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Examiner les données d’une demande de droits de l’objet

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Une fois que les données ont été collectées pour une demande de droits de l’objet, l’étape suivante consiste à passer en revue les éléments de contenu, à décider quels éléments inclure ou exclure dans le cadre de la demande, et à éditer les informations si nécessaire.

Tâches permettant d’effectuer la révision des données

L’étape Vérifier les données est lorsque les collaborateurs examinent les éléments de contenu sous l’onglet Données collectées . Un canal Teams est automatiquement configuré pour faciliter la révision du contenu par toutes les parties prenantes. Pour plus d’informations, consultez Collaboration pour la révision des données ci-dessous. Les tâches essentielles pour l’étape de révision des données sont répertoriées ci-dessous :

Remarque

Les demandes de suppression impliquent une sous-étape d’approbation supplémentaire à l’étape de révision des données. Pour plus d’informations, consultez Créer et gérer une demande de suppression.

Importer des fichiers

Lorsque vous répondez à une demande d’accès ou d’exportation , vous pouvez intégrer d’autres éléments de contenu dans la demande afin de consolider votre révision et votre sortie pour la personne concernée. Par exemple, les fichiers stockés en dehors de l’environnement Microsoft 365 de votre organization, ou d’autres éléments que vous pensez pertinents, mais qui n’étaient pas inclus dans la recherche. Vous pouvez importer des fichiers dans l’onglet Données collectées d’une demande individuelle à examiner et à travailler, ainsi que les autres éléments. Les fichiers importés sont ajoutés au même conteneur Stockage Blob Azure avec les autres éléments de contenu récupérés à partir de votre recherche.

Suivez les étapes ci-dessous pour importer des fichiers :

  1. Sous l’onglet Données collectées de la demande de droits de l’objet, sélectionnez la commande Actions de liste (icône papier et crayon) dans la barre de commandes au-dessus de la liste des éléments. Le volet menu volant Actions de liste s’affiche.

  2. Sous Importer des fichiers, sélectionnez Choisir des fichiers.

  3. Une zone Importer des fichiers s’affiche à l’écran. Sélectionnez Choisir des fichiers, puis, dans la vue de l’Explorateur de fichiers, choisissez un ou plusieurs fichiers à importer.

  4. Vous êtes redirigé vers la zone Importer des fichiers , qui répertorie les fichiers que vous avez choisis. Vous pouvez sélectionner à nouveau Choisir des fichiers pour ajouter d’autres éléments à la liste. Pour supprimer l’un des fichiers, sélectionnez Effacer, ce qui supprime tous les fichiers, puis choisissez à nouveau fichiers.

  5. Lorsque tous les fichiers souhaités sont répertoriés dans la zone Importer des fichiers , sélectionnez Importer. Pour quitter sans charger, sélectionnez Annuler l’importation.

Lorsque l’importation commence, vous êtes redirigé vers l’onglet Données collectées de la requête. Un message au-dessus de l’onglet indique que votre chargement est en cours. En cas de problème avec le chargement, le message vous indique et fournit une option pour réessayer.

Un message de confirmation s’affiche au-dessus de l’onglet Données collectées une fois l’importation terminée.

Plus d’informations sur l’importation de fichiers :

  • La taille de fichier maximale pour l’importation est de 500 Mo. Un message d’avertissement s’affiche dans la zone Importer des fichiers si un fichier dépasse la limite.

  • Jusqu’à 20 minutes peuvent être nécessaires avant que les fichiers importés ne soient disponibles sous l’onglet Données collectées .

  • Si une importation est déjà en cours pour un utilisateur, le même utilisateur ne pourra pas charger d’autres fichiers tant que le processus de chargement précédent n’aura pas terminé. Plusieurs utilisateurs peuvent charger des fichiers dans la même requête simultanément. Toutefois, plus le nombre de chargements en cours est grand, plus leur exécution est longue. Les messages d’état sur la demande indiquent quand un chargement est terminé et que les fichiers sont prêts à être examinés.

Commencer par les éléments prioritaires

La vignette Éléments prioritaires à examiner sur la page de vue d’ensemble des demandes indique le nombre d’éléments de contenu marqués pour des conflits potentiels. Nous vous recommandons de commencer la révision des données en examinant d’abord ces éléments prioritaires. Découvrez des détails sur les éléments prioritaires et comment les trouver dans votre liste d’éléments.

Un exemple de conflit est un élément que vous décidez de supprimer dans le cadre d’une demande de suppression, mais cet élément a une étiquette de rétention, ce qui l’empêche d’être supprimé. Dans ce scénario, si vous marquez l’élément comme Include, le conflit apparaît dans le volet volant Inclure l’élément avec un message d’avertissement sur le conflit.

Filtrer la liste des éléments

Il existe deux options de filtre pour examiner vos données : le filtre de base par défaut et le filtre Avancé (préversion), qui est activé en basculant le commutateur bascule en regard de l’étiquette de filtre De base sous l’onglet Données collectées .

Filtre de base

Au-dessus de la liste des éléments de l’onglet Données collectées se trouvent un ensemble d’options de filtre statique, telles que Mots clés, Révision status et Étiquettes. Pour appliquer l’un de ces filtres, sélectionnez la flèche vers le bas en regard du nom du filtre et entrez les critères de filtre demandés.

Pointe

Le filtrage par mots clés peut être très utile pour identifier un sous-ensemble spécifique d’éléments associés à la personne concernée. Vous pouvez entrer plusieurs mots clés séparés par un point-virgule. Le champ de texte mot clé est pris en charge ; vous pouvez ajouter le caractère générique (*) avant ou à la fin d’un mot pour trouver des variantes de ce mot.

Recherchez des filtres de base en sélectionnant la commande Ajouter un filtre au-dessus de la liste des éléments. Un menu Ajouter un filtre s’affiche avec la liste des filtres disponibles. Cochez la case en regard du jeu de filtres que vous souhaitez appliquer à votre liste d’éléments. Le filtre Site/chemin d’accès , comme le filtre de mots clés , est pris en charge par un caractère générique. Après avoir choisi filtres, sélectionnez Ajouter. Votre liste d’éléments est désormais filtrée en fonction de vos choix.

Si vous appliquez des filtres, puis que vous quittez l’onglet Données collectées , les critères de filtre sont réinitialisés. Lorsque vous revenez à l’onglet Données collectées , vous devez réappliquer les filtres souhaités.

Remarque

Pour utiliser le filtre Éléments en double , vous devez d’abord exécuter un processus pour identifier les doublons. Pour plus d’informations, consultez Utilisation des doublons .

Filtre avancé (préversion)

Basculez en regard de l’étiquette de filtre De base pour activer le filtre Avancé. Avec le filtre avancé, vous pouvez créer des requêtes avec des conditions spécifiques pour filtrer plus finement votre recherche. Vous pouvez ensuite enregistrer ce jeu de filtres afin de le réappliquer si vous réinitialisez le filtrage.

Pour configurer un filtre avancé, procédez comme suit :

  1. Lorsque vous sélectionnez Filtre avancé, une zone de sélection de filtres s’affiche.
  2. Sélectionnez le bleu Sélectionnez une étiquette de filtre, ce qui affiche une liste des filtres disponibles. Sélectionnez le filtre souhaité (vous ne pouvez en sélectionner qu’un à la fois).
  3. Dans Sélectionner un opérateur, choisissez l’option de votre choix. Les options changent en fonction du filtre que vous avez sélectionné.
  4. Dans N’importe quel, sélectionnez les paramètres fournis pour ce filtre. Sélectionnez Appliquer pour terminer la création du filtre.
  5. Si vous souhaitez ajouter des filtres supplémentaires à cet ensemble de filtres, sélectionnez Ajouter un filtre et répétez les étapes ci-dessus.

La liste des éléments est désormais remplie en fonction des critères de filtre avancés que vous avez choisis. Si vous souhaitez ajouter des filtres supplémentaires à cet ensemble de filtres, sélectionnez Ajouter un filtre et répétez les étapes ci-dessus.

La sélection de la commande Ajouter un sous-groupe crée une condition dans le filtre. Lorsque vous sélectionnez Ajouter un sous-groupe, un sélecteur de filtre OR s’affiche. Choisissez un autre filtre dans la liste, puis effectuez vos sélections pour Sélectionner un opérateur et Tout.

Remarque

Si vous basculez le filtre avancé à la position off, votre affichage est réinitialisé au filtre de base. Vous pouvez revenir à votre vue de filtre avancée en l’enregistrant et en la sélectionnant dans Requêtes de filtre enregistrées (voir innstructions ci-dessous).

Enregistrement des jeux de filtres avancés

Pour enregistrer un jeu de filtres, sélectionnez la commande Enregistrer près du commutateur bascule de filtre avancé. Une fenêtre s’affiche et vous invite à fournir un nom pour votre requête de filtre. Entrez un nom dans la zone de texte, puis sélectionnez Enregistrer. Le jeu de filtres enregistré s’affiche lorsque vous sélectionnez le menu déroulant Requêtes de filtre enregistrées . Vous pouvez modifier le nom d’un jeu de filtres ou le supprimer en sélectionnant le jeu de filtres dans Requêtes de filtre enregistrées, puis sélectionner la flèche en regard du nom, où vous pouvez sélectionner Modifier le nom ou Supprimer.

Si vous remplacez le nom d’un jeu de filtres par un nom qui existe déjà, vous êtes invité à choisir un autre nom ou à supprimer la requête existante.

Marquer des éléments comme Include ou Exclude

Passez en revue les éléments répertoriés sous l’onglet Données collectées de la demande pour déterminer s’ils contiennent les données personnelles de la personne concernée. Pour passer en revue le contenu de chaque élément, sélectionnez le nom de l’élément dans la liste des éléments. Le contenu s’affiche dans la zone de révision de contenu à droite du tableau. Si le contenu ne s’affiche pas, vous pouvez télécharger l’élément pour le consulter en suivant ces instructions.

Pointe

L’onglet Texte brut de la zone de révision de contenu met en surbrillance le texte qui correspond aux identificateurs de la personne concernée que vous avez fournis lors de la création de la demande (voir l’étape 4 du processus guidé pour créer une demande). Les identificateurs sont mis en surbrillance lorsqu’ils apparaissent dans le corps d’un e-mail, d’un document ou d’un autre élément de contenu. Les identificateurs ne sont pas mis en surbrillance lorsqu’ils apparaissent dans les en-têtes de courrier électronique ou de document.

Si vous décidez que l’élément doit être inclus dans le rapport final à la personne concernée, sélectionnez Inclure dans la barre de commandes en haut de la liste des éléments. Vous pouvez également sélectionner le bouton bleu Inclure dans la zone de révision de contenu à droite de la liste des éléments. Lorsque vous sélectionnez Inclure, un volet volant s’affiche avec une option permettant d’ajouter des notes. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Envoyer pour enregistrer la révision de l’élément status en tant qu’Inclure.

Si l’élément n’appartient pas à la demande, vous pouvez sélectionner Exclure dans la barre de commandes ou le bouton Exclure dans la zone de révision de contenu. Le marquage explicite d’un élément comme Exclude est souvent nécessaire pour les enregistrements internes.

Par défaut, seuls les éléments que vous marquez comme Include sont inclus dans les rapports finaux générés pour la personne concernée.

Remarque

Si vous marquez un élément comme Exclude, vous devez ajouter une note pour justifier pourquoi il ne se rapporte pas à la demande de droits de l’objet. Les notes sont destinées à des fins internes et ne sont pas incluses dans les rapports finaux.

Si le contenu semble être un faux positif pour votre requête de recherche, sélectionnez Non une correspondance et, dans le volet volant, sélectionnez Confirmer. Cette action marque l’élément comme un élément qui n’aurait pas dû être détecté dans la recherche.

Utilisation des doublons (préversion)

Si votre liste d’éléments dans l’onglet Données collectées est volumineuse , il y a de bonnes chances que la liste contienne des éléments en double. Le filtre Éléments en double , situé au-dessus de la liste des éléments sous l’onglet Données collectées , vous permet d’afficher ou de masquer les doublons dans l’affichage élément de liste. Lorsque vous sélectionnez le filtre, il présente un commutateur bascule pour masquer les doublons. L’affichage de votre liste d’éléments avec des doublons masqués vous permet de simplifier votre processus de révision des données en n’examinant qu’une seule fois les éléments de contenu, même s’ils peuvent apparaître à plusieurs emplacements dans votre environnement.

Important

Avant de pouvoir masquer les doublons, vous devez d’abord lancer le processus d’identification des doublons (préversion). La première fois que vous accédez à l’onglet Données collectées , lorsque vous sélectionnez Filtre d’éléments en double, le bouton bascule pour masquer les doublons est inactif jusqu’à ce que vous exécutiez le processus d’identification des doublons. Consultez les instructions ci-dessous.

Qu’est-ce qui est considéré comme un doublon ?

Nous définissons un élément en double comme un élément avec le même contenu. L’un des éléments sera choisi comme élément représentatif , et les éléments qui contiennent le même contenu que l’élément représentatif sont considérés comme des doublons. Voici quelques exemples illustrant ce qui est détecté comme un doublon :

  1. Supposons qu’un document Word soit créé et enregistré sur un site SharePoint. Ce document Word est copié vers d’autres sites SharePoint et vers différents emplacements OneDrive Entreprise dans le organization. Certaines copies peuvent être renommées, mais toutes conservent exactement le même contenu. Si ces documents sont collectés pour une demande de droits d’objet, pendant le processus d’identification des doublons, l’un des documents Word sera sélectionné comme représentant et les copies de document Word restantes (qu’elles aient été renommées ou non) seront considérées comme un élément en double.

  2. Supposons qu’un fichier Excel soit enregistré sur un site SharePoint. Un utilisateur joint ce fichier Excel à un e-mail et l’envoie à un autre utilisateur. Si ces éléments sont collectés dans le cadre d’une demande, le processus d’identification des doublons sélectionnera l’un des fichiers Excel comme représentant, et l’autre copie, qui a le même contenu, sera considérée comme un élément en double .

  3. Supposons qu’un utilisateur ait Word document enregistré dans SharePoint. Ils ajoutent ce même document Word à un fichier d’archive .zip. Si ces deux éléments (le document Word non compressé dans SharePoint et l’archive .zip contenant la copie) sont collectés dans le cadre d’une demande, le processus d’identification des doublons sélectionne un document Word comme représentant, tandis que l’autre Word document contenant le même contenu est considéré comme un élément en double.

Remarque

Les éléments peuvent présenter des différences difficiles à détecter visuellement. Par exemple, si vous copiez un élément, puis modifiez la copie pour ajouter un espace supplémentaire ou une ligne vide dans le corps du contenu, ces deux éléments ont maintenant un contenu différent. Ils ne sont pas considérés comme des doublons, et vous verrez les deux dans votre liste d’éléments lorsque vous masquerez les doublons de votre affichage.

Exécuter le processus pour identifier les doublons

Suivez les instructions ci-dessous pour identifier les doublons (préversion) afin que vous puissiez activer le filtre pour masquer les doublons. Une fois que vous avez commencé le processus d’identification des doublons, le processus peut prendre de quelques minutes à 24 heures, en fonction du volume d’éléments. Toutefois, vous pouvez toujours examiner les éléments et les marquer comme Include ou Exclude, ou appliquer des balises pendant l’exécution du processus d’identification de la duplication.

Important

Vous pouvez identifier et masquer les doublons avant de commencer votre révision et de prendre des mesures sur les données collectées. En effet, si vous effectuez des actions telles que Inclure ou Exclure ou éditer un élément qui est marqué ultérieurement comme doublon, puis que vous masquez les doublons de votre affichage, vous ne verrez pas l’élément sur lequel vous avez effectué une action dans la liste des éléments. Cela peut entraîner des actions supplémentaires ou conflictuelles si des fichiers masqués ont déjà été examinés. Lorsque vous identifiez et travaillez avec des éléments représentatifs, vous avez la possibilité d’appliquer les mêmes actions à tous les doublons et pouvez facilement interagir avec les doublons à partir d’une vue commune.

  1. Sous l’onglet Données collectées de la demande, sélectionnez la commande Actions de liste (icône papier et crayon), qui apparaît au-dessus de la liste des éléments. Le volet menu volant Actions de liste s’affiche.

  2. Sous Doublons d’éléments (préversion), sélectionnez Identifier les doublons.

  3. Un message en cours status indique que le processus est en cours. L’identification des doublons peut prendre de quelques minutes à 24 heures, en fonction du volume d’éléments collectés dans la demande.

Une fois le processus d’identification des doublons terminé, vous verrez une coche avec le mot Terminé sous doublons d’éléments (préversion) dans le volet volant Actions de liste. Sous l’onglet Données collectées , une barre de messages verte au-dessus de la liste des éléments indique également que le processus est terminé.

Colonne dupliquée en mode Liste d’éléments

Une fois les doublons identifiés, l’affichage liste des éléments comporte désormais une colonne Doublons . Si un élément a un nombre dans cette colonne, cela signifie que cet élément est l’élément représentatif et que le nombre représente le nombre de doublons trouvés pour cet élément représentatif. Ce numéro est lié à un lien hypertexte. Sélectionnez le numéro pour afficher un panneau répertoriant les éléments en double, leur status de révision, les étiquettes de révision des données et le propriétaire du contenu. Sélectionnez l’élément à examiner et à interagir avec le contenu, comme vous le feriez avec les éléments répertoriés sous l’onglet Données collectées .

Un élément qui contient le mot Dupliquer dans la colonne Doublons est un doublon d’un élément représentatif. Ces éléments s’affichent dans la liste de contenu lorsque votre filtre d’éléments en double est défini sur Afficher.

Les éléments uniques, qui n’ont pas de doublons ou qui ne sont pas eux-mêmes des doublons, n’auront aucune valeur représentée dans la colonne Doublons .

Masquer les doublons de l’affichage liste d’éléments

Dans la ligne de filtres au-dessus de la liste des éléments, sélectionnez Éléments en double. Par défaut, le filtre affiche les éléments en double. Pour masquer les doublons, basculez le commutateur sur Masquer, puis sélectionnez Appliquer. Votre liste d’éléments affiche désormais tous les éléments uniques et les éléments représentatifs pour lesquels des doublons ont été détectés, mais pas les doublons de ces éléments représentatifs. Pour replacer les doublons dans votre affichage de liste d’éléments, sélectionnez le filtre et basculez à nouveau sur Afficher, puis sélectionnez Appliquer.

Application d’actions à tous les doublons

Lorsque vous effectuez une action sur un élément représentatif qui a des doublons, par exemple en sélectionnant Inclure, Exclure ou Non une correspondance, vous avez la possibilité d’appliquer la même action à tous les doublons de l’élément.

Par exemple, supposons que votre liste d’éléments soit filtrée pour masquer les doublons et que vous sélectionnez un élément représentatif qui affiche 10 doublons dans la colonne Doublons et que vous marquez l’élément comme Include. Lorsque le volet de menu volant Inclure un élément s’affiche, un message sous la zone Notes indique que des doublons ont été détectés. Les éléments en double sont répertoriés sous le message, et vous avez la possibilité d’case activée une zone pour appliquer la même action (dans ce cas, Inclure) aux doublons. Vous pouvez également case activée une zone pour appliquer une balise de révision des données aux doublons en sélectionnant la balise dans un menu déroulant.

Télécharger des fichiers

Si le contenu d’un élément ne s’affiche pas dans la zone de révision de contenu, vous pouvez télécharger l’élément sur votre ordinateur local pour passer en revue et effectuer les rédactions nécessaires. Pour télécharger un élément, sélectionnez son nom dans la liste des éléments, puis sélectionnez la commande Télécharger à gauche de la zone de recherche au-dessus de la liste des éléments. Si vous devez modifier l’élément, enregistrez les modifications apportées à l’élément sur votre ordinateur local, puis réimportez l’élément en suivant les instructions d’importation.

Appliquer des balises

Les étiquettes de révision des données peuvent être utilisées pour vous aider à identifier et à marquer les éléments qui peuvent nécessiter une attention particulière. Par exemple, l’application d’une balise peut être utile pour demander aux collaborateurs d’examiner un ensemble spécifique de fichiers. Les balises de révision des données n’effectuent ni n’initient aucune action sur un élément de contenu.

Il y a 23 balises d’examen des données au total. Deux sont des étiquettes par défaut nommées Suivi et Mise à jour, pour lesquelles vous pouvez définir une description. Les 21 autres sont des balises personnalisées que vous pouvez nommer et décrire.

Découvrez comment gérer vos étiquettes dans paramètres Priva. Les paramètres de balise s’appliquent à toutes vos demandes de droits d’objet.

Pour ajouter ou supprimer des balises pour un seul élément :

  • Sélectionnez l’élément dans la liste sous l’onglet Données collectées de la demande.
  • Dans la zone d’aperçu de l’élément à droite de la liste, sélectionnez le bouton Appliquer des étiquettes sur la ligne inférieure. Vous pouvez également sélectionner les trois points à droite du nom de l’élément et sélectionner l’option Appliquer les étiquettes , ou sélectionner l’icône des étiquettes dans la barre de commandes au-dessus de la liste des éléments.
  • Un volet volant s’affiche avec la liste des balises. Cochez la case en regard de l’une des balises que vous souhaitez appliquer à l’élément. La désactivation d’une case à cocher supprime la balise.
  • Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer, ce qui enregistre vos sélections de balises et ferme le volet volant.

Pour ajouter ou supprimer des balises pour plusieurs éléments :

  • Sélectionnez le premier élément dans la liste sous l’onglet Données collectées de la demande.
  • Sélectionnez la zone case activée en regard d’autres éléments de la liste pour effectuer la même modification de balise.
  • Dans la zone située directement au-dessus de la liste des éléments, sélectionnez la commande Appliquer les étiquettes .
  • Dans la liste déroulante qui s’affiche, sélectionnez Ajouter ou Supprimer.
  • Un volet volant s’affiche avec la liste des balises. Cochez la case en regard de l’une des balises que vous souhaitez ajouter ou supprimer.
  • Ajoutez des notes si vous le souhaitez à chaque fichier sélectionné. Les notes sont à titre de référence interne uniquement et ne sont pas visibles par les personnes concernées.
  • Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer vos sélections et fermer le volet volant.

Pour ajouter des étiquettes personnalisées ou mettre à jour les descriptions des étiquettes :

  • Dans la page Demandes de droits de l’objet, sélectionnez Paramètres dans le coin supérieur droit de votre écran pour accéder à vos paramètres Priva.
  • Accédez à la page Étiquettes de révision des données , puis sélectionnez la balise pour entrer une description et, pour les balises personnalisées, un nom. En savoir plus sur les paramètres de balise.

Pour exporter une liste d’éléments étiquetés :

  • Accédez à la page Données collectées dans une demande de droits de l’objet.
  • Au-dessus de la liste des éléments, sélectionnez la commande Exporter .
  • Un fichier Excel se télécharge et affiche les propriétés de tous les éléments collectés par la recherche de la requête. Recherchez la colonne Étiquettes pour identifier et trier les éléments par étiquette.

Rédaction du contenu

Lorsque vous incluez un élément pour la demande, il est important de vous assurer que les données personnelles d’autres personnes n’apparaissent pas dans le contenu fourni à la personne concernée. Il peut également y avoir des informations sensibles liées à votre organization ou d’autres informations non pertinentes que vous souhaitez bloquer. Vous pouvez éditer du contenu en accédant à l’onglet Rédaction dans la zone de révision de contenu d’un élément.

Comment appliquer des rédactions

Il existe différentes façons de rechercher et d’appliquer des rédactions :

  • Tirez parti des fonctionnalités de rédaction assistée (préversion), qui mettent en évidence les rédactions recommandées et vous permettent d’appliquer rapidement des rédactions si vous le souhaitez.
  • Utilisez la recherche et la rédaction (préversion) pour entrer une valeur qui, si elle est trouvée, sera mise en surbrillance ; vous pouvez ensuite appliquer rapidement des rédactions si vous le souhaitez.
  • Appliquez manuellement des rédactions lorsque vous passez en revue chaque élément de contenu à l’aide des commandes d’annotation situées au-dessus de la zone d’aperçu du contenu.

Remarque

Passez en revue la liste des limitations actuelles de rédaction.

Qu’advient-il d’un élément lorsque vous appliquez des rédactions

Lorsque vous appliquez des rédactions à un élément, une version PDF de l’élément est créée afin que les rédactions soient représentées visuellement dans le fichier PDF. Le fichier d’origine reste inchangé et stocké à son emplacement d’origine. L’élément rédigé est la version incluse dans le package de données que vous pouvez fournir à la personne concernée pour les demandes d’accès ou d’exportation.

Pointe

Explication utile des termes utilisés dans cette section :

  • Types de données personnelles : catégories de données personnelles qui suivent un modèle, également nommé types d’informations sensibles. Exemples : nom complet, adresse, numéro carte de crédit ou numéro de passeport.
  • Valeur : valeur unique au sein d’un type de données personnelles. Exemples : Jane Doe, 111 Main Street, etc.
  • Instance : chaque occurrence d’une valeur. Par exemple, un élément peut avoir 10 instances de données personnelles, la valeur « Jane Doe » apparaissant cinq fois et la valeur « 111 Main Street » apparaissant cinq fois.

Rédaction assistée (préversion) avec des recommandations

Remarque

La rédaction assistée avec des recommandations est en préversion. Pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité, les clients ont besoin d’une version d’évaluation active ou d’une licence payante disponible pour Demandes de droits des personnes concernées Priva. En savoir plus sur les abonnements et les licences Priva.

Les fonctionnalités en préversion permettent à Microsoft et aux clients d’évaluer et de comprendre la nouvelle fonctionnalité avant sa mise en disponibilité générale. Cette préversion est volontaire et son utilisation est soumise aux conditions applicables aux « préversions », comme indiqué dans la section Conditions du contrat de licence universel pour les services en ligne des Conditions du produit Microsoft et de l’Addendum sur la protection des données des produits et services Microsoft (« DPA »). Pendant la préversion, nous continuerons à affiner la fonctionnalité. Une fois la préversion terminée, elle devient généralement disponible avec un support formel.

Remarque

Les fonctionnalités en préversion ne sont pas disponibles pour les clients modérés de la communauté du gouvernement américain (GCC), GCC High et du ministère de la Défense (DoD).

Sous l’onglet Rédaction dans la zone de révision de contenu, les données qui ne semblent pas appartenir à la personne concernée sont mises en surbrillance en jaune. Ces valeurs mises en surbrillance sont des rédactions recommandées. Les recommandations sont des types de données personnelles que nous avons détectés qui ne correspondent pas aux identificateurs de la personne concernée que vous avez fournis pour la demande.

Important

Les recommandations de rédaction s’appuient sur les fonctionnalités Protection des données Microsoft Purview. Un élément de contenu doit avoir une sorte de classification appliquée afin que des informations sensibles puissent être détectées. Si un élément avec classification contient des données personnelles qui ne correspondent pas aux valeurs que vous avez fournies pour la personne concernée, il met en évidence ces valeurs en tant que rédactions recommandées. Découvrez le fonctionnement de la classification des données Microsoft .

Le compteur Rédactions recommandées reflète le nombre total d’instances de données personnelles qui ne correspondent pas à la personne concernée. S’il n’y a pas de rédaction recommandée, rien n’est mis en surbrillance et le compteur Rédactions recommandées indique zéro. Toutefois, vous pouvez toujours entrer une valeur de recherche pour rechercher du contenu qui peut nécessiter une rédaction, et vous pouvez éditer manuellement le contenu dans la zone de révision de contenu.

Vous pouvez basculer entre deux affichages différents à l’aide du menu déroulant Afficher au-dessus de la zone d’aperçu de l’élément :

  1. Recommandations et résultats de recherche affichent des valeurs mises en surbrillance pour les rédactions recommandées et toutes les correspondances de recherche et de rédaction .
  2. L’aperçu de l’exportation de fichier montre à quoi ressemblera l’élément avec des rédactions appliquées lorsque vous l’exportez dans le cadre du package de données final.

Pointe

Lorsque vous accédez pour la première fois à l’onglet Rédaction, vous pouvez voir un message Mise à jour... status pendant quelques secondes avant que les rédactions recommandées n’apparaissent.

Passer en revue les recommandations et appliquer des rédactions

Suivez les étapes ci-dessous pour passer en revue toutes les rédactions recommandées en détail et appliquer ou supprimer les rédactions. L’application de rédactions de cette façon bloque toutes les instances de la valeur que vous choisissez de modifier. Vous pouvez revenir en arrière et supprimer toutes les instances ou des instances individuelles de rédactions avant de terminer la phase de révision des données.

  1. Sous l’onglet Données collectées de la requête, sélectionnez un élément de contenu dans la liste. Dans la zone de révision de contenu à droite de la liste des éléments, accédez à l’onglet Rédaction . Toutes les rédactions recommandées sont mises en surbrillance.

  2. Sous le compteur Rédactions recommandées , sélectionnez Afficher les recommandations. Le volet de menu volant Afficher les recommandations s’ouvre. Il répertorie chaque type de données personnelles dans un groupe réductible. Développez le groupe pour voir chaque valeur détectée dans l’élément. Par exemple, le développement de Tous les noms complets affiche chaque nom trouvé qui ne correspond pas au nom de la personne concernée que vous avez fourni en tant qu’identificateur de la personne concernée pour la demande.

  3. Pour appliquer une rédaction, case activée le cercle à gauche de chaque valeur que vous souhaitez éditer. La vérification du cercle en regard du type de données personnelles sélectionne toutes les valeurs de ce type. Sélectionnez la commande Rédaction en haut de la liste. Toutes les instances de la valeur seront expurgées, et la status Rédaction de la valeur passe de Non expurgée à Redacted.

  4. Sélectionnez Fermer dans le volet volant Afficher les recommandations , qui vous ramène à l’onglet Rédaction . Vous voyez maintenant des zones « Expurgées » bloquées dans la zone d’aperçu du contenu, et le compteur Nombre total de rédactions reflète le nombre de rédactions que vous avez appliquées. Toutes les recommandations que vous n’avez pas rédactions s’affichent toujours en surbrillance jaune, sauf si votre paramètre Afficher est défini sur Aperçu de l’exportation de fichiers.

Pointe

Vous pouvez appliquer une vue de transparence pour voir à travers la rédaction sans supprimer la rédaction. Dans la barre de commandes d’annotation, sélectionnez l’outil tout à droite, qui indique en pointant Activer la transparence des annotations.

Supprimer les rédactions

  • Pour supprimer les rédactions sur toutes les instances d’une valeur : sélectionnez Afficher les recommandations. Vérifiez le cercle en regard de la valeur dont vous souhaitez effacer les rédactions, sélectionnez Supprimer la rédaction, puis sélectionnez Fermer. Le texte bloqué est désormais supprimé de toutes les instances de la valeur.

  • Pour supprimer les rédactions individuelles une par une : dans la zone d’aperçu du contenu, sélectionnez la zone de rédaction que vous souhaitez effacer, puis sélectionnez le x dans le coin supérieur droit de la zone.

Pointe

S’il existe plusieurs instances d’une valeur et que vous ne réactez pas toutes les instances, la status Rédaction pour cette valeur est définie sur Partial. Pointez sur la status partielle pour voir le nombre d’instances qui sont supprimées du nombre total.

Ajouter une annotation à une rédaction

La commande Annoter du volet volant Afficher les recommandations vous permet d’ajouter une brève note ou un descripteur à des instances expurgées. Le texte que vous entrez s’affiche dans la zone bloquée de la rédaction (le texte par défaut est « Expurgé »).

Pour ajouter une annotation, sélectionnez Afficher les recommandations pour ouvrir le volet volant. Sélectionnez une valeur qui est déjà rédigée, puis sélectionnez la commande Annoter . Entrez votre texte dans la boîte de dialogue Annotation , puis sélectionnez Appliquer. La colonne Annotation du volet volant affiche le texte entré pour l’annotation. Sélectionnez Fermer dans le volet volant.

Si vous supprimez une rédaction, toute annotation qui lui est associée est également supprimée.

Recherche et rédaction (préversion)

Remarque

La fonctionnalité de recherche et de rédaction est en préversion. Pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité, les clients ont besoin d’une version d’évaluation active ou d’une licence payante disponible pour Demandes de droits des personnes concernées Priva. En savoir plus sur les abonnements et les licences Priva.

Les fonctionnalités en préversion permettent à Microsoft et aux clients d’évaluer et de comprendre la nouvelle fonctionnalité avant sa mise en disponibilité générale. Cette préversion est volontaire et son utilisation est soumise aux conditions applicables aux « préversions », comme indiqué dans la section Conditions du contrat de licence universel pour les services en ligne des Conditions du produit Microsoft et de l’Addendum sur la protection des données des produits et services Microsoft (« DPA »). Pendant la préversion, nous continuerons à affiner la fonctionnalité. Une fois la préversion terminée, elle devient généralement disponible avec un support formel.

Remarque

Les fonctionnalités en préversion ne sont pas disponibles pour les clients modérés de la communauté du gouvernement américain (GCC), GCC High et du ministère de la Défense (DoD).

Lorsque vous sélectionnez un élément qui prend en charge la rédaction sous l’onglet Données collectées , un onglet Rédaction s’affiche dans la zone de révision de contenu en regard de la liste des éléments. Sous l’onglet Rédaction , utilisez la commande Rechercher et rédaction sous le compteur Instances recherchées pour rechercher une valeur personnalisée de votre choix dans un élément. Si des correspondances sont trouvées, vous pouvez les marquer pour rédaction. Le compteur Instances recherchées sous l’onglet Rédaction reflète le nombre total de correspondances trouvées pour vos valeurs recherchées.

Pour rechercher une valeur personnalisée et appliquer des rédactions :

  1. Sous l’onglet Rédaction , sélectionnez Rechercher et rédaction.

  2. Dans le volet volant Rechercher et rédaction , entrez une valeur dans la zone de recherche, puis sélectionnez Ajouter. Vous pouvez entrer un ou plusieurs mots pour représenter une valeur individuelle à rechercher. Pour rechercher des valeurs supplémentaires, répétez le processus pour chaque valeur. Les recherches ne respectent pas la casse.

  3. Si une correspondance est trouvée, elle est répertoriée sous la colonne Valeur et son nombre d’instances dans l’élément est répercuté dans le compteur Instances recherchées .

  4. Cochez le cercle en regard de la valeur dans la liste et sélectionnez la commande Rédaction sous la zone de recherche. Cette action va éditer toutes les instances de la valeur dans l’élément. La colonne État de la valeur passe de Non rédigé à Redacted. Le compteur Rédactions dans le volet reflète désormais le nombre total d’instances expurgées.

  5. Sélectionnez Fermer dans le volet volant, ce qui vous ramène à l’onglet Rédaction . Vous verrez les rédactions appliquées dans la zone de révision de contenu de l’élément et le compteur Nombre total de rédactions augmente de la quantité de rédactions que vous avez appliquées.

Pointe

L’exécution des actions dans le volet volant Rechercher et rédaction peut prendre plusieurs secondes, en fonction du nombre d’instances trouvées. Une barre de chargement dynamique indique que des actions sont en cours et que le bouton Fermer est désactivé. Une fois les actions terminées, vous pouvez sélectionner Fermer. »

Pour supprimer les rédactions sur toutes les instances d’une valeur :

  1. Sous l’onglet Rédaction , sélectionnez Rechercher et rédaction.

  2. Dans le volet volant Rechercher et rédaction, case activée le cercle en regard de la valeur et sélectionnez la commande Supprimer la rédaction. Le compteur Rédactions diminue du nombre d’instances qui n’ont pas été expurgées.

  3. Sélectionnez Fermer.

Pour supprimer une valeur de la liste, ce qui supprimera également les rédactions sur toutes les instances de cette valeur :

  1. Sous l’onglet Rédaction , sélectionnez Rechercher et rédaction.

  2. Dans le volet volant Rechercher et rédaction, case activée le cercle en regard de la valeur et sélectionnez la commande Supprimer. Le nombre d’instances recherchées diminue du nombre d’instances pour cette valeur. Si des rédactions ont été effectuées, le compteur Rédactions diminue également du nombre d’instances qui n’ont pas été expurgées.

  3. Sélectionnez Fermer.

Pointe

S’il existe plusieurs instances d’une valeur et que vous ne réactez pas toutes les instances, la status Rédaction pour cette valeur est définie sur Partial. Pointez sur la status partielle pour voir le nombre d’instances qui sont supprimées du nombre total.

Vous pouvez également supprimer les rédactions individuelles. Dans la zone de révision de contenu, sélectionnez la zone de rédaction, puis sélectionnez le x dans le coin supérieur droit de la zone.

Modification du texte dans une zone de rédaction

Par défaut, le mot « Rédigé » apparaît au-dessus d’une zone de rédaction. La personne concernée voit ce texte sur les éléments qui lui sont fournis dans le package de données final. Vous pouvez modifier le texte qui apparaît dans une zone de rédaction en suivant les étapes ci-dessous.

Pour modifier le texte d’une zone de rédaction pour une valeur personnalisée que vous avez rédigée :

  1. Sous l’onglet Rédaction , sélectionnez Rechercher et rédaction.

  2. Dans le volet volant Rechercher et rédaction, pour toute valeur dont l’état est défini sur Partiel ou Rédigé, case activée le cercle en regard de la valeur que vous mettez à jour.

  3. Sélectionnez la commande Annoter et choisissez Mettre à jour l’annotation.

  4. Dans la fenêtre contextuelle, entrez une valeur. Nous vous recommandons d’utiliser une valeur courte pour mieux s’adapter aux boîtes de rédaction plus petites.

  5. Sélectionnez Appliquer. La colonne Annotation se met à jour avec votre sélection.

  6. Sélectionnez Fermer dans le volet volant, ce qui vous ramène à l’onglet Rédaction . Vous verrez que les rédactions pour cette valeur ont maintenant le texte tapé dans la zone, s’il convient.

Pour rétablir la valeur par défaut sur les instances expurgées, suivez les étapes 1 et 2 ci-dessus et, à l’étape 3, choisissez Supprimer l’annotation.

Pointe

Vous pouvez appliquer une vue de transparence pour voir à travers la rédaction sans supprimer la rédaction. Dans la barre de commandes d’annotation, sélectionnez l’outil tout à droite, qui indique en pointant Activer la transparence des annotations.

Rédaction manuelle

Vous pouvez créer manuellement des mark-ups inline et du contenu de rédaction à l’aide des commandes d’annotation situées juste au-dessus de la zone de révision de contenu sous l’onglet Rédaction .

Pointe

Utilisez la commande Rechercher (icône en forme de loupe) située en bas de la zone de révision de contenu pour trouver rapidement le texte que vous souhaitez éditer. Tapez le texte que vous recherchez dans la zone de texte de recherche, puis sélectionnez les flèches Suivant et Précédent à droite de la zone de recherche pour accéder aux instances suivantes.

  • Pour rédiger une zone de texte : accédez à l’outil Dessin dans la barre de commandes (la troisième à partir de la gauche) et dans son menu déroulant, sélectionnez Rédaction de zone. Utilisez ensuite votre curseur pour dessiner une zone de texte qui couvre la zone de texte que vous souhaitez bloquer. Lorsque vous avez terminé de dessiner la zone, vous verrez la zone de texte bloquée.

  • Pour supprimer toutes les rédactions sur une page ou dans l’élément entier : à partir de l’outil Dessin , sélectionnez Supprimer les dessins de la page active pour supprimer toutes les rédactions de la page active dans l’élément, ou sélectionnez Supprimer tous les dessins dans le document pour supprimer toutes les rédactions dans l’élément.

  • Pour supprimer une rédaction individuelle : à l’aide de l’outil Sélectionner des annotations (icône de pointeur à l’extrême gauche) dans la barre de commandes, sélectionnez la zone de rédaction que vous souhaitez supprimer, puis sélectionnez le x dans le coin supérieur droit de la zone. La rédaction sera supprimée.

Pointe

Vous pouvez appliquer une vue de transparence pour voir à travers la rédaction sans supprimer la rédaction. Dans la barre de commandes d’annotation, sélectionnez l’outil tout à droite, qui indique en pointant Activer la transparence des annotations.

Limites de rédaction

Les limites de la façon dont les rédactions sont récupérées ou affichées sont expliquées ci-dessous.

Les recherches sont détectées par page : cela signifie que si une valeur est croisée d’une page à l’autre (par exemple, votre valeur de recherche est le prénom et le nom d’une personne, le prénom apparaît à la fin d’une page et le nom apparaît au début de la page suivante). la valeur n’est pas détectée dans cette instance.

Durée de recherche plus longue pour les éléments de plus de 50 pages : pour tous les éléments de contenu de plus de 50 pages, la recherche d’une valeur de rédaction peut prendre plus de temps.

Limite de 500 annotations par élément : les annotations incluent toutes les instances de recherche et de rédaction trouvées (mises en surbrillance mais pas encore rédigées), les rédactions appliquées et les dessins appliqués manuellement. Une notification indique que vous avez dépassé la limite d’annotations et que vous ne pourrez plus ajouter d’annotations. Nous vous recommandons de supprimer toutes les mises en surbrillance de recherche et de rédaction que vous n’avez pas l’intention de modifier.

Limite de 500 valeurs uniques pour un type de données personnelles (pour la rédaction assistée) : dans un élément de contenu, seules les 500 premières valeurs uniques d’un certain type de données personnelles sont mises en surbrillance en tant que recommandation. Par exemple, si vous recherchez un numéro de carte de crédit, nous mettons en évidence uniquement les 500 premières valeurs uniques d’un numéro de carte de crédit. Les valeurs uniques supplémentaires ne sont pas mises en surbrillance même si elles sont détectées dans l’élément.

Limite d’extraction de texte de 2 Mo (pour la rédaction assistée) : la quantité de texte par élément pouvant faire l’objet d’une recherche pour recommander des rédactions est de 2 Mo (cette limite de taille s’applique uniquement au texte, et non aux images).

Entrer des notes sur un fichier

Pour ajouter ou réviser des notes sur un élément, sélectionnez l’élément dans sa ligne et accédez à l’onglet Notes de fichier dans la zone de révision de contenu à droite. Vous pouvez également utiliser l’option Ajouter une note de fichier pour créer un commentaire. Pour examiner ou ajouter des notes au niveau de la casse globale, accédez à l’onglet Notes main ci-dessus et utilisez Ajouter une note de cas. Ces notes seront visibles par les utilisateurs travaillant sur la demande, mais ne seront pas incluses dans le rapport final ni partagées avec la personne concernée.

Collaboration pour la révision des données

Les administrateurs de demande de droits de l’objet peuvent afficher toutes les demandes. Vous pouvez ajouter d’autres utilisateurs en tant que collaborateurs pour la requête. Lorsqu’un utilisateur est ajouté en tant que collaborateur, cet utilisateur reçoit automatiquement un rôle Contributeurs de gestion de la confidentialité , ce qui lui permet d’afficher cette demande et de travailler avec les données collectées dans celle-ci pour aider à passer la demande à l’achèvement (en savoir plus sur les rôles Priva).

L’onglet Collaborateurs de la page détails de la demande affiche tous les collaborateurs qui peuvent afficher et contribuer à la demande et à n’importe quel canal Teams associé. Pour ajouter des collaborateurs à une requête :

  1. Dans la page des détails d’une demande, accédez à l’onglet Collaborateurs .
  2. Sélectionnez la commande Ajouter un collaborateur sous l’onglet .
  3. Dans la fenêtre Ajouter un collaborateur , commencez à taper le nom de l’utilisateur, sélectionnez le nom une fois qu’il apparaît, puis sélectionnez Ajouter.

Important

Après avoir ajouté un collaborateur, vous devez lui envoyer un lien direct afin d’accéder à la page de détails du reqeust. Obtenez le lien en sélectionnant Partager dans le coin supérieur droit de la page des détails de la demande, puis sélectionnez Copier le lien.

Lorsque vous créez une requête, un canal Teams dédié est automatiquement créé pour permettre aux collaborateurs de discuter de la demande et de partager les entrées en toute sécurité. Pour démarrer une conversation Teams, n’importe quel collaborateur peut sélectionner Conversation avec des collaborateurs dans le coin supérieur droit de la page des détails de la demande. Cette action ouvre Teams et vous place dans le canal Général pour le site d’équipe de votre demande de droits d’objet.

Pour supprimer un collaborateur, sélectionnez son nom dans la liste des collaborateurs, puis sélectionnez la commande Supprimer le collaborateur . La suppression d’un collaborateur supprime l’utilisateur de la liste des collaborateurs et du canal Teams de la requête. L’utilisateur qui a créé la demande ne peut pas être supprimé en tant que collaborateur.

Vous pouvez modifier le comportement par défaut de la création de canaux Teams pour les demandes de droits de l’objet en accédant à Paramètres Priva dans le coin supérieur droit de la demande de droits de l’objet. Sélectionnez Collaboration Teams, puis décochez la case sur la page pour désactiver les fonctionnalités Teams pour toutes les demandes de droits d’objet.

Terminer la révision

Lorsque tous les éléments ont été révisés et que vous avez défini leur status sur Inclure, Exclure ou Ne correspond pas, il est temps de fermer l’étape de révision. Tous les collaborateurs d’une demande peuvent terminer la révision.

Sélectionnez le bouton Terminer la révision dans le coin supérieur droit de la demande. Un volet volant affiche un résumé des données et ajoute toutes les notes associées. Ces notes sont destinées à la conservation des enregistrements internes et ne sont pas partagées avec la personne concernée.

Sélectionnez Terminer la révision dans le volet volant pour terminer l’étape de révision. Cette action prépare la demande pour les dernières étapes du processus : génération de rapports et fermeture de la demande. Les résumés de vos décisions seront fournis ultérieurement sous l’onglet Rapports .

Étapes suivantes

Découvrez comment générer le rapport final et travailler à l’achèvement de la demande dans Générer des rapports et fermer une demande.

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