Personnaliser le formulaire d’ordre de travail

Lors de la configuration de Field Service pour votre organisation, vous devrez peut-être personnaliser les formulaires que les employés du back-office tels que les répartiteurs, les responsables de service et d’autres rôles utilisent pour afficher des informations importantes et documenter leur travail. Les administrateurs informatiques peuvent personnaliser les formulaires Field Service afin que les utilisateurs puissent capturer des informations propres à votre entreprise ou à votre secteur d’activité et pour s’assurer que la disposition du formulaire correspond à vos processus d’entreprise.

La personnalisation correcte des formulaires est très importante pour optimiser les performances. La personnalisation des formulaire peut affecter le temps nécessaire au chargement et à l’enregistrement des modifications des formulaires ; une personnalisation appropriée du formulaire peut également améliorer la convivialité, ce qui permet aux utilisateurs de visualiser et de mettre à jour plus facilement les informations.

Dans cet article, nous expliquerons comment personnaliser le formulaire d’ordre de travail, bien que les étapes puissent être suivies pour personnaliser n’importe quel formulaire web de Field Service.

Note

Il existe un processus distinct et unique pour personnaliser le formulaire d’ordre de travail mobile destiné aux collaborateurs de première ligne. Consultez la section sur les considérations relatives à la configuration à la fin de cet article.

1. Comprendre le formulaire d’ordre de travail par défaut

Avant de personnaliser le formulaire d’ordre de travail, assurez-vous de bien comprendre le formulaire d’ordre de travail par défaut inclus avec Field Service. Comprendre les champs existants et le flux de processus recommandé vous aidera à déterminer les modifications à apporter au formulaire. Il est recommandé d’utiliser les champs et les processus par défaut améliorer les performances, la convivialité et l’évolutivité.

Accédez à Field Service>Ordres de travail et sélectionnez un enregistrement existant ou créez-en un nouveau.

Le formulaire d’ordre de travail est optimisé pour le processus d’ordre de travail standard suivant.

1. Un ordre de travail est créé manuellement, à partir d’un incident converti, via une alerte IoT, à partir d’un calendrier de contrat ou via une intégration. Les ordres de travail nouvellement créés ont un statut système égal à Non planifié par défaut.
2. Les détails de l’ordre de travail sont saisis, tels que le compte, le type d’ordre de travail, l’emplacement, les produits, les services, les tâches de service et toute autre information importante.
3. L’ordre de travail est planifié pour une ou plusieurs ressources (« collaborateurs de première ligne ») et le statut du système devient automatiquement Planifié.
4. Le collaborateur de première ligne visualise l’ordre de travail planifié sur son application mobile et se rend sur le site du client pour effectuer le travail requis. Le statut système passe à En cours. Le collaborateur de première ligne met à jour les informations telles que son heure d’arrivée sur le site, les tâches de service terminées, les services et les produits facturés.
5. Le collaborateur de première ligne remplit l’ordre de travail et le statut système passe à Terminé.
6. Le responsable du back-office ou le répartiteur visualise l’ordre de travail terminé et vérifie que le travail est terminé et que les données nécessaires ont été saisies. Si tout est terminé, le statut passe à Validé.

En savoir plus sur le processus d’ordre de travail de Field Service

Affichez et comprenez les champs par défaut et déterminez ceux qui peuvent être utilisés pour votre entreprise.

Les champs suivants sont essentiels au processus d’ordre de travail de Field Service et sont obligatoires. Si votre organisation ne prévoit pas d’utiliser ces champs, vous pouvez envisager d’utiliser une autre table d’entité ou d’en créer une entièrement nouvelle.

• Numéro d’ordre de travail
• État du système
• Compte de service
• Compte de facturation
• Tarifs
• Type d’ordre de travail
• Emplacement de travail
• Adresse
• Latitude
• Longitude

Les sous-grilles suivantes sont également essentiels au processus d’ordre de travail de Field Service et sont fortement recommandés.

• Réservation de ressource réservable (« Réservations »)
• Tâches du service
• PRODUITS
• Services

Pour plus d’informations, consultez ces articles : Architecture de Field Service et Création d’un ordre de travail.

2. Dressez la liste des champs nécessaires et inutiles

Dressez la liste des champs d’ordre de travail par défaut qui sont pertinents pour votre processus d’entreprise, et une autre liste des champs inutiles. Assurez-vous d’ajouter les champs critiques mentionnés ci-dessus à la liste des champs nécessaires, car ils sont obligatoires.

3. Créez de nouveaux champs si nécessaire

Créez de nouveaux champs s’il en manque certains dont vous avez besoin dans le formulaire d’ordre de travail par défaut.

Pour plus d’informations sur les bonnes pratiques, consultez l’article : Créer et modifier des colonnes Field Service (champs)

Note

Soyez prudent lors de la modification des champs par défaut et ne supprimez jamais les champs par défaut.

4. Commencez à personnaliser le formulaire d’ordre de travail

Accédez à https://make.powerapps.com>Tables>Ordre de travail>Formulaire.

Sélectionnez le formulaire Ordre de travail Principal. Il s’agit du formulaire d’ordre de travail inclus avec Field Service.

Bien que nous vous recommandions d’utiliser le fomulaire Ordre de travail principal, il existe certains scénarios dans lesquels vous souhaiterez peut-être créer un formulaire entièrement nouveau.

Dans les sections à onglets suivantes, nous examinerons les avantages et les inconvénients respectifs d’utiliser les formulaires d’ordre de travail existants et d’en créer un nouveau.

Formulaire existant (recommandé)

L’utilisation du formulaire existant est préférable pour les scénarios où votre organisation ne souhaite pas apporter de nombreuses modifications à la disposition ou aux champs ; elle est également préférable pour les organisations qui souhaitent généralement utiliser le processus d’ordre de travail par défaut.

Avantages

• Recommandé : le formulaire d’ordre de travail existant est recommandé par Microsoft.
• Reçoit des mises à jour : le formulaire d’ordre de travail existant reçoit des mises à jour concernant les performances et les nouvelles fonctionnalités.
• Meilleure prise en charge  lorsque vous utilisez le formulaire d’ordre de travail inclus avec Field Service, il est plus facile pour les équipes d’assistance de diagnostiquer et de résoudre les problèmes.

Inconvénients

• Moins personnalisable : en acceptant d’utiliser le formulaire d’ordre de travail existant, vous vous engagez à apporter moins de modifications au formulaire.
• Besoin de tester les mises à niveau : le formulaire d’ordre de travail existant recevra des mises à jour jusqu’à deux fois par an. Vous devrez tester les nouvelles mises à jour dans un environnement bac à sable et vous assurer qu’elles ne perturberont pas vos utilisateurs. Pour plus d’informations, consultez l’article : Fusionner les personnalisations de formulaire.

Nouveau formulaire personnalisé

Certains scénarios peuvent nécessiter un formulaire d’ordre de travail entièrement personnalisé. Les principales raisons pour lesquelles vous devrez peut-être créer un formulaire d’ordre de travail personnalisé sont notamment :

1. Vous avez un processus d’ordre de travail unique et vous ne pouvez pas utiliser le processus d’ordre de travail standard inclus avec Dynamics 365 Field Service, ou vous devez ajouter de nombreux champs personnalisés (plus de 100).
2. Vous avez décidé qu’il n’est pas possible pour tous les rôles d’utiliser le même formulaire d’ordre de travail, même en utilisant des rôles de sécurité et des profils de sécurité de champ pour limiter les informations ; vous devez également créer différents formulaires pour différents utilisateurs.

Avantages

• Protégé des mises à jour de l’interface utilisateur : un nouveau formulaire personnalisé ne recevra pas de mises à jour de l’interface utilisateur, c’est-à-dire la mise en page et les champs affichés sur le formulaire. Cela peut être avantageux si vous avez des processus et des mises en page de formulaire très spécifiques.
• Plus de modifications : vous êtes libre d’apporter d’autres modifications au formulaire pour l’adapter à votre processus d’ordre de travail unique.

Inconvénients

• Aucune mise à jour : votre formulaire d’ordre de travail personnalisé ne recevra pas de mises à jour de Microsoft. Il sera statique.
• Coûts de maintenance : si Microsoft publie des fonctionnalités d’ordre de travail que votre organisation souhaite adopter, vous devrez personnaliser manuellement vos formulaires pour inclure ces fonctionnalités. Cela coûte du temps et de l’argent.
• Risque de ralentissement des performances et d’erreurs : la pratique montre que les formulaires personnalisés ont tendance à avoir des performances plus lentes et générer plus d’erreurs en raison du risque de violation des bonnes pratiques de conception de formulaires. Consultez la section sur les considérations relatives aux risques et aux bonnes pratiques à la fin de cet article.

Pour créer un formulaire d’ordre de travail entièrement personnalisé...

Accédez à https://make.powerapps.com>Tables>Ordre de travail>Formulaire.

Sélectionnez Ajouter un formulaire en haut et sélectionnez le formulaire principal.

Vous pouvez également commencer à partir d’une copie du formulaire par défaut si vous y avez déjà apporté des modifications.

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5. Masquez les onglets, les sections et les champs du formulaire

L’étape suivante consiste à masquer les onglets, sections et champs indésirables. Nous vous recommandons de masquer plutôt que de supprimer les éléments, car cela réduit les risques d’erreurs et facilite leur rajout ultérieur si nécessaire. Cela doit être fait avant de réorganiser ou d’ajouter des champs.

Important

Les champs suivants sont essentiels au processus d’ordre de travail de Field Service et sont obligatoires. Si votre organisation ne prévoit pas d’utiliser ces champs, vous pouvez envisager de créer une table d’entité entièrement nouvelle.

• Numéro d’ordre de travail
• État du système
• Compte de service
• Compte de facturation
• Tarifs
• Type d’ordre de travail
• Emplacement de travail
• Adresse
• Latitude
• Longitude

La sous-grille suivante est également essentielle au processus d’ordre de travail de Field Service et ne doit pas être supprimée.

• Réservation de ressource réservable (« Réservations »)

Masquer les onglets indésirables

Les onglets s’étendent horizontalement en haut du formulaire. Masquez les onglets dont vous n’avez pas besoin.

Vous ne pouvez pas masquer l’onglet Résumé.

Masquer les sections indésirables

Les sections sont des zones à l’intérieur des onglets. Masquez les sections dont vous n’avez pas besoin. S’il n’y a qu’un seul champ dans une section dont vous avez besoin, déplacez le champ vers une autre section, puis masquez la section inutile.

Supprimer les champs liés au prix, le cas échéant

Il existe un moyen simple et pris en charge de supprimer tous les champs liés au prix (par exemple, Tarifs, Montant total et autres) des formulaires d’ordre de travail, de produit d’ordre de travail et de service d’ordre de travail.

Accédez à Paramètres Field Service et définissez Calculer le prix sur Non. Pour plus d’informations, consultez cet article.

Supprimer les champs liés aux taxes, le cas échéant

Il existe un moyen simple et pris en charge de supprimer tous les champs liés aux taxes (par exemple, Imposable) des formulaires d’ordre de travail, de produit d’ordre de travail et de service d’ordre de travail.

Accédez à Paramètres Field Service et définissez Calculer la taxe sur Non. Pour plus d’informations, consultez cet article.

Masquer les champs indésirables

Masquez les champs qui ne sont pas nécessaires. Ne masquez pas les champs obligatoires répertoriés plus haut dans cet article.

6. Ajoutez vos champs personnalisés au formulaire

Si vous avez précédemment créé des champs personnalisés (colonnes), vous devez ensuite les ajouter au formulaire. Pour un résultat optimal, nous vous recommandons de suivre ces directives :

1. Tous les nouveaux champs personnalisés doivent être ajoutés dans une nouvelle section de formulaire. Obligatoire.
2. Ajoutez les nouveaux champs personnalisés dans un nouvel onglet de formulaire. Ceci est fortement recommandé mais pas obligatoire.
3. N’ajoutez pas de nouveaux champs personnalisés au premier onglet du formulaire, sauf en cas d’absolue nécessité. Cela augmentera le temps de chargement des formulaires. En particulier, évitez d’ajouter des sous-grilles et des champs de recherche au premier onglet du formulaire, car ils peuvent ralentir considérablement les temps de chargement.

Ajouter vos champs personnalisés dans un nouvel onglet de formulaire (recommandé)

Par exemple, imaginons que nous avons créé un champ personnalisé appelé « Source » qui est un champ de type choix pour sélectionner la manière dont l’ordre de travail a été créé (par exemple, téléphone, e-mail, alerte IoT ou contrat), et que nous voulons ajouter ce nouveau champ personnalisé sur le formulaire d’ordre de travail.

Accédez à l’éditeur de formulaire d’ordre de travail.

Sélectionnez +Composant en haut, puis sélectionnez un onglet à 1, 2, ou 3 colonnes.

Dans la capture d’écran suivante, un nouvel onglet de formulaire nommé « Nouvel onglet » est créé.

Renommez l’onglet en fonction de votre processus d’entreprise.

De nouvelles sections sont automatiquement créées lorsqu’un nouvel onglet de formulaire est créé.

Ajoutez vos champs personnalisés dans les nouvelles sections du nouvel onglet. Vous pouvez ajouter de nouveaux onglets et de nouvelles sections selon vos besoins.

Ajouter vos champs personnalisés dans une nouvelle section

Dans les scénarios où vous avez besoin de champs personnalisés dans un onglet existant, créez une nouvelle section dans un onglet existant et ajoutez vos champs personnalisés dans la section.

Note

N’ajoutez pas de nouveaux champs personnalisés dans les sections existantes. Vous devez créer de nouvelles sections. Évitez également d’ajouter de nouvelles sections et des champs personnalisés dans le premier onglet du formulaire (nommé l’onglet Résumé par défaut), car cela peut entraîner des temps de chargement plus lents.

Dans la capture d’écran suivante, nous avons créé une nouvelle section dans l’onglet des paramètres de l’ordre de travail et ajouterons des champs personnalisés dans cette nouvelle section.

Pour plus d’informations sur la modification des formulaires, reportez-vous à la documentation Power Platform sur la création et la modification des formulaires et le suivi des bonnes pratiques de conception de formulaires.

7. Testez vos formulaires avec des outils

Exécuter Informations sur les performances pour voir comment les performances des applications et des formulaires sont affectées par des éléments tels que les navigateurs, les performances du réseau, les requêtes de données, etc.

Utilisez l’outil de surveillance pour comprendre la cause principale de la lenteur du chargement des formulaires. Pour plus d’informations, lisez ce billet de blog et cet article.

Considérations sur la configuration

Personnalisation du formulaire d’ordre de travail mobile

Bien que les instructions de cet article soient utiles pour personnaliser n’importe quel formulaire web pour les collaborateurs back-office, il existe un formulaire d’ordre de travail spécifique optimisé pour l’expérience mobile des collaborateurs de première ligne. Pour plus d’informations, consultez l’article sur l’édition du formulaire de réservation et d’ordre de travail.

Scripts de formulaires

Le formulaire d’ordre de travail comprend des bibliothèques de scripts de formulaire. Ne modifiez ni ne supprimez aucune bibliothèque de formulaires prête à l’emploi.

De nombreuses organisations exécutent des scripts de code lors du chargement, de la modification et de l’enregistrement du formulaire pour effectuer des validations et exécuter des processus. Les scripts de formulaire peuvent avoir un impact considérable sur les performances du formulaire, comme les temps de chargement. Pour plus d’informations, consultez l’article Écrire des scripts pour implémenter une logique métier complexe dans Field Service pour connaître les bonnes pratiques, y compris l’exécution du vérificateur de solution pour tester les scripts à la recherche de problèmes.