Gérer les données dans votre application (aperçu)

Important

• Cette fonctionnalité est en version préliminaire.
• Les fonctionnalités en version préliminaire ne sont pas destinées à une utilisation en production et peuvent être restreintes. Ces fonctionnalités sont soumises à des conditions d’utilisation supplémentaires, et sont disponibles avant une version officielle de telle sorte que les clients puissent tirer parti d’un accès anticipé et fournir leurs commentaires.

Les applications ont souvent besoin de données, telles que des tâches, des actifs, des requêtes ou des dossiers clients. Lorsque vous créez une application dans Microsoft Copilot Studio, vous pouvez commencer par des données d’exemple, conserver des informations dans le navigateur ou connecter l’application à une source de données organisationnelle.

Cet article explique les méthodes courantes dont une application fonctionne avec les données et comment les connexions, l’identité et les permissions affectent les personnes qui l’utilisent.

Note

Les sources de données disponibles et les options de stockage dépendent de la version préliminaire, de votre environnement, des politiques d’administrateur, des licences, des permissions et des connexions existantes.

Façons courantes dont les applications travaillent avec les données

Une application peut utiliser une ou plusieurs des approches suivantes.

Approach	Fonctionnement	Quand l′utiliser ?
Exemples de données	Copilot Studio génère des enregistrements représentatifs dans le cadre de l’application afin que vous puissiez en prévisualiser la conception et le comportement.	Utilisez-le pour explorer une idée ou affiner l’application avant de connecter les données professionnelles.
Données locales dans le navigateur	L’application conserve les informations dans le navigateur actuel au lieu d’une source de données organisationnelle.	Utilisez-le pour des expériences personnelles ou autonomes où les informations n’ont pas besoin d’être partagées entre utilisateurs ou appareils.
Données organisationnelles connectées	L’application lit ou met à jour un code source organisationnel existant via une connexion dans son environnement.	Utilisez-le lorsque les enregistrements doivent être conservés, gérés de manière centralisée ou accessibles à d’autres utilisateurs autorisés.

Certaines applications n’ont pas besoin de stockage de données. Par exemple, une calculatrice ou un convertisseur unitaire peut produire des résultats sans les sauvegarder. Une application peut également utiliser plusieurs sources, sous réserve des capacités et politiques de son environnement.

Choisir une approche basée sur les données

Utilisez les questions suivantes pour décider comment l’application doit fonctionner avec les données :

Question	Approche recommandée
Êtes-vous encore en train d’explorer le design ?	Commencez par des données d’échantillon.
L’information doit-elle rester uniquement dans le navigateur d’une seule personne ?	Le stockage local du navigateur pourrait suffire.
Les enregistrements doivent-ils être partagés, gérés de manière centralisée ou disponibles sur plusieurs appareils ?	Connectez une source de données organisationnelle.
Les données existent-elles déjà ?	Connectez la table existante au lieu de créer une copie.
L’application a-t-elle besoin d’un endroit pour stocker de nouveaux dossiers ?	Connectez-vous à une liste SharePoint prise en charge ou à une table organisationnelle existante adéquate.
Commencez-vous à partir d’un tableau Excel ?	Déterminez si le fichier correspond à un contexte de création, à une connexion Excel en direct ou à un fichier d’entrée que les utilisateurs téléversent vers l’application en cours d’exécution.

Commencez par des données d’échantillon

Si vous ne connectez pas une source existante, Copilot Studio peut générer des données d'échantillons correspondant à l'application que vous avez décrite. Les données d’exemple facilitent l’aperçu et le test d’une version précoce de l’application.

Considérez les données d’échantillon comme du contenu représentatif, pas comme un lieu de stockage des dossiers commerciaux. Les modifications effectuées lors de l’utilisation des données d’échantillon peuvent se réinitialiser lorsque l’application se recharge ou lorsque Copilot Studio régénère une partie de l’application.

Les enregistrements d’échantillons peuvent également être inclus dans l’application générée elle-même. En conséquence, rafraîchir l’aperçu de l’application n’est pas un moyen fiable de déterminer où une application stocke ses données. Examinez les données et connexions de l’application avant de vous y fier pour retenir les informations.

Stockez les données des applications dans le navigateur

Certaines applications autonomes peuvent stocker des informations dans le navigateur. Les données locales du navigateur peuvent rester après un rafraîchissement, mais ce n’est pas la même chose que les données organisationnelles connectées.

Données locales du navigateur en général :

• Disponible uniquement dans le profil navigateur où vous l’avez créé
• Ce n’est pas automatiquement partagé avec d’autres utilisateurs de l’application
• Il se peut que ce ne soit pas disponible sur un autre appareil
• N’est pas géré comme un enregistrement de données SharePoint, Dataverse ou d’une autre source connectée

Utilisez une source de données organisationnelle lorsque vous devez partager des enregistrements, gérer les données de manière centralisée ou rendre les données disponibles sur plusieurs appareils.

Stocker et utiliser les données organisationnelles

Les données organisationnelles connectées peuvent supporter deux flux de travail liés :

• Stockage des enregistrements que les gens créent ou mettent à jour via l’application
• Travailler avec des tables que votre organisation utilise déjà

La configuration peut varier selon la source de données. Copilot Studio gère le processus de connexion pris en charge et génère la configuration de l’application nécessaire pour travailler avec les données sélectionnées. Une table connectée peut contenir des enregistrements existants et continuer à recevoir de nouveaux enregistrements depuis l’application.

Note

Cet article se concentre sur les liens avec des tables qui stockent les enregistrements des applications. Les connecteurs peuvent également étendre ce qu’une application peut faire via des actions de service, comme envoyer un e-mail Outlook, créer un événement calendrier ou publier un message Microsoft Teams.

Les actions de service ne fournissent pas de stockage pour les enregistrements de l’application. Pour en savoir plus, consultez la section Connecteurs aperçu.

Utilisez les listes SharePoint

Utilisez des listes SharePoint lorsque votre application a besoin de données d’équipe simples et en forme de liste. Selon le scénario de prévisualisation supporté, Copilot Studio peut connecter l’application à une liste existante ou créer de nouvelles listes sur un site SharePoint que vous pouvez utiliser.

Copilot Studio peut demander quels enregistrements d’application vous souhaitez stocker, s’il faut utiliser un site SharePoint existant, et à quel site doivent appartenir les listes. Créer ou utiliser une connexion peut nécessiter votre approbation et votre autorisation pour le site et les listes sélectionnés.

Important

La création d'un nouveau site SharePoint pour une application n'est pas disponible dans toutes les versions en aperçu. Confirmez les options affichées dans Copilot Studio avant de concevoir une application qui dépend d’un site nouvellement créé.

Utilisation des données provenant de tables Dataverse existantes

Utilisez Dataverse lorsque l’application doit fonctionner avec des données organisationnelles structurées que votre organisation gère déjà dans un environnement Power Platform. Dans l’aperçu, Copilot Studio connecte les applications aux tables Dataverse existantes.

Important

La création de nouvelles tables Dataverse n’est pas prise en charge dans toutes les versions de prévisualisation. Confirmez les options affichées dans Copilot Studio avant de concevoir une application qui dépend d’un nouveau modèle de données Dataverse.

Copilot Studio pourrait vous demander de sélectionner un environnement, une table et une connexion Dataverse. Vous devez avoir l’autorisation d’utiliser la table sélectionnée et d’effectuer les opérations requises par l’application.

Comparez les listes SharePoint et Dataverse

Les listes SharePoint et Dataverse stockent toutes deux les données organisationnelles sous gouvernance d’administrateur, mais elles répondent à des besoins différents. Si les deux options sont disponibles, utilisez la comparaison suivante pour choisir celle qui vous convient le mieux.

Considérer	Listes SharePoint	Dataverse
Choisis-le quand	Vos données sont en forme de liste et votre équipe travaille déjà dans SharePoint	Votre organisation gère déjà des données structurées dans Dataverse
Bon pour	Trackers d’équipe, inventaires, demandes et dossiers simples	Dossiers métier associés, processus régis et modèles de données établis
Géré dans	Un site SharePoint	Un environnement Power Platform
Relations	Recherche de colonnes entre les listes	Relations définies entre tables
Permissions	Autorisations de site SharePoint et de liste	Rôles de sécurité Dataverse et permissions de table ou d’enregistrement
Utilisation des données	Les personnes peuvent consulter et conserver les dossiers directement dans SharePoint	Les makers et administrateurs gèrent les données via les outils Dataverse et Power Platform
Aperçu de Copilot Studio	Les scénarios pris en charge peuvent créer ou utiliser des listes SharePoint	Connectez-vous aux tables Dataverse existantes ; la création de nouvelles tables peut ne pas être disponible

Tip

Choisissez SharePoint lorsque les données sont naturellement une liste d’équipe simple. Choisissez Dataverse lorsque l’application doit utiliser un modèle de données Dataverse existant ou nécessite que les relations et la sécurité soient gérées via Dataverse. La disponibilité dépend toujours de votre environnement et des politiques d’administrateur.

Après avoir connecté une table SharePoint ou Dataverse, examinez les données et connexions de l'application pour confirmer la source utilisée.

Connectez-vous à d’autres tables existantes

Si votre organisation possède déjà les données dont l’application a besoin, demandez à l’agent de connecter l’application à cette source. En plus de SharePoint et Dataverse, une application peut fonctionner avec d’autres sources tabulaires disponibles dans son environnement, telles que Excel ou SQL.

Les connexions de données permettent à une application de lire ou d’écrire des lignes dans un code source structuré. La configuration exacte varie selon la source, mais Copilot Studio vous guide dans la sélection des données et de la connexion que l’application doit utiliser.

Découvrez les différentes façons dont une application peut utiliser un fichier Excel ou CSV dans Work with Excel and CSV. D’autres sources tabulaires pourraient également être disponibles. La disponibilité dépend de l’environnement de l’application. Examinez et testez le résultat avant de publier l’application, surtout lorsque les utilisateurs peuvent ajouter, mettre à jour ou supprimer des enregistrements.

Modifier ou rafraîchir une connexion de données

Si la source, la structure de la table ou la connexion change, demandez à l’agent de mettre à jour la connexion de données de l’application. Examinez les champs mis à jour et testez à nouveau l’application avant de publier. Évitez de modifier directement le code de connexion généré.

Disponibilité des connexions et politiques d’administrateur

Les applications peuvent utiliser des sources de données et des connexions disponibles et autorisées dans leur environnement. Les politiques de données et autres contrôles administrateurs déterminent quelles sources et connexions sont disponibles.

Les applications Copilot Studio peuvent avoir accès à un sous-ensemble du catalogue plus large des connecteurs. Apprenez comment les administrateurs classifient et contrôlent les connecteurs dans les politiques de données.

Une source de données ou une connexion peut être indisponible pour l’une des raisons suivantes :

• Une politique l’empêche.
• Le catalogue de connecteurs de l’environnement ne l’inclut pas.
• La connexion requise n’existe pas.
• Votre compte n’a pas la permission de l’utiliser.
• Le permis requis n’est pas disponible.

Contactez votre administrateur si vous pensez qu’une source de données est disponible mais ne pouvez ni la sélectionner ni l’utiliser.

Travailler avec Excel et fichiers CSV

Vous pouvez utiliser les fichiers de plusieurs façons, selon que vous souhaitez fournir du contexte, connecter des données en temps réel, ou permettre aux utilisateurs de l’application de télécharger un fichier.

Attachez un fichier lors de la création d’une application

Sélectionnez + dans le chat pour joindre un fichier qui donne plus de contexte à l’agent. Par exemple, un classeur peut aider l’agent à comprendre les champs et les informations que l’application doit afficher. Joindre un fichier en contexte ne crée pas de lien durable avec ce fichier.

Connecter une table Excel

Lorsque le connecteur Excel est disponible, Copilot Studio peut connecter une application à une table dans un classeur Excel. Cette connexion utilise des données en temps réel plutôt qu’une pièce jointe à usage unique. Le classeur doit contenir un tableau Excel défini, et la disponibilité des connecteurs ainsi que les autorisations s’appliquent toujours.

Ajouter un téléchargement de fichier à une application

Copilot Studio peut également générer une expérience d’application dans laquelle un utilisateur sélectionne un fichier Excel ou CSV à traiter dans le navigateur. Dans ce scénario, le fichier est entré dans l’application en cours d’exécution. Il ne devient pas automatiquement une source de données centralisée ou synchronisée en continu.

Comprendre l’identité et les permissions

Les applications accèdent aux données connectées au nom de l’utilisateur connecté.

Cette condition signifie :

• L’application ne donne pas automatiquement à quelqu’un accès à des données qu’il ne pourrait pas utiliser autrement.
• Différents utilisateurs peuvent voir des données différentes en fonction de leurs permissions.
• Un utilisateur peut devoir créer ou consentir à une connexion dès la première utilisation de l’application.
• Une opération de données connectées peut échouer si l’utilisateur n’a pas la permission de l’exécuter.

Important

Partager une application et partager ses données sous-jacentes sont des actions distinctes. Donner à quelqu'un la permission d'ouvrir une application ne lui donne pas automatiquement accès à ses listes SharePoint, tables Dataverse, classeurs ou autres sources connexes.

Avant de publier, testez l’application avec un compte dont les autorisations sont similaires à celles des utilisateurs visés.

Préparer les données de l’application pour la publication

Un flux de travail courant est :

1. Décrivez l’application et consultez l’aperçu de l’application.
2. Affinez ses champs, écrans et actions en utilisant des données d’échantillonnage ou locales du navigateur.
3. Connectez une source de données organisationnelle, qu’elle soit configurée pour l’application ou existante déjà.
4. Examinez les données et connexions de l’application.
5. Testez avec des comptes représentant les utilisateurs visés.
6. Publiez l’application.
7. Partagez l’application et confirmez séparément que ses utilisateurs peuvent accéder aux données sous-jacentes.

Vous pouvez aussi partir directement des données organisationnelles existantes lorsque vous savez déjà quelle source l’application doit utiliser.

Gérez les connexions dans votre application

Lorsqu’une application fonctionne avec une source d’organisation ou un service externe, elle le fait via un connecteur — un lien préconstruit vers un service tel qu’Outlook, SharePoint ou Dataverse. Une connexion est le lien autorisé entre votre application et l’un de ces connecteurs. Les connecteurs sont disponibles pour une large gamme de services Microsoft et tiers ; pour les consulter, consultez la référence au connecteur.

On ne crée pas les connexions manuellement. Décrivez ce que vous voulez que l’application fasse, et Copilot Studio ajoute le connecteur dont l’application a besoin. Par exemple, demander à l’application d’envoyer un message lorsqu’un enregistrement est ajouté est ce qui ajoute une connexion à un connecteur mail. Pour supprimer, il suffit de demander dans le chat de supprimer la connexion établie.

Les connexions affectent les personnes qui utilisent votre application de la manière suivante.

Considérations	Ce que cela signifie
Identity	Chaque personne qui ouvre l’application se connecte aux connecteurs qu’elle utilise avec son propre compte. Vos identifiants ne sont pas partagés avec les personnes avec qui vous partagez l’application.
Permissions	Parce que chaque personne se connecte en tant que soi-même, elle ne voit que les dossiers auxquels son propre compte peut accéder. Deux personnes peuvent ouvrir la même application et voir des résultats différents.
Availability	Les politiques d’administrateur déterminent quels connecteurs peuvent être utilisés dans votre organisation. Vos administrateurs ont défini ces politiques dans le Centre d’administration Microsoft.

Si un connecteur que vous attendez n’est pas disponible, une politique administrateur est la raison la plus courante. Contactez votre administrateur pour savoir quels connecteurs sont autorisés dans votre environnement.

Consultez les connexions dans votre application

Pour voir quelles connexions utilise votre application, sélectionnez le nom de l’application dans la barre de commandes, puis sélectionnez Connexions. Chaque connexion indique l’icône du connecteur, son nom et une brève description de son fonctionnement. Vous pouvez rechercher dans la liste par nom ou description.

Dépannage des données et connexions dans votre application

• Les changements disparaissent lorsque l’application se recharge. L’application peut utiliser des données d’échantillons ou une autre source de données temporaire. Examinez ses données et connexions et demandez à l’agent de connecter une source de données organisationnelle.
• Les données restent après rafraîchissement mais les autres utilisateurs ne peuvent pas les voir. L’application pourrait utiliser un stockage local dans le navigateur. Les informations locales dans le navigateur ne sont pas automatiquement partagées entre utilisateurs, navigateurs ou appareils.
• Aucune source de données ou connexion n’est disponible. La source de données peut être indisponible ou bloquée dans l’environnement. Confirmez que la connexion existe et que la politique, les permissions et les licences de l’administrateur le permettent.
• Un utilisateur peut ouvrir l’application mais ne peut pas voir ses données. Ouvrir l’application ne donne pas la permission à ses données sous-jacentes. Confirmez que l’utilisateur a accès à la SharePoint list, à la table Dataverse, au classeur ou à toute autre source et qu’il a consenti à toute connexion requise.
• Les modifications apportées à un fichier joint n’apparaissent pas dans l’application. Un fichier joint fournit un contexte pour la création d’une application mais n’est pas automatiquement une connexion en direct. Connectez la tableau Excel via un connecteur disponible si l’application a besoin de lire les données actuelles du classeur.
• Une source connectée a changé mais l’application utilise toujours une structure plus ancienne. La connexion générée peut devoir être rafraîchie ou recréée pour que l’application puisse utiliser le schéma mis à jour. Vérifiez la source et la connexion avant de modifier manuellement le code généré de l’application.

Informations associées

• Créer une application dans Microsoft Copilot Studio
• Publiez et partagez une application dans Microsoft Copilot Studio