Créer une balise de rétention

 

S’applique à : Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3

Dernière rubrique modifiée : 2016-11-28

Les balises de rétention servent à appliquer des paramètres de rétention aux dossiers et aux éléments individuels tels que des messages, des notes et des contacts. Ces paramètres spécifient la durée pendant laquelle un message reste dans la boîte aux lettres et l’action à entreprendre lorsque ce message atteint l’âge de rétention indiqué. Lorsqu’il atteint son âge de rétention, il est placé dans la boîte aux lettres d'archive, supprimé ou marqué à l’attention de l’utilisateur.

Il existe trois types de balise de rétention :

• Balises de stratégie de rétention   Ces balises sont créées pour les dossiers par défaut comme la Boîte de réception et les Éléments supprimés.

• Balises de stratégie par défaut   Ces balises s'appliquent à tous les éléments auxquels aucune balise de rétention ne s'applique, qu'elle soit héritée ou explicite. Dans une stratégie de rétention, il est possible d'avoir un maximum de trois balises de stratégie par défaut : une balise de stratégie par défaut avec l'action Déplacer vers l’archive, une balise de stratégie par défaut avec l'action Supprimer et autoriser la récupération ou Supprimer définitivement afin de supprimer les messages des boîtes aux lettres primaires et d'archive, et enfin une balise de stratégie par défaut pour les messages vocaux.

• Balises personnelles   Ces balises sont accessibles aux utilisateurs de Microsoft Outlook 2010 et Microsoft Office Outlook Web App dans le cadre de leur stratégie de rétention. Les utilisateurs peuvent appliquer des balises personnelles aux dossiers qu’ils créent ou aux éléments individuels, même si une autre balise est déjà appliquée à ces éléments.

Pour en savoir plus sur les balises de rétention, consultez la rubrique Présentation des balises et stratégies de rétention.

Remarque :

Après avoir créé des balises de rétention, des étapes supplémentaires sont nécessaires pour les déployer vers les boîtes aux lettres des utilisateurs. Vous devez ajouter les balises de rétention à une stratégie de rétention, puis appliquer cette stratégie à une boîte aux lettres. Pour plus de détails, consultez les rubriques Ajouter des balises de rétention à une stratégie de rétention et Appliquer une stratégie de rétention aux boîtes aux lettres.

Souhaitez-vous rechercher les autres tâches de gestion relatives à la gestion des enregistrements de messagerie ? Consultez la rubrique Déploiement de la gestion des enregistrements de messagerie.

Que voulez-vous faire ?

• Utiliser la Console de gestion Exchange pour créer une balise de rétention

• Utiliser l’environnement de ligne de commande Exchange Management Shell pour créer une balise de rétention

Utiliser la Console de gestion Exchange pour créer une balise de rétention

Des autorisations doivent vous être attribuées avant de pouvoir exécuter cette procédure. Pour voir les autorisations qui vous sont nécessaires, voir Entrée « Gestion des enregistrements de messagerie » dans la rubrique Stratégie de messagerie et autorisations de conformité.

1. Dans l'arborescence de la console, développez la forêt de votre choix puis accédez à Configuration de l'organisation > Boîte aux lettres.

2. Dans le volet Actions, cliquez sur Nouvelle balise de stratégie de rétention.

3. Sur la page Nouvelle balise de stratégie de rétention, complétez les champs suivants :

   • Nom de la balise   Utilisez cette zone pour taper un nom pour la balise de rétention. Il s’agit du nom de l'objet de la balise de rétention dans Active Directory. Ce nom peut contenir jusqu’à 64 caractères.

   • Type de balise   Utilisez cette liste pour sélectionner le type de balise de rétention que vous souhaitez créer. Pour créer une balise de stratégie de rétention pour un dossier par défaut (par exemple, la Boîte de réception), sélectionnez le nom du dossier par défaut. Pour créer une balise de stratégie par défaut, sélectionnez Tous les autres dossiers dans la boîte aux lettres. Pour créer une balise personnelle, sélectionnez Dossier personnel.

   • Limite d'âge de rétention (jours)   Cliquez sur ce bouton pour indiquer que les éléments disposent d'une période de rétention. Dans la zone de texte correspondante, tapez le nombre de jours de la période de rétention. (La valeur peut être comprise entre 1 et 24 855 jours).

   • Mesure à prendre lorsque la limite d'âge est atteinte   Après avoir cliqué sur Limite d'âge de rétention (jours), vous pouvez utiliser cette liste pour indiquer ce qui doit arriver à un élément lorsqu'il a atteint sa limite d'âge de rétention. Parmi les choix possibles :

     Supprimer et autoriser la récupération   Si vous sélectionnez cette option, les messages sont supprimés mais peuvent être récupérés à l’aide de la fonction Récupérer les éléments supprimés dans Outlook ou Outlook Web App. Pour en savoir plus sur ces fonctionnalités, consultez la rubrique « Récupérer les éléments supprimés » pour Outlook ou Outlook Web App.

     Remarque :
     Les utilisateurs ne peuvent récupérer les éléments supprimés que pendant la période de rétention que vous précisez dans le paramètre RetainDeletedItemsFor de la cmdlet Set-Mailbox.

     Supprimer définitivement   Si vous sélectionnez cette option, les messages sont supprimés définitivement et l’utilisateur ne peut plus les récupérer.

     Déplacement vers l’archive   Si vous sélectionnez cette option, les messages sont automatiquement déplacés vers la boîte aux lettres d'archive de l'utilisateur. Si vous n'avez pas créé de boîte aux lettres d'archive, aucune mesure n'est prise.

   Remarque :
   Vous ne pouvez pas utiliser la console de gestion Exchange (EMC) pour créer une balise de rétention concernée par l'action de rétention Marquer comme limite de rétention passée. Vous devez associer la cmdlet New-RetentionPolicyTag au paramètre MarkAsPastRetentionLimit.

   • Désactiver cette balise   Cliquez sur ce bouton pour désactiver le traitement de cette balise. L'Assistant Dossier géré ne traite pas les messages disposant d'une balise désactivée.

   • Commentaires   Cette zone permet de taper un commentaire qui s'affiche à l'utilisateur dans Outlook. Par exemple, pour avertir les utilisateurs que MRM est activé sur le dossier, vous pouvez taper le message suivant : « Les messages sont supprimés de ce dossier après 120 jours. » La longueur maximale de ce commentaire est de 255 caractères. Pour configurer les commentaires localisés, utilisez la cmdlet Set-RetentionPolicyTag.

4. Sur la page Achèvement, passez en revue les éléments suivants, puis cliquez sur Terminer pour fermer l’Assistant :

   • L’état Terminé indique que l’Assistant a terminé la tâche avec succès.

   • L’état Échec indique que la tâche n’a pas été terminée. En cas d’échec de la tâche, passez en revue le résumé pour obtenir une explication, puis cliquez sur Précédent pour modifier la configuration.

Utiliser l’environnement de ligne de commande Exchange Management Shell pour créer une balise de rétention

Des autorisations doivent vous être attribuées avant de pouvoir exécuter cette procédure. Pour voir les autorisations qui vous sont nécessaires, voir Entrée « Gestion des enregistrements de messagerie » dans la rubrique Stratégie de messagerie et autorisations de conformité.

Utiliser l’environnement de ligne de commande Exchange Management Shell pour créer une balise de stratégie de rétention pour le dossier par défaut Éléments supprimés

Cet exemple permet de créer une balise de rétention par défaut pour le dossier par défaut Éléments supprimés. Lorsque la balise est appliquée à la boîte aux lettres, les éléments présents dans le dossier Éléments supprimés sont définitivement éliminés au bout de 30 jours.

New-RetentionPolicyTag "Corp-Exec-DeletedItems" -Type DeletedItems -Comment "Deleted Items are purged after 30 days" -RetentionEnabled $true -AgeLimitForRetention 30 -RetentionAction PermanentlyDelete

Pour obtenir des informations détaillées sur la syntaxe et les paramètres, consultez la rubrique New-RetentionPolicyTag.

Utiliser l’environnement de ligne de commande Exchange Management Shell pour créer une balise de stratégie par défaut pour déplacer des messages

Cet exemple crée une balise de stratégie par défaut pour déplacer des messages. Lorsque la balise est appliquée à une boîte aux lettres, les éléments ne disposant pas d'une balise de rétention héritée ou appliquée explicitement sont déplacés vers la boîte aux lettres d'archive après 365 jours.

New-RetentionPolicyTag "Corp-Exec -Default" -Type All -Comment "Items without a retention tag are moved after 1 year." -RetentionEnabled $true -AgeLimitForRetention 365 -RetentionAction MoveToArchive

Pour obtenir des informations détaillées sur la syntaxe et les paramètres, voir New-RetentionPolicyTag.

Utiliser l’environnement de ligne de commande Exchange Management Shell pour créer une balise de stratégie par défaut pour supprimer des messages

Cet exemple crée une balise de stratégie par défaut pour supprimer des messages. Lorsque la balise est appliquée à une boîte aux lettres, les éléments ne disposant pas d'une balise de rétention héritée ou appliquée explicitement sont supprimés au bout de 1 095 jours (3 ans).

New-RetentionPolicyTag "Corp-Exec -Default" -Type All -Comment "Items without a retention tag are deleted after 3 years." -RetentionEnabled $true -AgeLimitForRetention 1095 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

Pour obtenir des informations détaillées sur la syntaxe et les paramètres, voir New-RetentionPolicyTag.

Utiliser l’environnement de ligne de commande Exchange Management Shell pour créer une balise de stratégie par défaut pour les messages vocaux

Cet exemple crée une balise de stratégie par défaut pour les messages vocaux. Lorsque la balise est appliquée à une boîte aux lettres, les messages vocaux ne disposant pas d'une balise de rétention héritée ou appliquée explicitement sont supprimés au bout de 14 jours.

New-RetentionPolicyTag "Corp-Exec -Voice Mail" -Type All -MessageClass voicemail -Comment "Voice mail messages without a retention tag are deleted after 14 days." -RetentionEnabled $true -AgeLimitForRetention 14 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

Remarque :

Le paramètre MessageClass devient * par défaut, s'appliquant à tous les types de messages. Une boîte aux lettres peut contenir un maximum de trois balises par défaut : une balise de stratégie par défaut avec l'action Déplacer vers l’archive, une balise de stratégie par défaut avec les actions Supprimer et autoriser la récupération ou Supprimer définitivement afin de supprimer les messages des boîtes aux lettres primaires et d'archive, et enfin une balise de stratégie par défaut pour les messages vocaux. Vous ne pouvez spécifier que le paramètre MessageClass pour les balises de stratégie par défaut de la messagerie vocale.

Pour obtenir des informations détaillées sur la syntaxe et les paramètres, voir New-RetentionPolicyTag.

Utiliser l’environnement de ligne de commande Exchange Management Shell pour créer une balise personnelle

Cet exemple crée la balise personnelle Corp-BusinessCritical. Les éléments auxquels s'applique cette balise sont déplacés vers la boîte d'archive de l'utilisateur après trois ans.

New-RetentionPolicyTag "Corp-BusinessCritical" -Type Personal -Comment "Business Critical messages are moved to the archive after 3 years." -RetentionEnabled $true -AgeLimitForRetention 1095 -RetentionAction MoveToArchive

Pour obtenir des informations détaillées sur la syntaxe et les paramètres, voir New-RetentionPolicyTag.

Autres tâches

Une fois que vous avez créé une balise de rétention, vous pouvez également :

• Créer une stratégie de rétention

• Appliquer une stratégie de rétention aux boîtes aux lettres

• Placer une boîte aux lettres en blocage de rétention

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