Configurer des documents électroniques

Important

Le module de base de documents électroniques est une infrastructure. Par défaut, il n’y a pas de champ Intégration de service . Si vous trouvez les options Format du document par défaut, sachez qu’elles sont proposées à titre d’exemple et que la localisation doit fournir un format détaillé. Ces détails font partie des applications de localisation, car ils sont spécifiques aux exigences locales.

Remarque

À partir de la version 23.2, un format de document PEPPOL standard est ajouté en tant que format global dans le champ Format de document . Gardez à l’esprit que vous ne pourrez probablement pas utiliser ce format tel quel. Il s’agit d’un format W1 fourni pour montrer comment utiliser cette fonctionnalité. Nous vous recommandons de tester le format PEPPOL existant avant de commencer à utiliser ce format.

La première étape de la configuration des documents électroniques (e-documents) consiste à configurer le service Documents électroniques dans lequel vous configurez le comportement complet de votre système en ce qui concerne la communication par documents électroniques.

Configurer le service de documents électroniques

Suivez ces étapes pour configurer le service de documents électroniques.

1. Sélectionner l’icône , entrez E-Document Services, puis Sélectionner le lien associé.

2. Sélectionner Nouveau, puis, sur la page Services de documents électroniques , dans l’onglet rapide Général , configurez les champs comme décrit dans le tableau suivant.

   Champ	Désignation
   Code	Sélectionnez le code de configuration de l’exportation électronique.
   Désignation	Saisissez une brève description de la configuration de l’exportation électronique.
   Format de document	Format d’exportation de la configuration de l’exportation électronique. Par défaut, il y a deux option dans ce champ. Vous pouvez Sélectionner PEPPOL BIS 3 comme format générique basé sur un code ou Échange de données lorsque vous devez configurer des pré-documents de formats spécifiques sur le raccourci Définition d’échange de données .
   Intégration de service	Sélectionnez le code d’intégration pour la configuration de l’exportation électronique. Dans vague 1, la seule option est Aucune intégration.
   Utiliser le traitement par lots	Spécifiez si le service utilise le traitement par lots pour l’exportation.

3. Dans l’organisateur Paramètres importés , configurez les champs comme décrit dans le tableau suivant.

   Champ	Désignation
   Valider société réceptrice	Indiquez si les informations de la société destinataire doivent être validées pendant l’importation.
   Résoudre l’unité de mesure	Indiquez si l’unité de mesure doit être résolue au cours de l’importation.
   Rechercher référence article	Indiquez si un article doit être recherché par référence d’article pendant l’importation.
   Rechercher le GTIN de l’article	Indiquez si un article doit être recherché par numéro d’identification de commerce mondial (GTIN) pendant l’importation.
   Recherche de mappage de compte	Spécifiez si un compte doit être recherché dans Compte Ajuster par le texte entrant lors de l’importation.
   Valider remise ligne	Indiquez si une remise ligne doit être validée pendant l’importation.
   Lettrer remise facture	Indiquez si une remise facture doit être lettrée lors de l’import.
   Vérifier totaux	Indiquez si un total de facture doit être vérifié lors de l’import.
   Mettre à jour la commande	Indiquez si la commande achat correspondante doit être mise à jour.
   Créer des lignes feuille	Indiquez si la ligne feuille doit être créée à la place d’un document achat. Sélectionnez cette option lorsque vous souhaitez utiliser les journaux comme destination de vos factures.
   Nom du modèle feuille comptabilité	Spécifiez le nom du modèle feuille comptabilité utilisé pour la création de la ligne feuille. Ce champ est applicable lorsque vous souhaitez utiliser les journaux comme destination de vos factures.
   Nom feuille comptabilité	Spécifiez le nom de la feuille comptabilité utilisée pour la création de la ligne feuille. Ce champ est applicable lorsque vous souhaitez utiliser les journaux comme destination de vos factures.
   Importation automatique	Spécifiez s’il faut importer automatiquement les documents à partir du service.
   Heure de début du lot	Spécifiez l’heure de début des tâches d’importation.
   Délai entre les exécutions (en minutes)	Spécifiez le nombre de minutes entre deux exécutions de la tâche d’importation.

4. Si vous avez sélectionné Échange de données dans le champ Format du document du raccourci Général , utilisez le raccourci Définition d’échange de données pour définir les champs suivants.

   Champ	Désignation
   Type de document	Spécifiez le type de document qui utilise l’échange de données pour importer et exporter les données. Les exemples incluent facture de vente, note de crédit de vente et facture d’achat.
   Importer code déf. échange données	Spécifiez le code d’échange de données utilisé pour importer les données. Utilisez ce champ uniquement pour recevoir un document dans le processus d’achat.
   Exporter code déf. échange données	Spécifiez le code d’échange de données utilisé pour exporter les données. Utilisez ce champ uniquement pour livrer des documents dans le processus de vente.

Remarque

Il existe des définitions d’échange de données préparées pour le format PEPPOL qui sont liées au document vente et achat standard. Cependant, vous ne pourrez probablement pas utiliser ces définitions telles quelles. Ce sont tous des formats W1 fournis pour montrer comment utiliser cette fonctionnalité. Nous vous recommandons de tester le format PEPPOL existant avant de commencer à les utiliser.

Si vous avez configuré le format Définition d’échange de données dans votre localisation, vous pouvez ajouter une ligne pour chaque type de document dont vous avez besoin. Ajoutez des lignes qui correspondent à l’exemple d’échange de données par défaut pour le format W1 PEPPOL. Cependant, définissez d’abord l’option Type de document pour chaque ligne dont vous avez besoin. Pour chaque type de données, Sélectionner la valeur Code de définition d’échange de données d’importation ou Code de définition d’échange de données d’exportation que vous souhaitez utiliser.

Si vous n’utilisez pas le format Définition d’échange de données , vous pouvez créer et configurer des formats à l’aide de l’ interface. Sélectionner les informations sur les lignes Export mappage and Import mappage , où vous pouvez trouver les tables et les champs pour configurer les règles de transformation. Dans ce cas, vous devez ajouter une nouvelle option dans le champ Format du document lié à votre format.

Types de document pris en charge

Les types de documents pris en charge sont basés sur le format de document choisi. Pour vérifier quels types de documents sont pris en charge, sur la page Services de documents électroniques , choisissez l’action Types de documents pris en charge . La colonne Types de documents sources pris en charge par le service E-Document s’ouvre et, dans la colonne Type de document source , vous pouvez choisir différents types de documents pour les rendre pris en charge pour le format que vous prévoyez d’utiliser. Assurez-vous de ne pas utiliser le type de document si ce document n’est pas sélectionné dans cette page.

Configurer un profil d’envoi de documents

Vous pouvez configurer une méthode préférée d’envoi des documents de vente pour chacun de vos clients. De cette façon, vous n’avez pas besoin de choisir une option d’envoi à chaque fois que vous choisissez l’action Publier et envoyer . Sur la page Profils d’envoi de documents , vous pouvez configurer différents profils d’envoi, puis Sélectionner parmi eux dans le champ Profil d’envoi de documents sur un client carte. Vous pouvez Sélectionner cocher la case Par défaut pour spécifier qu’un profil d’envoi de document est le profil par défaut pour tous les clients, à l’exception des clients pour lesquels le champ Profil d’envoi de document est défini sur un profil d’envoi différent.

Cette fonctionnalité permet de mettre en place l’automatisation de la facturation électronique. Lorsque vous choisissez Publier et envoyer sur un document de vente, la boîte de dialogue Confirmation de publication et d’envoi affiche le profil d’envoi utilisé : soit le profil configuré pour le client, soit le profil par défaut pour tous les clients.

Suivez la procédure pour configurer un profil d’envoi de documents.

1. Sélectionner l’icône , entrez Profil d’envoi de documents, puis Sélectionner le lien associé.

2. Sur la page Profils d’envoi de documents , Sélectionner Nouveau.

3. Dans l’onglet rapide Général , saisissez les informations de champ obligatoires.

4. Dans l’onglet rapide Options d’envoi , configurez les champs comme décrit dans le tableau suivant.

   Champ	Désignation
   Document électronique	Spécifiez si le document est envoyé sous forme de document électronique que le client peut importer dans son système lorsque vous Sélectionner Publiez et envoyez. Pour utiliser cette option, vous devez également définir le champ Format ou Code de flux de service de document électronique . Sinon, le fichier peut être enregistré sur une disquette.
   Format	Spécifiez le format à utiliser pour envoyer un document électronique. Ce champ est obligatoire si vous utilisez Sélectionner par échange de documents dans le champ Document électronique .
   Code flux de service document électronique	Spécifiez le flux de service électronique utilisé pour envoyer des documents. Ce champ est obligatoire si vous Sélectionner Flux de service de document électronique étendu dans le champ Document électronique .

   Remarque

   Si vous Sélectionner Flux de service de document électronique étendu dans le champ Document électronique , vous devez déjà avoir le flux de travail configuré pour vos documents électroniques.

Configurer le flux de travail

Suivez cette procédure pour configurer le flux de travail utilisé dans la fonctionnalité de document électronique.

1. Sélectionner l’icône , entrez Modèles de flux de travail, puis Sélectionner le lien associé.
2. Si vous ne trouvez pas Modèles de flux de travail de documents électroniques sur la page Modèles de flux de travail , Sélectionner Réinitialiser les modèles Microsoft. Les modèles de flux de travail de documents électroniques devraient alors apparaître. Fermez la page.
3. Sélectionner l’icône , entrez Workflows, puis Sélectionner le lien associé.
4. Choisissez l’action Nouveau flux de travail à partir d’un modèle pour Sélectionner créer un modèle pour le processus de documents électroniques. Les modèles disponibles sont Envoyer à un service et Envoyer à plusieurs services.
5. Sélectionner OK pour terminer la configuration du flux de travail.
6. Dans Puis pointer field, Sélectionner Envoyer un document électronique à l’aide de la configuration pour configurer les réponses du flux de travail.
7. Sélectionner le service de documents électroniques que vous avez créé en option, choisissez OK, puis activez le flux de travail.

Remarque

Vous pouvez créer votre propre flux de travail pour les documents électroniques sans utiliser de modèles de flux de travail prédéfinis. Si vous disposez de plus de services, vous pouvez utiliser différents flux de travail.

Pour utiliser davantage de workflows, configurez-les via les profils d’envoi de documents pour différents clients. Lorsque vous configurez le workflow, spécifiez le profil d’envoi de document dans la colonne Sur condition du raccourci Étapes du workflow , car vous ne pouvez pas avoir deux services qui utilisent le même profil d’envoi de document dans les workflows.

Lorsque vous configurez votre flux de travail sur la page Flux de travail , accédez au champ Sur condition du raccourci Étapes du flux de travail . Sur la page Conditions d’événement , dans le champ Filtre , Sélectionner le profil d’envoi de document que vous souhaitez utiliser.

Mettre en place une stratégie de rétention des documents électroniques

Les documents électroniques peuvent faire l’objet de différentes législations locales liées à la durée de conservation des documents électroniques. Par conséquent, nous avons ajouté une configuration de stratégie de rétention pour toutes les informations importantes liées aux documents électroniques. Les administrateurs peuvent définir des stratégies de rétention qui spécifient la fréquence à laquelle Dynamics 365 Business Central supprime les enregistrements obsolètes liés aux documents électroniques. Pour en savoir plus sur les stratégies de conservation, consultez Définir les stratégies de conservation.

Pour configurer des stratégies de rétention liées aux documents électroniques, procédez comme suit.

1. Sur la page Services de documents électroniques , choisissez l’action Politique de conservation .

2. Une fois l’action terminée, sélectionnez l’une des stratégies de rétention suivantes à configurer :

   • Journal de documents électroniques
   • Journal d’intégration des documents électroniques
   • Journal du mappage de document électronique
   • Stockage des données du document électronique

Données de démonstration des documents électroniques

Remarque

A partir de Business Central version 24.0, il est possible de paramétrer des données de démonstration pour les E-Documents.

Pour fournir des moyens plus simples de tester et de démontrer les capacités des documents électroniques, Microsoft a créé un nouveau module de démonstration pour les documents électroniques. Pour activer ce module, suivez les étapes :

1. Sélectionner l’icône , entrez Contoso Demo Tool, puis Sélectionner le lien associé.
2. Avant d’activer le module E-Document Contoso, en raison des dépendances, vous devez avoir activé les modules suivants : Module commun et Module entrepôt.
3. Après avoir activé ces modules, accédez au module Contoso E-Documents, puis choisissez l’action Générer.
4. Procéder comme suit.
5. Fermez la page.

Une fois que vous avez activé un module, vous aurez créé de nouveaux éléments de démonstration, importé six documents électroniques (basés sur Peppol BIS 3) et déjà configuré les services de documents électroniques avec les flux de travail créés.

Voir aussi

Comment utiliser les documents électroniques dans les ventes
Comment utiliser les documents électroniques lors d’un achat
Comment prolonger les documents électroniques dans Business Central
Gestion financière
Facture de vente
Enregistrer les achats avec les factures d’achat et les commandes
Travailler avec Business Central

Retrouvez ici des modules d’apprentissage en ligne gratuits pour Business Central