Facturation des ventes

Vous pouvez généralement créer une commande vente ou une facture vente pour enregistrer votre accord avec un client pour vendre certains produits selon certaines conditions de livraison et de paiement.

Cependant, vous devez utiliser une commande vente au lieu d’une facture vente si vous :

• Vous devez expédier uniquement une partie d’une quantité de commande, par exemple, si la quantité totale n’est pas disponible.
• Expédiez des produits après avoir validé les factures vente correspondantes.
• Vendez des articles que votre fournisseur fournit directement à votre client (une livraison directe). En savoir plus sur Créer des livraisons directes.

Pour toutes les autres situations, les commandes vente et les factures vente fonctionnent de la même manière. Pour plus d’informations sur l’utilisation des commandes vente, reportez-vous à Vendre des produits.

Vous pouvez négocier avec le client en créant d’abord un devis, que vous pouvez convertir en facture vente lorsque vous êtes d’accord sur la vente. Pour en savoir plus, consultez la section Faire des devis de vente.

Créer des factures vente

Si le client décide d’acheter, vous validez la facture vente pour créer les écritures quantité et valeur associées. Lorsque vous validez la facture vente, vous pouvez également envoyer par e-mail le document en pièce jointe au format PDF. Vous pouvez faire en sorte que le corps du message soit prérempli avec un résumé des informations de facturation et de paiement, par exemple un lien vers Paypal. Pour en savoir plus, consultez la section Envoyer des documents par e-mail. Lorsque le client paie la facture, vous pouvez enregistrer ce paiement de différentes manières, selon la taille et les flux de travail favoris de votre organisation. Pour en savoir plus, consultez la section Enregistrement des paiements .

Les fiches article peuvent être de type Stock, Service et Hors stock pour spécifier si l’article est une unité de stock physique, une unité de temps de travail ou une unité physique qui n’est pas conservée dans le stock. En savoir plus sur Enregistrer de nouveaux articles. Le processus de facture vente est identique pour les trois types d’article.

Vous pouvez remplir les champs relatifs au client sur la facture vente de deux façons selon que le client est déjà enregistré ou non. Reportez-vous à l’étape 2 de la procédure ci-dessous.

Pour créer une facture vente :

1. Choisissez l’icône , entrez Factures de vente, puis choisissez le lien associé.

2. Dans le champ Nom client, entrez le nom d’un client existant. Si, toutefois, le client est nouveau et n’est donc pas enregistré, suivez ces étapes pour remplir les informations client standard sur la page Facture vente :

   1. Dans le champ Nom du client, entrez le nom du nouveau client.
   2. Dans la boîte de dialogue concernant l’enregistrement du nouveau client, choisissez OK.
   3. Sur la page Sélectionnez un modèle pour un nouveau client, sélectionnez un modèle sur lequel baser la nouvelle fiche client, puis cliquez sur OK.
   4. Une nouvelle fiche client affiche des informations sur le modèle client sélectionné. Renseignez les champs restants. En savoir plus sur Enregistrer de nouveaux clients.
   5. Lorsque vous avez complété le client carte, choisissez Fermer de revenir à la page Facture de vente .

   Plusieurs champs de la facture vente sont désormais renseignés avec les informations que vous avez spécifiées sur la nouvelle fiche client.

3. Renseignez les champs restants de la page Facture vente, selon vos besoins. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.

   Noter

   Si vous autorisez le client à payer immédiatement, par exemple, en liquide ou par PayPal, renseignez le champ Code mode de règlement. Le paiement est ensuite enregistré dès que vous validez la facture vente. Si vous sélectionnez Espèces, le paiement est enregistré dans un compte contrepartie spécifié.

   Vous êtes maintenant prêt à remplir le raccourci Lignes avec les produits que vous vendez au client ou pour toute transaction avec le client que vous souhaitez enregistrer dans un compte comptabilité (G/L).

4. Dans l’organisateur Lignes , dans le champ Type , Sélectionner indiquez le type de produit, de frais ou de transaction que vous enregistrez pour le client sur la ligne de vente.

   Pourboire

   Si vous avez défini des lignes vente récurrentes pour le client, tel qu’un ordre de réapprovisionnement mensuel, vous pouvez insérer ces lignes sur la commande par l’intermédiaire de l’action Extraire les lignes vente récurrentes.

5. Dans le champ N°, sélectionnez un enregistrement à valider en fonction de la valeur du champ Type.

   Vous laissez le champ N° vide dans les cas suivants :

   • Si la ligne est destinée à un commentaire. Saisissez le commentaire dans le champ Description.
   • Si la ligne est destinée à un article de catalogue. Sélectionnez l’action Sélectionner articles de catalogue. En savoir plus sur Utiliser des éléments de catalogue.

6. Dans le champ Quantité, entrez le nombre d’unités du produit, de frais ou de la transaction que la ligne enregistre pour le client.

   Noter

   Si l’article est de type Service ou si le champ Type contient Ressource, la quantité est alors une unité de temps, telle que les heures, comme indiqué dans le champ Code unité de la ligne. Pour plus d’informations, reportez-vous à Configuration d’unités article

   La valeur du champ Montant ligne est calculée comme suit : Prix unitaire x Quantité.

   Le prix et les montants ligne sont affichés avec ou sans la taxe de vente en fonction de la valeur que vous avez sélectionnée dans le champ Prix incluant les taxes de la fiche client.

7. Si vous souhaitez accorder une remise, saisissez un pourcentage dans le champ % remise ligne. La valeur du champ Montant ligne est mise à jour en conséquence.

   Si des prix d’articles spéciaux sont définis dans l’onglet rapide Prix de vente et remises sur les lignes de vente du client ou de l’article carte, et lorsque les critères de prix sont remplis, le prix et le montant sur la ligne de vente sont automatiquement mis à jour. En savoir plus, Enregistrement des prix de vente, des remises et des accords sur les paiements.

8. Répétez les étapes 4 à 7 pour chaque produit ou frais que vous souhaitez facturer au client.

   Les champs totaux sous les lignes sont automatiquement mises à jour comme vous créez ou modifiez des lignes pour afficher les montants validé en comptabilité.

   Remarque

   Dans de très rares cas, les montants validés peuvent différer de ce qui est affiché dans les champs des totaux. Cela est généralement dû aux calculs d’arrondi par rapport à la TVA ou à la taxe sur les ventes.
   
   Pour vérifier les montants que vous allez publier, utilisez la boîte d’informations Statistiques client . De plus, lorsque vous choisissez l’action Libérer , les valeurs dans les champs de totaux seront mises à jour pour inclure les calculs arrondi.

9. Dans le champ Montant remise facture sans TVA, entrez un montant qui doit être déduit de la valeur indiquée dans le champ Total TTC.

   Si vous configurez des remises sur facture pour le client, la valeur de pourcentage spécifiée est automatiquement insérée dans le champ remise facture % si les critères de remise sont remplis, et le montant associé est inséré dans le champ Montant de remise sur facture hors taxes . En savoir plus, Enregistrement des prix de vente, des remises et des accords sur les paiements.

10. Lorsque les lignes facture vente sont renseignées, sélectionnez l’action Valider et envoyer.

La boîte de dialogue Valider et envoyer la confirmation s’ouvre et indique le mode de réception de documents par défaut du client. Vous pouvez modifier le mode d’envoi en cliquant sur le bouton de recherche pour le champ Envoyer le document à. En savoir plus, Configurer des profils d’envoi de documents.

Les écritures comptables article et client associés sont à présent créés dans votre système, et la facture vente est sortie en tant que document au format PDF. La facture vente est supprimée de la liste des factures vente et remplacée par un nouveau document dans la liste des factures vente validées.

Calculer les remises facture sur les ventes

Après avoir ajouté tous les articles sur les lignes, vous pouvez calculer la remise sur facture pour l’ensemble du document vente en choisissant l’action Calculer remise facture.

La remise est calculée sur la base de toutes les lignes du document vente où la case Autoriser remise facture est cochée. Par défaut, les remises facture sont autorisées. Toutefois, les lignes avec des frais annexes, par exemple, ne sont pas incluses dans le calcul de la remise facture. Pour appliquer une remise à ces lignes, entrez une valeur dans le champ Montant remise ligne sur les lignes.

Noter

Par défaut, les champs Autoriser remise facture et Montant remise ligne sont cachés sur les lignes. Si les champs ne sont pas disponibles, vous pouvez les ajouter en personnalisant la page. Pour plus d’informations, consultez Personnaliser votre espace de travail.

Pourboire

Si le champ Calc. Inv. Discount est sélectionné dans la page Configuration des ventes et des créances , le remise facture est calculé automatiquement. Le moment du calcul diffère selon le type de document vente que vous utilisez.

Si vous utilisez une commande client, la remise est calculée quand vous ajoutez une ligne. Pour tous les autres documents vente, tels que les factures vente, la remise est calculée quand vous effectuez l’une des actions suivantes :

• Afficher les statistiques
• Afficher une impression test
• Imprimer
• Comptabilisation

Vous définissez les conditions de remise facture pour un client sur la page Remise facture client. Le code devise du document vente est utilisé pour trouver les conditions remise facture de la devise.

Si vous n’avez pas défini de remises facture pour les devises étrangères, les conditions de remise sur la page Remises facture client sont utilisées pour calculer la remise. Le calcul utilise votre devise locale et le taux de change en vigueur à la date comptabilisation du document.

Factures enregistrées

Une fois la facture validée, vous pouvez la retrouver dans la liste des factures validées. La liste Factures vente enregistrées et la liste Factures achat enregistrées affiche les factures enregistrées avec les numéros de facture définitifs. Dans la liste, vous pouvez rechercher chaque facture enregistrée et vous pouvez corriger ou annuler une facture enregistrée.

Pour chaque facture enregistrée, vous pouvez rechercher des statistiques, des Axes analytiques et les écritures comptables qui résultent de la facture enregistrée. Vous pouvez également imprimer ou envoyer la facture enregistrée.

Vous pouvez facilement corriger ou annuler une facture vente validée avant le dernier paiement. Cela est utile si vous souhaitez corriger une erreur de saisie, ou si le client demande une modification tôt dans le processus de commande. En savoir plus, Corriger ou annuler des factures vente impayées Si la facture vente validée est payée, vous devez créer un avoir vente pour contrepasser la vente. En savoir plus, Traiter les retours ou annulations des ventes

Ouvrez la liste des factures de vente enregistrées dans Business Central.

Enregistrer des paiements

Selon les besoins de votre entreprise, vous pouvez être payé et enregistrer ce paiement de diverses manières : manuellement, automatiquement, et via des services de paiement.

Vous pouvez traiter les paiements directement depuis la fiche client. Utilisez l’action Enregistrer les paiements client pour obtenir un aperçu des factures impayées de ce client. Ensuite, marquez la facture comme payée entièrement ou partiellement. Ce rapprochement des paiements traite les paiements de vos clients en faisant correspondre les montants perçus sur votre compte bancaire avec les factures vente impayées associées, puis valide les paiements. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Pour rapprocher les paiements individuellement.

Dans des environnements professionnels où le client paie quelque temps après la livraison. Conformément aux conditions de paiement, une facture vente validée reste ouverte (impayée) jusqu’à ce que le département Comptabilité client vérifie le paiement, et lettre le paiement à la facture vente validée. Cela peut être effectué manuellement ou automatiquement. Pour plus d’informations, consultez Rapprocher des paiements clients avec la Feuille règlement ou les Écritures comptables client et Rapprocher les paiements à l’aide de l’application automatique.

Dans les environnements d’entreprise où le client paie immédiatement, comme par PayPal ou en espèces, le paiement est enregistré immédiatement lorsque vous validez la facture vente, c’est-à-dire la facture vente validée est clôturée comme entièrement lettrée. Vous sélectionnez la méthode appropriée dans le champ Code mode de règlement de la commande vente. Pour les paiements électroniques, tels que PayPal, vous devez également renseigner le champ Service de paiement. En savoir plus, Activer les paiements client via les services de paiement.

Vous pouvez même créer des factures à paiement direct pour les clients non enregistrés en configurant une fiche « client en espèces », vers laquelle vous pointez sur la facture vente. En savoir plus sur Configurer les clients effectuant un achat au comptoir.

Pourboire

Si vous souhaitez envoyer à vos clients des rappels de paiements en retard, vous devez d’abord configurer des niveaux et des conditions de rappel. En savoir plus, Configurer les conditions et niveaux et textes de relance.

Numéros de document externe

Sur les documents et les feuilles vente, vous pouvez spécifier un numéro de document faisant référence au système de numérotation du client. Utilisez ce champ pour enregistrer le numéro que le client a attribué à la commande, à la facture ou à la note de crédit. Vous pouvez utiliser ce numéro ultérieurment, si vous avez besoin de retrouver l’écriture validée à l’aide de ce numéro.

Le champ N° de document externe obligatoire de la page Configuration des ventes et des créances indique s’il est obligatoire de saisir un numéro de document externe dans le champ N° de document externe d’un en-tête de vente et dans le champ N° de document externe d’une ligne de journal général.

Si vous sélectionnez ce champ, il est impossible de valider une facture ou une ligne feuille sans numéro de document externe.

Le numéro de document externe est inclus dans les documents validés où vous pouvez effectuer une recherche d’après le numéro pertinent. Vous pouvez également effectuer une recherche à l’aide du numéro de document externe lors de la navigation sur les écritures comptables client.

Une autre façon de gérer les numéros de document externe consiste à utiliser le champ Votre référence. Si vous utilisez le champ Votre référence, le numéro sera inclus dans les documents validés, et vous pouvez le rechercher de la même manière que vous recherchez les valeurs dans les champs N° de document externe. Mais le champ n’est pas disponible sur les lignes feuille.

Voir aussi

Ventes
Mise en place des ventes
Imprimer la liste de sélection
Inventaire
Envoyer des documents par e-mail
Recouvrer les soldes impayés
Facturation groupée depuis Microsoft Bookings Business Central
Travailler avec Business Central

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