Vue d'ensemble des catalogues d'approvisionnement
Mise à jour : April 7, 2014
S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Dans Microsoft Dynamics AX, les acheteurs peuvent créer et mettre à jour des catalogues que les employés de la société peuvent utiliser lorsqu'ils commandent des articles et des services pour un usage interne. L'utilisation de ces catalogues pour l'approvisionnement indirect permet de profiter des avantages suivants :
Les employés peuvent rechercher rapidement et facilement les articles ou les services dont ils ont besoin, ainsi que créer les demandes d'achat correspondantes.
Les professionnels de l'approvisionnement peuvent appliquer des stratégies d'achat et s'assurer que les employés commandent uniquement des articles et des services approuvés.
Pour créer un catalogue d'approvisionnement, procédez comme suit :
Déterminez les catégories à afficher pour vos employés sur le site d'approvisionnement. Vous pouvez utiliser la hiérarchie des catégories d'approvisionnement pour créer votre catalogue ou définir manuellement les catégories de catalogue. Si vous souhaitez utiliser une hiérarchie des catégories d'approvisionnement, celle-ci doit être configurée avant la création du catalogue.
Déterminez les produits que vos employés peuvent commander. Vous pouvez importer les données de catalogue pour les produits directement depuis vos fournisseurs, ajouter manuellement les produits aux catégories de votre catalogue ou utiliser les produits déjà affectés aux catégories d'approvisionnement.
Déterminez le niveau de détail que vous souhaitez fournir pour vos produits. Vous pouvez ajouter des attributs et paramétrer les relations de produit afin de pouvoir mieux guider le processus de commande utilisé par vos employés.
Déterminez si les employés peuvent commander des produits directement auprès d'un fournisseur externe. Si vous souhaitez fournir un accès aux catalogues fournisseur externes, vous devez configurer les paramètres d'accès au site du catalogue fournisseur, puis ajouter un lien vers celui-ci dans le catalogue d'approvisionnement.
Déterminez le nombre de catalogues d'approvisionnement dont vous avez besoin. L'accès au catalogue d'approvisionnement est déterminé par la règle de stratégie de catalogue configurée pour l'entité juridique et la section auxquelles l'employé est affecté. Pour plus d'informations sur la configuration des règles de stratégie de catalogue, voir Paramétrage d'une règle de stratégie de catalogue d'approvisionnement.
Création d'un catalogue d'approvisionnement
La création d'un catalogue comporte plusieurs étapes. Le diagramme suivant illustre le flux de processus et identifie le rôle responsable de chaque étape.
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Conditions préalables
Le tableau suivant décrit les tâches devant être effectuées avant qu'un acheteur puisse créer un catalogue d'approvisionnement.
Tâche |
Rôle |
Description |
|---|---|---|
Paramétrage d'une hiérarchie des catégories d'approvisionnement |
Gestionnaire des achats |
Les hiérarchies des catégories d'approvisionnement classent les articles ou les transactions à des fins d'analyse et de génération d'états. Elles permettent aux sociétés de gérer stratégiquement les catégories, les produits, les fournisseurs et d'autres facteurs d'approvisionnement à partir d'un emplacement centralisé. Une hiérarchie des catégories d'approvisionnement est définie pour l'ensemble de l'organisation. Vous pouvez créer la structure de navigation de votre catalogue en copiant la hiérarchie des catégories d'approvisionnement dans un catalogue d'approvisionnement. Les catégories d'approvisionnement copiées deviennent les catégories du catalogue et les fournisseurs, les produits et les attributs associés aux catégories d'approvisionnement sont automatiquement inclus dans votre catalogue. Après la copie de la hiérarchie des catégories d'approvisionnement dans le catalogue, vous pouvez modifier la structure des catégories pour qu'elle corresponde aux besoins du site d'approvisionnement. Vous pouvez également spécifier les produits, fournisseurs, sites de catalogue fournisseur externes, etc. que vous souhaitez afficher sur le site. Pour plus d'informations sur le paramétrage de la hiérarchie des catégories d'approvisionnement, voir Tâches clés : Paramétrage d'une hiérarchie de catégories. |
Paramétrage des fournisseurs |
Gestionnaire des achats |
Avant de pouvoir ajouter les produits d'un fournisseur à un catalogue d'approvisionnement, le fournisseur doit être enregistré dans Microsoft Dynamics AX et inclus dans les données principales sur le fournisseur. Il doit également être affecté à une catégorie d'approvisionnement incluse dans le catalogue d'approvisionnement. Pour plus d'informations sur l'enregistrement des fournisseurs dans Microsoft Dynamics AX, voir Vue d'ensemble de la gestion des demandes fournisseur. |
Ajout de produits au produit générique |
Gestionnaire des achats |
Les produits doivent être inclus dans le produit générique dans Microsoft Dynamics AX avant d'être ajoutés dans un catalogue d'approvisionnement. Pour ajouter les produits au produit générique, vous pouvez importer les données du produit à partir des catalogues fournisseur ou entrer manuellement celles-ci dans l'écran Détails de produit ou Détails des produits lancés. Après avoir ajouté un produit au produit générique, vous devez également l'affecter à une catégorie d'approvisionnement. Seuls les produits affectés aux catégories d'approvisionnement peuvent être ajoutés à votre catalogue d'approvisionnement. Pour plus d'informations sur l'importation de dates de produit à partir d'un fournisseur, voir Importation du catalogue d'un fournisseur. Pour plus d'informations sur l'ajout manuel de produits d'approvisionnement à Microsoft Dynamics AX, voir Tâches principales : définition de produits. |
Définition des relations de produit (facultatif) |
Gestionnaire des achats |
Les relations de produit identifient la façon dont les produits sont liés les uns aux autres. Elles encouragent les employés à sélectionner un ensemble de produits favori et à renforcer le contrôle de leurs dépenses. Par exemple, vous pouvez associer un ordinateur avec un moniteur spécifique qui constitue une bonne affaire. Ainsi, lorsqu'un employé sélectionne l'ordinateur, le moniteur favori est offert. Des relations de produit peuvent être définies par le fournisseur ou vous pouvez les définir dans le produit générique. Pour plus d'informations sur la définition des relations de produit, voir Paramétrage de types de relation de produits. |
Ajout d'attributs (facultatif) |
Gestionnaire des achats |
En paramétrant les attributs, vous pouvez spécifier le niveau de détail que vous souhaitez tenir à jour pour les produits du catalogue. Les attributs représentent les détails que votre organisation souhaite suivre pour un produit ou une catégorie spécifique. Un attribut peut être, par exemple, le numéro UGS, la version du produit, sa couleur et sa taille. Les attributs peuvent être affectés à une catégorie d'approvisionnement. Tous les produits affectés à une catégorie d'approvisionnement héritent des attributs affectés à cette catégorie. Une fois une catégorie et les produits associés affectés à un catalogue, tous les attributs de ce produit sont affichés sur le site d'approvisionnement. Pour plus d'informations sur la définition des attributs, voir Paramétrage des attributs et types d'attribut. |
Ajout de fournisseurs et de produits à des catégories d'approvisionnement |
Gestionnaire des achats |
Lorsque la hiérarchie des catégories d'approvisionnement est créée pour votre organisation, chaque catégorie d'approvisionnement peut être associée à des fournisseurs et des produits spécifiques. Si un catalogue est créé à l'aide de la hiérarchie des catégories d'approvisionnement, ces associations peuvent être copiées automatiquement dans le catalogue. Les mêmes restrictions peuvent être appliquées au niveau du catalogue et sur le site d'approvisionnement. Pour plus d'informations sur l'ajout de fournisseurs et de produits avec des catégories d'approvisionnement, voir Tâches principales : paramétrage et mise à jour des hiérarchies des catégories d'approvisionnement. |
Configuration de l'accès aux sites de catalogue fournisseur externes |
Gestionnaire des achats |
Vous pouvez paramétrer l'accès aux catalogues fournisseur externes pour que les utilisateurs puissent commander directement des produits sur le site de catalogue fournisseur. Vous configurez l'accès au site de catalogue fournisseur externe selon les données transmises par le fournisseur. Vous contrôlez les configurations et activez les configurations du catalogue dans Microsoft Dynamics AX. > [!Note] > Avant de pouvoir configurer l'accès au site de catalogue externe du fournisseur, le fournisseur doit être enregistré dans Microsoft Dynamics AX.Pour plus d'informations sur la configuration de l'accès aux catalogues fournisseur externes, voir Paramétrage du catalogue externe d'un fournisseur. |
Paramétrage d'un catalogue
Une fois les conditions préalables remplies, vous pouvez paramétrer un catalogue. Vous pouvez créer un seul catalogue utilisé par l'ensemble de votre organisation. L'accès au catalogue est contrôlé par vos règles de stratégie d'achat. Vous pouvez également créer plusieurs catalogues utilisés par différentes divisions de votre organisation.
Le tableau suivant décrit les tâches que vous devez effectuer pour paramétrer un catalogue.
Tâche |
Rôle |
Description |
|---|---|---|
Création d'un catalogue |
Gestionnaire des achats |
Lorsque vous créez un catalogue, vous spécifiez un nom et une description pour celui-ci. Vous définissez également le mode de création de la structure de navigation, si le catalogue est mis à jour manuellement ou automatiquement, ainsi que le propriétaire du catalogue. Pour plus d'informations sur le paramétrage d'un catalogue d'approvisionnement, voir Tâches principales : Création des catalogues d'approvisionnement. |
Création de catégories de navigation pour le site d'approvisionnement |
Gestionnaire des achats |
La structure définie pour les catégories de navigation détermine ce que les utilisateurs peuvent afficher dans le volet de navigation de votre site d'approvisionnement. Vous pouvez créer la structure de navigation manuellement ou en copiant la hiérarchie des catégories d'approvisionnement de votre organisation. Les produits peuvent être associés à plusieurs catégories, afin que les utilisateurs puissent trouver plus facilement ce qu'ils recherchent. Par exemple, les câbles d'alimentation des ordinateurs portables peuvent être inclus dans les catégories Matériel informatique et Fournitures de bureau. Pour plus d'informations sur le paramétrage des catégories de navigation des catalogues, voir Tâches principales : Création des catalogues d'approvisionnement. |
Ajout de produits dans le catalogue |
Gestionnaire des achats |
Si vous utilisez la hiérarchie des catégories d'approvisionnement pour créer votre catalogue, les produits associés à ces catégories d'approvisionnement sont automatiquement ajoutés et mappés vers les catégories du catalogue. Vous pouvez ajouter des produits supplémentaires à l'aide de l'onglet Produits de l'écran Catalogues. Les produits ajoutés au catalogue via la hiérarchie des catégories d'approvisionnement ne peuvent pas être supprimés. Cependant, vous pouvez masquer les produits que vous ne souhaitez pas voir apparaître sur le site d'approvisionnement. Si vous créez manuellement les catégories de votre catalogue, vous devez ajouter manuellement les produits que vous souhaitez voir apparaître dans chaque catégorie du catalogue. Tous les produits ajoutés manuellement peuvent être supprimés d'une catégorie du catalogue. Pour plus d'informations sur l'ajout de produits à un catalogue d'approvisionnement, voir Tâches principales : Création des catalogues d'approvisionnement. |
Ajout d'un accès aux sites de catalogue fournisseur (facultatif) |
Gestionnaire des achats |
Si vous autorisez les employés à commander des articles et des services directement auprès d'un fournisseur, vous pouvez ajouter un lien vers le site de catalogue fournisseur externe dans vos catégories d'approvisionnement ou les catégories du catalogue sélectionnées. Pour plus d'informations sur le paramétrage de l'accès aux sites de catalogue fournisseur externes, voir Paramétrage du catalogue externe d'un fournisseur. |
Publication du catalogue dans le site d'approvisionnement |
Gestionnaire des achats ou acheteur |
Avant de pouvoir afficher un catalogue sur le site d'approvisionnement, vous devez définir la règle de stratégie du catalogue, définir le statut du catalogue sur Actif, puis publier le catalogue. Vous pouvez également désactiver les catalogues que vous souhaitez rendre indisponibles sur le site d'approvisionnement. Pour plus d'informations sur la publication d'un catalogue d'approvisionnement, voir Tâches principales : Création des catalogues d'approvisionnement. |
Synchroniser des données de recherche de produit |
Gestionnaire des achats ou acheteur |
Pour construire un moteur de recherche plus efficace, veillez à synchroniser les données de recherche de produit avec Enterprise Portal. Vous devez synchroniser les données de recherche de produit avec Enterprise Portal pour chaque mise à jour. |
Voir aussi
Tâches principales : Création des catalogues d'approvisionnement