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Définir les règles de réservation budgétaire générale et les types de réservation (secteur public)

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Mise à jour : March 18, 2015

S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3

Les réservations budgétaires générales sont souvent utilisées par les entités du secteur public pour répartir ou réserver des fonds budgétés afin qu'ils soient disponibles pour d'autres fins. Pour utiliser les réservations budgétaires générales, vous devez spécifier des règles budgétaires pour permettre à votre système de les utiliser. Vous devez également paramétrer au moins un type de réservation budgétaire générale avec les paramètres de votre choix.

Notes

Si votre organisation réside en France, vous utilisez des engagements à la place des réservations budgétaires générales. Pour plus d'informations, voir (FRA) À propos des engagements (Secteur public).

L'illustration suivante indique les étapes requises pour configurer le système afin qu'il utilise les réservations budgétaires générales. Les numéros correspondent aux procédures situées plus loin dans cette rubrique.

Logiciels requis

Le tableau suivant indique la configuration requise qui doit être en place avant de commencer.

Catégorie

Logiciel requis

Version

Microsoft Dynamics AX 2012 R3, avec le module Approvisionnements et le correctif suivant : KB3047235

Tâches de configuration associées

  • Vous utilisez des définitions de validation (non requises si vous n'activez pas la comptabilité d'engagements).

  • La configuration du contrôle budgétaire et le contrôle budgétaire doivent être activés et un budget d'origine doit être confirmé.

1. Définir des paramètres budgétaires pour la comptabilité réglementaire

Pour définir des paramètres budgétaires pour la comptabilité réglementaire, suivez les étapes ci-dessous.

  1. Cliquer Budgétisation > Paramétrage > Paramètres du budget.

  2. Sous Réglementation, dans la liste Type de document relatif à la réglementation pour votre région, sélectionnez Réservations budgétaires générales.

  3. Cliquez sur Fermer.

2. Sélectionner les documents source pour le contrôle budgétaire

Vous pouvez spécifier la méthode d'achat à utiliser avec les réservations budgétaires générales pour réserver des fonds pour les achats planifiés.

Pour sélectionner les documents sources, procédez comme suit :

  1. Cliquer Budgétisation > Paramétrage > Contrôle budgétaire > Configuration du contrôle budgétaire.

  2. Cliquez sur l'onglet Sélectionner les documents source.

  3. Dans la barre de message jaune, cliquez sur Édition.

  4. Activez la case à cocher Réservation budgétaire générale, puis la case à cocher Activer le contrôle budgétaire pour la ligne lors de la saisie.

  5. Cliquez sur l'onglet Activer le contrôle budgétaire, puis sur Activer.

  6. Cliquez sur Fermer.

Lorsque vous créez une réservation budgétaire générale, les écritures de suivi de la source budgétaire et les résultats associés de la vérification budgétaire sont également créés. La vérification budgétaire est effectuée lorsque vous créez une ligne ou validez une réservation.

3. Paramétrer les informations de comptabilité pour les réservations budgétaires générales

Pour garantir l'exactitude des comptes généraux, vous devez configurer la manière dont les réservations budgétaires générales sont utilisées pour enregistrer les engagements comptables. Pour plus d'informations, voir Comptabilité.

Pour paramétrer les informations de comptabilité pour les réservations budgétaires générales, procédez comme suit :

  1. Cliquer Comptabilité > Paramétrage > Paramètres de comptabilité.

  2. Dans l'onglet Comptabilité, cliquez sur l'organisateur Règles comptables.

  3. Activez la case à cocher Utiliser les définitions de validation, puis cliquez sur Oui dans la boîte de dialogue de confirmation.

  4. Activez la case à cocher Réservations budgétaires générales, puis dans le message d'informations, cliquez sur Fermer.

  5. Dans l'écran Paramètres de comptabilité, cliquez sur Fermer.

4. Création de définitions de validation

Vous pouvez configurer les définitions de validation des transactions pour mettre à jour différents comptes généraux pour plusieurs types de réservation budgétaire générale. Pour plus d'informations, voir À propos des définitions de validation.

Pour créer des définitions de validation pour les réservations budgétaires générales, procédez comme suit :

  1. Cliquer Comptabilité > Paramétrage > Validation > Définitions de validation.

  2. Dans l'écran Définitions de validation, dans la bande du volet Actions, cliquez sur Nouveau.

  3. Dans le champ Définition de validation, tapez un bref code pour la définition (par exemple, GenBudgRes).

  4. Dans la liste Module, sélectionnez Réservation budgétaire.

  5. Renseignez les autres champs de l'écran si nécessaire. Pour plus d'informations, voir Paramétrage des définitions de validation.

  6. Cliquez sur Fermer.

  7. Navigation Path Not Found

  8. Dans l'écran Définitions de validation de transaction, cliquez sur l'onglet Réservation budgétaire.

  9. Dans le groupe Sélection, Réservation budgétaire générale est activé par défaut. Au besoin, cliquez sur Clôture de fin d'exercice de la réservation budgétaire générale.

  10. Dans la bande du volet Actions, cliquez sur Nouveau.

  11. Dans le champ Type de réservation, exécutez l'une des procédures suivantes :

    • Pour entrer une nouvelle définition de validation de transaction qui s'applique à tous les types de réservation, sélectionnez Tout. Dans le champ Définition de validation, sélectionnez la définition créée précédemment dans cette rubrique.

    • Pour entrer une nouvelle définition de validation de transaction qui s'applique à un seul type de réservation, sélectionnez Table. Dans le champ Groupe de types de réservations, sélectionnez le type de réservation souhaité. Dans le champ Définition de validation, sélectionnez la définition créée précédemment dans cette rubrique.

  12. Créez autant de définitions que nécessaire, puis cliquez sur Fermer.

5. Paramétrer la souche de numéros de réservation

Pour paramétrer la souche de numéros que les réservations budgétaires générales utilisent, procédez comme suit :

  1. Cliquer Budgétisation > Paramétrage > Paramètres du budget.

  2. Cliquez sur l'Souches de numéros.

    Notes

    Si aucune référence ou aucun code souche de numéros n'existe déjà pour les réservations budgétaires générales dans l'écran, suivez la procédure « Paramétrage de souches de numéros individuelles » dans Définition des souches de numéros. Retournez ensuite à cette procédure.

  3. Dans la colonne Référence, cliquez sur l'entrée pour les réservations budgétaires générales.

  4. Dans la colonne Souche de numéros, sélectionnez le code à utiliser.

  5. Facultatif : vous pouvez spécifier des souches de numéros uniques pour différents types de réservation. Pour plus d'informations, voir l'étape 6.

6. Créer un type de réservation budgétaire générale

Le type de réservation détermine la nature d'une réservation budgétaire générale, comme le type de document qui exonère la réservation budgétaire, le workflow utilisé pour approuver la réservation et les valeurs par défaut telles que les dates de début et de fin.

Pour créer un type de réservation budgétaire générale, procédez comme suit :

  1. Cliquer Budgétisation > Paramétrage > Réservations budgétaires générales > Type de réservation.

  2. Dans la bande du volet Actions, cliquez sur Nouveau.

  3. Dans le champ Type de réservation, entrez un nom pour le type de réservation.

  4. Dans le champ Description, entrez une description.

  5. Dans le champ Document d'allègement, Demande d'achat est activé par défaut. Modifiez le paramètre si nécessaire. Ce paramètre spécifie le type de document associé à la réservation budgétaire générale.

    Notes

    Après avoir créé une réservation budgétaire générale à l'aide du type de réservation, vous ne pouvez pas remplacer la réservation par un autre type.

  6. Dans le champ Reduce carry-forward budget, activez la case à cocher pour associer tout report de budget restant à une réservation budgétaire générale réduite à zéro lorsque la réservation est finalisée.

  7. Facultatif : si une approbation ou une autre tâche est requise avant de valider la réservation, dans le champ Workflow, sélectionnez un workflow Réservation budgétaire générale. Si un workflow n'est pas sélectionné, les réservations budgétaires générales de ce type peuvent être validées sans workflow.

  8. Facultatif : si plusieurs types de réservation utilisent des souches de numéros uniques, le champ Souche de numéros permet de sélectionner le code souche de numéros que le type sélectionné doit utiliser. Si un numéro de document n'est pas configuré pour un type de réservation, utilisez le numéro de document des paramètres budgétaires.

  9. Créez d'autres types si nécessaire, en cliquant sur Nouveau. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Fermer.

Étape suivante

Après avoir défini ces règles, vous pouvez créer des réservations budgétaires générales. Les réservations budgétaires générales s'appliquent aux documents requis pour la méthode d'achat sélectionnée (commande fournisseur, demande d'achat ou facture fournisseur). Pour plus d'informations, voir Créer une réservation budgétaire générale (secteur public).

Tâches connexes

À propos des réservations budgétaires générales (secteur public)

Présentation du paramétrage : budgétisation de base et contrôle budgétaire

Paramétrage des définitions de validation

Paramétrage du contrôle budgétaire

Configurer les workflows de réservation budgétaire générale (secteur public)

Paramétrage des workflows du module Budgétisation

Informations destinées aux administrateurs système

Si vous n'avez pas accès aux pages qui vous permettent d'effectuer cette tâche, contactez votre administrateur système et fournissez les informations répertoriées dans le tableau suivant.

Catégorie

Logiciel requis

Clés de configuration

Secteur public

Processus d'engagement

Processus d'engagement préalable

Rôles de sécurité

Pour effectuer cette tâche, vous devez être membre du rôle de sécurité Responsable du budget.