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Synchroniser les contacts de Business Central avec les contacts de Microsoft Outlook

Vous pouvez configurer la synchronisation des contacts afin que vos contacts dans Business Central aient les mêmes informations que vos contacts dans Microsoft Outlook. Par exemple, si vous êtes un vendeur, vous pouvez travailler dans Outlook et dans Business Central simultanément. Si les contacts sont les mêmes dans les deux emplacements, votre travail est plus simple.

Par défaut, les contacts que vous synchronisez sont conservés dans un dossier Business Central dans vos favoris sur le volet des dossiers dans Outlook. Le dossier Business Central peut faciliter l’identification des contacts que vous synchronisez. Vous pouvez définir des filtres pour synchroniser uniquement des contacts spécifiques à partir de Business Central vers Outlook. Après avoir configuré la synchronisation, vous pouvez synchroniser manuellement ou automatiser le processus pour synchroniser à des intervalles planifiés.

Conditions préalables

  • Votre compte d'utilisateur dans Business Central doit spécifier votre compte de messagerie Microsoft 365.

    Vous pouvez vérifier ce paramètre dans la section Authentification Microsoft 365 de votre carte utilisateur qui s'ouvre dans la liste Utilisateurs.

  • Avec Business Central local, vous avez configuré la synchronisation des contacts comme décrit dans Configurer la synchronisation des contacts avec Outlook pour Business Central sur site

Configurer la synchronisation

Vous configurez le mode de synchronisation des contacts avec Outlook sur la page Configuration de la synchronisation Exchange de Business Central.

Sur la page Configuration de la synchronisation Exchange, vous pouvez valider que la connexion à Exchange fonctionne avant de configurer la synchronisation des contacts. À partir de la page Configuration de la synchronisation Exchange, vous pouvez ouvrir la page Paramètres synch. contacts page et lancer la synchronisation. Vous pouvez définir un filtre pour spécifier les contacts à synchroniser. Par exemple, vous pouvez filtrer par nom, type, société, etc. Vous pouvez également modifier le nom par défaut du dossier dans Outlook avec lequel les contacts sont synchronisés.

Chacun de vos collègues peut également configurer sa propre synchronisation Exchange et définir ses propres filtres de synchronisation des contacts.

Une fois la synchronisation configurée, synchronisez les modifications manuellement. Les versions de Business Central 2023, vague de lancement 2 et antérieures prennent en charge la synchronisation automatisée. Pour plus d’informations sur l’automatisation, consultez la section suivante de cet article.

Synchroniser les contacts

Pour synchroniser les contacts, sélectionnez l’une de ces actions dans la page de configuration de la synchronisation Exchange :

  • Synchronisation avec Microsoft 365

    Synchroniser toutes les modifications de Business Central vers Microsoft 365 effectuées après la dernière synchronisation, en fonction de la dernière date de modification. Les nouveaux contacts dans Microsoft 365 sont également synchronisés dans Business Central. En règle générale, cette action est plus rapide qu’une synchronisation complète.

  • Synchronisation complète avec Microsoft 365

    Synchroniser tous les contacts dans les deux directions, indépendamment de la dernière date de synchronisation et de la dernière date de modification.

Dans les deux cas, les contacts sont uniquement synchronisés à partir d’Outlook si les champs obligatoires sont renseignés. Les champs obligatoires à synchroniser avec Microsoft 365 sont Nom, Adresse e-mail et le contact doit être Personne. Business Central est la source des informations de contact, les informations de contact Business Central sont donc enregistrées en cas de doublons.

Remarque

Si vous supprimez un contact dans Outlook, mais que vous le conservez dans Business Central, le contact sera recréé dans Outlook lors de la synchronisation suivante.

Automatisation de la synchronisation (synchronisation en arrière-plan)

Important

À partir de la 1re vague de lancement de 2024 (version 24), vous ne pourrez plus activer la synchronisation en arrière-plan. S’il est activé, il fonctionne comme prévu. Si vous l’éteignez, vous ne pouvez pas le rallumer.

Pour automatiser la synchronisation, si l’option Activer la synchronisation en arrière-plan est activée, créez une entrée de file d'attente de travaux pour synchroniser les contacts selon un calendrier que vous définissez. Pour plus d’informations, voir Utiliser des files d’attente des travaux pour planifier des tâches.

Le tableau suivant répertorie les paramètres de la page Fiche écriture file d’attente des travaux qui servent à synchroniser les contacts :

Champ Paramètre de synchronisation des contacts
Type d’objet à exécuter Codeunit
ID objet à exécuter 6700

Préparation aux activités commerciales
Finances
Ventes
Achats
Utiliser des contacts (personnes) dans Outlook sur le Web

Trouvez des modules d’apprentissage en ligne gratuits pour Business Central ici