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Le connecteur de dossiers d’intégrité électroniques (EHR) Microsoft Teams permet aux médecins de lancer facilement un rendez-vous virtuel de patients ou une consultation avec un autre fournisseur dans Microsoft Teams directement à partir du système DMI Epic. Basé sur le cloud Microsoft 365, Teams permet une collaboration et une communication simples et sécurisées avec les outils de conversation, de vidéo, de voix et de santé dans un hub unique qui prend en charge la conformité avec HIPAA, la certification HITECH, etc.
La plateforme de communication et de collaboration de Teams permet aux médecins de réduire facilement l’encombrement des systèmes fragmentés afin qu’ils puissent se concentrer sur la fourniture des meilleurs soins possibles. Avec le connecteur DSE Teams, vous pouvez :
Lancez Teams Rendez-vous virtuels à partir de votre système de DSE Epic avec un workflow clinique intégré.
Permettre aux patients de rejoindre teams Rendez-vous virtuels à partir du portail des patients
Prenez en charge d’autres scénarios, notamment les services multi-participants, les visites de groupe et les services d’interpréteur.
Réécrivez des métadonnées dans le système EHR à propos de Teams Rendez-vous virtuels à enregistrer lorsque les participants se connectent, se déconnectent et activent l’audit automatique et la conservation des enregistrements.
Affichez les rapports de données de consommation et les informations de qualité des appels personnalisables pour les rendez-vous connectés à un DMI.
Cet article explique comment installer et configurer le connecteur DMI Teams pour qu’il s’intègre à la plateforme Epic dans votre organisation de santé. Il vous donne également une vue d’ensemble de l’expérience Rendez-vous virtuels Teams à partir du système Epic DSE.
Importante
L’intégration des nouveaux clients est actuellement suspendue. Veuillez contacter pour TeamsForHealthcare@service.microsoft.com d’autres questions.
Avant de commencer
Avant de commencer, vous devez effectuer quelques opérations pour préparer l’intégration.
Se familiariser avec le processus d’intégration
Passez en revue les informations suivantes pour comprendre le processus d’intégration global.
| Demander l’accès à l’application | Activation de l’application | Configuration du connecteur | Configuration d’Epic | Tests | |
|---|---|---|---|---|---|
| Duration | Environ 7 jours ouvrables | Environ 7 jours ouvrables | Environ 7 jours ouvrables | Environ 7 jours ouvrables | |
| Action | Vous demandez l’accès à l’application Teams. | Nous créons un certificat de clé publique et privée et nous les chargeons dans Epic. | Vous effectuez les étapes de configuration dans le portail de configuration du connecteur DMI. | Vous travaillez avec votre spécialiste technique Epic pour configurer les enregistrements FDI dans Epic. | Vous effectuez des tests dans votre environnement de test. |
| Résultat | Nous autorisons votre organisation à effectuer des tests. | Epic synchronise le certificat de clé publique. | Vous recevez des enregistrements FDI pour la configuration Epic. | Configuration terminée. Prêt à être testé. | Validation complète des flux et décision de passer en production. |
Demander l’accès à l’application Teams
Importante
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Vous devez demander l’accès à l’application Teams.
Demande de téléchargement de l’application Teams dans le hub de connexion Epic. Cela déclenche une demande d’Epic à l’équipe du connecteur Microsoft DMI.
Connectez-vous au portail du connecteur DSE et ajoutez votre URL FHIR.
Après avoir fait votre demande et ajouté l’URL FHIR, envoyez un e-mail à TeamsForHealthcare@service.microsoft.com avec le nom de votre organization, l’ID de locataire et l’adresse e-mail de votre contact technique Epic.
L’équipe du connecteur Microsoft DMI répondra à votre e-mail en confirmant l’activation.
Consultez le guide d’intégration de télésanté Epic-Microsoft Teams
Examinez le Guide d’intégration de Microsoft Teams télémédecine avec votre spécialiste technique Epic. Assurez-vous que toutes les conditions préalables sont remplies.
Configuration requise
- Un abonnement actif à Microsoft Cloud for Healthcare ou un abonnement à l’offre autonome du connecteur DMI Microsoft Teams (uniquement appliqué lors du test dans un environnement DMI de production).
- Epic version de novembre 2018 ou ultérieure.
- Les utilisateurs disposent d’une licence Microsoft 365 ou Office 365 appropriée qui inclut les réunions Teams.
- Teams est adopté et utilisé dans votre organisation de santé.
- Vous avez identifié une personne dans votre organization qui est administrateur général Microsoft 365 ayant accès au Centre d’administration Teams.
- Vos systèmes répondent à toutes les exigences en matière de logiciels et de navigateurs pour Teams.
Importante
Assurez-vous d’effectuer les étapes de pré-intégration et que toutes les conditions préalables sont remplies avant de poursuivre l’intégration.
Les étapes d’intégration sont effectuées par les personnes suivantes de votre organisation :
- Administrateur général Microsoft 365 : personne principale responsable de l’intégration. L’administrateur configure le connecteur, active SMS (si nécessaire) et ajoute l’analyste client Epic qui approuvera la configuration.
- Analyste client Epic: personne de votre organisation qui a des informations d’identification de connexion à Epic. Ils approuvent les paramètres de configuration entrés par l’administrateur et fournissent les enregistrements de configuration à Epic.
L’administrateur Microsoft 365 et l’analyste client Epic peuvent être la même personne.
Importante
Microsoft vous recommande d’utiliser des rôles disposant du moins d’autorisations. L’utilisation de comptes avec autorisation inférieure permet d’améliorer la sécurité de vos organization. Le rôle d’administrateur général dispose de privilèges élevés. Il doit être limité aux scénarios d’urgence lorsque vous ne pouvez pas utiliser un rôle existant. Pour en savoir plus, consultez À propos des rôles d’administrateur dans le Centre d’administration Microsoft 365.
Configurer le connecteur DSE Teams
La configuration du connecteur nécessite que vous :
Lancer le portail de configuration du connecteur EHR
Pour commencer, votre administrateur Microsoft 365 lance le portail de configuration du connecteur DMI et se connecte à l’aide de ses informations d’identification Microsoft 365.
Votre administrateur Microsoft 365 peut configurer une seule organisation ou plusieurs organisations pour tester l’intégration. Configurez l’URL de test et de production dans le portail de configuration. Veillez à tester l’intégration à partir de l’environnement de test Epic avant de passer en production.
Remarque
Votre administrateur Microsoft 365 et votre analyste client Epic doivent effectuer les étapes d’intégration dans le portail de configuration. Pour connaître les étapes de configuration d’Epic, contactez le spécialiste technique Epic affecté à votre organisation.
Entrer les informations de configuration
Ensuite, pour configurer l’intégration, votre administrateur Microsoft 365 effectue les étapes suivantes :
Ajoute une URL de base FHIR (Fast Health Interoperability Resources) de votre spécialiste technique Epic et spécifie l’environnement. Configurez autant d’URL de base FHIR que nécessaire, en fonction des besoins de votre organization et des environnements que vous souhaitez tester.
L’URL de base FHIR est une adresse statique qui correspond au point de terminaison de l’API FHIR de votre serveur. Un exemple d’URL est
https://lamnahealthcare.com/fhir/auth/connect-ocurprd-oauth/api/FHDST.Vous pouvez configurer l’intégration pour les environnements de test et de production. Pour la configuration initiale, nous vous encourageons à configurer le connecteur à partir d’un environnement de test avant de passer en production.
Ajoute le nom d’utilisateur de l’analyste client Epic qui approuvera la configuration dans une étape ultérieure.
Approuver ou afficher la configuration
L’analyste client Epic de votre organisation qui a été ajouté en tant qu’approbateur lance le portail de configuration du connecteur DMI et se connecte à l’aide de ses informations d’identification Microsoft 365. Une fois la validation réussie, l’approbateur est invité à se connecter à l’aide de ses informations d’identification Epic pour valider l’organisation Epic.
Remarque
Si l’administrateur Microsoft 365 et l’analyste client Epic sont identiques, vous devez toujours vous connecter à Epic pour valider votre accès. La connexion Epic est utilisée uniquement pour valider votre URL de base FHIR. Microsoft ne stocke pas les informations d’identification ni n’accède aux données DMI avec cette connexion.
Une fois la connexion à Epic réussie, l’analyste client Epic doit approuver la configuration. Si la configuration n’est pas correcte, votre administrateur Microsoft 365 peut se connecter au portail de configuration et modifier les paramètres.
Passer en revue et terminer la configuration
Lorsque les informations de configuration sont approuvées par l'administrateur Epic, les enregistrements d'intégration pour le lancement du patient et du fournisseur vous sont présentés. Les enregistrements d’intégration sont les suivants :
- Dossiers des patients et des fournisseurs
- Enregistrement SMS direct
- Enregistrement de configuration SMS
- Enregistrement de configuration de test d’appareil
Le jeton de contexte pour le test de l’appareil se trouve dans l’enregistrement d’intégration du patient. L’analyste client Epic doit fournir ces enregistrements à Epic pour terminer la configuration des rendez-vous virtuels dans Epic. Pour plus d’informations, consultez le Guide d’intégration de télésanté Epic-Microsoft Teams.
Remarque
À tout moment, l’analyste client Microsoft 365 ou Epic peut se connecter au portail de configuration pour afficher les enregistrements d’intégration et modifier la configuration de l’organisation, si nécessaire.
Remarque
L’analyste client Epic doit terminer le processus d’approbation pour chaque URL de base FHIR configurée par l’administrateur Microsoft 365.
Lancer teams Rendez-vous virtuels
Après avoir effectué les étapes du connecteur DMI et la configuration Epic, votre organisation est prête à prendre en charge les rendez-vous vidéo avec Teams.
Rendez-vous virtuels prérequis
Vos systèmes doivent répondre à toutes les exigences en matière de logiciels et de navigateurs pour Teams.
Vous avez terminé la configuration de l’intégration entre l’organisation Epic et votre organisation Microsoft 365.
Expérience fournisseur
Les prestataires de santé de votre organisation peuvent rejoindre des rendez-vous à l’aide de Teams à partir de leurs applications de fournisseur Epic (Hyperspace, Haiku, Canto). Le bouton Commencer la visite virtuelle est incorporé dans le flux du fournisseur.
Principales fonctionnalités de l’expérience fournisseur :
Les fournisseurs peuvent rejoindre des rendez-vous à l’aide des navigateurs pris en charge ou de l’application Teams.
Les fournisseurs doivent se connecter une seule fois avec leur compte Microsoft 365 lorsqu’ils rejoignent un rendez-vous pour la première fois.
Après la connexion unique, le fournisseur est directement dirigé vers le rendez-vous virtuel dans Teams. (Le fournisseur doit être connecté à Teams).
Les fournisseurs peuvent voir les mises à jour en temps réel des participants qui se connectent et se déconnectent pour un rendez-vous donné. Les fournisseurs peuvent voir quand le patient est connecté à un rendez-vous.
Remarque
Toute information entrée dans la conversation de réunion qui est nécessaire à des fins de continuité ou de conservation des dossiers médicaux doit être téléchargée, copiée et notée par le fournisseur de soins de santé. La conversation ne constitue pas un dossier médical légal ou un jeu d’enregistrements désigné. Les messages de la conversation sont stockés en fonction des paramètres créés par l’administrateur Microsoft Teams.
Expérience patient
Le connecteur prend en charge les patients qui rejoignent des rendez-vous via un lien dans le SMS, le site web MyChart et les appareils mobiles. Au moment du rendez-vous, les patients peuvent démarrer le rendez-vous à partir de MyChart à l’aide du bouton Commencer la visite virtuelle ou en appuyant sur le lien dans le SMS.
Principales fonctionnalités de l’expérience du patient :
Les patients peuvent rejoindre des rendez-vous à partir de navigateurs web modernes sur ordinateur de bureau et mobile sans avoir à installer l’application Teams.
Les patients peuvent tester le matériel et la connexion de leur appareil avant de rejoindre un rendez-vous.
Fonctionnalités de test de l’appareil :
- Les patients peuvent tester leur haut-parleur, leur microphone, leur caméra et leur connexion.
- Les patients peuvent effectuer un appel de test pour valider entièrement leur configuration.
- Les résultats du test d’appareil peuvent être renvoyés au système DMI.
Les patients peuvent rejoindre des rendez-vous d’un simple clic et sans qu’aucun autre compte ou connexion ne soit requit.
Les patients ne sont pas tenus de créer un compte Microsoft ou de se connecter pour lancer un rendez-vous.
Les patients sont placés dans une salle d’attente jusqu’à ce que le fournisseur les rejoigne et les admette.
Les patients peuvent tester leur vidéo et leur microphone dans la salle d’attente avant de rejoindre le rendez-vous.
Remarque
Epic, MyChart, Haiku et Canto sont des marques déposées d'Epic Systems Corporation.
Résoudre les problèmes d’installation et d’intégration du connecteur DSE Teams
Si vous rencontrez des problèmes lors de la configuration de l’intégration, consultez Résoudre les problèmes de configuration et de configuration du connecteur Teams EHR pour obtenir des conseils sur la façon de résoudre les problèmes courants d’installation et de configuration.
Obtenir des insights sur l’utilisation de Rendez-vous virtuels
Le rapport du connecteur DSE Rendez-vous virtuels dans le Centre d’administration Teams vous donne une vue d’ensemble de l’activité de rendez-vous virtuel intégrée au DSE dans votre organization. Vous pouvez afficher une répartition des données pour chaque rendez-vous qui a eu lieu pour une plage de dates donnée. Les données incluent le membre du personnel qui a effectué le rendez-vous, la durée, le nombre de participants, le service et si le rendez-vous était dans la limite d’allocation.
Confidentialité et emplacement des données
L’intégration de Teams aux systèmes EHR optimise la quantité de données utilisées et stockées pendant l’intégration et les flux de rendez-vous virtuels. La solution respecte les principes et les directives générales de Teams en matière de confidentialité et de gestion des données, décrits dans Confidentialité Teams.
Le connecteur DSE Teams ne stocke ni ne transfère les données personnelles identifiables ni les dossiers d’intégrité des patients ou des fournisseurs de soins de santé à partir du système DSE. Les seules données stockées par le connecteur DSE sont l’ID unique de l’utilisateur EHR, qui est utilisé pendant la configuration de la réunion Teams.
L’ID unique de l’utilisateur DSE est stocké dans l’une des trois régions géographiques décrites dans Où sont stockées vos données client Microsoft 365. Toutes les conversations, enregistrements et autres données partagés dans Teams par les participants à la réunion sont stockés conformément aux stratégies de stockage existantes. Pour en savoir plus sur l’emplacement des données dans Teams, consultez Emplacement des données dans Teams.