Paramétrage du contrôle budgétaire
Mise à jour : February 9, 2015
S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Le contrôle budgétaire est disponible pour les documents source et les journaux comptables. Les documents source incluent les demandes d'achat, les commandes fournisseur, les factures fournisseur, les demandes de voyage et les états de dépenses. Les journaux comptables incluent les journaux d'opérations diverses, les journaux de répartition, les journaux des dépenses de projet et les journaux des immobilisations. En fonction de la configuration du contrôle budgétaire, le traitement supplémentaire des documents source et des journaux comptables peut être impossible à effectuer lorsqu'une vérification budgétaire indique que les montants budgétés ne sont pas disponibles.
Notes
Vous devez paramétrer la budgétisation de base avant de configurer le contrôle budgétaire. Pour plus d'informations, voir À propos de la budgétisation de base. Si vous envisagez d'utiliser des workflows de budgétisation, vous devez créer ces workflows puis les affecter à des codes budget lors du paramétrage de la budgétisation de base. Pour plus d'informations, voir Paramétrage des workflows du module Budgétisation. Vous devez paramétrer la configuration du contrôle budgétaire avant de soumettre des écritures de registre budgétaires.
Notes
La configuration du contrôle budgétaire fournit une version active et une version temporaire. Vous pouvez modifier la version temporaire lorsque la version active est activée et lorsque le contrôle budgétaire est en cours. Vous pouvez cliquer à tout moment sur Restaurer à partir de l'élément actif lorsque vous utilisez une version temporaire. Toutefois, si vous cliquez sur Restaurer à partir de l'élément actif, toutes les modifications apportées à la version temporaire sont perdues. Si la configuration du contrôle budgétaire est active, vous devez cliquer sur Modifier pour modifier celle-ci.
Définition des paramètres de contrôle budgétaire
Cliquez sur Budget > Paramétrage > Contrôle budgétaire > Configuration du contrôle budgétaire.
Sélectionnez une structure de compte. Si plusieurs structures de compte sont actives dans le plan de comptes, sélectionnez celle à utiliser pour le résultat ou les comptes de dépenses. Cette structure de compte inclut la plage du compte principal destinée aux comptes de dépenses.
Après avoir sélectionné une structure de compte, toutes les dimensions financières de celle-ci qui ont été définies pour la budgétisation sont affichées dans la liste Dimensions du budget.
Sélectionnez une dimension financière et déplacez-la vers la liste Dimensions de contrôle budgétaire.
Vous sélectionnez les dimensions financières pour le contrôle budgétaire à partir des dimensions financières que vous avez définies pour la budgétisation. De cette manière, vous développez des budgets et vous configurez le contrôle budgétaire à deux niveaux distincts. Par exemple, vous pouvez sélectionner le compte principal, le département et les dimensions financières du centre de coûts à des fins de budgétisation, puis vous pouvez sélectionnez uniquement le département et les dimensions du centre de coûts à des fins de contrôle budgétaire. Vous pouvez également faire appel à des règles de contrôle budgétaire pour spécifier des combinaisons de dimensions financières pour le contrôle budgétaire. Pour plus d'informations, voir la section « Définition de règles de contrôle budgétaire » dans cette rubrique.
Sélectionnez un intervalle de contrôle budgétaire, par exemple, Exercice ou Exercice à date.
L'intervalle de contrôle budgétaire est associé au cycle budgétaire pour déterminer la manière dont les montants sont regroupés à des fins de vérification budgétaire. Par exemple, si vous sélectionnez Exercice, tous les fonds de l'exercice sont agrégés en vue de la vérification budgétaire. Si vous sélectionnez Exercice à date ou Budget à date, la date de fin est déterminée d'après la période fiscale et la date comptable du document source ou du journal comptable vérifié.
Sélectionnez la période de cycle budgétaire, laquelle définit la durée du cycle budgétaire. Pour plus d'informations, voir Définition des cycles budgétaires.
Sélectionnez un responsable du budget, qui représente un utilisateur habilité à approuver les workflows de budget. Un autre responsable du budget peut être défini à l'aide d'une règle de contrôle budgétaire.
Dans le champ Seuil budgétaire, entrez le pourcentage du budget qui peut être dépensé.
Un seuil peut être utilisé de manière à afficher des messages d'avertissement ou pour définir des autorisations de budget permettant d'empêcher des groupes d'utilisateurs spécifiques de dépasser le seuil budgétaire. Ce seuil peut dépasser 100 %.
Activez la case à cocher Afficher un message en cas de dépassement du seuil budgétaire pour afficher des messages lorsque le seuil budgétaire est dépassé.
Définition d'autorisations de dépassement de budget pour des groupes d'utilisateurs
Vous pouvez autoriser des groupes d'utilisateurs spécifiques à dépasser le budget disponible ou empêcher des groupes d'utilisateurs de dépasser le budget disponible ou les seuils budgétaires. Le paramètre Empêcher le traitement au seuil de dépassement budgétaire s'applique à tous les utilisateurs qui ne sont pas compris dans un groupe d'utilisateurs. Les paramètres de cet écran peuvent être remplacés par une règle de contrôle budgétaire ou un groupe budgétaire.
Cliquez sur Budget > Paramétrage > Contrôle budgétaire > Configuration du contrôle budgétaire.
Cliquez sur l'Autorisations de dépassement de budget.
Cliquez sur Ajouter, puis sélectionnez un groupe d'utilisateurs.
Notes
Lorsqu'aucun groupe d'utilisateurs n'est défini, cliquez avec le bouton droit sur le champ Groupe et sélectionnez Afficher les détails pour ouvrir l'écran Groupes d'utilisateurs, dans lequel vous pouvez créer des groupes et ajouter des utilisateurs.
Dans le champ Options de dépassement budgétaire, sélectionnez l'option appropriée pour ce groupe d'utilisateurs.
Empêcher le traitement du dépassement budgétaire - Les utilisateurs de ce groupe ne peuvent pas traiter une écriture de registre budgétaire si le solde budgétaire disponible est insuffisant pour couvrir l'écriture.
Autoriser le traitement du dépassement budgétaire - Les utilisateurs de ce groupe peuvent traiter une écriture de registre budgétaire si le solde budgétaire disponible est insuffisant pour couvrir l'écriture.
Empêcher le traitement au seuil de dépassement budgétaire - Les utilisateurs de ce groupe ne peuvent pas traiter une écriture de registre budgétaire si la dimension financière ou le compte principal dépasse le seuil spécifié pour couvrir l'écriture.
Notes
Si le seuil budgétaire est supérieur à 100 %, le paramètre Empêcher le traitement au seuil de dépassement budgétaire est moins restrictif que le paramètre Empêcher le traitement du dépassement budgétaire.
Définition du calcul qui détermine les fonds budgétaires disponibles
Dans la zone Fonds budgétaires disponibles, vous pouvez activer des cases à cocher pour déterminer les montants à ajouter ou à soustraire des fonds budgétaires disponibles. Les cases à cocher Budget d'origine et Dépenses réelles sont activées par défaut, de manière à ce que le calcul par défaut soit : Fonds budgétaires disponibles = Budget d'origine - Dépenses réelles. Le calcul des fonds budgétaires est affiché au-dessous des cases à cocher, de sorte que vous puissiez visualiser les modifications dans le calcul à mesure que vous activez et désactivez les cases à cocher.
Cliquez sur Budget > Paramétrage > Contrôle budgétaire > Configuration du contrôle budgétaire.
Cliquez sur l'Fonds budgétaires disponibles.
Activez la case à cocher Inclure les montants de report pour inclure les montants reportés dans le cadre du processus de fin d'exercice de commande fournisseur, mais également pour reporter les écritures de registre budgétaires dont le type de budget est Report de budget.
Dans le cadre du processus de fin d'exercice de commande fournisseur, les montants budgétaires des commandes fournisseur en cours peuvent être reportés dans l'exercice suivant. Les réservations budgétaires pour les engagements sont également reportées. Lorsque des factures sont enregistrées sur la base des commandes fournisseur qui ont été reportées, le contrôle budgétaire traite également les dépenses réelles en tant que montants reportés. Par conséquent, les recherches et les états peuvent afficher ces montants de manière distincte par rapport aux montants qui n'ont pas étés reportés.
Vous pouvez activer les cases à cocher suivantes pour inclure des montants dans le calcul.
Option
Montants inclus dans le calcul
Budget d'origine
Écritures de registre budgétaires d'origine dont le statut de document est Terminé. Les types de budget Projet, Immobilisations, Prévision de la demande et Prévision d'approvisionnement dont le statut de document est Terminé sont également inclus. Ils sont traités en tant que montants budgétaires d'origine après avoir été transférés depuis d'autres modules.
Somme des montants des écritures de registre budgétaires dont les types de budget sont Budget d'origine, Révision, Transfert, Report de budget, Projet, Immobilisations, Prévision de la demande et Prévision d'approvisionnement.
Budget préliminaire
Écritures de registre budgétaires préliminaires dont le statut de document est Terminé. Ces entrées permettent de créer un budget préliminaire lorsque le budget réel est en cours de vérification et d'approbation.
> [!Note] > Ce contrôle est disponible uniquement si la clé de configuration Secteur public est sélectionnée.Révisions budgétaires
Écritures de registre budgétaires qui permettent d'apporter des modifications aux budgets d'origine et dont le statut de document est Terminé.
Brouillon des révisions budgétaires
Écritures de registre budgétaires qui permettent d'apporter des modifications aux budgets d'origine et dont le statut de document est Brouillon.
Transferts budgétaires
Écritures de registre budgétaires qui permettent de transférer des montants budgétaires d'une valeur de dimension financière à une autre et dont le statut de document est Terminé.
Intégrer les transferts budgétaires
Écritures de registre budgétaires de transfert qui permettent d'augmenter le budget et dont le statut de document est Brouillon.
Extraire les transferts budgétaires
Écritures de registre budgétaires de transfert qui permettent de diminuer le budget et dont le statut de document est Brouillon.
Répartitions budgétaires
Écritures de registre budgétaires dont le statut de document est Terminé. Les répartitions sont utilisées dans le secteur public pour représenter la différence entre les montants budgétés et les montants qui ont été approuvés pour les dépenses. Par exemple, une organisation du secteur public dispose d'un budget d'origine s'élevant à 10 000 EUR pour un compte et utilise une répartition afin d'approuver 5 000 EUR pour des dépenses. Seul le montant qui a été réparti peut être dépensé.
> [!Note] > Ce contrôle est disponible uniquement si la clé de configuration Secteur public est sélectionnée.Dépenses réelles
Dépenses réelles qui sont enregistrées dans la comptabilité et qui proviennent d'états de dépenses, de factures fournisseur et de journaux comptables. Les montants des documents source ou des journaux comptables sont inclus dans la vérification budgétaire uniquement lorsque le document source ou le journal comptable est activé pour le contrôle budgétaire.
Dépenses réelles non validées
Dépenses réelles qui ne sont pas encore enregistrées dans la comptabilité et qui proviennent d'états de dépenses, de factures fournisseur et de journaux comptables. Les montants des documents source ou des journaux comptables sont inclus dans la vérification budgétaire uniquement lorsque le document source ou le journal comptable est activé pour le contrôle budgétaire.
Réservations budgétaires pour les engagements
Réservations budgétaires créées pour les commandes fournisseur, les réservations budgétaires générales ou les demandes de voyage confirmées, et écritures de registre budgétaires dont le statut de document est Terminé et qui utilisent le type de budget Engagement.
Réservations budgétaires pour les engagements non confirmés
Réservations budgétaires créées pour les commandes fournisseur, les réservations budgétaires générales ou les demandes de voyage non confirmées, et écritures de registre budgétaires dont le statut de document est Brouillon et qui utilisent le type de budget Engagement. Il s'agit de réservations budgétaires manuelles qui n'ont pas encore été incluses dans le solde budgétaire général.
> [!Note] > Si vous n'activez pas cette case à cocher, il est toujours possible d'effectuer des vérifications budgétaires sur des documents source préliminaires, tels que des commandes fournisseur, des réservations budgétaires générales et des demandes de voyage. Toutefois, le montant de la réservation budgétaire n'est pas inclus dans le contrôle budgétaire des documents source suivants. Vous pouvez procéder de la sorte pour effectuer une vérification budgétaire sur des documents préliminaires sans avoir à créer une réservation approuvée.Réduction des réservations budgétaires pour les engagements non confirmés
Montants qui réduisent les montants réservés pour des obligations de payer non confirmées. Étant donné qu'il est possible de rétablir une correction apportée à une commande fournisseur, cette option permet d'empêcher l'application d'une réduction d'un montant de réservation budgétaire due à une correction apportée à une commande fournisseur tant que la correction n'a pas été confirmée.
Réservations budgétaires pour les engagements préalables
Réservations budgétaires créées pour les demandes d'achat approuvées et confirmées, et écritures de registre budgétaires dont le statut est Terminé et qui utilisent le type de budget Engagement préalable.
Réservations budgétaires pour les engagements préalables non confirmés
Réservations budgétaires créées pour les demandes d'achat non approuvées et non confirmées, et écritures de registre budgétaires dont le statut est Brouillon et qui utilisent le type de budget Engagement préalable. Ces réservations budgétaires manuelles sont créées via les écritures de registre budgétaires, mais elles ne sont pas incluses dans le solde budgétaire général.
> [!Note] > Si vous n'activez pas cette case à cocher, il est toujours possible d'effectuer des vérifications budgétaires sur les demandes d'achat préliminaires. Toutefois, le montant de la réservation budgétaire n'est pas inclus dans le contrôle budgétaire des documents source suivants. Vous pouvez procéder de la sorte pour effectuer une vérification budgétaire sur des documents préliminaires sans avoir à créer une réservation approuvée.
Sélection de documents source pour le contrôle budgétaire
Dans la zone Sélectionner les documents source, vous pouvez activer des cases à cocher pour déterminer les documents source soumis au contrôle budgétaire. Vous pouvez également activer des cases à cocher pour activer les vérifications budgétaires à mesure que les lignes des documents source sont entrées et enregistrées.
Vous devez mettre en correspondance les documents source que vous sélectionnez avec les cases à cocher que vous avez sélectionnées pour le calcul des fonds budgétaires disponibles dans la zone Fonds budgétaires disponibles. Par exemple, si vous avez sélectionné le paramètre Réservations budgétaires pour les engagements pour qu'il soit inclus dans le calcul des fonds budgétaires disponibles, vous souhaitez peut-être activer la case à cocher Commandes fournisseur. Lors de l'exécution d'une vérification budgétaire pour les montants et les comptes d'une ligne d'achat, la catégorie de contrôle budgétaire affectée à la réservation est Engagement.
Notes
Une vérification budgétaire est effectuée lors de la création d'un document source, mais pas lors de sa modification. Une vérification budgétaire est effectuée lorsqu'un document source est soumis au workflow et lors de son approbation et de sa confirmation.
Cliquez sur Budget > Paramétrage > Contrôle budgétaire > Configuration du contrôle budgétaire.
Cliquez sur l'Sélectionner les documents source.
Activez la case à cocher Demandes d'achat. Les cases à cocher Commandes fournisseur et Factures fournisseur sont automatiquement activées.
Si vous n'activez pas la case à cocher Demandes d'achat et qu'au lieu de cela vous activez la case à cocher Commandes fournisseur, la case à cocher Factures fournisseur est automatiquement activée.
Vous pouvez sélectionner Factures fournisseur, Demandes de voyage et États de dépenses indépendamment des autres documents source.
Notes
Lorsque vous activez la case à cocher Factures fournisseur, les journaux des factures, les journaux d'approbation des factures et les journaux du registre des factures sont également activés pour le contrôle budgétaire.
Facultatif : si vous êtes dans le secteur public et utilisez des réservations budgétaires générales, activez la case à cocher Réservations budgétaires générales. Pour plus d'informations, voir Définir les règles de réservation budgétaire générale et les types de réservation (secteur public).
Pour chaque document source, vous pouvez activer la case à cocher Activer le contrôle budgétaire pour la ligne lors de la saisie afin d'activer la vérification budgétaire pour chaque ligne lors de la saisie et de l'enregistrement d'une ligne.
Notes
Lorsqu'une demande d'achat est convertie en commande fournisseur, une vérification budgétaire est effectuée, même si la vérification au niveau de la ligne n'est pas activée. Cela permet de se décharger de l'engagement préalable et d'établir l'engagement temporaire. Lorsqu'une facture est créée à partir d'une commande fournisseur, une vérification budgétaire est effectuée, même si la vérification au niveau de la ligne n'est pas activée.
Sélection de journaux comptables pour le contrôle budgétaire
Dans la zone Sélectionner des journaux de contrôle de gestion, vous pouvez activer des cases à cocher pour déterminer les journaux comptables soumis au contrôle budgétaire. En outre, vous pouvez activer des cases à cocher pour activer les vérifications budgétaires à mesure que les lignes des journaux comptables sont entrées et enregistrées.
Notes
Une vérification budgétaire est effectuée lors de la création d'un journal comptable, mais pas lors de sa modification. Une vérification budgétaire est effectuée lorsqu'un journal comptable est soumis au workflow et lors de son approbation et de sa confirmation.
Cliquez sur Budget > Paramétrage > Contrôle budgétaire > Configuration du contrôle budgétaire.
Cliquez sur l'Sélectionner des journaux de contrôle de gestion.
Activez l'une des cases à cocher suivantes pour activer le contrôle budgétaire des journaux comptables :
Journaux quotidiens
Journaux de répartition
Journaux de dépenses de projet
Journaux des immobilisations
Pour chaque journal comptable, vous pouvez activer la case à cocher Activer le contrôle budgétaire pour la ligne lors de la saisie afin d'activer la vérification budgétaire pour chaque ligne lors de l'entrée et de l'enregistrement d'une ligne.
Affectation de modèles de budget à des cycles budgétaires
Vous pouvez affecter un modèle de budget à un cycle budgétaire de manière à procéder à la vérification budgétaire pour le cycle budgétaire. Un seul modèle de budget peut être en cours d'utilisation pour un cycle budgétaire. Une vérification budgétaire est effectuée lorsque la date comptable d'un document source ou d'un journal comptable qui est activé pour le contrôle budgétaire se trouve dans le cycle budgétaire.
Notes
Le cycle budgétaire doit être défini avant que vous n'associiez le cycle budgétaire à un modèle de budget. Dans la zone Affecter des modèles de budget, vous pouvez cliquer sur le lien Modèles de budget pour ouvrir l'écran Modèle de budget et vous pouvez cliquer sur le lien Périodes de cycle budgétaire pour ouvrir l'écran Périodes de cycle budgétaire.
Cliquez sur Budget > Paramétrage > Contrôle budgétaire > Configuration du contrôle budgétaire.
Cliquez sur l'Affecter des modèles de budget.
Cliquez sur Ajouter, puis sélectionnez une période de cycle budgétaire.
Sélectionnez un cycle budgétaire.
Sélectionnez un modèle de budget. Seuls les modèles de budget qui ne contiennent pas de sous-modèles sont disponibles pour le contrôle budgétaire.
Notes
Le cycle budgétaire utilisé pour le contrôle budgétaire peut également être déterminé par la période de cycle budgétaire sélectionnée pour une règle de contrôle budgétaire.
Définition de règles de contrôle budgétaire
Les règles de contrôle budgétaire sont requises pour le contrôle budgétaire. Elles déterminent les combinaisons de valeurs de dimensions financières pour le contrôle budgétaire. Si vous avez sélectionné les dimensions financières du département et du centre de coûts pour le contrôle budgétaire, vous pouvez définir des règles s'appliquant à des combinaisons de départements et de centres de coûts spécifiques qui sont soumises au contrôle budgétaire. Par exemple, vous pouvez spécifier Département = Ventes et Centre de coûts = *, (où * est un caractère générique qui inclut tout centre de coût).
Notes
Les critères de deux règles ou plus qui couvrent les mêmes valeurs de dimension financière ne sont pas autorisés. Si vous envisagez d'activer toutes les combinaisons de valeurs de dimensions financières pour le contrôle budgétaire, vous pouvez définir une règle de contrôle budgétaire sans critères.
Les règles de contrôle budgétaire sont validées par rapport aux comptes généraux utilisés dans les répartitions comptables et les journaux comptables du document source. Si les dimensions financières des comptes généraux correspondent à celles des règles de contrôle budgétaire, une vérification budgétaire est effectuée.
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(Exemple) Définir les règles de contrôle budgétaire afin d'établir un seuil budgétaire distinct pour un département
Les valeurs des paramètres de contrôle budgétaire par défaut que vous avez entrées dans la zone Définir les paramètres sont utilisées, à moins que vous ne spécifiiez une période de cycle budgétaire, un intervalle budgétaire, un seuil budgétaire ou un responsable du budget différent pour des règles individuelles. Par exemple, pour affecter un seuil budgétaire distinct à un seul département, vous pouvez définir deux règles de contrôle budgétaire : une règle pour le département spécifique et son seuil budgétaire, et une autre règle pour tous les autres départements et leur seuil.
Cliquez sur Budget > Paramétrage > Contrôle budgétaire > Configuration du contrôle budgétaire.
Cliquez sur l'Définir les règles de contrôle budgétaire.
Définissez une règle dans laquelle le département 010 dispose d'un seuil budgétaire de 90.
Cliquez sur Nouveau pour créer une règle, puis entrez le nom et la description de la règle.
Dans l'organisateur Critères, cliquez sur Ajouter un filtre.
Dans la liste Où, sélectionnez la dimension financière Département.
Dans la liste Opérateur, sélectionnez égal à, puis tapez 010 comme numéro du département.
Dans le champ Seuil budgétaire, entrez 90.
Définissez une seconde règle dans laquelle tous les autres départements disposent d'un seuil budgétaire de 100.
Cliquez sur Nouveau pour créer une autre règle, puis entrez le nom et la description de la règle.
Dans l'organisateur Critères, cliquez sur Ajouter un filtre.
Dans la liste Où, sélectionnez la dimension financière Département.
Dans la liste Opérateur, sélectionnez supérieur à et comprend, puis tapez 020, ce qui permet d'inclure tous les départements à l'exception du département 010.
Dans le champ Seuil budgétaire, entrez 100.
(Exemple) Définir les autorisations applicables à un groupe d'utilisateurs pour une règle de contrôle budgétaire
Pour des combinaisons de dimensions financières spécifiques, vous pouvez définir une règle de contrôle budgétaire permettant d'attribuer des autorisations uniques à un groupe d'utilisateurs en ce qui concerne des montants budgétaires. Si l'option de dépassement de budget par défaut applicable à tous les groupes d'utilisateurs est Empêcher le traitement du dépassement budgétaire, vous pouvez définir une règle, applicable à un groupe d'utilisateurs particulier, qui possède une option de dépassement de budget distincte pour des combinaisons de dimensions financières spécifiques. Par exemple, si vous définissez une règle de contrôle budgétaire pour le département 010 dans laquelle le seuil budgétaire est fixé à 90, vous pouvez définir des autorisations applicables à un groupe d'utilisateurs spécifique au sein du département 010 de manière à ce que le traitement du dépassement budgétaire lui soit autorisé.
Cliquez sur Budget > Paramétrage > Contrôle budgétaire > Configuration du contrôle budgétaire.
Cliquez sur l'Définir les règles de contrôle budgétaire.
Définissez une règle dans laquelle le département 010 dispose d'un seuil budgétaire de 90.
Cliquez sur l'Autorisations budgétaires du groupe d'utilisateurs.
Pour un des groupes d'utilisateurs du département 010, sélectionnez Autoriser le traitement du dépassement budgétaire dans le champ Options de dépassement budgétaire.
Important
Si vous définissez des groupes budgétaires, vous devez sélectionner les options de dépassement budgétaire afin d'empêcher ou d'autoriser la vérification du groupe budgétaire lorsque les fonds budgétaires ne sont pas disponibles. Pour plus d'informations, voir « Définition de groupes budgétaires » dans cette rubrique.
Pour remplacer les autorisations budgétaires actuelles du groupe d'utilisateurs pour la configuration du contrôle budgétaire, cliquez sur Copier. Sélectionnez un groupe d'utilisateurs à copier, puis modifiez les autorisations budgétaires spécifiques au groupe d'utilisateurs.
Sélection de comptes principaux
Si la dimension financière du compte principal n'est pas définie pour le contrôle budgétaire, vous pouvez sélectionner les comptes principaux auxquels les règles de contrôle budgétaire doivent s'appliquer. Si la dimension financière du compte principal est définie en tant que dimension de contrôle budgétaire, elle est incluse dans les règles de contrôle budgétaire et cette étape du paramétrage devient facultative.
Seuls les types de comptes principaux Total, Résultat et Dépense peuvent être sélectionnés, car il s'agit des comptes qui sont généralement utilisés pour les dépenses réelles. Les comptes du type Total sont inclus, car vous pouvez entrer des montants budgétaires dans les comptes principaux de type Total.
Cliquez sur Budget > Paramétrage > Contrôle budgétaire > Configuration du contrôle budgétaire.
Cliquez sur l'Sélectionner les comptes principaux.
Activez les cases à cocher pour sélectionner les comptes principaux ou cliquez sur Tout sélectionner pour tous les sélectionner.
Vous pouvez également cliquer sur Sélection pour définir une requête permettant de filtrer la liste des comptes principaux.
(Facultatif) Définir des groupes budgétaires
Dans la zone Définir des groupes budgétaires, vous pouvez définir des groupes budgétaires de manière à constituer un groupe budgétaire ou un ensemble de valeurs de dimensions financières dont les budgets seront regroupés pour une deuxième vérification budgétaire. Les combinaisons de dimensions financières se trouvant dans la règle de contrôle budgétaire sont toujours vérifiées au niveau des montants budgétaires. Si une combinaison de dimensions financières se trouve également dans un groupe budgétaire, une deuxième vérification budgétaire est réalisée au niveau du groupe budgétaire.
Par exemple, si une règle de contrôle budgétaire existait pour toutes les combinaisons de dimensions financières du département et du centre de coûts, vous pourriez également définir un groupe budgétaire pour le département 010, lequel inclurait tous les centres de coûts de ce département. Ce groupe budgétaire regroupe les budgets de tous les centres de coût du département 010. Si une vérification budgétaire initiale échoue pour un centre de coût du département 010, une deuxième vérification budgétaire est réalisée sur le budget regroupé pour tous les centres de coût du département 010.
Notes
Plusieurs critères peuvent être spécifiés pour un groupe budgétaire. Tous les critères permettent de déterminer les combinaisons de dimensions financières pour le groupe budgétaire. Aucun critère de chevauchement n'est autorisé aux niveaux des groupes budgétaires et des membres des groupes budgétaires.
Cliquez sur Budget > Paramétrage > Contrôle budgétaire > Configuration du contrôle budgétaire.
Cliquez sur l'Définir des groupes budgétaires.
Le nom de la comptabilité est affiché en haut de la hiérarchie.
Cliquez sur Ajouter pour créer un membre de groupe budgétaire. Entrez le nom et la description du groupe budgétaire.
Lorsque vous ajoutez un membre au groupe, vous pouvez ajouter des critères de filtre, modifier des autorisations attribuées au groupe d'utilisateurs et modifier les propriétés de contrôle budgétaire par défaut.
Dans l'organisateur Critères, cliquez sur Ajouter un filtre.
Pour les besoins de cet exemple, vous sélectionneriez la dimension financière Département dans la liste Où.
Dans la liste Opérateur, vous sélectionneriez égal à, puis vous taperiez 010 pour le numéro du département.
Notes
Pour procéder à une seconde vérification budgétaire, le paramètre Option de dépassement de budget pour la vérification du groupe budgétaire de l'écran Autorisations budgétaires du groupe d'utilisateurs applicable aux règles de contrôle budgétaire doit être défini sur Effectuer la vérification du groupe budgétaire lorsqu'aucun fond budgétaire n'est disponible.
(Facultatif) Définir les niveaux de message pour les groupes d'utilisateurs
Dans la zone Définir les niveaux de message, vous pouvez spécifier que les messages d'avertissement de contrôle budgétaire ne s'affichent pas pour les groupes d'utilisateurs sélectionnés. Les utilisateurs des groupes sélectionnés continueront à recevoir des messages d'erreur en fonction de leurs autorisations de dépassement de budget.
Cliquez sur Budget > Paramétrage > Contrôle budgétaire > Configuration du contrôle budgétaire.
Cliquez sur l'Définir les niveaux de message.
Cliquez sur Tout sélectionner ou activez les cases à cocher en regard des groupes d'utilisateurs qui ne recevront pas de messages d'avertissement relatifs au contrôle budgétaire.
Notes
Si un utilisateur est membre de plusieurs groupes d'utilisateurs et si vous sélectionnez un groupe d'utilisateurs qui l'inclut, il ne recevra aucun message d'avertissement.
Activation du contrôle budgétaire
Dans la zone Activer le contrôle budgétaire, vous pouvez activer une configuration de contrôle budgétaire temporaire en cliquant sur Activer. Lorsque vous activez le contrôle budgétaire, la configuration de contrôle budgétaire active prend effet.
Important
Si vous désactivez le contrôle budgétaire, les documents source et les journaux comptables dont le statut est Brouillon sont supprimés du système de suivi du contrôle budgétaire. Aucune vérification budgétaire supplémentaire n'est effectuée. Si vous réactivez le contrôle budgétaire, vous devrez peut-être ajuster manuellement le budget de manière à corriger des montants budgétaires réservés.
Cliquez sur Budget > Paramétrage > Contrôle budgétaire > Configuration du contrôle budgétaire.
Cliquez sur l'Activer le contrôle budgétaire.
Cliquez sur Activer pour activer la version temporaire de la configuration de contrôle budgétaire.
Le champ Date de dernière activation affiche la date actuelle et le champ Activé par affiche votre ID utilisateur.
Cliquez sur Activer pour démarrer le contrôle budgétaire en utilisant la configuration active.
Le statut du contrôle budgétaire passe à Activé et l'option Activer est remplacée par Désactiver.