Configuration des comptes bancaires
Utilisez les comptes bancaires dans Business Central pour suivre vos transactions bancaires. Les comptes peuvent être en devise société ou en devise étrangère. Après avoir configuré des comptes bancaires, vous pouvez aussi impression de chèque. Les comptes bancaires offrent également des fonctionnalités de rapprochement des paiements, de rapprochement bancaire et d’importation et d’exportation de fichiers bancaires.
Les comptes bancaires peuvent également être inclus dans les transactions en feuilles comptabilité. Chaque compte bancaire est lié à un compte du plan comptable via le groupe de comptabilisation du compte bancaire affecté. L’utilisation d’un compte bancaire dans une opération de paiement crée automatiquement une entrée à la fois sur le compte bancaire et sur le compte général connecté.
Les comptes bancaires fonctionnent différemment selon qu’un code de devise est spécifié :
Si code devise n’est pas spécifié Toutes les transactions sur le compte bancaire seront en devise locale (DS) de l’entreprise actuelle. Si une transaction est effectuée pour le compte dans une autre devise, les montants sont comptabilisés sur le compte en DS sur la base du taux de change de la devise. Tous les chèques émis à partir de ce compte doivent être en DS. Si le compte bancaire est utilisé dans un journal, la ligne de journal utilise automatiquement du code devise vide.
Si code devise spécifié, Toutes les transactions effectuées sur ce compte et tous les chèques émis de ce compte doivent être dans la même devise que celle sur le compte.
Vous pouvez gagner du temps lors de la saisie des données en définissant un compte bancaire comme compte par défaut à utiliser pour la devise spécifiée pour le compte. Dans ce cas, le compte sera affecté aux documents vente et service qui utilisent la devise. Pour définir le compte le compte par défaut pour les documents vente et service, sur la page Fiche compte bancaire, activez le bouton bascule Utiliser par défaut pour la devise. Si nécessaire, vous pouvez choisir un autre compte lorsque vous travaillez sur un document.
Un compte bancaire fait partie intégrante de Business Central et joue un rôle dans de nombreuses autres fonctionnalités. L’illustration suivante montre les relations les plus importantes :
La création d’un compte bancaire le rend disponible à tous les endroits indiqués dans l’illustration et est reflété dans le compte général et sur la page Informations sur l’entreprise .
Compte bancaire est souvent surveillé quotidiennement pour s’assurer que nouveau paiement des clients est enregistré le plus rapidement possible. L’enregistrement rapide des paiements permet de garantir que le statut réel d’un client est reflété dans Business Central. Garder à jour le statut des paiements des clients aide les vendeurs, les comptables et les autres employés à passer des appels inutiles concernant des factures en souffrance ou des retards de livraison.
Une autre tâche consiste à importer les paiements en devise du fournisseur avec les taux de change réalisés pour s’assurer que le statut réel des fournisseurs est à jour. L’utilisation de la fonctionnalité rapprochement des paiements est le moyen le plus simple de le faire. Dans le Journal de rapprochement des paiements, vous pouvez importer des transactions bancaires directement à partir d’une application bancaire en ligne et les comptabiliser plus ou moins automatiquement. Le journal identifie et publie automatiquement les transactions suivants :
- Paiements par prélèvement automatique des clients.
- Paiements clients de factures uniques.
- Paiements forfaitaires des clients.
- Paiements client en devises étrangères.
- Paiements fournisseur.
- Paiements fournisseur en devise étrangère.
- Paiements et abonnements fournisseur récurrents.
- Frais bancaires et intérêts.
Le rapprochement des paiements génère un gain de temps considérable lors de la comptabilisation des paiements entrants et sortants. Cependant, les transactions sur le compte bancaire dans Business Central ne sont pas considérées comme correctes à 100 % tant que vous n’avez pas effectué un rapprochement bancaire.
Le rapprochement bancaire consiste à s’assurer que le compte bancaire dans Business Central correspond au compte externe à la banque.
Dans l’illustration, le côté gauche représente le compte bancaire dans Business Central et le côté le plus à droite représente les transactions importées de la banque via l’application bancaire en ligne. Le diagramme du milieu montre les transactions des deux côtés, c’est-à-dire le rapprochement bancaire.
Depuis le compte bancaire dans Business Central, la plupart des transactions doivent être connues de la banque physique. Les quelques exceptions incluent les cas suivants :
- Corrections publiées dans Business Central.
- Chèques émis qui ne sont pas encaissés.
- Paiements fournisseurs qui n’ont pas été approuvés par la banque.
Depuis le compte physique en banque, des transactions qui n’ont pas été identifiées dans la feuille rapprochement bancaire arrivent tout le temps, telles que les transactions suivantes :
- Nouveaux abonnements fournisseurs
- Paiements client sans description
- Intérêts bancaires
- Frais bancaires
- Frais de carte de crédit non encore rapportés
Plus les informations de mappage dans la feuille rapprochement bancaire sont optimales, plus les transactions sont enregistrées automatiquement et plus le rapprochement bancaire périodique devient facile.
L’exemple suivant Vidéo montre les étapes de base pour configurer un compte bancaire dans Business Central.
Avertissement
Certains champs peuvent contenir des données sensibles, comme les champs Code établissement,N° de compte bancaire, Code BIC et Code IBAN. Pour en savoir plus, consultez Surveiller les champs sensibles.
Pour configurer des comptes bancaires
Choisissez l’icône
, entrez Comptes bancaires, puis choisissez le lien associé.Sur la page Comptes bancaires, sélectionnez l’action Nouveau.
Renseignez les champs selon vos besoins. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.
Un exemple serait le champ Groupe de comptabilisation de compte bancaire qui relie le compte bancaire au compte général sous-jacent dans le bilan. Pour plus d’informations, consultez Configurer les groupes comptabilisation.
Pourboire
Certains champs sont masqués jusqu’à ce que vous choisissiez l’action Afficher plus, généralement parce qu’ils sont rarement utilisés. D’autres doivent être ajoutés par personnalisation. Pour plus d’informations, consultez Personnaliser votre espace de travail.
Vous pouvez créer autant de comptes bancaires que nécessaire pour votre entreprise. Pour chaque compte bancaire, vous devez spécifier des informations qui rendent le compte bancaire identifiable de manière unique. Ces informations comprennent l’adresse géographique de la banque, les souches de numéros pour différents types de transactions, telles que les prélèvements automatiques et les virements, la devise dans laquelle les montants sont spécifiés et les informations utilisées pour l’importation des relevés bancaires. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.
Pour entrer un solde d’ouverture
Pour remplir le champ Solde avec un solde d’ouverture, vous devez enregistrer une écriture de compte bancaire avec le montant en question. Vous validez l’écriture via un rapprochement de compte bancaire. Pour plus d’informations, consultez Rapprochement des comptes bancaires.
Sinon, vous pouvez appliquer le solde ouvert dans le cadre de la création des données générales de nouvelles sociétés à l’aide du guide de configuration assistée Effectuer migration données métier. En savoir plus, Préparation aux activités commerciales.
Important
Ne validez pas le solde d’ouverture directement dans la comptabilité. Les écritures dans le compte général qui y ont été comptabilisées directement vous empêche généralement de rapprocher le compte bancaire. Avec les comptes bancaires en devise étrangère, validation directe entraîne l’accumulation de différences à mesure que vous validez davantage de rapprochements bancaires. En règle générale, vous comptabilisez le solde bancaire d’ouverture directement sur le compte bancaire, et le montant se retrouve ensuite dans le compte général. Sinon, vous pourrez le contrepasser plus tard en dehors du compte général que vous utilisez pour équilibrer le solde d’ouverture des écritures comptables. Dans les deux cas, vous devez équilibrer toute écriture directe sur le compte général avant de commencer votre premier rapprochement bancaire (surtout si le compte bancaire est en devise étrangère).
Pour configurer votre compte bancaire pour importer ou exporter des fichiers bancaires
Les champs associés à l’importation et à l’exportation des flux et des fichiers bancaires se trouvent sur le raccourci Transfert de la page Fiche compte bancaire. Pour plus d’informations, consultez Utilisation de l’extension AMC Banking 365 Fundamentals et Configurer le service Envestnet Yodlee Bank Feeds.
- Choisissez l’icône , entrez Comptes bancaires, puis choisissez le lien associé.
- Ouvrez la fiche d’un compte bancaire pour lequel vous exporter ou importer des fichiers bancaires.
- Sur le raccourci Transfert, complétez les champs, comme nécessaire. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.
Noter
Différents services d’exportation de fichiers et leurs formats nécessitent des valeurs de configuration différentes sur la page Fiche compte bancaire. Vous serez informé si des valeurs de configuration sont manquantes ou fausses lorsque vous exportez le fichier. Lisez les courtes descriptions des champs ou reportez-vous aux rubriques de procédure associées. Par exemple, pour exporter un fichier de paiement pour un transfert électronique de fonds, les champs Dernier n° avis de remise et N° interne doivent être remplis. Pour plus d’informations, consultez Exporter des paiements vers un fichier bancaire.
Les champs sur le raccourci Transit sur le compte bancaire servent à des fins différentes, selon que le paiement est entrant ou sortant.
L’illustration suivante montre l’itinéraire des paiements entrants. Les numéros dans la description correspondent aux numéros dans l’illustration.
- Les transactions sont exportées depuis le compte bancaire dans un format .csv lisible par l’homme ou dans le propre format de la banque.
- La définition d’échange de données mappe les informations du fichier aux champs de Business Central. Pour plus d’informations, consultez Configurer l’échange de données
- La configuration d’exportation/d’importation de données définit l’exportation ou l’importation et est liée à la définition de l’échange de données.
- Le format d’importation des relevés bancaires lie les paramètres de l’importation au compte bancaire.
- Les paiements sont importés via la page Feuille rapprochement bancaire ou la page Rapprochement des comptes bancaires.
Les paiements entrants sont toujours importés via la page Feuille rapprochement bancaire ou directement dans la page Rapprochement des comptes bancaires. En revanche, les paiements sortants peuvent provenir de n’importe quelle feuille de paiements. La seule condition préalable est que le champ Autoriser exportation paiement dans la feuille paiement concerné doit être sélectionné.
L’illustration suivante montre l’itinéraire des paiements sortants. Les numéros dans la description correspondent aux numéros dans l’illustration.
- Les transactions sont renseignées dans un journal des paiements préparé pour l’exportation des paiements vers un fichier.
- Le format d’importation des relevés bancaires lie les paramètres de l’importation au compte bancaire.
- La configuration d’exportation/d’importation de données définit l’exportation ou l’importation et est liée à la définition de l’échange de données.
- La définition d’échange de données mappe les informations du fichier aux champs de Business Central. Pour plus d’informations, consultez Configurer les définitions d’échange de données
- Les paiements sont exportés du journal des paiements et importés dans le compte bancaire.
Pour configurer des comptes bancaires fournisseur pour exporter des fichiers bancaires
Les champs du raccourci Transfert de la page Fiche compte bancaire fourn. sont associés à l’exportation des flux et des fichiers bancaires. Pour plus d’informations, consultez Utiliser l’extension AMC Banking 365 Fundamentals et Exporter des paiements vers un fichier bancaire.
- Choisissez l’icône , entrez Fournisseurs, puis choisissez le lien associé.
- Ouvrez la fiche pour le fournisseur.
- Choisissez l’option Comptes bancaires.
- Dans la Liste des comptes bancaires des fournisseurs, choisissez le compte bancaire approprié ou ajoutez un nouveau compte bancaire en cliquant sur Nouveau.
- Sur la page Fiche compte bancaire fourn., renseignez les champs comme nécessaire. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.
Pourboire
Certains champs sont masqués jusqu’à ce que vous choisissiez l’action Afficher plus, généralement parce qu’ils sont rarement utilisés. D’autres doivent être ajoutés par personnalisation. Pour plus d’informations, voir Personnaliser votre espace de travail.
Avertissement
Certains champs du compte bancaire fournisseur peuvent contenir des données métier sensibles, comme les champs Code établissement, N° de compte bancaire, Code BIC et Code IBAN. Pour plus d’informations sur la manière de surveiller et d’être averti lorsque quelqu’un modifie une valeur dans ces champs, consultez Surveiller les champs sensibles.
Changer votre compte bancaire
Pour utiliser un autre compte bancaire pour votre entreprise, vous devez créer le compte bancaire dans Business Central. Nous vous recommandons de ne pas simplement remplacer les informations sur le compte que vous utilisez actuellement, car cela peut entraîner des données incorrectes. Par exemple, votre solde d’ouverture peut être incorrect ou votre flux bancaire peut cesser de fonctionner correctement. Il est important que vous fassiez la distinction entre comptes actuels et nouveaux comptes.
Après avoir créé le compte bancaire, vous devez également créer un groupe d’écritures bancaires et l’affecter à un nouveau compte général. Vous pouvez réutiliser un groupe comptabilisation bancaire existant et les transactions bancaires sont comptabilisées sur les mêmes comptes généraux que les autres comptes bancaires qui partagent ce groupe comptabilisation bancaire. Cependant, nous vous recommandons de créer un groupe d’écriture bancaire et un nouveau compte général afin que les rapprochements soient plus faciles à faire.
Noter
N’oubliez pas que les informations de compte bancaire sur les factures de vente ouvertes mentionnent toujours le compte bancaire d’origine. En conséquence, les paiements sont susceptibles d’être toujours enregistrés sur ce compte. Nous vous recommandons de garder les deux comptes actifs pendant un certain temps après le changement.
Pour obtenir une vue plus condensée de vos comptes de trésorerie dans les rapports financiers, utilisez les comptes Début total et Total final dans votre plan comptable, les lignes Totalisation dans les états financiers ou les catégories de comptes généraux. Pour plus d’informations, consultez la section Vue d’ensemble de Business Intelligence et Financial Reporting.
Voir aussi
Mise en place d’un service bancaire
Configuration des groupes de publication
Rapprochement des comptes bancaires
Configurer le service Envestnet Yodlee Bank Feeds
Prélèvement automatique SEPA dans Business Central
Pour configurer votre compte bancaire pour le prélèvement SEPA
Pour ouvrir un compte bancaire pour le virement SEPA
Effectuer des paiements avec l’extension ou le virement SEPA AMC Banking 365 Fundamentals
Rapprochement des paiements
Comprendre le comptabilité et le COA
Travailler avec Business Central
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