Vue d’ensemble de la gestion des disponibilités
Cet article fournit une vue d’ensemble de la fonctionnalité de gestion des disponibilités dans le PDV Microsoft Dynamics 365 Commerce. Il fournit également des conseils sur la configuration de la fonctionnalité de traçabilité des disponibilités pour les transactions bilatérales.
Notes
Pour obtenir des informations générales sur les fonctionnalités de gestion des disponibilités dans Commerce, voir Gestion d’équipe et de tiroir-caisse.
La gestion des disponibilités est une fonction clé pour les détaillants dans les magasins physiques. Les détaillants souhaitent que leurs magasins aient des systèmes qui les aident à fournir la traçabilité et la responsabilité complètes des disponibilités et de leurs mouvements entre les différents caisses enregistreuses et les caissiers d’un magasin. Ils doivent pouvoir rapprocher les différences et déterminer la responsabilité.
Dynamics 365 Commerce a des fonctionnalités de gestion des disponibilités dans son application de PDV. Les détaillants ont deux options de gestion des disponibilités :
- Transactions unilatérales des disponibilités : cette option permet aux détaillants de rapprocher les disponibilités d’un magasin, mais elle ne leur permet pas de déterminer avec précision la responsabilité en cas d’écart de disponibilités. À l’issue d’une transaction unilatérale de disponibilités, aucune autre action n’est requise, car elle est considérée comme terminée.
- Transactions bilatérales des disponibilités : cette option active la capacité de traçabilité des disponibilités, qui applique les transactions bilatérales des disponibilités et aide à déterminer la responsabilité de tous les mouvements de disponibilités. Lorsqu’un caissier effectue une opération (par exemple, Vider la caisse), l’autre caissier qui reçoit l’argent doit rapprocher cette action pour s’assurer que le montant de la transaction est correct.
Pour paramétrer la fonctionnalité de traçabilité des disponibilités en configurant le profil de fonctionnalité pour les magasins, procédez comme suit.
- Dans Commerce Headquarters, accédez à Commerce et vente au détail > Paramétrage du canal > Paramétrage POS > Profils POS > Profils de fonctionnalité.
- Sélectionnez un profil de fonctionnalité lié aux magasins pour lesquels vous souhaitez configurer la fonctionnalité de traçabilité des disponibilités.
- Dans la section Fonctionnalités du profil de la fonctionnalité, sous Gestion des disponibilités avancée, définissez l’option Activer la traçabilité des disponibilités sur Oui.
Notes
Pour utiliser la fonctionnalité de traçabilité des disponibilités, vous devez d’abord configurer un ou plusieurs coffres-forts pour le magasin. Cette configuration est nécessaire, car le système s’attend à ce qu’un coffre-fort soit sélectionné pour les opérations Déclarer le montant de départ et Mise en coffre-fort .
Vous pouvez définir et tenir à jour plusieurs coffres-forts pour un magasin.
Pour paramétrer un coffre-fort dans Commerce headquarters, procédez comme suit.
- Accédez à Retail et Commerce > Canaux > Magasins > Tous les magasins.
- Dans le champ ID canal de vente au détail , sélectionnez l’ID du canal de vente au détail du magasin pour lequel vous souhaitez configurer un coffre-fort.
- Sur le volet Actions, sous l’onglet Paramétrer, dans le groupe Paramétrer, cliquez sur Coffres-forts.
- Sur la page Déclaration sécurisée, sélectionnez Nouveau.
- Dans le champ Nom, entrez un nom pour le coffre-fort.
- Répétez les étapes 4 et 5 pour chaque coffre-fort supplémentaire que vous souhaitez ajouter.
- Exécutez ensuite la tâche de programme de distribution 1070 (Configuration de canal) pour synchroniser les modifications du paramètre entre les canaux.
Comment la gestion des disponibilités est gérée lorsque la fonction de traçabilité des disponibilités est activée
La gestion des disponibilités est gérée des manières suivantes lorsque la fonction de traçabilité des disponibilités est activée :
- Un utilisateur qui est invité à Déclarer le montant de départ doit entrer la source des disponibilités. L’utilisateur peut rechercher les coffres-forts disponibles qui sont définis dans le magasin. Ils peuvent ensuite sélectionner le coffre-fort d’où l’argent est retiré afin qu’il puisse être mis en caisse enregistreuse.
- Un utilisateur qui exécute une opération de type Vider la caisse est invité à effectuer une sélection dans une liste de transactions d’entrée flottante en cours. Si l’entrée flottante correspondante n’existe pas dans le système, l’utilisateur peut créer une transaction de vidage de caisse non liée.
- Un utilisateur qui exécute une opération de type Entrée flottante est invité à effectuer une sélection dans une liste de transactions d’entrée flottante en cours. Si le vidage de caisse correspondante n’existe pas dans le système, l’utilisateur peut créer une transaction d’entrée flottante non liée.
- Un utilisateur qui effectue une Mise en coffre-fort est invité à sélectionner le coffre-fort dans lequel les disponibilités sont mises.
Lorsqu’un utilisateur choisit de clôturer une équipe, le système valide qu’il n’y a aucune transaction non rapprochée dans les transactions de la gestion des disponibilités de l’équipe. Une équipe ne peut pas être clôturée s’il reste des transactions non rapprochées.
Les transactions peuvent être rapprochées soit automatiquement par le système, soit manuellement par l’utilisateur.
Le rapprochement automatique des transactions se produit lorsque le système rapproche automatiquement les transactions après que des actions spécifiques ont été entreprises.
Par exemple, un utilisateur effectue une opération de gestion des disponibilités (telle que Vider la caisse) dans l’équipe A pour envoyer 20 USD à l’équipe B. Lorsque l’utilisateur de l’équipe B effectue une opération de type Entrée flottante et sélectionne la transaction, les deux transactions sont automatiquement rapprochées.
Le rapprochement manuel des transactions est requis lorsque le rapprochement automatique des transactions ne se produit pas.
Pour l’exemple précédent, si l’utilisateur de l’équipe B n’effectue pas d’opération de type Entrée flottante ou ne sélectionne pas la bonne transaction lors de l’opération Entrée flottante, l’action Vider la caisse reste non rapprochée et nécessite un rapprochement manuel.
Pour effectuer un rapprochement manuel au sein d’une équipe ou entre équipes, les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires peuvent effectuer l’opération Gérer les équipes. La vue Gérer les équipes permet de visualiser facilement les équipes qui ont des transactions non rapprochées. L’utilisateur peut sélectionner une équipe, puis sélectionner Rapprocher pour afficher une liste des transactions rapprochées et non rapprochées sur des onglets distincts. L’utilisateur peut ensuite sélectionner des transactions non rapprochées et les rapprocher, ou sélectionner des transactions précédemment rapprochées et annuler le rapprochement. Lors du rapprochement, si une transaction sélectionnée n’est pas équilibrée, l’utilisateur doit entrer une description du motif pour le rapprochement non équilibré. L’utilisateur peut continuer à rapprocher et annuler des rapprochements de transactions jusqu’à ce que l’équipe soit clôturée. Cependant, le rapprochement des transactions n’est pas possible une fois une équipe clôturée.
Dans Dynamics 365 Commerce, le rapprochement des disponibilités ne peut être effectué qu’au niveau de l’équipe. Pour gérer les disponibilités dans un coffre-fort, vous devez gérer le coffre-fort via une équipe.
Important
Une gestion de coffre-fort nécessite une caisse enregistreuse dédiée qui n’est utilisée pour aucune transaction commerciale.
L’exemple suivant décrit le processus métier pour la gestion des disponibilités qui utilise un coffre-fort.
En début de journée, le gérant du magasin déclare le montant de départ dans le coffre-fort. Voici les étapes que le gérant du magasin doit suivre.
- Ouvrez une équipe sur la caisse enregistreuse dédiée pour le coffre-fort.
- Accédez à l’opération Gérer le coffre-fort , sélectionnez un coffre-fort, puis sélectionnez Déclarer le montant de départ.
- Entrez le montant, puis cliquez sur Enregistrer.
Une fois le caissier prêt pour commencer sa journée, il ouvre l’équipe et récupère le montant de départ dans le coffre-fort via le gérant du magasin. Voici les étapes que le caissier et le gérant du magasin doivent suivre.
- Le caissier ouvre l’équipe sur une caisse enregistreuse (par exemple, l’équipe A).
- Le gérant du magasin passe à l’opération Gérer le coffre-fort sur la caisse enregistreuse dédiée au coffre-fort, effectue l’opération Vider la caisse , et sélectionne le montant exact et l’équipe pour vider la caisse. Il est important que l’équipe soit ouverte sur la caisse enregistreuse vers laquelle l’argent du coffre-fort est transféré.
- Le caissier récupère l’argent, effectue une opération de type Déclarer le montant de départ sur sa caisse enregistreuse et sélectionne la transaction qui a été créée précédemment pour refléter le montant de départ. Ces actions déclenchent le rapprochement automatique des deux transactions.
Le caissier exécute ensuite des transactions de vente régulières tout au long de la journée.
Lorsque l’argent dans le tiroir-caisse dépasse la limite définie, le caissier est informé de l’excédent de disponibilités et effectue une mise en coffre. Voici les étapes que le caissier et le gérant du magasin doivent suivre.
- Le caissier remet l’argent au gérant du magasin. Sinon, le caissier dépose l’argent dans le coffre-fort en sélectionnant Mise en coffre-fort, en saisissant le montant et en sélectionnant le coffre-fort dans lequel déposer l’argent.
- Le gérant du magasin comptabilise l’argent, puis passe à l’opération Gérer le coffre-fort sur la caisse enregistreuse dédiée au coffre-fort.
- Le gérant du magasin sélectionne le coffre-fort, sélectionne Entrée flottante, puis sélectionne la transaction qui a été créée précédemment. Ces actions déclenchent le rapprochement automatique des deux transactions.
À la fin de la journée, le caissier dépose la totalité de l’argent liquide dans le tiroir-caisse dans le coffre-fort, déclare la caisse vidée et clôt en aveugle l’équipe. Voici les étapes que le caissier doit suivre.
- Sélectionnez Mise en coffre-fort, saisissez le montant et sélectionnez le coffre-fort où déposer l’argent.
- Sélectionnez Comptage de caisse, puis sélectionnez 0 (zéro) comme montant.
- Sélectionnez Clôturer en aveugle pour clôturer en aveugle l’équipe.
- Remettez l’argent au gérant du magasin ou mettez-le en coffre-fort.
Le responsable rapproche la dernière transaction de mise en coffre-fort, effectue une remise en banque et clôt les deux équipes (l’équipe du caissier et l’équipe du coffre-fort). Voici les étapes que le gérant du magasin doit suivre.
- Accédez à l’opération Gérer le coffre-fort sur la caisse enregistreuse dédiée au coffre.
- Sélectionnez un coffre-fort, sélectionnez Entrée flottante, puis sélectionne la transaction qui a été créée précédemment. Ces actions déclenchent le rapprochement automatique des deux transactions.
- Pour le coffre-fort sélectionné, sélectionnez Remise en banque, puis sélectionnez l’argent qui doit être remis en banque.
- Quittez l’opération Gérer le coffre-fort , puis sélectionnez Comptage de caisse pour déclarer le solde dans le coffre-fort.
- Accédez à l’opération Gérer les équipes , sélectionnez l’équipe clôturée en aveugle pour le caissier, puis clôturez l’équipe. L’équipe sur la caisse enregistreuse dédiée au coffre-fort affiche désormais une transaction non rapprochée (Déclarer le montant de départ) qui a été effectuée pour le coffre-fort. Étant donné que l’argent devrait être ajouté à partir d’une source externe (telle qu’une banque), cette transaction ne peut pas être rapprochée automatiquement. Elle doit être rapprochée manuellement. Le gérant du magasin sélectionne la transaction non rapprochée, puis clôt l’équipe.
- L’argent qui reste au coffre-fort à la fin de la journée n’est pas automatiquement reporté au lendemain. Le gérant du magasin doit déclarer le montant de départ dans le coffre-fort le lendemain.
- Pour toutes les actions liées au coffre-fort, l’utilisateur doit utiliser l’opération Gérer le coffre-fort. Il n’y a pas d’autre moyen de sélectionner le coffre-fort pour lequel les transactions des disponibilités sont enregistrées. Les opérations Déclarer le montant de départ, Entrée flottante, Vider la caisse, et Remettre en banque doivent être effectuées dans le contexte de l’opération Gérer le coffre-fort .
- Avant que l’équipe associée au coffre-fort puisse être clôturée, l’utilisateur doit effectuer l’opération Comptage de caisse sur la caisse enregistreuse dédiée au coffre-fort. Cette opération est la seule à ne pas avoir lieu dans le cadre d’un coffre-fort. Par conséquent, elle n’est pas disponible dans l’opération Gérer le coffre-fort. Si la même caisse enregistreuse est utilisée pour gérer plusieurs coffres-forts, le comptage de caisse doit être la somme de l’argent qui se trouve dans tous ces coffres-forts.
- L’opération Déclarer le montant de départ sur le coffre-fort n’est pas automatiquement rapprochée. Elle doit être rapprochée manuellement.
- L’opération Déclarer le montant de départ est disponible à deux niveaux dans l’opération Gérer le coffre-fort : le niveau de l’équipe et le niveau du coffre-fort. Pour déclarer le montant de départ d’un coffre-fort sur la caisse enregistreuse dédiée à ce coffre-fort, l’utilisateur doit exécuter l’opération Déclarer le montant de départ dans l’opération Gérer le coffre-fort . L’opération Déclarer le montant de départ au niveau de l’équipe peut être utilisée s’il y a de l’argent supplémentaire dans le tiroir-caisse associé à cette caisse enregistreuse.
- Pour transférer de l’argent dans les deux sens entre un coffre-fort et une équipe, cette dernière doit être ouverte sur la caisse enregistreuse qui envoie ou reçoit l’argent. Dans l’exemple précédent pour la gestion du coffre, l’équipe A doit être ouverte avant que l’argent puisse être transféré du coffre-fort vers cette équipe.
- Si la fonction de traçabilité des disponibilités est activée, l’utilisateur peut effectuer une mise en coffre-fort en sélectionnant un seul type de comptage dans une seule transaction. Si le tiroir-caisse comprend plusieurs moyens de paiement (par exemple, des espèces en dollars américains [USD], des espèces en dollars canadiens [CAD] et un chèque), l’utilisateur doit effectuer une mise en coffre-fort par type de comptage.
- Le système prend en charge la comptabilisation des mises en coffre-fort et des remises en banque dans les comptes du grand livre général (comptabilité) appropriés, comme défini sur la page Comptage dans Commerce headquarters (Magasin >Modes de paiement > Comptage). Lorsque l’opération Remise en banque est utilisée pour déplacer de l’argent du coffre-fort vers la banque, l’argent est déduit de la comptabilité de la mise en coffre-fort et ajouté dans la comptabilité de la remise en banque. Bien que les montants mis en coffre-fort soient enregistrés dans la comptabilité de la mise en coffre-fort, l’argent sorti du coffre-fort ne met pas à jour cette comptabilité. Les autres transactions de gestion des disponibilités (par exemple, Entrée flottante et Vider la caisse) ne sont pas enregistrées dans une comptabilité spécifique.
Lorsque les transactions de gestion des disponibilités sont traitées dans headquarters, les paramètres définis dans la section Relevé/Clôture de la page Tous les magasins sont utilisés pour effectuer des validations sur ces transactions. Cependant, si l’utilisateur active la fonctionnalité de rapprochement financier dans headquarters, l’utilisateur du PDV voit le résultat de ces validations dans le PDV lorsqu’il tente de clôturer l’équipe.
Pour configurer la fonctionnalité de rapprochement financier dans headquarters, procédez comme suit.
- Dans l’espace de travail Gestion des fonctionnalités, activez la fonctionnalité Relevés de vente au détail - Flux en continu.
- Dans le profil de la fonctionnalité PDV pour le magasin approprié, définissez l’option Activer le rapprochement financier dans le magasin sur Oui.
Pour plus d’informations sur la fonctionnalité de rapprochement financier, voir Rapprochement financier en magasin.
Les détaillants peuvent configurer le point de vente pour accepter plusieurs devises comme moyen de paiement pour une transaction, mais normalement la monnaie rendue ne peut être fournie que dans la devise par défaut du magasin.
Par exemple, un détaillant configure son magasin aux États-Unis avec le dollar américain (USD) comme devise par défaut, mais un client paie une transaction en euros (EUR). Toute monnaie retournée pour la transaction ne peut être fournie que dans la devise par défaut du magasin, à savoir USD. Dans ce scénario, au début du jour ouvrable, le tiroir-caisse contiendrait uniquement des dollars américains, mais à la fin du jour ouvrable, le tiroir-caisse contiendrait plusieurs devises (USD et EUR).
Certains détaillants choisissent d’améliorer leur point de vente pour permettre aux caissiers de restituer la monnaie dans la devise offerte, mais cela nécessite des opérations de gestion de trésorerie telles que Déclarer le montant de départ, Flotter les appels d’offres et Supprimer les appels d’offres pour prendre également en charge les devises étrangères afin que les détaillants puissent prendre en compte les mouvements de devises lors de diverses transactions.
Avec Commerce version 10.0.38, toutes les opérations de gestion de trésorerie prennent en charge les devises étrangères en plus de la devise par défaut d’un magasin.
Pour configurer l’autorisation de gestion de trésorerie dans plusieurs devises afin de suivre les mouvements de devises sur diverses transactions, procédez comme suit.
- Dans Commerce headquarters, accédez à Retail et Commerce > Canaux > Magasins > Tous les magasins.
- Sélectionnez le magasin pour lequel vous souhaitez autoriser la gestion de trésorerie dans plusieurs devises.
- Sélectionnez l’onglet Configurer , puis sélectionnez Déclaration en espèces pour ouvrir les dénominations prises en charge dans différentes devises pour le magasin., comme le montre l’exemple d’image suivant.
- Ajoutez les dénominations requises pour les devises à suivre ainsi que la devise par défaut du magasin.
- Accédez au formulaire de détails du magasin et définissez la configuration Début du calcul du montant sur Somme, comme indiqué dans l’exemple suivant. image.
- Exécutez la tâche 1070 – Configuration du canal.
- Accédez aux PDV le magasin pour lequel vous souhaitez autoriser la gestion de trésorerie dans plusieurs devises.
- Exécutez l’opération Déclarer le montant de départ .
- Sélectionnez Nombre pour ouvrir les dénominations prises en charge.
- Sélectionnez le symbole de filtre, sélectionnez la devise souhaitée, saisissez le montant de départ, puis sélectionnez Enregistrer.
- Répétez le processus ci-dessus pour ajouter le montant de départ pour toutes les devises souhaitées. La configuration décrite à l’étape 5 garantit que les différents montants dans plusieurs devises sont ajoutés pour calculer le montant de départ. Un seul montant en devise peut être ajouté par transaction, donc tenter d’ajouter des montants de départ pour plusieurs devises en une seule transaction entraînera une erreur. Des expériences similaires sont applicables aux opérations d’offre flottante et de suppression d’appel d’offres .
- Pendant la journée ouvrable, vous pouvez retirer le solde en devises des tiroirs-caisses en utilisant le Dépôt sécurisé et Dépôt bancaire opérations.
- À la fin de la journée ouvrable, vous pouvez utiliser l’opération Déclaration d’appel d’offres pour enregistrer les totaux dans toutes les devises. L’opération Déclaration d’appel d’offres prend en charge l’enregistrement des données dans plusieurs devises en une seule transaction. Il n’est donc pas nécessaire d’enregistrer les totaux dans une devise à la fois.