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Créer rapidement un rapport à partir d’une liste ou d’une bibliothèque SharePoint

S’APPLIQUE À : Power BI Desktop Service Power BI

Il existe une nouvelle façon de créer rapidement des rapports à partir de données de liste ou de bibliothèque SharePoint. Power BI génère automatiquement les visuels. Les utilisateurs de listes Microsoft et de listes ou bibliothèques SharePoint peuvent explorer leurs données en quelques clics.

Capture d’écran de Créer un rapport rapide à partir d’une liste SharePoint.

Vous débutez dans la création avec Power BI ? Essayez de lire des rapports dans Power BI pour obtenir des informations rapides sur l’arrière-plan.

Si vous utilisez Power BI Desktop, vous pouvez également créer un rapport sur une liste SharePoint dans Power BI Desktop.

Vidéo

Dans cette vidéo, Amanda montre comment créer un rapport à partir d’une liste SharePoint dans le service Power BI.

Visualiser dans Power BI

Dans une liste ou une bibliothèque SharePoint, sélectionnez Intégrer>Power BI>Visualiser la liste ou visualiser la bibliothèque.

Capture d’écran de Sélectionner Power BI, Visualiser dans Power BI.

Un nouvel onglet de navigateur s’ouvre avec un rapport généré automatiquement montrant des insights intéressants basés sur vos données.

Il est facile de changer les données que vous voyez dans le rapport. Dans le volet Vos données , ajoutez ou supprimez des champs du rapport. Sélectionnez et désélectionnez des champs pour mettre à jour ce que vous souhaitez mesurer et analyser. Power BI ajoute ou supprime automatiquement des graphiques pour afficher les nouvelles combinaisons. Interagissez avec les rapports « rapides » auto-générés pour découvrir toutes les capacités de ce rapport auto-généré.

Pour passer à une expérience de modification complète, sélectionnez le bouton Modifier dans la barre de menus.

Capture d’écran du bouton Sélectionner la modification pour l’expérience d’édition complète.

Sachez toutefois qu’une fois que vous avez enregistré le rapport dans l’expérience de modification complète, vous ne pouvez pas revenir à la vue de modification rapide. Power BI vous rappelle cela lorsque vous sélectionnez Modifier.

Capture d’écran du mode Basculer vers le mode Édition à partir du mode Création rapide.

Publier le rapport

Pour partager les perspectives que vous trouvez avec d’autres membres de votre équipe, vous pouvez publier le rapport dans la liste ou la bibliothèque à l’aide du bouton publier sur la liste ou publier dans la bibliothèque dans la barre d’application.

Capture d’écran du bouton Sélectionner Publier dans la liste.

Nommez votre rapport et confirmez que vous êtes prêt à republier dans la liste ou la bibliothèque. Une fois la publication terminée, toute personne ayant accès à la liste ou à la bibliothèque peut ouvrir le rapport et consulter toutes les données du rapport. En savoir plus sur les autorisations de liste dans SharePoint Server.

Les rapports que vous partagez de cette façon ne sont pas visibles dans le service Power BI. Au lieu de cela, pour faciliter la recherche d’autres utilisateurs de liste, ces rapports publiés se trouvent dans le même menu Intégrer de la liste ou de la bibliothèque.

Capture d’écran du rapport dans le menu Intégrer Power BI.

Si vous apportez des modifications au rapport, utilisez Publier dans la liste ou publiez à nouveau dans la bibliothèque pour enregistrer vos modifications. Utilisez le bouton Supprimer pour supprimer le rapport de la liste ou de la bibliothèque pour tout le monde.

Actualiser les visuels

Les données du rapport sont mises à jour régulièrement pour rester synchronisées avec la liste ou la bibliothèque. Après une actualisation, utilisez le bouton Actualiser les visuels dans le ruban pour mettre à jour les visuels. L’actualisation des données est limitée à une fois toutes les 3 heures. Si la liste ou la bibliothèque a été mise à jour avec de nouvelles données ou métadonnées, comme un nom de liste ou de bibliothèque mis à jour, après la dernière actualisation des données, ces changements sont reflétés dans le rapport seulement à la prochaine actualisation.

Capture d’écran de l’actualisation des visuels dans le rapport.

Licences

Tout le monde peut utiliser la fonctionnalité Visualiser la liste ou visualiser la bibliothèque pour explorer leurs données de liste ou de bibliothèque. Vous avez besoin d’une licence Power BI Pro pour entrer l’expérience de modification complète, publier des rapports, accéder aux rapports publiés par d’autres utilisateurs ou supprimer des rapports. Vos lecteurs de rapports ont également besoin d’une licence Power BI Pro. Si vous n’avez pas actuellement de licence Pro, vous pouvez acheter une licence Power BI Pro ou démarrer un essai gratuit.

Observations et limitations

  • Les rapports sont republiés dans la liste ou la bibliothèque selon le niveau d'accès aux données SharePoint du créateur du rapport. La sécurité au niveau des lignes n’est pas prise en charge pour les rapports créés à l’aide de cette méthode.
  • Étant donné que les lecteurs de rapport ont également besoin d’une licence Power BI Pro, toute personne qui peut lire votre rapport peut également le modifier.
  • La mise en forme des devises n’est actuellement pas prise en charge. Les champs monétaires s’affichent avec le symbole $.
  • Si votre liste ou bibliothèque de documents contient des dossiers, seules les données du dossier racine sont visualisées.
  • Les très grandes listes peuvent être lentes ou peuvent expirer.
  • Cette fonctionnalité n’est pas prise en charge pour les utilisateurs invités dans un locataire.
  • Dans les bibliothèques SharePoint, cette option s’affiche uniquement à la racine de la bibliothèque de documents.
  • Les rapports et modèles sémantiques créés via cette expérience SharePoint sont stockés dans des espaces de travail spéciaux générés par le système hébergés dans une capacité partagée. Les utilisateurs ne sont pas destinés à accéder à ces espaces de travail en dehors de l’expérience SharePoint.
  • Si un utilisateur active un flux d’acceptation des conditions d’utilisation dans SharePoint, il ne pourra pas créer de rapport à partir d’une liste SharePoint en raison de problèmes d’authentification utilisateur.
  • L'utilisation des passerelles de données n'est actuellement pas prise en charge pour cette fonctionnalité.
  • Le commutateur de fonctionnalité de locataire « Activer le contrôle d’accès granulaire pour toutes les connexions de données » ne fonctionne pas avec les listes SharePoint. Pour plus d’informations, consultez la page Considérations relatives à l’exfiltration des données et meilleures pratiques pour les flux de données.

Résolution des problèmes

Si vous ne voyez pas Power BI dans le menu Intégrer dans une liste ou une bibliothèque SharePoint ou Microsoft, votre administrateur Power BI peut l’avoir désactivé pour des groupes spécifiques ou l’ensemble de votre organisation. Pour plus d’informations, consultez la section Intégration avec SharePoint et Listes Microsoft de l’article « Portail d’administration Power BI ».

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Comme nous continuons à développer notre expérience d’exploration rapide de vos données, nous aimerions recevoir vos impressions et vos commentaires ! Dites-nous ce que vous aimeriez voir ajouté à cette expérience ou où vous aimeriez nous voir intervenir la prochaine fois.