Envoi des relances de soldes restants
Vous pouvez utiliser des relances pour rappeler aux clients les soldes échus. Vous pouvez également utiliser les relances pour calculer les intérêts de retard tels que les intérêts ou les frais et les inclure dans la relance.
Pourboire
Les informations contenues dans cet article sont exactes, mais elles décrivent un processus essentiellement manuel. Business Central propose des outils que vous pouvez utiliser pour automatiser les processus de création, d’émission et d’envoi de rappels. L’automatisation de ces étapes peut vous faire gagner un temps considérable consacré aux collections. Pour en savoir plus, accédez à Automatiser les rappels dans les collections.
Avant de pouvoir créer des relances, vous devez configurer des conditions relance et les affecter à vos clients. Pour plus d’informations, voir Configurer les conditions et niveaux de relance. Pour gérer mes comptes clients, vous pouvez configurer des conditions relance et les affecter aux clients. Les conditions de rappel vous permettent de contrôler le fonctionnement du processus de rappel. Chaque code condition relance un ensemble de Niveaux relance prédéfinit. Les niveaux de rappel incluent des règles concernant le moment où le rappel sera émis, les frais à facturer et l’opportunité de calculer les intérêts. Les niveaux de rappel incluent également un paramètre de délai de grâce qui garantit que vous n’envoyez pas de rappel pour une facture qu’un client a déjà payée. Le contenu de la page Conditions intérêts de retard détermine si les intérêts sont calculés dans la relance.
Vous pouvez exécuter périodiquement le traitement par lots Création de relances afin de créer des relances pour tous les clients ayant des soldes échus. Vous pouvez également créer manuellement une relance pour un client spécifique et demander à ce que les lignes soient calculées et renseignées automatiquement.
Une fois que vous avez créé les relances, vous pouvez les modifier. Le texte apparaissant au début et à la fin de chaque relance est déterminé par les conditions niveau de relance de la colonne Désignation. Si un montant calculé a été inséré automatiquement dans le texte de début ou de fin, ce texte ne sera pas ajusté si vous supprimez des lignes. Vous devez alors utiliser la fonction Mettre à jour texte relance.
Une écriture comptable client pour laquelle le champ En attente est renseigné ne génèrera pas la création d’une relance. Néanmoins, si une relance est créée à partir d'une autre écriture, une écriture échue en attente d'approbation est incluse dans la relance. Les intérêts ne sont pas calculés sur les lignes avec ces écritures.
Après avoir créé les relances et effectué toutes les modifications souhaitées, vous pouvez lancer les impressions test ou émettre les relances, en général par e-mail.
Pour créer automatiquement une relance
Une relance est identique à une facture. Lorsque vous créez une relance, un en-tête relance, ainsi qu'une ou plusieurs lignes relance, doivent être renseignés. Vous pouvez utiliser une fonction pour créer des relances pour tous les clients automatiquement.
- Choisissez l’icône
, entrez Rappels, puis choisissez le lien associé. - Sur la page Relance, cliquez sur l’action Créer relance.
- Sur la page Créer relances, renseignez les champs pour définir comment et pour qui les relances sont créées.
- Cliquez sur le bouton OK.
Pour créer une relance manuellement
Sur la page Relance, vous pouvez renseigner le raccourci Général manuellement et ensuite renseigner les lignes automatiquement.
Choisissez l’icône
, entrez Rappels, puis choisissez le lien associé.Sélectionnez l’action Nouveau.
Sur le raccourci Général, complétez les champs, comme nécessaire.
Choisissez l’action Proposer lignes relance.
Dans le traitement par lots Proposer lignes relance, renseignez les champs pour définir comment et pour qui les relances sont créées.
Activez la case à cocher Inclure les écritures en attente si vous souhaitez que les relances contiennent des écritures ouvertes impayées qui sont en attente.
Activez la case à cocher Seulement écritures dont l’échéance est dépassée si vous souhaitez que les relances contiennent uniquement des écritures ouvertes impayées qui sont en attente. Seuls les factures et les paiements seront affichés car ce sont les écritures pour lesquelles les paiements de vos clients peuvent être en retard.
Important
Les écritures ouvertes en attente sont insérées, indépendamment du paramètre de la case à cocher Seulement écritures dont l’échéance est dépassée.
Cliquez sur le bouton OK.
Pour remplacer les textes relance
Vous pouvez déterminer de plusieurs manières le texte devant figurer sur la relance imprimée. Dans certains cas, vous pouvez remplacer les textes début et fin définis pour le niveau actuel par ceux d'un autre niveau.
- Choisissez l’icône , entrez Rappels, puis choisissez le lien associé.
- Ouvrez la relance appropriée, puis cliquez sur l’action Mettre à jour texte relance.
- Sur la page Mettre à jour texte relance, entrez le niveau requis dans le champ Niveau relance.
- Cliquez sur le bouton OK pour que le programme mette à jour les textes début et fin.
Pour émettre une relance
Après avoir créé les relances et effectué toutes les modifications souhaitées, vous pouvez lancer les impressions test ou émettre les relances.
Lorsque vous émettez une relance, les données sont transférées dans une page séparée pour les relances émises. Les écritures relance sont simultanément validées. Si des intérêts ou des frais supplémentaires ont été calculés, les écritures sont validées dans les écritures client et dans la comptabilité.
Lorsqu’une relance est émise, les écritures sont validées selon les spécifications de la page Conditions de relance. Cette spécification détermine si les intérêts et les frais supplémentaires sont validés sur le compte client et dans la comptabilité. La configuration sur la page Groupes compta. client détermine les comptes qui seront utilisés.
Pour chaque écriture comptable client de la facture d’intérêts, une écriture est créée sur la page Ecr. relance/fact. intérêts.
Si les cases à cocher Comptabiliser intérêts ou le champ Compta. frais supplémentaires de la page Conditions de relance sont activées, les écritures suivantes sont aussi créées :
- Une écriture sur la page Écritures comptables client,
- Une écriture client sur le compte général approprié,
- Une écriture intérêts et/ou une écriture frais supplémentaires sur le compte général approprié.
De plus, émettre une facture d'intérêts peut créer des écritures de TVA.
- Choisissez l’icône , entrez Rappels, puis choisissez le lien associé.
- Sélectionnez la relance concernée, puis cliquez sur l’action Émission.
- Sur la page Emettre relances, renseignez les champs selon vos besoins.
- Cliquez sur le bouton OK.
La relance est imprimée pour être envoyé à un e-mail spécifié en tant que document joint PDF.
Pour annuler les relances émises
Si des relances ont été émises par erreur, vous pouvez les annuler avant leur envoi. Vous pouvez les annuler une par une ou par lots.
- Sur la page Relances émises, sélectionnez une ou plusieurs lignes pour les relances émises que vous souhaitez annuler, puis choisissez l’action Annuler.
- Sur la page Annuler les relances émises, renseignez les champs selon vos besoins, puis cliquez sur le bouton OK.
Voir aussi
Recouvrer les soldes impayés
Configurer plusieurs taux d’intérêt pour les paiements différés
Configurer les conditions et les niveaux de rappel
Définir les conditions de frais de financement
Gestion des créances
Ventes
Travailler avec Business Central
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