Configuration et gestion des stratégies de rétention dans Exchange Online
S'applique à : Office 365 for enterprises, Live@edu
Dernière rubrique modifiée : 2012-03-16
Pour des raisons professionnelles, juridiques ou réglementaires, vous pouvez être amenés à conserver les messages électroniques que les utilisateurs de votre organisation envoient ou reçoivent, ou bien vous pouvez souhaiter supprimer ceux que vous n'avez pas besoin de conserver. La gestion des enregistrements de messagerie (MRM), la technologie de gestion des enregistrements dans Exchange Online, vous permet de contrôler la durée de conservation des éléments des boîtes aux lettres des utilisateurs et de définir l'action à exécuter à l'expiration d'un laps de temps déterminé.
Fonctionnement de MRM dans Exchange Online
Paramètres de rétention dans Exchange Online
Gérer MRM
Avant de commencer
Gérer les stratégies de rétention
Gérer les balises de rétention
Créer une stratégie de rétention
Créer une balise de rétention
Créer une balise de stratégie par défaut (DPT) pour les messages vocaux
Exécuter l'Assistant Dossier géré
Étapes suivantes
Fonctionnement de MRM dans Exchange Online
Les stratégies de rétention et les balises de rétention font partie de la technologie MRM. Les stratégies de rétention utilisent des balises de rétention pour appliquer des paramètres de rétention aux messages électroniques et aux dossiers. Les balises de rétention définissent une limite d'ancienneté qui spécifie pendant combien de temps les éléments sont conservés, et une action de rétention qui spécifie ce que deviennent ces éléments lorsque cette limite est dépassée. Les balises de rétention sont liées à une stratégie de rétention qui est ensuite appliquée à une boîte aux lettres.
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Analysons de plus près ces composants :
Balises de rétention Les balises de rétention définissent et appliquent les paramètres de rétention des messages et dossiers dans la boîte aux lettres d'un utilisateur. Les balises de rétention spécifient pendant combien de temps un message est conservé et l’action à entreprendre lorsque ce message atteint l’âge de rétention indiqué. Lorsqu’il atteint son âge de rétention, il est placé dans la boîte aux lettres d’archivage de l'utilisateur, ou bien il est supprimé. Les balises de rétention sont associées à une stratégie de rétention. Il existe trois types de balise de rétention :
Balise de stratégie par défaut (DPT) Les paramètres définis dans la balise DPT s'appliquent à tous les éléments d'une boîte aux lettres auxquels aucune balise de rétention n'est encore appliquée. Vous pouvez associer jusqu'à trois balises de stratégie par défaut (DPT) à une stratégie de rétention : une balise DPT avec l'action de rétention Déplacer vers l'archive, une balise DPT avec l'action de rétention Supprimer et autoriser la récupération et une balise DPT pour une catégorie de message spécifique, telle que la messagerie vocale.
Balises de stratégie de rétention (RPT) Les balises RPT s'appliquent aux dossiers par défaut tels que Boîte de réception, Éléments envoyés, Éléments supprimés et Courrier indésirable. Une balise RPT est prioritaire par rapport à une balise DPT.
Remarque Les balises RPT ne prennent pas en charge l'action de rétention qui déplace des éléments vers la boîte aux lettres d'archivage de l'utilisateur. La seule action de rétention possible pour les balises RPT est la suppression d'éléments.
Balises personnelles Les utilisateurs peuvent utiliser Microsoft Outlook 2010 et Outlook Web App pour appliquer des balises personnelles aux dossiers personnalisés et aux éléments individuels dans leur boîte aux lettres.
Stratégies de rétention Une stratégie de rétention est un groupe de balises de rétention appliquées à une boîte aux lettres. Lors de la création d'une boîte aux lettres, une stratégie de rétention par défaut est appliquée. Dans Exchange Online, la politique de rétention par défaut appliquée aux nouvelles boîtes aux lettres est nommée Stratégie MRM par défaut. Une boîte aux lettres peut n’avoir qu’une seule stratégie de rétention.
Remarque Les organisations Live@edu comptent deux stratégies de rétention par défaut : MRMPolicy-DefaultMailboxPlan et MRMPolicy-GalDisabledMailboxPlan.
Les balises de rétention sont associées à une stratégie de rétention Une stratégie de rétention peut avoir deux balises DPT, chacune définissant une action de rétention différente; une balise RPT pour chaque dossier par défaut et toute une série de balises personnelles.
Traitement des stratégies de rétention
L'Assistant Dossier géré est un processus qui s'exécute automatiquement dans les centres de données Microsoft pour traiter les paramètres de rétention qui sont appliqués à une boîte aux lettres. Il applique les balises DPT et RPT aux boîtes aux lettres et met à disposition d'Outlook 2010 et Outlook Web App des balises personnelles, afin que les utilisateurs puissent les appliquer à des dossiers personnalisés ou à des éléments spécifiques dans leurs boîtes aux lettres. L'Assistant Dossier géré traite la rétention des éléments en fonction du type de balise, de l'âge de rétention et des actions de rétention définies dans chaque balise de rétention.
Quelle est la fréquence d'exécution de l'Assistant Dossier géré? L'Assistant Dossier géré est configuré pour traiter toutes les boîtes aux lettres d'une organisation en nuage sur une plage horaire précise appelée cycle de travail. Dans Exchange Online, le cycle de travail est de sept jours. Autrement dit, l'assistant tente de traiter chaque boîte aux lettres de votre organisation en nuage tous les sept jours.
Parce que l'Assistant Dossier géré est exécuté en permanence, aucune intervention n'est nécessaire pour appliquer les paramètres de rétention aux boîtes aux lettres. Cependant, si vous souhaitez appliquer immédiatement les paramètres de rétention à une boîte aux lettres, vous pouvez forcer l'Assistant Dossier géré à traiter une boîte aux lettres spécifique. Consultez la rubrique Exécuter l'Assistant Dossier géré.
Important La gestion des enregistrements de messagerie ne garantit pas la rétention de chaque message. Par exemple, un utilisateur peut supprimer un message de sa boîte aux lettres avant que ce dernier n'atteigne sa limite d'âge de rétention ; la gestion des enregistrements de messagerie n’est pas conçue pour empêcher les utilisateurs de supprimer leurs propres messages. Si votre organisation exige la rétention indéfinie des messages, pensez à utiliser l'une des fonctionnalités Exchange Online suivantes :
Journalisation Si votre organisation impose la conservation de messages hors de la boîte aux lettres de l'utilisateur pour un stockage à long terme, envisagez une journalisation. Consultez la rubrique Règles de journalisation.
Suspension pour litige Si votre organisation doit conserver des messages pour satisfaire aux exigences de rétention et de découverte automatique, vous pouvez mettre les boîtes aux lettres utilisateur en attente pour litige. Consultez la rubrique Placer une boîte aux lettres en attente pour litige.
Aussi, la récupération d’élément unique d'Exchange Online vous permet de récupérer un message électronique supprimé pendant une période de 14 jours après sa suppression définitive par l'utilisateur. Consultez la rubrique Récupérer des messages électroniques supprimés dans Exchange Online.
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Paramètres de rétention dans Exchange Online
Le tableau suivant répertorie les balises de rétention et les paramètres par défaut disponibles dans Exchange Online pour Microsoft Office 365 et Live@edu. Toutes ces balises sont associées à la stratégie de rétention par défaut appliquées aux nouvelles boîtes aux lettres. Cela signifie que ces paramètres sont appliqués à toutes les nouvelles boîtes aux lettres.
Lorsqu’une balise de rétention personnelle est associée à la stratégie de rétention appliquée à la boîte aux lettres d'un utilisateur, la balise est automatiquement mise à disposition des utilisateurs pour qu'ils puissent l'appliquer aux éléments dans leur boîte aux lettres.
| Nom de la balise | Type de balise | Limite d’âge de rétention (jours) | Action de rétention |
|---|---|---|---|
Déplacement vers l’archive après 2 ans - Par défaut |
Tout (DPT)* |
730 |
Déplacer vers l’archive |
Les éléments récupérables de 14 jours sont déplacés vers l'archive |
Éléments récupérables** |
14 |
Déplacer vers l’archive |
Éléments supprimés |
Dossier Éléments supprimés** |
30 |
Supprimer et autoriser la récupération |
Courrier indésirable |
JunkEmaill** |
30 |
Supprimer et autoriser la récupération |
Déplacement vers l’archive après 1 an - Personnel |
Personnel |
365 |
Déplacer vers l’archive |
Déplacement vers l’archive après 5 ans - Personnel |
Personnel |
1825 |
Déplacer vers l’archive |
Ne jamais déplacer vers l’archive - Personnel*** |
Personnel |
Pas de limite d'âge |
Déplacer vers l’archive |
Supprimer après 1 semaine |
Personnel |
7 |
Supprimer et autoriser la récupération |
Supprimer après 1 mois |
Personnel |
30 |
Supprimer et autoriser la récupération |
Supprimer après 6 mois |
Personnel |
180 |
Supprimer et autoriser la récupération |
Supprimer après 1 an |
Personnel |
365 |
Supprimer et autoriser la récupération |
Supprimer après 5 ans |
Personnel |
1825 |
Supprimer et autoriser la récupération |
Ne jamais supprimer*** |
Personnel |
Pas de limite d'âge |
Supprimer et autoriser la récupération |
* Les balises de rétention du type Tout sont des balises DPT. Les balises DPT s'appliquent aux éléments qui ne sont régis par aucune autre balise de rétention.
** Le type de balise RPT identifie le dossier de messagerie par défaut auquel la balise est appliquée.
*** Cette balise n'est pas appliquée par défaut. Les éléments disposant de cette balise de rétention ne sont jamais déplacés ou supprimés.
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Gérer MRM
Comme expliqué précédemment, les paramètres des balises de rétention par défaut sont automatiquement appliqués à toutes les boîtes aux lettres car une stratégie de rétention par défaut est appliquée lors de leur création. Toutefois, si vous souhaitez modifier le comportement de rétention de votre organisation, vous pouvez utiliser Windows PowerShell pour gérer les stratégies et les balises de rétention dans Exchange Online.
Avant de commencer
Pour plus d’informations sur l’installation et la configuration de Windows PowerShell et la connexion au service, consultez la rubrique Utiliser Windows PowerShell dans Exchange Online.
Gérer les stratégies de rétention
| Tâche | Commande | |
|---|---|---|
| Afficher la liste des stratégies de rétention disponibles dans votre organisation. | | |
| Identifier la stratégie de rétention appliquée à une boîte aux lettres. | Exemple Exécutez la commande suivante pour identifier la politique de rétention appliquée à la boîte aux lettres de Ian Tien : | |
| Appliquer une stratégie de rétention différente à une boîte aux lettres. | Exemple La commande suivante applique la stratégie de rétention nommée Corp-Execs à la boîte aux lettres de Ian Tien : | |
| Supprimer la stratégie de rétention appliquée à une boîte aux lettres. | | |
| Identifier les balises de rétention associées à une stratégie de rétention. | Exemple Voici une commande qui permet de répertorier les balises de rétention associées à la stratégie de rétention Stratégie MRM par défaut : | |
| Ajouter ou supprimer une balise de rétention sur une stratégie de rétention. | Important Lorsque vous ajoutez ou supprimez une balise de rétention, assurez-vous d'inclure toutes les balises de rétention que vous souhaitez associer à la stratégie de rétention. Pourquoi? L'applet de commande Set-RetentionPolicy remplace les balises de rétention existantes par la valeur que vous spécifiez. Exemple La commande suivante ajoute la balise de rétention personnelle nommée « Supprimer après 6 mois » à la stratégie de rétention nommée Corp-Execs : Conseil Avant d'ajouter ou de supprimer une balise de rétention, utilisez la commande | |
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Gérer les balises de rétention
| Tâche | Commande |
|---|---|
Afficher la liste des balises de rétention disponibles dans votre organisation. |
Exemple Utilisez l'applet de commande Get-RetentionPolicyTag pour afficher des informations détaillées sur les balises de rétention. Exécutez la commande suivante pour afficher le type, la limite d'âge et l'action de rétention de toutes les balises de rétention :
|
Modifier la limite d'âge de rétention pour une balise de rétention. |
Exemple Voici une commande qui permet d'augmenter la limite d'âge de rétention à 90 jours pour la balise Supprimer des éléments :
|
Créer une stratégie de rétention
Utilisez l'applet de commande New-RetentionPolicy pour créer une stratégie de rétention. Pourquoi créer une stratégie de rétention? Pour des motifs professionnels ou réglementaires, certains employés, voire l'ensemble d'un service, peuvent avoir des exigences de rétention différentes d'autres entités dans votre organisation. Vous pouvez créer une stratégie de rétention, y associer des balises de rétention pertinentes, et les appliquer ensuite aux boîtes aux lettres appropriées.
Pour créer une stratégie de rétention, exécutez la commande suivante :
New-RetentionPolicy <name>
Pour créer une stratégie de rétention et y associer les balises de rétention, exécutez la commande suivante :
New-RetentionPolicy <name> -RetentionPolicyTagLinks <list of retention tags>
Exemple La commande suivante crée une stratégie de rétention nommée « Company Officers » et y associe deux balises de rétention :
New-RetentionPolicy "Company Officers" -RetentionPolicyTagLinks "Company Officers-Deleted Items","Company Officers-Sent Items"
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Créer une balise de rétention
L'applet de commande New-RetentionPolicyTag permet de créer des balises de rétention. Tout comme vous pouvez avoir besoin d'appliquer de nouvelles stratégies de rétention pour des motifs juridiques ou réglementaires, certains de vos employés peuvent nécessiter l'application de périodes de rétention ou d'actions de rétention différentes. Vous pouvez créer une nouvelle balise de rétention et l'associer ensuite à de nouvelles politiques de rétention ou bien à des politiques existantes.
Pour créer une balise de rétention, exécutez la commande suivante :
New-RetentionPolicyTag <name> -Type <type of tag> -AgeLimitForRetention <retention age limit, in days> -RetentionAction <action to take when retention age is met>
Exemple La commande suivante créé une nouvelle balise de rétention nommée « Company Officers-SentItems ». Quand elle est appliquée à une boîte aux lettres, cette balise de rétention supprime les éléments du dossier Éléments envoyés qui datent de plus de trois mois dans la boîte aux lettres d'archivage de l'utilisateur.
New-RetentionPolicyTag "Company Officers-SentItems" -Type SentItems -AgeLimitForRetention 90 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery
Pour plus d’informations sur cet applet de commande, consultez l'article sur la balise New-RetentionPolicyTag.
Remarque Lors de la création de balises de rétention, vous pouvez uniquement utiliser l'action MoveToArchive pour les balises de rétention de type All, Personal et RecoverableItems.
Créer une balise de stratégie par défaut (DPT) pour les messages vocaux
Comme indiqué précédemment, vous pouvez ajouter une balise DPT à une stratégie de rétention pour une catégorie de message précise. L'exemple suivant illustre la création d'une balise DPT pour les messages vocaux. Lorsque la balise est appliquée à une boîte aux lettres, les messages vocaux auxquels aucune balise de rétention n'est encore appliquée sont supprimés au bout de 14 jours.
New-RetentionPolicyTag "Default voice mail 14 day delete" -Type All -MessageClass voicemail -Comment "Voice mail messages without a retention tag are deleted after 14 days." -AgeLimitForRetention 14 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery
Pour ajouter cette balise DPT à une stratégie de rétention, consultez la rubrique Ajouter ou supprimer une balise de rétention sur une stratégie de rétention.
Exécuter l'Assistant Dossier géré
Comme indiqué précédemment, l'Assistant Dossier géré tente de traiter chaque boîte aux lettres dans votre organisation en nuage tous les sept jours. Si vous modifiez une balise de rétention ou si vous appliquez une autre stratégie de rétention à une boîte aux lettres, vous pouvez attendre que l'Assistant Dossier géré traite la boîte aux lettres, ou bien vous pouvez exécuter la cmdlet Start-ManagedFolderAssistant pour lancer immédiatement l'assistant afin de traiter une boîte aux lettres spécifique. L'exécution de cet applet de commande est utile pour tester ou résoudre une politique de rétention ou des paramètres de balise de rétention.
La commande suivante exécute l'Assistant Dossier géré pour une boîte aux lettres spécifique :
Start-ManagedFolderAssistant -Identity <name of the mailbox>
Exemples La commande suivante démarre le traitement de la rétention sur la boîte aux lettres de Ian Tien :
Start-ManagedFolderAssistant -Identity "Ian Tien"
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Étapes suivantes
Aider les utilisateurs à appliquer des balises personnelles Lorsqu’une balise de rétention personnelle est associée à la stratégie de rétention appliquée à la boîte aux lettres d'un utilisateur, elle est automatiquement mise à disposition des utilisateurs pour qu'ils puissent l'appliquer aux éléments dans leur boîte aux lettres. Comme nous l'avons expliqué plus haut dans cette rubrique, les utilisateurs peuvent utiliser Microsoft Outlook 2010 et Outlook Web App pour appliquer des balises de rétention personnelles aux dossiers personnalisés et aux éléments individuels dans leur boîte aux lettres. Indiquez-leur comment : Appliquer les stratégies de rétention et les stratégies d'archivage à vos messages.
Appliquer un blocage de rétention à une boîte aux lettres Un blocage de rétention suspend la stratégie de rétention appliquée à une boîte aux lettres. Le résultat est que l'Assistant Dossier n'exécute pas les paramètres de rétention ni n'exécute d'action de rétention. Consultez la rubrique Placer une boîte aux lettres en blocage de rétention.