Définition de l’étendue de votre projet

Diagramme de parcours de mise à niveau, mettant en évidence l’étape Définition de projet.

Cet article fait partie de l’étape définition de projet de votre parcours de mise à niveau, une activité que vous effectuez après la création d’une coalition de parrainage et d’une équipe de projet des parties prenantes que vous avez identifiées sont essentielles à la réussite de votre projet. Avant de continuer, vérifiez que vous avez terminé les activités suivantes :

Prendre le temps de définir la vision, l’étendue, les objectifs et la gouvernance de votre projet permet de s’assurer que toutes les parties prenantes du projet sont alignées et travaillent vers les mêmes résultats finaux. Cela est particulièrement critique étant donné que l’équipe de préparation technique et l’équipe de préparation des utilisateurs travailleront indépendamment pour rassembler leurs éléments respectifs. Une fois cette section terminée, reportez-vous à celle-ci tout au long de votre projet pour vous assurer que vous êtes sur la bonne voie pour atteindre l’état final souhaité. Utilisez les objectifs que vous identifiez ci-dessous pour mesurer vos résultats et atténuer en fonction des besoins.

   
Icône montrant les points de décision.
Points de décision
  • Que voulez-vous accomplir avec ce projet (en d’autres termes, pourquoi le faites-vous) ?
  • À quoi ressemble le succès ?
  • Quels sont les risques et quel est votre plan pour atténuer ces risques ?
Icône montrant les étapes suivantes.
Étapes suivantes
  • Discutez des sections suivantes avec votre équipe de projet et les sponsors.
  • Documentez votre vision, votre étendue, vos objectifs et vos risques pour ce projet.
  • Revisitez votre équipe de projet pour vérifier que vous avez engagé l’équipe appropriée.

Vision du projet

Votre vision est la « vue d’ensemble » ou l’état final final qui répond à la question « Pourquoi faisons-nous ce projet ? » Une vision idéale aborde les axes stratégiques de votre organisation et les perspectives de la valeur ajoutée utilisateur, comme illustré dans les exemples suivants :

  • Moteur d’entreprise de l’organisation : la standardisation sur Microsoft Teams s’aligne sur notre transformation numérique de l’espace de travail et nous permet de favoriser l’efficacité opérationnelle, d’éliminer les solutions redondantes et d’économiser 5 millions de dollars.
  • Valeur ajoutée utilisateur : Microsoft Teams (1) permet de gagner du temps en fournissant un emplacement unique pour les notes de projet, les documents Office, les membres de l’équipe, les conversations et les réunions ; (2) simplifie la communication à l’aide d’une liste de contacts centralisée et d’un suivi des conversations permanentes pour un accès rapide à vos conversations, et (3) réduit la frustration liée à la recherche de cette pièce jointe perdue en stockant et en accédant aux fichiers au même endroit.

Prenez en compte les points de discussion suivants pour affiner votre vision :

  • Description du processus métier actuel

  • Défis liés au processus métier existant

  • Comment la technologie peut aider à surmonter ces difficultés

  • Les résultats pour l'entreprise attendus et mesurables si ces difficultés sont surmontées.

Pointe

Identifiez les cas d’usage et les personnages pour affiner davantage la vision de votre projet.

Étendue du projet

Votre vision ne peut être réalisée qu’au fil du temps, à travers différentes phases. L’étendue du projet définit le focus de votre projet pour le moment et permet à votre équipe de projet de se concentrer sur ses tâches actuelles, ce qui vous permet de réaliser votre vision à long terme. Par exemple, votre étendue peut vous demander d’exécuter un pilote, de déployer une charge de travail spécifique telle que la voix ou les réunions, ou d’activer Teams en même temps que Skype Entreprise lorsque vous planifiez votre mise à niveau au fil du temps. Dans le cadre de l’étendue du projet, vous devez évaluer :

  • Les différents modes de coexistence, et qui serait optimal pour votre organisation.
  • La meilleure façon pour Skype Entreprise et Teams de coexister avant de passer à Teams.
  • Indiquez si vous devez effectuer un pilote pour valider la préparation technique et utilisateur dans votre organisation.

Objectifs du projet

Vos objectifs définissent le résultat souhaité et vous permettent de mesurer la réussite du projet. Les objectifs peuvent être définis en tant qu’objectifs et résultats clés (OKR), et les mesures de réussite du projet peuvent être définies en tant qu’indicateurs de réussite clés (KSI). Il est essentiel que les parties prenantes du projet participent pleinement à la définition d’OKR et d’indicateurs de performance clés, afin de vous assurer qu’elles ont le sentiment d’être propriétaires et d’aligner ces mesures de réussite sur les tâches de projet définies. Les objectifs doivent inclure un mélange de réussite technique et axée sur l’utilisateur.

  • Les OKR contiennent les objectifs que vous définissez au début du projet et les résultats clés que vous mesurez à une cadence définie (par exemple, mensuelle ou trimestrielle). En examinant vos résultats clés, vous pouvez vous assurer que les livrables de votre projet sont planifiés, ou identifier et atténuer les problèmes pour remettre votre projet sur les rails. Les OKR sont généralement classés comme « atteints » ou « non atteints ».
  • Les indicateurs de performance clés mesurent la qualité et le succès des résultats clés et complètent la nature binaire des OKR en détaillant les bons et/ou les mauvais résultats. Lors de la définition des indicateurs de performance clés, nous vous recommandons d’utiliser des critères « spécifiques, mesurables, assignables, réalistes et liés au temps » (SMART) :
    • Spécifique : cibler un domaine spécifique à améliorer
    • Mesurable : quantifier ou au moins suggérer un indicateur de progression
    • Assignable : spécifier qui le fera
    • Réaliste : indiquer les résultats qui peuvent être atteints de façon réaliste, compte tenu des ressources disponibles
    • Temps : spécifier le moment où les résultats peuvent être atteints

Le tableau suivant présente des exemples d’OKR et d’indicateurs de performance clés pour les phases initiales d’un projet de mise à niveau Skype Entreprise vers Teams.

Objectif Résultat clé À faire
Équipes pilotes avec Skype Entreprise, en mode collaboration uniquement FY19Q2 : Pilote de 500 utilisateurs mené et terminé
  • Identifier les utilisateurs pilotes
  • Créer un plan de test pilote
  • Activer les utilisateurs pilotes sur Teams
  • Implémenter le pilote
  • Exécuter une enquête sur les commentaires du pilote
  • Mesurer la réussite du pilote
Exécuter avec succès le mode collaboration uniquement pour tous les utilisateurs de l’organisation en même temps que Skype Entreprise
  • 60 % des utilisateurs Skype Entreprise utilisent Teams dans les 30 jours suivant le lancement
  • La satisfaction des utilisateurs à l’égard de Teams est ≥80 %
  • Concevoir et exécuter un plan de communication et de formation étendu
  • Activer tous les utilisateurs pour Teams en mode collaboration uniquement
  • Suivre l’utilisation mensuelle
  • Collecter les commentaires des utilisateurs
  • Surveiller l’intégrité/la qualité du réseau
  • Atténuer en fonction des besoins
Type Indicateur de réussite clé Comment les mesurer Critères de réussite Mesurés
Réseau et qualité Le pourcentage d’appels audio médiocres doit être minimal Tableau de bord qualité des appels (CQD) <3 % des appels médiocres avec Teams Hebdomadaire, puis mensuel
Utilisation et sensibilisation La conversation, les réunions et l’expérience d’appel sont égales ou supérieures à Skype Entreprise Enquête 80 % sont d’accord ou fortement d’accord Hebdomadaire par le biais du pilote, après le déploiement
Utilisation et adoption Les utilisateurs utilisent activement la solution Rapports Microsoft 365 ou CQD Participation de 90 % des utilisateurs pilotes, meilleure que la solution actuelle Hebdomadaire, puis mensuel
Utilisation et formation J’ai eu des ressources de formation/d’aide adéquates pour utiliser Teams avec succès Enquête post-pilote 80 % sont d’accord ou fortement d’accord Post-pilote, post-déploiement
Satisfaction des utilisateurs Je recommanderais Teams à d’autres personnes Score net du promoteur (NPS) par le biais d’une enquête post-pilote NPS > 0 Post-pilote, post-déploiement
Pilote d’entreprise Économies Comptes payables $X millions de dépenses de coûts dans des solutions tierces Six mois, puis un an, puis cinq ans après le lancement

Pointe

Pour vous assurer que votre projet reste sur la bonne voie, envisagez de définir des jalons plus petits et à court terme en plus d’objectifs plus grands et à long terme. Cela peut inclure des métriques que vous allez capturer dans le cadre de votre pilote utilisateur. Lorsque vous envisagez votre chronologie, utilisez la feuille de route Microsoft 365 si vous attendez des fonctionnalités qui ne sont pas encore disponibles dans Teams.

Risques et atténuation

Avec n’importe quel projet, des événements imprévus ou d’autres facteurs peuvent survenir et jeter votre projet hors piste. Il est important d’évaluer de manière proactive les risques potentiels et de définir un plan d’atténuation pour surmonter les problèmes qui peuvent survenir, afin que votre projet puisse continuer à atteindre vos objectifs. Un registre des risques est un excellent outil pour suivre les risques du projet, ainsi que leur probabilité et leur impact potentiel, et pour capturer votre plan d’atténuation. Le tableau suivant présente un exemple de registre des risques.

Risque Probabilité Impact Global Plan d’atténuation
Qualité du réseau Moyen Haut Haut Exécutez un exercice de planification réseau.
Faible adoption des utilisateurs Haut Haut Haut Collaborer de manière proactive avec les utilisateurs pendant les phases pilote et de déploiement ; mettre en œuvre une campagne de sensibilisation et de formation ciblée pour créer le désir.

Chronologie

Lorsque vous définissez l’étendue de votre parcours de mise à niveau, veillez à définir une chronologie pour les jalons clés (par exemple, l’activation de Teams avec Skype Entreprise pour tous les utilisateurs) en plus de la date d’achèvement. Une chronologie définie permet à votre équipe de projet d’atteindre un état final cohérent et d’informer la planification de retour en arrière appropriée, ce qui permet de s’assurer que votre projet reste sur la bonne voie. Considérez une chronologie qui n’est pas trop accélérée (où les tâches peuvent être négligées) ou trop distante (où l’élan peut être perdu). La chronologie idéale compte pour :

  • Préparation du produit pour les exigences de conformité et de scénario utilisateur : reportez-vous à la feuille de route du produit pour déterminer quand Teams sera prêt pour votre organisation.
  • Groupes de mise à niveau : déterminez si vous allez activer Teams ou mettre à niveau des utilisateurs par des groupes de mise à niveau, ce qui peut affecter la chronologie de votre parcours de mise à niveau global.
  • Facteurs organisationnels tels que le gel des modifications, la fin de l’exercice fiscal, les cycles de vie du déploiement : discutez et prenez en compte tous les processus internes susceptibles d’influencer votre chronologie de mise à niveau.
  • Autres modifications qui se produisent en même temps ou en même temps : envisagez de regrouper les modifications ou de les espacer pour faciliter une expérience utilisateur positive et réduire tout impact sur la productivité.
  • Ressource : confirmez l’allocation des ressources avec les parties prenantes de votre projet pour vous assurer que l’équipe de projet que vous avez rassemblée dispose d’une bande passante suffisante pour effectuer toutes les tâches nécessaires.

En tant que point de référence, un exemple de chronologie est fourni pour les phases de pré-mise à niveau, de mise à niveau et de post-mise à niveau du parcours Upgrade Pro, que nous vous encourageons à ajuster en fonction des besoins spécifiques de votre organisation.

Une fois que vous avez terminé les activités décrites ci-dessus, vous devez disposer d’une base solide pour votre projet. Poursuivez vos activités de préparation technique et de planification de la préparation organisationnelle .

Skype Entreprise Online a pris sa retraite le 31 juillet 2021. Pour optimiser la réalisation des avantages et vous assurer que votre organisation dispose du temps nécessaire pour terminer votre mise à niveau, nous vous encourageons à commencer votre parcours vers Microsoft Teams dès aujourd’hui.