Optimisation de votre processus d’entreprise

Maintenant que vous avez inspecté l’ensemble du processus d’entreprise, mettez-vous au défi de l’optimiser. La rationalisation du processus évite d’avoir tellement d’étapes que les employés sont submergés ou induits en confusion.

Voici quelques façons utiles d’approcher l’optimisation du processus :

• Commencez par l’objectif. Identifiez les objectifs que vous souhaitez atteindre avec votre processus d’entreprise. Ces objectifs doivent fournir une vision générale de vos espoirs pour le processus futur.

• Demandez-vous si quelque chose peut être réalisé plus efficacement, à moindre coût ou avec une qualité supérieure.

• Recherchez des indicateurs de performance clés pour identifier ce qui fonctionne bien et ce qui doit être amélioré.

• Prenez du recul et obtenez des commentaires en partageant la documentation du processus avec votre équipe.

• Partagez la documentation du processus avec la direction pour obtenir son point de vue de plus haut niveau et assurer la transparence des responsabilités pour chaque étape du processus.

• Examinez votre processus du point de vue de l’utilisateur ou du client qui pourrait en bénéficier et envisagez des moyens d’améliorer son expérience et sa satisfaction globale.

Quelques questions clés à poser :

• Les activités restantes peuvent-elles être supprimées du processus pour augmenter son efficacité ou sa qualité, ou réduire les coûts ?

• Si l’activité supprimée est importante pour l’ensemble de l’entreprise, peut-elle être gérée dans un processus d’entreprise distinct ?

• Une étape peut-elle être améliorée pour mieux atteindre votre objectif ?

• L’ordre des étapes peut-il être réorganisé ?

• Des étapes peuvent-elles être combinées ?

• Des étapes de ce processus peuvent-elles être exécutées simultanément ?

• Pouvez-vous réduire le nombre de personnes nécessaires pour exécuter le processus ?

• Pouvez-vous changer la façon d’informer la personne suivante dans le processus afin qu’elle réagisse plus rapidement ?

• Y a-t-il des aspects du processus que vous pouvez automatiser davantage ? Par exemple :

  • Capturer des données automatiquement plutôt que par saisie manuelle

  • Automatiser les décisions sur la base de données

  • Automatiser les actions entreprises

  • Utiliser l’IA pour remplacer l’attention humaine

Notes

Si votre tâche est entièrement effectuée sur le bureau, vous pouvez utiliser le Process Advisor pour optimiser automatiquement le processus. Process Advisor a les capacités d’analyser votre processus et de l’afficher dans la liste des processus. La liste des processus révèle les goulots d’étranglement et les mesures de votre processus via un rapport analytique.

Exemple : optimisation du processus de note de frais

Nous avons examiné le processus de note de frais actuel et avons trouvé des améliorations évidentes à apporter :

• Supprimer le papier pour tout le processus. (Nous avons également noté les économies et l’impact environnemental dans les avantages du projet.)

• Effectuer toutes les vérifications de conformité possibles avant de permettre la soumission de la note de frais à l’approbation. (Réduit considérablement le temps de correction et du processus de bout en bout.)

• Rechercher et ajouter automatiquement les codes comptables lors de la soumission de la note de frais.

• Permettre au service comptable de faire passer les notes de frais approuvées dans le système financier sans devoir saisir à nouveau les données.

• Créer automatiquement des rapports de dépenses hebdomadaires à partir des données numériques.

Charlotte étudie d’autres moyens d’optimiser le processus d’examen budgétaire. Et Rebecca étudie la façon dont l’audit semestriel pourrait être optimisé en utilisant l’IA.

Notre processus optimisé proposé ressemble à l’illustration suivante.

Étape suivante : ce processus vaut-il la peine d’être automatisé ?

Notes

Pouvez-vous nous indiquer vos préférences de langue pour la documentation ? Répondez à un court questionnaire. (veuillez noter que ce questionnaire est en anglais)

Le questionnaire vous prendra environ sept minutes. Aucune donnée personnelle n’est collectée (déclaration de confidentialité).