Réaliser un pilote utilisateur
Cet article fait partie de la phase Déploiement et implémentation de votre parcours de mise à niveau et partage des insights pour l’exécution d’un pilote efficace. Avant de continuer, vérifiez que vous avez terminé les activités suivantes :
- Enrôlé les parties prenantes de votre projet
- Définition de l’étendue de votre projet
- Compréhension de la coexistence et de l’interopérabilité des Skype Entreprise et teams
- Choix de votre parcours de mise à niveau
- Préparer votre environnement
- Préparer votre organization
En déployant de nouvelles technologies, votre organization peut réaliser une valeur métier telle que des économies, la conformité de la sécurité, la satisfaction des employés et l’efficacité opérationnelle, mais cela peut également affecter la productivité et l’infrastructure organisationnelle de vos utilisateurs (votre réseau). Avant d’activer les nouvelles technologies dans votre organization, effectuez un pilote utilisateur formel. Tout comme vous peigniez un petit patch de couleur sur un mur avant de peindre la pièce entière, vous testeriez un déploiement à grande échelle en effectuant un pilote pour valider la préparation technique et utilisateur, identifier et atténuer les problèmes, et contribuer à garantir une implémentation réussie à l’échelle organization.
Pour obtenir les résultats les plus réalistes, le pilote doit impliquer des utilisateurs réels, imiter la façon dont ils communiquent et collaborent, et vérifier les expériences techniques et utilisateur. Que votre organization envisage d’exécuter Skype Entreprise et Teams côte à côte, d’effectuer une mise à niveau vers Teams à l’avenir ou de déployer de nouvelles fonctionnalités telles qu’un appel ou une conférence, un pilote peut vous aider à identifier la voie à suivre pour votre organization. Parfois considéré comme la phase 1 d’un déploiement, le pilote idéal tire parti de la préparation que vous avez déjà démarrée et implémente votre plan défini avec un groupe ciblé d’utilisateurs.
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Utilisez les exemples de ressources pilotes pour vous aider à concevoir vos communications, votre plan de test et votre enquête de commentaires.
1. Décrire la logistique pilote
Un projet pilote réussi a défini des dates de début et de fin, ainsi que des objectifs clairement définis pour mesurer la réussite. Ces objectifs doivent s’aligner sur l’étendue de votre projet plus large, comme vous l’avez documenté lorsque vous avez défini l’étendue de votre projet, et seront utilisés pour informer votre chemin à suivre une fois votre projet pilote terminé. Vous devez également vous assurer que vous avez inclus les bonnes parties prenantes pour la durée du projet. Veillez à laisser suffisamment de temps pour exécuter le pilote et évaluer son impact : nous recommandons un minimum de 30 jours.
Commencez petit et ajoutez-le à votre pilote le cas échéant, que ce soit en ajoutant des charges de travail ou des fonctionnalités, ou en ajoutant des utilisateurs supplémentaires, ce qui donne le temps d’évaluer les résultats et d’ajuster votre pilote à mesure que vous itérer. Vous pouvez même choisir d’exécuter des pilotes ultérieurs à mesure que de nouvelles fonctionnalités Teams sont publiées conformément à la feuille de route.
2. Sélectionner vos participants pilotes et tester les scénarios
L'une des plus importantes tâches d'une planification pilote consiste à sélectionner des participants de manière judicieuse. N’oubliez pas que Teams est optimisé pour le travail d’équipe. Veillez donc à sélectionner les participants pilotes non seulement en fonction de rôles ou de personnages, mais également en fonction de leur projet et de leur travail en équipe. Un bon point de départ est de demander à vos parties prenantes et responsables de service de vrais projets que vous pouvez valider dans Teams. Un exemple de projet basé sur des rôles peut être d’utiliser Teams avec vos organization de vente pour s’assurer que les représentants de terrain peuvent facilement accéder aux ressources dont ils ont besoin et partager des insights avec d’autres membres de terrain. Un exemple de travail basé sur un projet peut être la coordination d’un événement de lancement de produit avec les équipes de marketing, de formation, de relations publiques et de planification d’événements. Quel que soit le scénario que vous sélectionnez, le pilote doit s’étendre aux personnes clés de l’informatique, de la formation et de votre support technique, afin que vous puissiez valider minutieusement la solution tout en optimisant entièrement les ressources de gestion de projet.
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Lorsque vous sélectionnez les participants de votre groupe pilote Teams, veillez à inclure les principaux utilisateurs de Skype Entreprise. Contactez ces utilisateurs pour comprendre comment ils utilisent Skype Entreprise aujourd’hui, puis créez un plan de test pour vérifier que Teams peut répondre à leurs besoins actuels.
3. Concevoir votre plan de test et enquête de commentaires
Pour une expérience pilote réussie, donnez à vos participants des tâches clairement définies à accomplir, ainsi qu’un moyen pour eux de partager leurs commentaires. Regroupez les tâches pour proposer des scénarios réels à vos utilisateurs, démontrant ainsi la pertinence de leurs activités quotidiennes. Laissez les cas d’usage que vous avez définis dans Évaluer la préparation au changement organisationnel guider votre plan de test.
Votre organization peut choisir de piloter toutes les fonctionnalités à la fois ou d’utiliser une approche progressive, par exemple, la collaboration pilote d’abord, puis les réunions, puis la conversation et les appels. Assurez-vous que vous disposez d’un canal de commentaires ouvert pour suivre la progression et mesurer les résultats. Utiliser une enquête prédéfinie comme moyen simple de capturer et d’évaluer les résultats du pilote; La conception de l’enquête doit être basée sur les scénarios et les fonctionnalités de votre plan de test.
4. Créer votre plan de communication
Pour la réussite de votre pilote, il est essentiel d’informer les participants sur ce qui se passe, quand, pourquoi et ce qui est attendu d’eux. Pour susciter l’enthousiasme et la participation maximale, veillez à inclure des messages de valeur utilisateur en plus des liens vers la formation et le support, où les utilisateurs peuvent obtenir des informations supplémentaires à mesure qu’ils progressent dans le projet pilote. Voici quelques exemples de ressources pour bien démarrer avec votre plan de communication pilote :
- Ressources pilotes, notamment des modèles d’e-mail et des exemples de questions d’enquête sur les commentaires
- Basculer vers Teams à partir de Skype Entreprise, un guide de démarrage rapide conçu pour aider Skype Entreprise utilisateurs à démarrer avec Teams
5. Mener votre pilote
Avec toute la logistique en place, vous êtes maintenant prêt à commencer votre pilote. La conduite de votre projet pilote inclut la communication avec vos utilisateurs, la surveillance de votre réseau et de votre utilisation pour vous assurer que les performances de votre réseau et la qualité des appels restent saines, la collecte des commentaires des participants et l’examen des tickets de support technique pour les questions relatives à Teams.
Conseils pour la réussite du pilote
Les conseils suivants peuvent vous aider à garantir la réussite de votre pilote :
- Avant de commencer votre pilote, vérifiez que tous les participants au pilote sont activés pour le [mode de coexistence] approprié.
- (https://aka.ms/SkypeToTeams-SetCoexistence) que vous souhaitez valider.
- Chaque semaine, tout au long de votre projet pilote, rencontrez les parties prenantes de votre projet pour passer en revue les commentaires des utilisateurs, les données d’utilisation, les données réseau et les tickets de support technique pour vous assurer que votre pilote fonctionne correctement. Effectuez les ajustements nécessaires.
Chronologie suggérée
Voici une suggestion de calendrier pour un projet pilote de 30 jours :
- Une semaine avant le lancement du pilote : envoyer une communication initiale aux utilisateurs du pilote.
- Jour 1 : Envoyer une communication de lancement aux utilisateurs pilotes.
- Jour 7 : Organisez la première réunion hebdomadaire du point de contrôle de l’équipe de projet.
- Jour 14 : Envoyez une communication à mi-point à vos utilisateurs pilotes, organisez une réunion hebdomadaire de point de contrôle de l’équipe de projet.
- Jour 21 : Organisez une réunion de point de contrôle hebdomadaire de l’équipe de projet.
- Jour 30 : Envoyer la communication finale à vos utilisateurs pilotes.
- Jours 31 à 45 : Évaluer les résultats du pilote et planifier les étapes suivantes.
6. Évaluer les apprentissages et évaluer votre plan de progression
Une fois votre projet pilote terminé, il est temps de recueillir toutes les enquêtes de commentaires, les statistiques réseau finales et les tickets de support à des fins d’analyse par rapport à vos objectifs et de déterminer si vous allez implémenter votre plan de progression. Vous constaterez peut-être que votre organization est prêt pour un déploiement à grande échelle, ou vous souhaitez étendre votre pilote à d’autres utilisateurs, ou vous souhaitez revoir le pilote à une date ultérieure une fois que les problèmes que vous avez identifiés ont été atténués. N’oubliez pas que votre pilote est un excellent moyen de prédire les résultats techniques et utilisateur dans un environnement contrôlé ; pensez à sauter trop vite.
Si vos résultats indiquent :
- Vos objectifs pilotes (par exemple, la satisfaction des utilisateurs et la qualité du réseau) ont été atteints. Vous devez être prêt à passer à la phase suivante de votre déploiement. Selon les objectifs de votre projet, il peut s’agir de l’un des éléments suivants :
- Votre pilote n’a pas atteint les résultats souhaités (par exemple, la satisfaction des utilisateurs et la qualité du réseau), il a pris le temps d’apporter les ajustements appropriés à votre plan et de revoir votre pilote.
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Inscrivez vos participants pilotes en tant que champions pairs pour aider à évangéliser et intégrer de nouveaux utilisateurs à Teams. Les pairs champions peuvent facilement s’associer à d’autres utilisateurs, partager leurs propres expériences et apprentissages, et offrir un soutien et des conseils à leurs collègues. Apprenez-en davantage sur les champions et la façon dont vous pouvez les utiliser dans votre propre déploiement.