Création et mise à jour des demandes d'achat
Mise à jour : February 9, 2015
S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
La page Demandes d’achat permet de créer des demandes d'achat et de les soumettre au workflow.
Important
Cette rubrique s'adresse aux utilisateurs d'Enterprise Portal. Si vous utilisez le client de bureau Dynamics AX, voir Tâches principales : création et envoi d'une demande d'achat.
Vous pouvez également créer une nouvelle demande d'achat en copiant l'en-tête et les lignes d'une demande d'achat existante. Pour plus d'informations, voir Copie d'une demande d'achat.
Dans Microsoft Dynamics AX 2012 R2, le concept d'objectif de demande a été introduit afin de rendre l'exécution de la demande de bon de commande plus flexible. Lorsque vous créez une demande, vous pouvez lui affecter l'un des deux objectifs suivants : consommation ou réapprovisionnement. En fonction de l'objectif du bon de commande, la demande peut être satisfaite par une commande fournisseur, un ordre de transfert, un ordre de fabrication, ou un kanban. Pour plus d'informations sur les objectifs des demandes et la façon dont elles affectent le processus de demande, voir la section À propos des demandes d'achat (Enterprise Portal).
Création d'une demande d'achat
Dans la barre de liens supérieure, cliquez sur Approvisionnement puis, dans la zone de Lancement rapide, cliquez sur Demandes d'achat > Demandes d'achat préparées par moi.
Dans le volet Actions, sous l'onglet Demande d'achat, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Demande d'achat.
Entrez un nom pour la demande d'achat.
Permet d'entrer la date à laquelle vous souhaitez recevoir les articles demandés.
Si l'objectif de la demande est une consommation, entrez la date comptable de la transaction de demande d'achat. Cette date est utilisée pour enregistrer l'entrée comptable dans la comptabilité et pour vérifier que les fonds budgétaires sont disponibles.
Si l'objectif de la demande est une consommation, et si la demande d'achat contient des lignes pour des dépenses de projet, activez la case à cocher Sélectionner le projet par défaut, puis entrez les informations suivantes :
Dans le champ Entité juridique acheteuse, sélectionnez l'entité juridique à laquelle le projet est affecté.
Dans le champ ID projet, sélectionnez l'ID projet à afficher par défaut sur toutes les lignes de demande d'achat du projet.
Cliquez sur Créer.
Vous pouvez à ce stade ajouter des articles à la demande d'achat. Vous pouvez également enregistrer et fermer la demande d'achat et y ajouter des articles ultérieurement. Effectuez l'une des opérations suivantes :
Pour ajouter des articles à la demande d'achat à ce stade, suivez les étapes de la prochaine procédure de cette rubrique, « Ajout d'articles à une demande d'achat ».
Pour ajouter des articles à la demande d'achat à un moment ultérieur, cliquez sur Enregistrer et fermer. Lorsque vous êtes prêt à ajouter les articles, suivez les étapes de la procédure « Modification d'une demande d'achat », plus loin dans cette rubrique.
Ajout d'articles à une demande d'achat
Pour ajouter des articles à une demande d'achat lors de sa création, suivez les étapes de cette procédure. Pour ajouter des articles à une demande d'achat après l'avoir enregistrée et fermée, suivez les étapes de la procédure « Modification d'une demande d'achat », plus loin dans cette rubrique.
Dans la demande d'achat que vous venez de créer, dans l'organisateur Lignes de demande d'achat, cliquez sur Ajouter des articles.
Dans la page Ajouter des articles, cliquez sur Articles du catalogue pour afficher les produits que vous pouvez acheter à partir d'un catalogue interne. Pour entrer un produit qui ne se trouve pas dans un catalogue interne, cliquez sur Articles ne faisant pas partie du catalogue.
Notes
Lorsque l'objectif de la demande est une consommation, vous ne pouvez ajouter que des articles ne faisant pas partie du catalogue.
Pour des articles du catalogue, activez la case à cocher correspondant aux produits que vous voulez commander, puis cliquez sur Sélectionner.
Notes
Lorsque l'objectif de la demande est un réapprovisionnement, seuls les produits qui sont stockés et lancés dans l'entité juridique spécifiée sont disponibles. Pour plus d'informations sur la définition des produits disponibles lorsque l'objectif de la demande est un réapprovisionnement, voir « Règle de stratégie d'accès à la catégorie de réapprovisionnement (écran) » dans l'aide destinée aux utilisateurs de l'application dans le client Microsoft Dynamics AX 2012 R2.
Pour des articles ne faisant pas partie du catalogue, suivez ces étapes pour chaque produit à commander :
Entrez un nom de produit et éventuellement une description.
Sélectionnez une catégorie d'approvisionnement pour le produit.
Dans le champ Compte fournisseur, effectuez l'une des actions suivantes :
Sélectionnez un fournisseur agréé.
Laissez le champ vide. Un acheteur sélectionnera un fournisseur lors du processus d'approbation de la demande d'achat.
Suggérez un nouveau fournisseur pour le produit. Pour plus d'informations, voir la section « Suggestion d'un fournisseur pour un produit ne faisant pas partie du catalogue », plus loin dans cette rubrique.
Entrez une quantité, un prix unitaire et une devise pour le produit, puis entrez l'unité de mesure dans laquelle le produit est acheté.
Si le produit peut être commandé en ligne, vous pouvez éventuellement entrer une adresse Internet, ainsi que le numéro d'article externe attribué par le fournisseur.
Cliquez sur Sélectionner.
Répétez les étapes 2 à 4 pour ajouter d'autres produits à la demande d'achat.
Dans la liste Articles à ajouter à la demande d'achat, examinez les articles que vous avez sélectionnés.
Pour supprimer un produit, activez la case à cocher sur la ligne qui contient le produit, puis cliquez sur Supprimer.
Pour afficher les dimensions de produit et les dimensions de stock correspondant au produit sélectionné, ouvrez l'organisateur Détails. Lorsque l'objectif de la demande est une consommation, vous pouvez également afficher les dimensions de projet.
Cliquez sur OK pour ajouter les produits sélectionnés à la demande d'achat.
Dans la page Modifier une demande d'achat, dans le champ Motif, entrez une justification pour la demande d'achat. Dans le champ Détails, vous pouvez éventuellement ajouter une description du motif et des informations sur la demande.
Effectuez l'une des opérations suivantes :
Pour finaliser la demande d'achat ultérieurement, cliquez sur Enregistrer et fermer.
Pour soumettre la demande d'achat au workflow pour approbation, cliquez sur Soumettre dans la barre de message de workflow.
Modification d'une demande d'achat
Après avoir créé une demande d'achat, vous pouvez y ajouter d'autres articles ou services. Vous pouvez uniquement modifier les demandes d'achat que vous avez créées.
Dans la barre de liens supérieure, cliquez sur Approvisionnement puis, dans la zone de Lancement rapide, cliquez sur Demandes d'achat > Demandes d'achat préparées par moi.
Sélectionnez la demande d'achat à modifier puis, dans le volet Actions, sous l'onglet Demande d'achat, cliquez sur Modifier.
Pour ajouter des produits à la demande d'achat, dans l'organisateur Lignes de demande d'achat, cliquez sur Ajouter des articles.
Dans la page Ajouter des articles, cliquez sur Articles du catalogue pour afficher les produits que vous pouvez acheter à partir d'un catalogue interne. Pour entrer un produit qui ne se trouve pas dans un catalogue interne, cliquez sur Articles ne faisant pas partie du catalogue.
Notes
Lorsque l'objectif de la demande est une consommation, vous ne pouvez ajouter que des articles ne faisant pas partie du catalogue.
Pour des articles du catalogue, activez la case à cocher correspondant aux produits que vous voulez commander, puis cliquez sur Sélectionner.
Notes
Lorsque l'objectif de la demande est un réapprovisionnement, seuls les produits qui sont stockés et lancés dans l'entité juridique spécifiée sont disponibles. Pour plus d'informations sur la définition des produits disponibles lorsque l'objectif de la demande est un réapprovisionnement, voir « Règle de stratégie d'accès à la catégorie de réapprovisionnement (écran) » dans l'aide destinée aux utilisateurs de l'application dans le client Microsoft Dynamics AX 2012 R2.
Pour des articles ne faisant pas partie du catalogue, suivez ces étapes pour chaque produit à commander :
Entrez un nom de produit et éventuellement une description.
Sélectionnez une catégorie d'approvisionnement et un fournisseur pour le produit.
Entrez une quantité, un prix unitaire et une devise pour le produit, puis entrez l'unité de mesure dans laquelle le produit est acheté.
Si le produit peut être commandé en ligne, vous pouvez éventuellement entrer une adresse Internet, ainsi que le numéro d'article externe attribué par le fournisseur.
Cliquez sur Sélectionner.
Cliquez sur OK pour ajouter les produits sélectionnés à la demande d'achat.
Pour modifier la quantité et d'autres détails pour un produit, dans l'organisateur Lignes de demande d'achat, sélectionnez la ligne, puis cliquez sur Modifier. Dans la page Modifier les détails d'une ligne de demande d'achat, modifiez les détails du produit, puis cliquez sur Enregistrer et fermer.
Pour afficher les détails du produit pour une ligne de demande d'achat, dans l'organisateur Lignes de demande d'achat, cliquez sur Détails. Vous pouvez afficher les informations sur l'adresse de livraison et les dimensions de stock pour la ligne. Lorsque l'objectif de la demande est une consommation, vous pouvez également afficher d'autres détails, tels que le groupe d'immobilisations, le projet et les dimensions financières. Dans la page Modifier les détails d'une ligne de demande d'achat, dans le volet Actions, sous l'onglet Affichage, dans le groupe Tenir à jour, cliquez sur Modifier pour modifier les détails d'une ligne de demande d'achat.
À l'issue des modifications, cliquez sur Enregistrer et fermer.
Dans la page Modifier une demande d'achat, cliquez sur Enregistrer et fermer.
Suggestion d'un fournisseur pour un produit ne faisant pas partie du catalogue
Cette procédure permet de suggérer un nouveau fournisseur pour un produit. Cette option est disponible uniquement pour les lignes de demande d'achat qui font référence à un article ou un service ne faisant pas partie du catalogue.
Notes
Cette procédure s'applique uniquement lorsque l'objectif de la demande est une consommation.
Dans la barre de liens supérieure, cliquez sur Approvisionnement puis, dans la zone de Lancement rapide, cliquez sur Demandes d'achat > Demandes d'achat préparées par moi.
Créez une nouvelle demande d'achat ou sélectionnez-en une dans la liste. Ensuite, dans le volet Actions, sous l'onglet Demande d'achat, cliquez sur Modifier.
Dans l'organisateur Lignes de demande d'achat, ajoutez ou sélectionnez une ligne pour un article ne faisant pas partie du catalogue, puis cliquez sur Ligne de demande d'achat > Actions > Suggérer des fournisseurs.
Vous pouvez sélectionner un fournisseur dans une liste de fournisseurs de la société ou proposer un nouveau fournisseur avec lequel vous souhaitez travailler.
Pour proposer un nouveau fournisseur, dans l'organisateur Nouveaux fournisseurs proposés, cliquez sur Ajouter. Entrez le nom du fournisseur proposé, puis ajoutez des coordonnées, telles qu'un numéro de téléphone et une adresse e-mail. Vous pouvez ajouter des détails sur votre suggestion dans le champ Remarques.
Cliquez sur Enregistrer et fermer.
Notes
Lorsque vous suggérez un nouveau fournisseur, le réviseur de la demande d'achat peut vous demander de compléter une nouvelle demande fournisseur. Pour plus d'informations sur les demandes de nouveaux fournisseurs, voir Création ou mise à jour d'une demande fournisseur.
Répartition d'un montant d'une ligne de demande d'achat
Cette procédure permet de répartir un montant d'une ligne de demande d'achat entre plusieurs dimensions et comptes financiers. Vous pouvez également modifier les comptes financiers dans lesquels l'achat de l'article est enregistré par défaut.
Notes
Cette procédure s'applique uniquement lorsque l'objectif de la demande est une consommation.
Dans la barre de liens supérieure, cliquez sur Approvisionnement puis, dans la zone de Lancement rapide, cliquez sur Demandes d'achat > Demandes d'achat préparées par moi.
Créez une nouvelle demande d'achat ou sélectionnez-en une dans la liste. Ensuite, dans le volet Actions, sous l'onglet Demande d'achat, cliquez sur Modifier.
Dans l'organisateur Lignes de demande d'achat, créez ou sélectionnez une ligne, puis cliquez sur Finances > Comptabilité > Répartir les montants.
Vous pouvez valider le coût du produit dans un autre compte financier et dans une autre dimension financière. Dans la page Distribuer le montant pour la ligne de demande d'achat, modifiez les informations par défaut dans les champs Compte principal, Département, Centre de coût et Objet de la dépense. Dans le champ Répartir, sélectionnez le montant à répartir. Vous pouvez procéder à une répartition individuelle du prix global, de la remise et des frais, comme vous pouvez répartir le montant net de la ligne.
Si vous voulez répartir le coût du produit entre plusieurs dimensions et comptes financiers, procédez comme suit :
Dans le champ Répartir, sélectionnez le montant à répartir. Vous pouvez procéder à une répartition individuelle du prix global, de la remise et des frais, comme vous pouvez répartir le montant net de la ligne.
Dans le champ Distribuer par, sélectionnez le mode de répartition. Vous pouvez procéder à une répartition par pourcentage, montant ou quantité.
Cliquez sur Fractionner pour copier le compte financier sur une nouvelle ligne.
Sur la nouvelle ligne, sélectionnez un compte financier et une dimension financière, puis entrez le montant que vous voulez imputer à chaque compte et dimension.
Pour supprimer une ligne de répartition, sélectionnez la ligne, puis cliquez sur Supprimer. Vous ne pouvez pas supprimer la ligne d'origine.
Pour effacer toutes les répartitions à l'exception de la ligne d'origine, cliquez sur Rétablir.
Pour répartir équitablement le montant de la ligne d'origine entre les comptes financiers et les dimensions financières répertoriés, cliquez sur Répartir en valeurs égales.
Pour enregistrer vos modifications et revenir à la page Modifier une demande d'achat, cliquez sur Enregistrer et fermer.
Réalisation d'un contrôle budgétaire pour une ligne de demande d'achat
Cette procédure permet d'afficher les détails sur les erreurs ou avertissements relatifs au budget pour les montants figurant sur une ligne de demande d'achat. Si votre organisation utilise des dimensions, telles que des départements ou des centres de coût, vous pouvez afficher le résultat du contrôle budgétaire pour une combinaison de comptes financiers et de dimensions financières affectée à une ligne de demande d'achat.
La page qui affiche le résultat du contrôle budgétaire est vide si le contrôle budgétaire a réussi ou si votre organisation n'a pas paramétré de budget.
Vous devez réaliser un contrôle budgétaire pour pouvoir en afficher le résultat. Lorsque vous réalisez un contrôle budgétaire, le montant figurant sur la ligne de demande d'achat est soustrait du montant de budget disponible. Si le montant de la ligne dépasse le montant de budget disponible, vous recevez un avertissement relatif au budget.
Notes
Cette procédure s'applique uniquement lorsque l'objectif de la demande est une consommation.
Dans la barre de liens supérieure, cliquez sur Approvisionnement puis, dans la zone de Lancement rapide, cliquez sur Demandes d'achat > Demandes d'achat préparées par moi.
Créez une nouvelle demande d'achat ou sélectionnez-en une dans la liste. Ensuite, dans le volet Actions, sous l'onglet Demande d'achat, cliquez sur Modifier.
Dans la page Modifier une demande d'achat, dans l'organisateur Lignes de demande d'achat, sélectionnez une ligne.
Pour réaliser un contrôle budgétaire, cliquez sur Finances > Budget > Réaliser un contrôle budgétaire.
Pour afficher le résultat du contrôle budgétaire, cliquez sur Finances > Budget > Erreurs ou avertissements du contrôle budgétaire.
Le résultat du contrôle budgétaire est soit Contrôle budgétaire réussi, soit Contrôle budgétaire réussi mais avec avertissement, soit Échec du contrôle budgétaire. Le champ Détails des résultats du contrôle budgétaire affiche une explication détaillée du résultat du contrôle budgétaire, ainsi que les mesures que vous pouvez entreprendre pour gérer l'erreur ou l'avertissement.
Soumission d'une demande d'achat au workflow
Vous ne pouvez soumettre au workflow que les demandes d'achat que vous avez créées. Tous les champs obligatoires doivent être renseignés et la demande d'achat doit contenir au moins une ligne pour pouvoir être soumise. Le statut de la demande d'achat doit être Brouillon.
Dans la barre de liens supérieure, cliquez sur Approvisionnement puis, dans la zone de Lancement rapide, cliquez sur Demandes d'achat > Demandes d'achat préparées par moi.
Dans la page Demandes d'achat, sélectionnez la demande d'achat que vous voulez soumettre au workflow, puis cliquez sur Soumettre.
Voir aussi
À propos des demandes d'achat (Enterprise Portal)
Affichage de l'historique des demandes d'achat (Enterprise Portal)
Affichage de l'historique du workflow pour une demande d'achat
Délégation d'autorisations pour créer des demandes d'achat en votre nom