Envoyer des documents et des courriers électroniques

Vous pouvez facilement partager des informations et des documents, tels que des commandes vente et achat et des factures, par e-mail directement depuis Business Central, sans avoir à ouvrir une application de messagerie.

Vous pouvez envoyer presque tous les types de documents sous forme de pièces jointes PDF. Vous pouvez également définir une disposition de l’état qui inclut des informations à partir du document dans le texte du courrier électronique et le texte qui rend le courrier électronique plus convivial. Par exemple, une salutation standard. Pour en savoir plus, accédez à Gestion des présentations état et document.

Lorsque vous envoyez des factures, vous pouvez faciliter la tâche des clients pour effectuer des paiements via un service de paiement, tel que PayPal, en ajoutant automatiquement des informations et un lien vers le service dans l’e-mail. En savoir plus, voir Activer les paiements client via les services de paiement.

Pour activer les emails au sein de Business Central, démarrez le guide de configuration assistée Configurer la messagerie. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Configuration de la messagerie.

Remarque

Business Central prend uniquement en charge les communications par e-mail sortantes. Vous ne pouvez pas non plus recevoir de réponses depuis l’application.

Pour envoyer des documents par e-mail

Cette procédure décrit comment joindre une facture vente enregistrée à un e-mail sous forme de fichier PDF et avec un texte d’e-mail spécifique au document. Les étapes sont similaires pour les autres documents.

1. Sélectionnez Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, entrez Factures de ventes publiées, puis choisissez le lien associé.

2. Sélectionnez la facture, sélectionnez l’action Imprimer/envoyer, puis sélectionnez Envoyer par e-mail.

3. Dans le champ E-mail, choisissez Oui (Afficher une invite pour le réglage des paramètres). En savoir plus, voir Configurer des profils d’envoi de documents.

   Si le champ Courrier électronique sur la page Envoyer le document à est défini sur Oui (Afficher une invite pour le réglage des paramètres), la page Envoyer un courrier électronique s’ouvre. La page affiche le contact dans le champ À : et le document est joint comme fichier PDF. Dans le champ Corps, vous pouvez saisir un texte manuellement ou faire en sorte que le champ contienne un corps de message spécifique au document que vous avez configuré.

4. Choisissez le bouton OK.

5. Dans le champ À :, entrez une adresse e-mail valide. La valeur par défaut est l’adresse e-mail du client.

6. Dans le champ Objet, saisissez un texte descriptif de l’objet. La valeur par défaut est le nom du client et le numéro de facture.

7. Dans le champ Document joint, la facture générée est jointe par défaut en tant que fichier PDF.

8. Dans le champ Corps, entrez un message court au destinataire.

   Si le corps d’un message spécifique à un document est configuré sur la page Sélection des états : Ventes, le champ Corps est renseigné automatiquement. Pour en savoir plus, consultez Configurer des textes et des mises en page d’e-mail réutilisables.

9. Cliquez sur le bouton OK pour envoyer l’e-mail.

Remarque

Si vous ne souhaitez pas spécifier les paramètres d’e-mail à chaque fois que vous envoyez un document par e-mail, vous pouvez sélectionner l’option Oui (Utiliser les paramètres par défaut) dans le champ E-mail de la page Envoyer le document à. Dans ce cas, la page Envoyer e-mail ne s’affiche pas. Reportez-vous à l’étape 4. En savoir plus, voir Configurer des profils d’envoi de documents.

Pour rédiger et envoyer un e-mail

Vous pouvez rapidement composer des e-mails pour les contacts, les clients, les fournisseurs, les vendeurs/acheteurs et les comptes bancaires directement à partir des pages de ces entités. Il suffit de choisir Traiter, puis Envoyer un e-mail pour ouvrir l’éditeur de courrier électronique. Pour les comptes bancaires, l’action Envoyer un e-mail se trouve sous Actions.

Astuce

Si vous envoyez souvent des courriers électroniques similaires ou si vous souhaitez envoyer une communication en masse, l’utilisation de modèles Word avec les courriers électroniques peut accélérer le processus. Par exemple, pour une campagne de vente. Vous pouvez créer un modèle pour les entités telles que les clients, les fournisseurs et les contacts. Les modèles peuvent générer le contenu d’un courrier électronique pour vous. Les modèles peuvent également personnaliser le contenu pour le destinataire selon les données dans Business Central. Pour en savoir plus, consultez Utiliser des modèles Word pour la communication en masse.

Joindre un document à un e-mail

Il existe plusieurs façons de joindre des documents aux e-mails.

Si vous êtes affecté à un scénario d’e-mail lié à l’entité à laquelle vous envoyez l’e-mail, une pièce jointe peut être automatiquement ajoutée à votre message. La pièce jointe est ajoutée, car une pièce jointe par défaut est attribuée au scénario de courrier électronique. Vous pouvez supprimer la pièce jointe si vous ne souhaitez pas l’envoyer avec votre message. Pour en savoir plus, accédez à la rubrique Affecter des scénarios de messagerie aux comptes de messagerie.

Pour joindre vous-même un fichier, dans l’éditeur d’e-mails, utilisez les actions suivantes :

• Choisissez Ajouter un fichier pour sélectionner un fichier.
• Choisissez Ajouter des fichiers à partir de la sélection par défaut pour ajouter manuellement une pièce jointe par défaut associée au scénario d’e-mail.
• Choisissez Ajouter un fichier à partir du document source pour choisir un fichier joint au document sur lequel vous travaillez. Les fichiers sont soit attachés au document lui-même, soit à une ou plusieurs de ses lignes.

Documents marqués comme imprimés lors de leur envoi

Certains documents dans Business Central comportent un champ qui spécifie la fréquence d’impression du document. Le nombre dans ce champ est également mis à jour si vous envoyez le document par e-mail, car un fichier PDF est généré pour celui-ci. Le numéro est mis à jour même si vous n’envoyez pas l’e-mail.

E-mails envoyés et votre boîte d’envoi

Business Central stocke les e-mails que vous envoyez sur la page Éléments envoyés . Il stocke les courriers électroniques pour vous laisser les renvoyer ou les transmettre à quelqu’un d’autre. Si vous ne trouvez pas d’e-mail dans vos éléments envoyés, recherchez-le sur la page Boîte d’envoi d’e-mails.

Remarque

En fonction de l’extension que votre entreprise utilise pour les e-mails, les administrateurs peuvent accéder à une liste des messages que tout le monde a envoyés, mais pas le contenu des messages

La page Boîte d’envoi des courriers électroniques contient les courriers électroniques que vous avez rédigés sous forme de brouillon et les courriers électroniques dont l’envoi est un échec. Par exemple, si l’adresse du courrier électronique n’était pas valide. Le champ Message d’erreur fournit les informations sur les erreurs, mais vous pouvez également choisir les actions Afficher erreur ou Enquêter sur une erreur pour résoudre le problème de manière plus détaillée. Les détails de l’action Enquêter sur une erreur sont utiles si vous devez contacter le support technique.

Si vous configurez votre courrier électronique pour envoyer des messages en arrière-plan grâce à la file d’attente des tâches, lorsque l’envoi d’un message est un échec, Business Central essaie de le renvoyer quelques minutes plus tard jusqu’à 10 reprises. En cas d’échec d’une nouvelle tentative, Business Central enregistre la raison de cet échec et vous pouvez utiliser l’action Détail de la nouvelle tentative pour la passer en revue. Si vous souhaitez annuler le message, utilisez l’action Annuler l’envoi. Le champ Message d’erreur se met à jour sur Envoi du courrier électronique annulé par l’utilisateur, ce qui facilite l’identification des messages que vous avez annulé.

Remarque

La fonctionnalité de nouvelle tentative ne fonctionne que pour les messages prévus pour envoi en arrière-plan. Si vous envoyez manuellement un message et si l’envoi est un échec, Business Central ne réessaye pas de l’envoyer.

Informations connexes

Gestion des présentations d’état et de document
Configurer la messagerie
Facturation des ventes
Utiliser Business Central

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