Utilisation des présentations Microsoft Excel

Les présentations de rapport Microsoft Excel sont basées sur les classeurs Excel (fichiers .xlsx). Elles vous permettent de créer des rapports incluant des fonctionnalités Excel familières pour résumer, analyser et présenter des données avec des outils comme des formules, des tableaux croisés dynamiques et des graphiques croisés dynamiques.

Cet article explique certaines des choses les plus importantes que vous devez savoir pour démarrer avec les présentations Excel.

Pourquoi utiliser des présentations Excel ?

Avantages de l’utilisation des mises en page Excel :

• Vous pouvez créer des rapports interactifs à l’aide de visualisations telles que des segments.
• Vous pouvez afficher les données brutes de l’ensemble de données de rapport pour vous aider à comprendre comment il fonctionne et d’où proviennent les données sur les visuels.
• Vous pouvez utiliser les fonctionnalités Microsoft Office intégrées pour effectuer un post-traitement sur les rapports rendus, comme :
  • Protéger les feuilles de travail
  • Appliquer des étiquettes de sensibilité
  • Ajouter des commentaires et des notes
  • Faire des prévisions et des analyses
• Vous pouvez utiliser les compléments installés et les intégrations d’applications, comme les flux Power Automate ou OneDrive.

Pourboire

Avec OneDrive l’intégration configurée, lorsque vous exécutez un rapport avec une mise en page Excel, le fichier de classeur Excel est copié dans OneDrive puis ouvert dans Excel en ligne. Pour plus d’informations, consultez Enregistrer les classeurs Excel et les fichiers de rapport dans OneDrive

Mise en route

La configuration d’une présentation Excel d'un rapport implique essentiellement deux tâches :

1. Créer le nouveau fichier de présentation Excel.
2. Ajouter la nouvelle présentation au rapport.

Tâche 1 : Créer le fichier de présentation Excel

Il existe plusieurs façons de créer un fichier de présentation Excel pour un rapport

À partir d’un rapport quelconque

Procédez comme suit pour créer une présentation Excel à partir de n’importe quel rapport, quel que soit le type de présentation actuel. La présentation Excel contient la feuille Données et le tableau requis, une feuille Métadonnées du rapport, et rien d’autre.

1. Choisissez l’icône , saisissez Présentations de rapport, puis choisissez le lien associé.

   La page Présentations de rapport apparaît et répertorie toutes les mises en page actuellement disponibles pour tous les rapports.

2. Sur la page Présentations de rapport, sélectionnez une présentation pour le rapport, puis choisissez l’action Exécuter rapport.

3. Sur la page de demande de rapport, sélectionnez Envoyer à>Document Microsoft Excel (données uniquement)>OK.

   Cette étape télécharge un classeur Excel contenant le jeu de données du rapport.

4. Ouvrez le fichier Excel téléchargé, effectuez vos modifications, puis enregistrez le fichier.

À partir d’une autre présentation de rapport Excel

S’il existe déjà une présentation Excel pour un rapport, vous pouvez l'utiliser comme point de départ. Il existe deux approches pour obtenir une copie de la présentation. Vous pouvez exporter la présentation existante à partir de la page Présentations de rapport ou télécharger la présentation à partir de la page de demande de rapport. Les deux méthodes téléchargent un fichier de présentation Excel qui inclut toutes les feuilles du fichier existant. La différence est qu’à partir de la page de demande, la présentation inclura les données réelles. (Les données ne sont pas obligatoires, mais elles aident lors de la conception de la présentation.)

Approche 1 : Exporter la présentation à partir de la page Présentations de rapport

1. Choisissez l’icône , saisissez Présentations de rapport, puis choisissez le lien associé.

   La page Présentations de rapport apparaît et répertorie toutes les mises en page actuellement disponibles pour tous les rapports.

2. Sélectionnez la mise en page Excel dans la liste, puis choisissez l’action Exporter présentation en haut de la page.
3. Ouvrez le fichier Excel, effectuez vos modifications, puis enregistrez le fichier.

Approche 2 : Téléchargez la présentation à partir de la page de demande du rapport

1. Choisissez l’icône , saisissez Présentations de rapport, puis choisissez le lien associé.

   La page Présentations de rapport apparaît et répertorie toutes les mises en page actuellement disponibles pour tous les rapports.

2. Sur la page Présentations de rapport, sélectionnez une présentation pour le rapport, puis choisissez l’action Exécuter rapport.
3. Sur la page de demande du rapport, sélectionnez Télécharger.
4. Ouvrez le fichier Excel, effectuez vos modifications, puis enregistrez le fichier.

À partir du code AL

Cette méthode est la manière la plus avancée de créer une présentation de rapport Excel. Elle nécessite une connaissance du code AL et est destinée aux programmeurs. Avec cette approche, les mises en page Excel, dans ce cas, font partie d’un package d’extension que vous installez. Pour plus d’informations, voir Création d’une présentation de rapport Excel dans l′aide dédiée aux développeurs et aux professionnels de l’informatique.

Tâche 2: Ajouter la présentation Excel au rapport

Une fois que vous avez le fichier de présentation Excel, la tâche suivante consiste à l’ajouter en tant que nouvelle présentation pour le rapport.

1. Choisissez l’icône , saisissez Présentations de rapport, puis choisissez le lien associé.

   La page Présentations de rapport apparaît et répertorie toutes les mises en page actuellement disponibles pour tous les rapports.

2. Sélectionnez Nouvelle présentation.

3. Définissez Code rapport sur Rapport.

4. Entrez un nom dans Nom présentation.

5. Définissez Options de format sur Excel.

6. Sélectionnez OK, puis effectuez une des étapes suivantes pour télécharger le fichier pour le rapport :

   • Faites glisser le fichier depuis l’explorateur de fichiers sur votre appareil vers la boîte de dialogue.
   • Sélectionnez le lien cliquez ici pour parcourir, recherchez le fichier, puis sélectionnez le bouton Ouvrir.

   Le fichier sélectionné est chargé dans la présentation et la page Présentations de rapport s’ouvre.

7. Si vous voulez voir à quoi ressemble le rapport avec la nouvelle présentation, sélectionnez la présentation dans la liste, puis sélectionnez Exécuter rapport.

Comprendre les présentations Excel

Il y a quelques précautions à prendre lorsque vous commencez à créer ou à modifier des présentations Excel. Chaque présentation Excel doit inclure deux éléments : une feuille de Données et une table de Données. Ces éléments forment la base de la présentation car elles définissent les données métier de Business Central avec lesquelles vous pouvez travailler. On peut comparer la feuille de Données à un type de contrat entre la présentation et les données métier. Vous devez utiliser ces données comme source de calculs et de visualisations à présenter sur d’autres feuilles.

Certaines exigences relatives à la structure du classeur Excel doivent être respectées pour que disposition puisse fonctionner. Le diagramme et le tableau suivants décrivent les éléments d’une présentation Excel et les exigences.

Non.	Élément	Désignation	Obligatoire
1	Feuille de Données	Doit avoir le nom Données. Ne peut inclure qu’une seule table, et la table doit être nommée Données.
2	Table de Données	Doit avoir le nom Données. Doit avoir au moins une colonne. Ne peut inclure que les colonnes qui se trouvent dans le jeu de données du rapport. Doit commencer dans la première cellule A1 de la feuille de Données.
3	Feuilles de présentation	Utilisées pour présenter des données. Les données proviennent de la feuille de Données.
4	Feuille de Métadonnées du rapport	Inclus automatiquement si la présentation a été créée en exportant un autre rapport au format Excel. Contient des informations générales sur le rapport. Peut être supprimée.

En résumé, vous devriez et ne devriez pas faire les choses suivantes sur la feuille Données :

• Ne changez pas le nom de la feuille de Données, de la table de Données ou des colonnes.
• Vous pouvez supprimer ou masquer des colonnes.
• N’ajoutez aucune colonne à moins qu’elle ne soit incluse dans l’ensemble de données du rapport.
• Vous pouvez placer les feuilles dans n’importe quel ordre, avec la feuille Données en premier ou en dernier.

Voir aussi .

Création d’un rapport de mise en page Excel (documentation développeur)
Gestion des présentations de rapport
Modifier la présentation actuelle du rapport
Importer et exporter une présentation de rapport ou de document personnalisée (héritée)
Analyse des données de rapport avec Excel
Utilisation des rapports
Utilisation de Business Central

Trouvez des modules d’apprentissage en ligne gratuits pour Business Central ici