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Mappage de documents électroniques avec des lignes bon de commande avec Copilot (version préliminaire)

[Cet article fait partie de la documentation en version préliminaire et peut faire l’objet de modifications.]

À mesure que les processus d'approvisionnement se numérisent, la fonctionnalité de documents électroniques de Business Central joue un rôle clé dans l'automatisation de la réception et du traitement des factures fournisseurs par les entreprises. Copilot peut vous aider en améliorant le mappage et la correspondance des lignes des factures fournisseurs avec les bons de commande. Copilot peut réduire le temps passé sur les tâches qui exigeraient normalement des recherches approfondies et la saisie de données. Un autre avantage est lorsque les factures des fournisseurs ne correspondent pas exactement aux bons de commande. Copilot peut identifier les bons de commande correspondants. Les capacités d'appariement améliorées profitent particulièrement aux petites et moyennes organisations qui ont besoin d'un suivi efficace des documents pour les lignes de bon de commande.

Important

  • Il s’agit d’une fonctionnalité en version préliminaire prête pour la production.
  • Les fonctionnalités en version préliminaire prêtes pour la production sont soumises à des conditions d’utilisation supplémentaires.

L’application E-Document prend en charge les scénarios de documents électroniques tout au long du processus de vente. Copilot peut également affiner la manière dont vous gérez les documents électroniques dans le processus d'achat, en particulier en ce qui concerne les commandes d'achat. L’application vous permet de spécifier le type de document d’achat à créer pour chaque fournisseur lorsque vous recevez des factures électroniques de sa part.

Vous pouvez mettre à jour les commandes existantes dans Business Central avec les informations que vous avez reçues dans la facture électronique.

Langues prises en charge

Cette fonctionnalité Copilot est validée et est prise en charge en anglais seulement. Bien qu’elle puisse être utilisée dans d’autres langues, il se peut qu’elle ne fonctionne pas comme prévu. La qualité de la langue peut varier en fonction de l’interaction de l’utilisateur ou des paramètres du système, ce qui peut avoir un impact sur la précision et l’expérience utilisateur. Pour en savoir plus sur la disponibilité géographique et linguistique, consultez Disponibilité internationale de Copilot.

Conditions préalables

Identifier des bons de commande

Tout d’abord, vous pouvez identifier les bons de commande que vous pouvez automatiquement rapprocher. Si votre Fournisseur a configuré le champ Recevoir le document électronique à pour qu’il fonctionne avec des bons de commande, une fois le document électronique créé dans Business Central (manuellement ou à partir d’un point de terminaison externe), Business Central effectue les opérations suivantes :

  1. Si la commande pour ce fournisseur existe et qu'il y a un numéro de commande dans le fichier du document électronique reçu, Business Central lie automatiquement le document électronique à la commande. L’État du document de ce Document électronique est En cours, et l’État du document électronique dans la sous-page État du service est Commande liée.
    Le lien s’affiche dans le champ Document du document électronique. Si vous devez modifier la commande, vous pouvez utiliser l'action Mettre à jour le lien de commande, puis sélectionner manuellement une autre commande pour ce fournisseur. Vous ne pouvez le faire qu'avant d'avoir fait correspondre les lignes du document électronique et de la commande.
  2. Si la commande pour ce fournisseur existe mais qu'il n'y a pas de numéro de commande dans le document électronique reçu, si vous chargez manuellement le document, vous pouvez choisir une commande existante en ouvrant la liste des commandes d'achat à partir des commandes que vous avez reçues des fournisseurs qui ne contiennent que des documents électroniques. Si vous ne sélectionnez pas le bon de commande, ou si vous avez reçu le document électronique automatiquement à partir d'un point de terminaison externe à l'aide de la file d'attente des tâches, le nouveau document électronique n'est pas lié à un document d'achat et le champ Statut du document affiche Erreur et le statut du document électronique dans la sous-page Statut du service est Erreur de traitement du document importé. Pour finir de lier la commande d'achat, sélectionnez l'action Mettre à jour le lien de commande d'achat, puis choisissez une commande d'achat pour le fournisseur.

Mapper les lignes

Copilot vous aide à faire correspondre automatiquement les lignes de facture électronique avec les lignes de bon de commande et offre des informations de correspondance supplémentaires pour améliorer les correspondances.

Une fois qu’ils ont été rapprochés et mappés, Business Central met à jour le bon de commande rapproché avec les informations de réception pertinentes pour garantir que les bonnes quantités sont reçues sur les lignes de commande.

Vous pouvez faire correspondre les documents électroniques reçus avec les lignes du bon de commande à partir de deux endroits différents, depuis la page Documents électroniques ou depuis la page Bon de commande. La façon la plus simple de trouver les commandes d'achat qui sont déjà liées est d'utiliser la tuile Commandes d'achat liées dans votre Centre de rôle. Pour trouver des documents qui ne sont pas associés, utilisez la vignette En attente des factures électroniques d’achat pour ouvrir une liste des documents électroniques en attente de révision.

Note

Le groupe Activités du document électronique avec ces deux vignettes est disponible dans les Tableaux de bord suivants :

  • Évaluation du gestionnaire d’activité
  • Gestionnaire d’activité
  • Comptable
  • Gestionnaire d’inventaire
  • EXPÉDITION ET RÉCEPTION

Lorsque vous souhaitez exécuter le mappage à partir d'un bon de commande, sélectionnez l'action Mapper les lignes de documents électroniques avec Copilot. L'action est disponible sur la page Liste des commandes et sur la page Commande. Si vous souhaitez exécuter le rapprochement à partir de la page E-Documents , choisissez l’action Rapprocher le bon de commande avec Copilot. Pour terminer la correspondance, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez l'action Mapper les lignes du document électronique avec Copilot ou Faire correspondre le bon de commande avec Copilot pour les documents qui sont déjà mappés.

  2. L'invite Faire correspondre les lignes de commande du document électronique avec Copilot s'affiche et la page Correspondance des bons de commande en arrière-plan. Copilot crée automatiquement le mappage pour vous.

  3. Après quelques secondes, la page Lignes de commande de correspondance de documents électroniques avec Copilot suggère des lignes à faire correspondre avec détails supplémentaires :

    1. Dans l’en-tête de l’invite, vous pouvez trouver les informations suivantes :
    Nom du champ Désignation
    Correspondance automatique Spécifie le nombre de correspondances proposées automatiquement. Ce nombre est basé sur une comparaison de chaînes. Si 80 % ou plus des descriptions se chevauchent, Business Central les fait correspondre automatiquement sans utiliser les fonctionnalités Copilot. Business Central indique également que les lignes sont automatiquement mises en correspondance car les références d’articles existent avec les conditions appropriées.
    Copilot mis en correspondance Spécifie le nombre de correspondances proposées par Copilot en utilisant à la fois une comparaison de chaînes et sémantique.
    N° document électronique Spécifie le numéro du document électronique lié.
    Montant total de la facture, hors TVA Spécifie le montant total de la facture, hors TVA.
    Montant total mis en correspondance, TVA TVA Spécifie le montant mis en correspondance, hors TVA.

    1. Si toutes les lignes correspondent, vous voyez le texte vert dans le coin supérieur droit, Toutes les lignes (100 %) correspondent. Examiner les propositions de match.

    2. Les lignes Proposition correspondante, vous trouver les informations suivantes :

      Nom du champ Désignation
      N° ligne document électronique Spécifie le numéro de ligne du document électronique (provenant du fichier de document électronique d’origine).
      Description de la ligne document électronique Spécifie la description de ligne du document électronique (provenant du fichier de document électronique d’origine).
      Quantité mise en correspondance Spécifie la quantité qui est affectée à la ligne bon de commande.
      Proposition Indique l'action proposée par Copilot pour l'appariement des lignes du bon de commande.
      Apprendre une règle de correspondance Spécifie s’il faut créer une règle de correspondance pour cette proposition. Si vous cochez cette case, Business Central crée des références d'articles pour les articles et des mappages texte/compte pour les comptes généraux.

    3. Toutes les lignes entièrement suggérées et assorties sont marquées de couleur verte. S’il y a un problème, par exemple un prix différent mais dans la fourchette de prix autorisée, cette ligne est marquée d’une couleur jaune. S’il existe une similitude entre les champs de description mais que la différence de prix est supérieure à celle autorisée, cette ligne est marquée d’une couleur rouge.

    4. Si vous n’êtes pas satisfait de certaines suggestions, vous pouvez les supprimer en utilisant le Supprimer la ligne action.

    5. Si vous souhaitez voir les correspondances de propositions, vous pouvez sélectionner le lien dans le Proposition colonne pour ouvrir la Détails de la correspondance des documents électroniques page.

    6. Sur la page Détails de la correspondance des documents électroniques, vous pouvez comparer les détails du Document électronique et du Bon de commande, pour être sûr de la correspondance proposée avant de la confirmer.

    7. Après révision, fermez la page.

  4. Si vous n’êtes pas satisfait de la plupart des suggestions, ou si vous ne souhaitez pas utiliser la fonctionnalité Lignes de commande de correspondance de documents électroniques avec Copilot, sélectionnez L'ignorer. Vous pouvez créer les correspondances manuellement. Pour en savoir plus, consultez Correspondance manuelle.

  5. Si vous souhaitez conserver les suggestions, sélectionnez Conserver.

  6. Business Central ferme l'invite de Copilot et les lignes de la page Correspondance de commande sont marquées en vert.

  7. Vous pouvez continuer à travailler comme si vous faisiez un appariement manuel. Par exemple, vous pouvez supprimer, créer ou réinitialiser des correspondances. Si vous ne voulez rien changer, sélectionnez simplement l'action Appliquer à la commande et continuez à travailler avec la commande.

Note

Vous pouvez également sélectionner l’action Rapprocher avec Copilot depuis la page Rapprocher le bon de commande. Si vous le faites, il vous est demandé si vous souhaitez écraser les correspondances existantes.

Note

L’analyse prix/coût et le contrôle de la quantité disponible font partie des activités de prétraitement.

Vue d’ensemble des documents électroniques
Utilisation des documents électroniques vente
Utiliser les documents électroniques achat
Résoudre les problèmes des fonctionnalités de Copilot et d’assistant
FAQ sur l’IA responsable pour l’assistance au rapprochement bancaire