d'intérêt dans les modalités de frais financiers associées %4 Contenu du champ Montant ouvert de l'en-tête de rappel %5 Contenu du champ Montant intérêts de l'en-tête de rappel %6 Contenu du champ Frais supplémentaires de l'en-tête de rappel %7 Montant total du rappel %8 Contenu du champ Niveau rappel de l'en-tête de rappel %9 Contenu du champ Code devise de l'en-tête de rappel %10 Contenu du champ Date de report de l'en-tête de rappel %11 Nom de la compagnie %12 Contenu du champ Frais supplémentaires par ligne de l'en-tête de rappel Par exemple, si vous écrivez Vous devez %9 %7 une somme due le %2., le rappel contient le texte suivant : Vous devez USD 1.200,50 due le 02-02-2024..
Note
Business Central calcule la date d’échéance en fonction de la formule de date que vous saisissez. Pour plus d’informations, voir Utiliser des formules date.
Pour spécifier la langue d’un message électronique, choisissez l’action Ajouter du texte pour la langue . Le champ Code de langue est mis à jour pour afficher votre sélection. Dans l’onglet rapide Texte de l’e-mail , saisissez le contenu du message dans la langue sélectionnée.
Après avoir configuré les modalités de rappel, vous pouvez les affecter aux clients sur les pages Fiche client. Pour plus d'informations, voir Enregistrer de nouveaux clients.
Voir aussi .
Recouvrer les soldes impayés
Envoyer des rappels concernant les soldes impayés
Définir les conditions de frais de financement
Mise en place du financement
Retrouvez ici des modules d’apprentissage en ligne gratuits pour Business Central