Architecture d’ordre de travail
Le processus le plus important dans Field Service est le processus d’ordre de travail. Les ordres de travail sont :
Le schéma suivant illustre les entités, attributs et relations qui composent le processus d’ordre de travail.
Un ordre de travail est créé
L’entité Ordre de travail contient les détails du travail qui doit être terminé, tels que le type d’ordre de travail, le statut, la durée et la priorité.
Les ordres de travail sont liés à une entité Compte. La spécification d’un compte de service sur l’ordre de travail ajoute des informations de compte connexes telles que le secteur, l’adresse et les valeurs par défaut du service et de la facturation.
Les Contrats de service génèrent automatiquement des ordres de travail périodique. Un contrat de service peut être associé à un compte de service. Cela signifie que tous les ordres de travail générés dans le cadre d’un contrat de service sont associés à cet emplacement de compte de service. Le type de travail à effectuer et d’actifs impliqués peut varier.
Les actifs client sont des pièces d’équipement à l’emplacement du compte de service. Les ordres de travail associés à la maintenance, l’inspection, les réparations d’actif client, doivent être corrélés au compte de service de l’actif.
Outre les fonctions d’ajout des détails de base et d’un compte à un ordre de travail, vous pouvez ajouter des éléments Revenu et coût qui définissent mieux le travail spécifique à faire. Les Incidents d’ordre de travail représentent un package défini de tâches de services, produits, services et caractéristiques recommandés, ou aptitudes, qui accélèrent la création d’un ordre de travail. Au lieu de les ajouter manuellement à un ordre de travail, vous pouvez ajouter un incident qui sert effectivement de modèle pour remplir les tâches de service, les produits, les services et les compétences.
Enfin, vous pouvez définir Préférences de temps et de ressource qui spécifient quand un ordre de travail doit être effectué en fonction d’un Contrat de service.
L’ordre de travail est planifié pour les ressources
Tous les détails importants qui sont associés à la planification d’un ordre de travail sont transmis à une entité associée générée automatiquement nommée Besoin en ressources. Les besoins en ressources sont utilisés pour attribuer l’ordre de travail à la ressource ou le technicien de terrain la plus appropriée. L’infrastructure du besoin en ressources est en partie ce qui permet aux entités d’être planifiées, telles que des incidents, des opportunités ou des entités personnalisées.
Field Service maintient l’ordre de travail et le besoin en ressource principal synchronisés. Tous les champs qui affectent la planification sont automatiquement synchronisés. Si un client crée manuellement plusieurs besoins par rapport à un ordre de travail, ils ne sont pas automatiquement synchronisés.
Avant qu’un ordre de travail puisse être planifié, une Ressource réservable doit exister dans le système. Une ressource réservable représente un employé, un sous-traitant, un équipement, une installation ou tout autre élément devant être planifié.
Quand il est temps de planifier un ordre de travail, vous attribuez un besoin à une ressource. Cela crée une réservation. Vous pouvez considérer une réservation comme une plage horaire planifiée pour une ressource spécifique. Les besoins peuvent être planifiés de plusieurs manières :
- Manuellement sur le tableau de planification
- Avec l’Assistant Planifier
- Resource Scheduling Optimization
Un besoin peut être réservé plusieurs fois, ce qui crée plusieurs enregistrements de réservation. Cette option s’avère particulièrement utile lorsque vous voulez planifier le même besoin pour plusieurs ressources, voire la ressource à différentes heures.
Un technicien de terrain exécute l’ordre de travail
Les techniciens de terrain peuvent voir leurs réservations quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles sur leur agenda dans l’application mobile Field Service. Ils peuvent également modifier le statut de leurs réservations pour afficher quand ils sont en déplacement, le travail est en cours, ils sont en pause et le travail est terminé ainsi que des statuts personnalisés. Chaque changement de statut est enregistré dans le système en tant que Horodatage de réservation et enfin Journaux de réservation, utilisés pour calculer la durée et le coût de main d’œuvre d’une réservation.
En effectuant un ordre de travail, les techniciens de terrain peuvent utiliser des produits et services indiquant qu’une pièce ou une main d’œuvre est nécessaire. Bien que ces produits et services aient été précédemment ajoutés à l’ordre de travail, ils ont été initialement répertoriés dans le Catalogue de produits. Les produits représentant des pièces physiques et pas de la main d’œuvre sont suivis dans le Stock et sont réapprovisionnés avec le processus Achat qui s’appuie sur l’envoi et la réception des commandes fournisseur.
L’ordre de travail est révisé et terminé
Pour terminer, l’ordre de travail est examiné puis fermé par un gestionnaire de service, qui met à jour Consommation du stock et Données financières. La consommation de stock est la quantité d’un produit déduite d’un entrepôt selon l’activité d’ordre de travail. Dans les cas où des produits et services utilisés doivent être facturés, la fermeture d’un ordre de travail déclenche la création d’une facture pour les paiements et les chiffres réels, qui sont un journal des transactions.