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Exécuter et imprimer des rapports dans Business Central

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Les rapports vous aident à collecter et à afficher des données en fonction de critères spécifiques. Il organise et présente les informations dans un format facile à lire que vous pouvez imprimer ou enregistrer sous forme de fichier. Il existe de nombreux rapports accessibles dans l'ensemble de l'application. Les rapports fournissent généralement des informations relatives au contexte de la page où vous vous trouvez. Par exemple, la page Client comprend des rapports pour les 10 principaux clients et les statistiques de vente, et plus encore.

Noter

Les traitements en lot et les objets XMLport sont plus ou moins identiques aux rapports, mais ils sont davantage utilisés pour traiter ou exporter des données. Par exemple, la tâche par lots Créer des rappels crée des documents de rappel à envoyer aux clients ayant des paiements en souffrance. Cet article fait référence surtout aux « rapports », mais des informations similaires s’appliquent aux traitements en lot et aux ports XML.

Mise en route

Vous pouvez trouver des rapports dans le menu Rapports sur les pages, listes et Cartes sélectionnées. Vous pouvez également utiliser la recherche Icône en forme d’Ampoule qui ouvre la fenêtre de recherche. pour trouver des rapports par nom. Pour un aperçu des rapports intégrés que vous pouvez utiliser dans Business Central, triés par catégories, voir Rapports disponibles dans Business Central.

Lorsque vous choisissez un rapport, une page de demande dont le titre correspond au nom du rapport s'affiche pour vous permettre de définir plusieurs options et filtres qui déterminent les éléments à inclure dans le rapport. Les sections suivantes expliquent comment utiliser la page de demande pour créer, afficher un aperçu et imprimer un rapport.

Utiliser les valeurs par défaut (paramètres prédéfinis)

La plupart des pages de demande de rapport incluent le champ Utiliser les valeurs par défaut de. Avec ce champ, vous pouvez sélectionner des paramètres prédéfinis pour le rapport, qui définissent automatiquement des options et des filtres. Sélectionnez une entrée dans la liste déroulante, et vous verrez les options et les filtres sur la page de demande de rapport se modifier en conséquence.

L’entrée appelée Options et filtres récemment utilisés est toujours disponible. Cette entrée configure le rapport pour qu'il utilise les options et les filtres que vous avez utilisés la dernière fois que vous l’avez exécuté.

Le champ Utiliser les valeurs par défaut de fournit un moyen rapide et fiable de générer de manière cohérente des rapports contenant les données correctes. Après avoir sélectionné une écriture, vous pouvez modifier n'importe quelle option et n'importe quel filtre avant d’afficher un aperçu ou d’imprimer le rapport. Vos modifications ne seront pas enregistrées dans l’entrée de paramètres prédéfinis que vous avez sélectionnée, mais elles seront sauvegardées dans l’entrée Options et filtres récemment utilisés.

Noter

Les paramètres prédéfinis sont généralement configurés et gérés par un administrateur. Pour en savoir plus, voir Gérer les paramètres enregistrés pour les rapports et les traitements en lot.

Spécifier les données à inclure dans un rapport

Utilisez les champs sous Options et Filtres pour modifier ou limiter les informations que vous souhaitez dans le rapport. Vous pouvez définir des filtres dans un rapport plus ou moins de la même manière que vous le faites sur des listes. Consultez la section Filtrage.

Attention

Le raccourci Filtrer sur une page de demande de rapport fournit une fonctionnalité de filtrage générique pour les rapports. Ces filtres sont optionnels.

Certains rapports ignorent ces filtres, ce qui signifie que quel que soit le filtre défini dans l’onglet rapide Filtre , la sortie du rapport est la même. Il est impossible de fournir une liste des champs ignorés dans les rapports, vous devez expérimenter avec les filtres lorsque vous les utiliserez.

Exemple : Lorsque vous utilisez la tâche par lots Créer des rappels , un filtre pour le champ Écritures du grand livre client du Dernier niveau de rappel émis est ignoré, car les filtres sont fixes pour cette tâche par lots.

Afficher l'aperçu d'un rapport

En affichant l’aperçu d’un rapport, vous pouvez voir à quoi il ressemblera avant de l’imprimer. L’aperçu n’est pas basé sur l’imprimante sélectionnée dans le champ Imprimante sur la page de demande. Il est contrôlé par le navigateur. Après l’aperçu, vous pouvez revenir à la page de la demande et apporter des modifications aux options et aux filtres nécessaire.

Les choix d’aperçu sur la page Demande de rapport dépendent du rapport. Ainsi, pour certains rapports, vous pouvez Sélectionner version préliminaire, tandis que pour d’autres, le choix est version préliminaire et Fermer. Les deux choix ouvrent un aperçu du rapport. La différence est que l’Aperçu garde la page de demande ouverte afin que vous puissiez y revenir, apporter des modifications, afficher à nouveau un aperçu ou imprimer. En revanche, avec version préliminaire et Fermer la page de demande se ferme et vous devrez rouvrir le rapport pour apporter des modifications ou l’imprimer.

Noter

Si vous utilisez Business Central 2020 vague de lancement 1 ou une version antérieure, le seul choix est Sélectionner, ce qui ferme la page de demande sur Sélectionner, comme décrit ci-dessus pour Sélectionner et Fermer.

Utiliser l’aperçu

Dans l’Aperçu, utilisez la barre de menus dans l’aperçu du rapport pour :

  • Naviguer entre les pages

  • Effectuer un zoom avant et arrière

  • Redimensionner à la taille de la page

  • Sélectionner du texte

    Vous pouvez copier le texte d’un rapport puis le coller ailleurs, comme dans une page de Business Central ou Microsoft Word. À l’aide d’une souris, par exemple, sélectionnez le bouton gauche de la souris et le maintenez enfoncé où vous voulez commencer. Faites glisser la souris pour sélectionner un ou plusieurs mots, phrases ou paragraphes. Ensuite, appuyez sur le bouton droit de la souris et appuyez sur Sélectionner Copier. Vous pouvez maintenant coller le texte sélectionné partout où vous le souhaitez.

  • Faire défiler le document

    Vous pouvez déplacer la zone visible du rapport dans n’importe quelle direction pour voir d’autres zones du rapport. Le défilement est utile si vous avez effectué un zoom pour observer les détails. Avec la souris, par exemple, sélectionnez et maintenez la pression n’importe où dans l’aperçu du rapport, puis déplacez la souris pour sélectionner une section du rapport.

  • Téléchargez un fichier PDF sur votre ordinateur ou votre réseau.

  • Imprimer

Enregistrer un rapport dans un fichier

Vous pouvez enregistrer un rapport dans un document PDF, un document Microsoft Word, un classeur Microsoft Excel ou un document XML en sélectionnant Envoyer à, puis en effectuant votre sélection. Un fichier de présentation sera téléchargé sur votre ordinateur.

Si votre organisation a configuré OneDrive pour les fonctionnalités système, au lieu d’être téléchargés, les classeurs Excel et les documents Word sont ouverts dans votre navigateur à l’aide d’Excel ou de Word pour le Web.

Pourboire

Les options Document Microsoft Excel (données uniquement) et Document XML concernent principalement le niveau avancé. Vous utiliserez généralement ces options pour effectuer une analyse détaillée des données. Pour en savoir plus, voir Analyse des données de rapport avec Excel et XML.

Vous pouvez également utiliser l’option Document Microsoft Excel (données uniquement) pour créer des présentations Excel pour un rapport donné. En savoir plus sur Utiliser les présentations Excel.

Planifier l’exécution d’un rapport ultérieurement ou périodiquement

Vous pouvez programmer un rapport unique ou récurrent à exécuter à une date et une heure spécifiques. Les rapports prévus sont entrés dans la file d'attente projets et traités au moment prévu, comme les autres projets. Sélectionner l’option Planifier après avoir sélectionné Envoyer à, puis entrez des informations, telles que l’imprimante, l’heure et la date. Le rapport est alors ajouté à la file d’attente des projets et sera exécuté au moment spécifié. Lorsque le rapport a été traité, l’article est supprimé de la file d’attente des travaux. Pour plus d’informations, voir Utiliser des files d’attente des travaux pour programmer des tâches.

Lorsque vous programmez l’exécution d’un rapport, vous pouvez spécifier qu’il doit s’exécuter, par exemple, tous les jeudis en définissant le champ Formule de date de la prochaine exécution sur D4. Pour plus d’informations, voir Utiliser des formules date.

Vous pouvez enregistrer le rapport dans un fichier (par exemple, Excel, Word ou PDF), l’imprimer ou uniquement le générer. Si vous enregistrez le rapport dans un fichier, le rapport traité est envoyé vers la page Boîte de réception des rapports de votre Centre de rôles pour que vous puissiez le consulter. Pour en savoir, voir Partager et exporter des rapports avec la boîte de réception Rapport

Gérer les rapports récurrents programmés

Les tâches par lots génèrent des rapports planifiés gérés sur la page Entrées de la file d’attente des tâches . Vous pouvez voir l’état et d’autres informations de chaque rapport sur la page, interrompre/reprendre le traitement en lot du rapport et générer le rapport à la demande.

Depuis la page Écritures file d’attente des travaux, vous pouvez également modifier certains paramètres de rapport, tels que le type de fichier de sortie, la récurrence, la date d’exécution et les heures de début et de fin. Toutefois, avant de modifier un rapport programmé existant, il est nécessaire de mettre la file d’attente des projets de rapport en attente :

  1. Sélectionner l’icône Icône en forme d’Ampoule qui ouvre la fenêtre de recherche 1., entrez Entrées de la file d’attente des travaux, puis Sélectionner le lien associé.
  2. Sur la page Entrées de la file d’attente des travaux , Sélectionner le rapport souhaité.
  3. Sélectionner l’action Mettre en attente .
  4. Ouvrez et modifiez le rapport programmé en sélectionnant son état (En attente).

Après avoir modifié les options du rapport, répétez les deux premières étapes, puis Sélectionner l’action Définir le statut sur Prêt pour reprendre la génération du rapport.

Pour en savoir plus sur la gestion des files d’attente des travaux, voir Utiliser les files d’attente des travaux pour programmer des tâches.

Imprimer un rapport

Pour imprimer un rapport, cliquez sur Sélectionner Imprimer sur la page de demande de rapport ou sur la barre de menu de la pageversion préliminaire .

Lorsqu’un rapport utilise un disposition Excel, vous ne verrez pas le champ Imprimante ni les boutons Imprimer ou version préliminaire . Au lieu de cela, il y a une option Télécharger. Pour imprimer, sélectionnez Télécharger, puis ouvrez le fichier téléchargé dans Excel et imprimez à partir de là.

Imprimante

Le champ Imprimante sur la page de demande affiche le nom de l’imprimante à laquelle le rapport est transmis. Pour changer d'imprimante, sélectionnez simplement l'imprimante dans la liste.

Noter

L’option (Géré par le navigateur) indique qu’il n’y a pas d’imprimante désignée pour le rapport. Dans ce cas, le navigateur gérera l’impression et affichera une expérience standard, où vous pourrez choisir une imprimante locale connectée à votre ordinateur. L’option (Géré par le navigateur) n’est pas disponible dans l’application mobile Business Central ou application pour Microsoft Teams.

Pourboire

L'imprimante sélectionnée pour vous par défaut est configurée sur la page Sélections d'imprimantes. Pour en savoir plus sur la façon dont vous pouvez modifier l’imprimante par défaut, consultez la section Configurer les imprimantes par défaut .

Spécifiquement pour la version thaïlandaise de Business Central, le bouton Imprimer ne peut pas imprimer correctement des rapports du fait des limitations du service qui génère un fichier PDF imprimable. À la place, vous pouvez ouvrir le rapport dans Word puis l'enregistrer en tant que fichier PDF imprimable.

Sinon, vous pouvez demander à votre administrateur de créer une présentation rapport Word pour vos rapports les plus utilisés. Pour en savoir plus, voir Gestion des présentations de rapport et de document.

Modifier la présentation du rapport

Une présentation de rapport contrôle les éléments affichés sur un rapport, leur agencement et leur mise en forme. Il explique plusieurs méthodes pour modifier la présentation :

  • Lorsque vous configurez l’exécution d’un rapport, vous voyez la présentation actuelle dans le champ Présentation du rapport sur la page de demande. Pour passer temporairement à un autre champ disposition, Sélectionner, sélectionnez Rapport disposition , puis Sélectionner dans une liste de mises en page disponibles pour le rapport.
  • Pour modifier la présentation par défaut utilisée par un rapport, accédez aux pages Présentations du rapport ou Sélection de la présentation du rapport.

Pour en savoir plus, voir Définir la présentation utilisée par un rapport. Ou, si vous souhaitez personnaliser votre propre rapport disposition, consultez Commencer à créer des mises en page.

Modifier la langue et le format des nombres, des dates et des heures

Par défaut, la langue du texte et le format des nombres, des dates et des heures dans un rapport sont basés sur vos paramètres de langue de travail et de région, qui sont définis sur la page Mes paramètres . Vous pouvez toutefois modifier la langue et la région de format au cas par cas lorsque vous prévisualisez, imprimez ou envoyez un rapport. Sur la page de demande, définissez les options Langue et Région de format selon vos préférences. Vous pouvez également spécifier le format de langue et de région à utiliser par défaut pour les clients et les fournisseurs sur les pages de leurs fiches.

Selon l’endroit où vous avez spécifié les paramètres de langue et de format, Business Central détermine les paramètres à utiliser dans l’ordre suivant :

  1. Les paramètres que vous spécifiez lorsque vous générez un rapport.
  2. Les paramètres spécifiés dans le document, qui proviennent des paramètres du client ou du fournisseur.
  3. Les paramètres spécifiés dans l’objet Rapport AL.
  4. Les paramètres définis dans Mes paramètres.

Pour plus d’informations sur la page Mes paramètres , consultez Modifier les paramètres de base.

Options avancées

Les champs sous le raccourci Avancé définissent des limites sur le rapport généré pour contrôler les ressources de l’imprimante. Vous n’aurez généralement pas à modifier ces paramètres, sauf si vous disposez d’un rapport volumineux. Si un rapport dépasse ces limites lorsque vous essayez d’afficher un aperçu ou d’imprimer, un message apparaît vous indiquant quelle limite a été dépassée. Vous pouvez ensuite modifier les paramètres en fonction de votre rapport. Cependant, chaque champ a une valeur maximale que vous devez connaître :

Champ Valeur maximale
Durée maximale de l’affichage 12:00:00
Nombre maximal de lignes 1 000 000
Nombre maximal de documents 500

Noter

Les valeurs maximales peuvent être différentes pour Business Central sur site et un administrateur peut les modifier. Pour plus d’informations, reportez-vous à la rubrique Configuration de Business Central Server – Rapports. Pour un aperçu des limites des rapports dans Business Central Online, voir Limites opérationnelles.

Voir aussi .

Retrouvez ici des modules d’apprentissage en ligne gratuits pour Business Central