Envoyer des documents et des e-mails

Vous pouvez facilement partager des informations et des documents, tels que des commandes vente et achat et des factures, par e-mail directement depuis Business Central, sans avoir à ouvrir une application de messagerie.

Vous pouvez envoyer presque tous les types de documents sous forme de pièces jointes PDF. Vous pouvez également configurer une mise en page d’état qui inclut les informations du document dans le texte de l’e-mail, ainsi que du texte qui rend l’e-mail plus convivial, par exemple un message d’accueil standard. Pour plus d’informations, voir Gestion des présentations de rapport et de document.

Lorsque vous envoyez des factures, vous pouvez faciliter la tâche des clients pour effectuer des paiements via un service de paiement, tel que PayPal, en ajoutant automatiquement des informations et un lien vers le service dans l’e-mail. Pour plus d’informations, voir Activer les paiements client via les services de paiement.

Pour activer les emails au sein de Business Central, démarrez le guide de configuration assistée Configurer la messagerie. Pour plus d’informations, voir Configurer la messagerie.

Notes

Business Central prend uniquement en charge les communications par e-mail sortantes. Vous ne pouvez pas non plus recevoir de réponses depuis l’application.

Pour envoyer des documents par e-mail

Cette procédure décrit comment joindre une facture vente enregistrée à un e-mail sous forme de fichier PDF et avec un texte d’e-mail spécifique au document. Les étapes sont similaires pour les autres documents.

1. Sélectionnez , entrez Factures vente enregistrées, puis sélectionnez le lien associé.

2. Sélectionnez la facture, sélectionnez l’action Imprimer/envoyer, puis sélectionnez Envoyer par e-mail.

3. Dans le champ E-mail, choisissez Oui (Afficher une invite pour le réglage des paramètres). Pour plus d’informations, reportez vous à Configurer des profils d’envoi de documents.

   Si le champ E-mail sur la page Envoyer le document à est défini sur Oui (Afficher une invite pour le réglage des paramètres), la page Envoyer e-mail s’affiche. Le champ À : est prérempli avec le contact et le document est en pièce jointe sous forme de fichier PDF. Dans le champ Corps, vous pouvez saisir un texte manuellement ou faire en sorte que le champ contienne un corps de message spécifique au document que vous avez configuré.

4. Cliquez sur le bouton OK.

5. Dans le champ À :, entrez une adresse e-mail valide. La valeur par défaut est l’adresse e-mail du client.

6. Dans le champ Objet, saisissez un texte descriptif de l’objet. La valeur par défaut est le nom du client et le numéro de facture.

7. Dans le champ Document joint, la facture générée est jointe par défaut en tant que fichier PDF.

8. Dans le champ Corps, entrez un message court au destinataire.

   Si le corps d’un message spécifique à un document est configuré sur la page Sélection des états : Ventes, le champ Corps est renseigné automatiquement. Pour plus d’informations, voir Configurer des textes et des mises en page d’e-mail réutilisables.

9. Cliquez sur le bouton OK pour envoyer l’e-mail.

Notes

Si vous ne souhaitez pas spécifier les paramètres d’e-mail à chaque fois que vous envoyez un document par e-mail, vous pouvez sélectionner l’option Oui (Utiliser les paramètres par défaut) dans le champ E-mail de la page Envoyer le document à. Dans ce cas, la page Envoyer e-mail ne s’affiche pas. Reportez-vous à l’étape 4. Pour plus d’informations, reportez vous à Configurer des profils d’envoi de documents.

Pour rédiger et envoyer un e-mail

Vous pouvez rapidement composer des e-mails pour les contacts, les clients, les fournisseurs, les vendeurs/acheteurs et les comptes bancaires directement à partir des pages de ces entités. Il suffit de choisir Traiter, puis Envoyer un e-mail pour ouvrir l’éditeur de courrier électronique. Pour les comptes bancaires, l’action Envoyer un e-mail se trouve sous Actions.

Conseil

Si vous envoyez souvent des e-mails de nature similaire ou si vous souhaitez envoyer une communication en masse, par exemple pour annoncer une campagne commerciale, l’utilisation de modèles Word avec e-mail peut accélérer le processus. Vous pouvez créer un modèle pour des entités telles que des clients, des fournisseurs et des contacts, qui généreront le contenu d’un message électronique pour vous, et même personnaliseront le contenu pour le destinataire en fonction des données contenues dans Business Central. Pour plus d’informations, voir Utiliser les modèles Word pour la communication en masse.

Joindre un document à un e-mail

Il existe plusieurs façons de joindre des documents aux e-mails.

Si vous êtes affecté à un scénario d’e-mail lié à l’entité à laquelle vous envoyez l’e-mail ou au document que vous envoyez, une pièce jointe peut être automatiquement ajoutée à votre message. En effet, une pièce jointe par défaut a été attribuée au scénario de courrier électronique. Vous pouvez supprimer la pièce jointe si vous ne souhaitez pas l’envoyer avec votre message. Pour plus d’informations, consultez Attribuer des scénarios de messagerie aux comptes de messagerie.

Pour joindre vous-même un fichier, dans l’éditeur d’e-mails, utilisez les actions suivantes :

• Choisissez Ajouter un fichier pour sélectionner un fichier.
• Choisissez Ajouter des fichiers à partir de la sélection par défaut pour ajouter manuellement un fichier associé au scénario d’e-mail.
• Choisissez Ajouter un fichier à partir du document source pour choisir un fichier joint au document sur lequel vous travaillez. Les fichiers sont soit attachés au document lui-même, soit à une ou plusieurs de ses lignes.

Documents marqués comme imprimés lors de leur envoi

Certains documents dans Business Central comportent un champ qui spécifie la fréquence d’impression du document. Le nombre dans ce champ Est également mis à jour si vous envoyez le document par e-mail, car un fichier PDF est généré pour celui-ci. Le numéro est mis à jour même si vous n’envoyez pas l’e-mail.

E-mails envoyés et votre boîte d’envoi

Business Central stocke les e-mails que vous envoyez sur la page Éléments envoyés. Cela vous permet de renvoyer des e-mails ou de les transmettre à quelqu’un d’autre. Si vous ne trouvez pas d’e-mail dans vos éléments envoyés, recherchez-le sur la page Boîte d’envoi d’e-mails.

Notes

En fonction de l’extension que votre entreprise utilise pour les e-mails, les administrateurs peuvent voir une liste des messages que tout le monde a envoyés, mais pas le contenu des messages

La Boîte d’envoi d’e-mails est l’endroit où vous trouverez les e-mails que vous avez enregistrés en tant que brouillons et les e-mails qui n’ont pas pu être envoyés, par exemple, si l’adresse e-mail n’était pas valide. Pour les messages dont l’envoi a échoué, vous pouvez choisir Afficher erreur ou Enquêter sur une erreur pour résoudre le problème.

Voir aussi

Gestion des présentations d’état et de document
Configurer la messagerie
Facturation des ventes
Utiliser Business Central

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