Enregistrer et rembourser les frais des employés

Business Central prend en charge les transactions des employés de la même manière que pour les fournisseurs. Par conséquent, les groupes comptabilisation des salariés existent pour s’assurer que les écritures comptables d’un salarié sont validées dans les comptes appropriés de la comptabilité.

Note

Les paiements de remboursement aux employés ne prennent pas en charge les remises et les écarts de règlement.

Si les salariés dépensent leur propre argent pendant les activités commerciales, vous pouvez valider les frais sur le compte du salarié. Vous pouvez ensuite rembourser le salarié en faisant un paiement sur le compte bancaire du salarié, de la même façon que vous payez des fournisseurs.

Cet article explique comment enregistrer les frais dans les livres et comment rembourser l’employé. Votre organisation peut avoir un portail ou une application où les employés peuvent soumettre leurs notes de frais.

Business Central est suffisamment flexible pour s’adapter à de nombreuses pratiques différentes. Les numéros de compte exacts à utiliser dépendent de la configuration et des processus de votre organisation.

Vous pouvez utiliser les journaux généraux des comptes des employés pour enregistrer les dépenses des employés et les transactions de remboursement en devises étrangères, puis suivre facilement les montants et les comparer aux reçus. Laissez votre calculatrice dans le tiroir de votre bureau : Business Central peut ajuster le taux de change pour vous. Lorsque vous utilisez les journaux généraux pour valider des transactions pour les comptes d’employés, par exemple lorsque vous remboursez des dépenses, vous pouvez utiliser le champ Code devise pour spécifier la devise des transactions. La spécification d’une devise vous permet d’utiliser les mêmes fonctionnalités que lorsque vous enregistrez des transactions dans les livres comptables clients et fournisseurs. Par exemple, les salariés peuvent enregistrer une dépense en euros mais être payés en dollars.

Pour garantir que le taux de change des montants est à jour, vous pouvez ajuster les soldes des employés lorsque vous exécutez le traitement par lots du taux de change. Si vous souhaitez utiliser la table des taux de change, mais régler les soldes des employés dans votre devise locale, vous pouvez exclure les comptes des employés lorsque vous ajustez les taux de change.

Pour enregistrer les frais des salariés

Validez les frais salarié sur la page Feuille comptabilité.

1. Sélectionnez l’icône entrez Feuilles comptabilité, puis choisissez le lien associé.

2. Ouvrez la feuille comptabilité appropriée. Pour en savoir plus, voir Utiliser des feuilles comptabilité.

3. Sur une nouvelle ligne feuille, renseignez les champs selon vos besoins. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.

   Note

   La feuille comptabilité affiche qu’un nombre limité de champs sur la ligne feuille par défaut. Si vous souhaitez afficher les autres champs, tels que le champ Type compte, choisissez l’action Afficher plus de colonnes. Pour masquer les champs supplémentaires à nouveau, choisissez l’action Afficher moins de colonnes. Lorsque vous voyez moins de colonnes, la même date comptable est utilisée pour toutes les lignes. Si vous souhaitez avoir plusieurs dates comptables pour la même écriture feuille, sélectionnez l’action Afficher plus de colonnes.

4. Répétez l’étape 3 pour tous les frais que le salarié a supportés.

   Conseil

   Si vous souhaitez saisir les lignes de dépenses au-dessus d’une ligne compte contrepartie du compte bancaire de l’employé, activez la case à cocher Suggérer le montant contrepartie de la ligne pour votre lot sur la page Noms feuilles comptabilité. Puis le champ Montant de la ligne compte contrepartie est automatiquement prérempli avec la valeur requise pour équilibrer les dépenses.

5. Choisissez l’action Valider pour enregistrer les frais sur le compte du salarié.

Pour rembourser un employé

Vous remboursez des salariés en validant les paiements sur leur compte bancaire sur la page Feuille paiement.

1. Sélectionnez l’icône entrez Feuilles paiement, puis choisissez le lien associé.
2. Ouvrez la feuille comptabilité paiement appropriée. Pour en savoir plus, voir Utiliser des feuilles comptabilité.
3. Renseignez les champs selon vos besoins. Pour plus d’informations, voir Effectuer des paiements.
4. Sinon, choisissez l’action Proposer paiements aux salariés pour insérer automatiquement des lignes feuille pour les remboursements salarié en attente.
5. Sélectionnez l’action Valider pour enregistrer le remboursement.

Pour rapprocher les remboursements avec les écritures comptables du salarié

Appliquez les paiements des employés à leurs écritures comptables salariés ouvertes de la même façon que vous le faites pour les paiements des fournisseurs, par exemple sur la page Feuille rapprochement bancaire, en fonction des écritures de relevé bancaire connexes. Pour plus d’informations, reportez-vous à Lettrage automatique des paiements et rapprochement des comptes bancaires. Sinon, vous pouvez effectuer une application manuelle sur la page Écritures comptables salariés. Pou plus d’informations, voir Rapprocher des paiements fournisseur avec la feuille paiement ou à partir des écritures comptables fournisseur.

Voir aussi

Valider les transactions directement vers la comptabilité
Utiliser des feuilles comptabilité
Inverser des validations feuille et annuler les réceptions/envois
Finances
Utiliser Business Central

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