À propos des workflows de demande d'achat

Mise à jour : September 19, 2012

S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Pour déplacer une demande d'achat via le processus de révision, depuis le statut initial Brouillon vers le statut final Approbation, vous la déplacez vers le système de workflow. Vous paramétrez un workflow pour les demandes d'achat dans le client Microsoft Dynamics AX. Il peut être configuré pour inclure une ou plusieurs étapes.

Le système de workflow peut acheminer la demande d'achat via le processus de révision en tant que document unique. Les lignes de la demande d'achat peuvent également être acheminées individuellement jusqu'aux réviseurs concernés. Si les lignes de la demande d'achat sont révisées individuellement, le processus de révision doit être terminé pour toutes les lignes associées à la demande d'achat avant que le processus de révision de cette dernière puisse être exécuté. Le statut global de la demande d'achat est contrôlé par le statut des lignes de la demande d'achat. Le système de workflow peut également être configuré de sorte à ignorer les tâches de révision et à approuver automatiquement la demande d'achat lorsqu'elle est soumise pour approbation.

Lorsque le statut de la demande d'achat est Approbation, une commande fournisseur peut être générée pour les lignes de la demande et soumises au fournisseur pour honorer une commande.

Pour plus d'informations sur la configuration du workflow des demandes d'achat, voir « Paramétrer le workflow de demande d'achat » dans l'aide destinée aux utilisateurs de l'application dans le client Microsoft Dynamics AX. Pour plus d'informations sur les statuts de workflow utilisés pour les demandes d'achat, voir À propos des statuts de demande d'achat.

Notes

Cette rubrique inclut des informations sur les fonctions qui ont été ajoutés ou modifiées pour Microsoft Dynamics AX 2012 R2. Ces informations s'appliquent également à AX 2012 R3. Voir la section située plus loin dans cette rubrique.

Exemple : workflow de demande d'achat

Le workflow de demande d'achat représente le processus entreprise des demandes d'achat de votre organisation. Le workflow définit les flux d'une demande d'achat dans votre organisation en déterminant qui peut traiter et approuver les demandes d'achat. Les exemples présentés ci-après illustrent le flux d'une demande d'achat dans le processus de révision du workflow. Dans cet exemple, la demande d'achat est acheminée dans le processus de workflow comme un document unique. Les lignes de la demande d'achat ne sont pas acheminées individuellement.

Processus de révision d'une demande d'achat

Dans cet exemple, trois rôles de métier de l'organisation sont inclus dans le workflow :

• l'utilisateur qui demande les articles ou les services – le demandeur ;

• l'agent des achats – approbateur ;

• le responsable du demandeur – approbateur.

Notes

Le demandeur est le travailleur qui a demandé les articles ou les services qui figurent sur la demande d'achat et qui les reçoit. Cependant, ce travailleur n'est pas obligatoirement la personne qui prépare la demande d'achat. Un autre travailleur peut avoir l'autorisation de créer et de soumettre des demandes d'achat au nom du demandeur. Ce travailleur est appelé préparateur. Le préparateur est responsable de la gestion de la demande d'achat après sa soumission et jusqu'à son approbation ou son annulation. Dans ce scénario, le demandeur ne peut pas modifier la demande d'achat.

Dans cet exemple, la demande d'achat suit les étapes suivantes du processus de workflow :

1. Le préparateur crée une demande d'achat et la soumet pour révision.

2. L'agent des achats reçoit une notification. La notification invite l'agent des achats à vérifier les informations de la demande d'achat et à renseigner les informations manquantes. Les informations obligatoires sont, par exemple, le montant net et les informations fournisseur. L'agent des achats peut également renvoyer la demande d'achat au préparateur. Lorsque les champs obligatoires sont complétés, le traitement de la demande d'achat peut passer au processus de révision.

   Notes

   Si le workflow est configuré de sorte à ignorer les tâches de révision lorsqu'une demande d'achat ne contient pas d'erreur, le statut de la demande d'achat peut passer automatiquement sur Approbation.

3. Le responsable du demandeur révise et approuve la demande d'achat.

   L'approbation peut être acheminée au responsable du demandeur si, par exemple, le demandeur a dépassé son plafond des dépenses. Le responsable du demandeur peut approuver ou rejeter la demande d'achat ou encore la retourner au préparateur et demander des modifications.

   Notes

   Dans cet exemple, la demande d'achat n'est pas affectée à des utilisateurs ni à des groupes spécifiques. Elle est affectée à des utilisateurs en fonction de leur hiérarchie. Le responsable du demandeur est donc l'approbateur. Pour plus d'informations sur l'affectation de réviseurs à une tâche de workflow, voir « Configurer une tâche manuelle » dans l'aide destinée aux utilisateurs de l'application dans le client Microsoft Dynamics AX.

Si Microsoft Dynamics AX n'est pas configuré pour créer automatiquement les commandes fournisseur, ces commandes doivent être créées après l'approbation de la demande d'achat. Une commande fournisseur est créée pour chaque devise, fournisseur ou entité juridique identifiés sur les lignes de la demande d'achat. Par exemple, si une demande d'achat comporte deux lignes avec chacune un fournisseur, une devise et une entité juridique différents, deux commandes fournisseur sont créées.

En fonction de la configuration des stratégies d'achat définies pour votre organisation, des commandes fournisseur séparées peuvent également être créées si les lignes de la demande d'achat ont des demandeurs, des types de lignes ou des catégories d'approvisionnement différents.

Si Microsoft Dynamics AX n'est pas configuré pour créer automatiquement les commandes fournisseur, l'agent des achats doit sélectionner manuellement les lignes de demande d'achat et créer les commandes fournisseur.

Notes

Pour plus d'informations sur la configuration des règles de création automatique des commandes fournisseur pour les demandes d'achat approuvées, voir « Paramétrer la création des commandes fournisseur et les règles de consolidation de la demande » dans l'aide destinée aux utilisateurs de l'application dans le client Microsoft Dynamics AX.

Nouveautés ou modifications pour Microsoft Dynamics AX 2012 R2

Dans Microsoft Dynamics AX 2012 R2, le concept d'objectif de demande a été introduit. Un objectif de demande permet plus de flexibilité dans la façon dont la demande de bon de commande peut être honorée. Lorsque vous créez une demande, vous pouvez lui affecter l'un des deux objectifs suivants : consommation ou réapprovisionnement. En fonction de son objectif, la demande de bon de commande peut être satisfaite par une commande fournisseur, un ordre de transfert, un ordre de fabrication, ou un kanban. Pour plus d'informations sur les objectifs des demandes et la façon dont elles affectent le processus de demande, voir la section À propos des demandes d'achat (Enterprise Portal).

Demandes ayant un objectif de consommation

Notes

Une demande avec un objectif de consommation dans Microsoft Dynamics AX 2012 R2 est équivalent à une demande d'achat dans Microsoft Dynamics AX 2012.

La demande créée par un bon de commande avec un objectif de consommation est toujours satisfaite par une commande fournisseur. Si Microsoft Dynamics AX n'est pas configuré pour créer automatiquement les commandes fournisseur, ces commandes doivent être créées après l'approbation de la demande d'achat. Une commande fournisseur est créée pour chaque devise, fournisseur ou entité juridique identifiés sur les lignes de la demande d'achat. Par exemple, si une demande d'achat comporte deux lignes avec chacune un fournisseur, une devise et une entité juridique différents, deux commandes fournisseur sont créées.

En fonction de la configuration des stratégies d'achat définies pour votre organisation, des commandes fournisseur séparées peuvent également être créées si les lignes de la demande d'achat ont des demandeurs, des types de lignes ou des catégories d'approvisionnement différents.

Si Microsoft Dynamics AX n'est pas configuré pour créer automatiquement les commandes fournisseur, l'agent des achats doit sélectionner manuellement les lignes de demande d'achat et créer les commandes fournisseur.

Notes

Pour plus d'informations sur la configuration des règles de création automatique des commandes fournisseur pour les demandes d'achat approuvées, voir « Paramétrer la création des commandes fournisseur et les règles de consolidation de la demande » dans l'aide destinée aux utilisateurs de l'application dans le client Microsoft Dynamics AX.

Demandes ayant un objectif de réapprovisionnement

La demande créée par un bon de commande avec un objectif de réapprovisionnement peut être satisfaite par une commande fournisseur, un ordre de transfert, un ordre de fabrication, ou un kanban. Microsoft Dynamics AX doit être paramétré pour inclure la demande de bon de commande dans la planification. Une fois qu'il est paramétré, la méthode d'exécution de la demande créée par un bon de commande avec un objectif de réapprovisionnement est automatiquement déterminée par les stratégies d'approvisionnement paramétrées pour les articles de votre organisation et planifiée à l'aide de la planification.

Notes

Pour plus d'informations sur le paramétrage de la planification pour prendre en considération automatiquement la demande de bon de commande lorsque l'objectif de la demande est un réapprovisionnement, voir la section « Paramétrer la planification pour les bons de commande » dans l'aide destinée aux utilisateurs de l'application dans le client Microsoft Dynamics AX 2012 R2.

Voir aussi

Création et mise à jour des demandes d'achat

À propos des demandes d'achat (Enterprise Portal)

Affichage de l'historique des demandes d'achat (Enterprise Portal)