Flux de travail des demandes de droits de l’objet pour les données dans Microsoft 365

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Remarque

Cet article fournit des conseils pour répondre aux demandes de droits des personnes concernées pour les données dans l’environnement Microsoft 365 de votre organization. Pour en savoir plus sur les demandes de droits des personnes concernées pour les données au-delà de Microsoft 365, consultez En savoir plus sur les demandes de droits des personnes concernées pour les données au-delà de Microsoft 365 (préversion) .

Les demandes de droits des personnes concernées pour les données dans Microsoft 365 intègrent des outils d’automatisation et de flux de travail robustes pour vous aider à chaque étape de l’exécution des demandes. Une fois que vous avez créé une demande dans le système, nous effectuons le travail d’identification et de collecte des données et fournissons des outils pour faciliter l’analyse collaborative.

Lorsque vous créez une demande, les informations que vous fournissez sont utilisées pour rechercher des correspondances sur votre personne concernée dans l’environnement Microsoft 365 de votre organization. Les éléments correspondants sont respectés pour vous permettre d’examiner, de faire des choix sur ce qu’il faut inclure et d’éditer les informations si nécessaire. Plusieurs utilisateurs peuvent collaborer sur ces étapes dans l’interface Des demandes de droits de l’objet. La page de détails de chaque demande fournit des status sur les étapes de progression et des conseils sur les étapes suivantes.

Fonctionnalités clés

Lancement immédiat de l’évaluation des données

Priva utilise les fonctionnalités fondamentales de Microsoft 365 pour identifier les types de données personnelles dans les données de votre organization. Dès que vous créez une demande, la solution fonctionne immédiatement pour identifier les fichiers, les e-mails, les sites et les conversations qui contiennent les données personnelles de la personne concernée. Les éléments de contenu sont récupérés en quelques heures, en fonction de la quantité de données. Si nous prévoyons de trouver un volume élevé, nous vous offrons la possibilité d’affiner vos paramètres de recherche avant de collecter les données.

Aide pour hiérarchiser le contenu à réviser

Vous devrez peut-être examiner une grande quantité de données collectées pour la demande de la personne concernée. Nous fournissons des insights sur l’écran de détails de chaque demande et suggérons les éléments à classer en priorité pour révision. Les éléments prioritaires incluent des fichiers qui peuvent être confidentiels ou des éléments contenant plusieurs données personnelles d’une personne. Ces éléments mettent en évidence le contenu qui peut nécessiter une rédaction ou d’autres considérations de gestion spéciales.

Outils de collaboration et d’édition Teams intégrés pour faciliter la révision des données

Dès que vous créez la demande, un canal Teams dédié est automatiquement configuré pour cette demande. L’ajout de parties prenantes pertinentes en tant que collaborateurs de requête les invite dans la conversation pour aider à analyser et à prendre des décisions concernant les éléments récupérés. À l’aide des outils de rédaction intégrés dans la demande, les collaborateurs peuvent marquer des fichiers dans un écran de révision en regard de la liste des éléments. Si certains contenus nécessitent une action de suivi supplémentaire, vous pouvez appliquer des balises définies par votre organization pour identifier les éléments et effectuer l’action ultérieurement.

Rapports générés automatiquement

Une fois que vous avez terminé d’examiner les données et de décider ce qu’il faut inclure pour la demande, nous générons des rapports pour vous. Les rapports incluent tout package de données pertinent que vous allez envoyer à la personne concernée, les journaux d’audit et un résumé des fichiers étiquetés afin que vous puissiez effectuer toutes les actions de suivi nécessaires.

Extension et intégration à votre stratégie de demande d’objet

Étendez les fonctionnalités d’automatisation en utilisant l’un des modèles Power Automate intégrés pour configurer des flux pour des tâches courantes, telles que la définition de rappels de calendrier ou la création d’enregistrements de vos demandes dans ServiceNow. Vous pouvez également utiliser l’API de demande de droits de l’objet Microsoft 365 pour introduire l’automatisation de votre stratégie existante de droits des sujets.

Étapes de progression des demandes

Chaque demande passe par plusieurs étapes. Certaines étapes progressent automatiquement, et d’autres sont avancées manuellement après la fin de certaines étapes, comme l’examen des fichiers.

  • Estimation des données : avant de récupérer les données, Priva estime la quantité de données qu’il s’attend à trouver. Selon la quantité de données, la demande peut ou non passer automatiquement à l’étape suivante de la récupération des données. Vous pouvez définir une demande de suspension à l’étape de l’estimation avant de collecter des données . En savoir plus sur l’estimation et la récupération des données.

  • Récupérer des données : tous les fichiers, e-mails, conversations, images et autres éléments de contenu sont regroupés. Une fois cette étape terminée, la demande passe automatiquement à l’étape suivante de l’examen des données. En savoir plus sur l’estimation et la récupération des données.

  • Examiner les données : les collaborateurs passent en revue toutes les données collectées, déterminent celles qui se rapportent à la demande et effectuent des tâches telles que la rédaction de contenu et l’ajout de notes de cas. En savoir plus sur l’examen des données d’une demande de droits de l’objet. Après avoir terminé la révision des données, vous passez manuellement à l’étape suivante pour générer des rapports.

    Remarque

    Les demandes de suppression impliquent une sous-étape d’approbation supplémentaire à l’étape de révision des données. Pour plus d’informations, consultez Créer et gérer une demande de suppression.

  • Générer des rapports : lorsque l’examen des données est terminé, un utilisateur passe manuellement à cette étape. Priva génère les rapports finaux, qui incluent le package de données à partager avec la personne concernée, ainsi que des rapports internes pour les enregistrements de votre organization. En savoir plus sur la génération de rapports.

  • Fermer la demande : lorsque tout le travail est terminé, fermez la demande pour indiquer qu’elle est considérée comme terminée. En savoir plus sur la génération de rapports afin de pouvoir traiter et fermer la demande.

Présentation de la page des détails de la demande

Selon le portail que vous utilisez, ouvrez la page de détails d’une demande en accédant à l’un des emplacements suivants :

  • Connectez-vous au portail Microsoft Priva (préversion) et sélectionnez Demandes de droits de l’objet. Sous Données dans Microsoft 365 dans le volet de navigation de gauche, sélectionnez Demandes Microsoft 365, puis sélectionnez une demande dans la liste pour ouvrir sa page de détails.

  • Connectez-vous à la portail de conformité Microsoft Purview et sélectionnez Demandes de droits de l’objet dans le volet de navigation de gauche. Sélectionnez un nom de demande dans la liste pour ouvrir sa page de détails.

La page détails de la demande fournit des détails sur les propriétés de la requête, les résultats de la recherche et les status de la requête. La page de détails est votre hub pour travailler et collaborer sur la gestion des fichiers trouvés, la création de rapports et d’exportations, et la réalisation de la demande. Recherchez des détails sur chaque onglet de la page :

Onglet Vue d’ensemble

L’onglet Vue d’ensemble de la page détails de la demande fournit des détails sur la demande, un indicateur de progression montrant votre étape actuelle et des informations clés sur les données trouvées. Cette page contient des cartes de status individuelles expliquées ci-dessous.

Détails

Le carte Détails affiche des informations de base pour vous orienter vers la demande, telles que son échéance, la date de création, la description et la réglementation de confidentialité associée.

Progrès

Les carte de progression répertorient chaque étape du processus : Estimation des données, Récupération des données, Révision des données, Générer des rapports et Fermer la demande. Un cercle bleu rempli en regard de l’étape indique l’étape sur laquelle vous êtes actuellement. Une coche à l’intérieur du cercle bleu signifie que l’étape est terminée. Un cercle vide signifie que l’étape n’a pas encore démarré.

Résumé de l’estimation des données

Le résumé de l’estimation des données carte s’affiche lorsque la demande est suspendue à l’étape de l’estimation des données. Il indique l’emplacement et le nombre d’éléments que votre recherche est censée récupérer.

Nombre total d’éléments trouvés

Le nombre total d’éléments trouvés carte affiche le nombre d’éléments de contenu trouvés et leur emplacement dans Microsoft 365.

Éléments prioritaires à examiner

La vignette Éléments prioritaires à réviser affiche les éléments que vous souhaiterez peut-être hiérarchiser lorsque vous commencez votre révision des données. La vignette affiche un nombre d’éléments qui appartiennent aux catégories suivantes :

Comment localiser vos éléments de priorité :

Tout d’abord, vérifiez que vous avez activé leur affichage dans votre table d’éléments Données collectées en suivant les étapes ci-dessous :

  • Sous l’onglet Données collectées , sélectionnez Personnaliser les colonnes en haut de la liste des éléments.
  • Dans le volet volant Modifier les colonnes, placez un case activée en regard de Types de priorité.
  • Sélectionnez Appliquer. Votre liste d’éléments comporte désormais une colonne Types de priorité .

Vous pouvez maintenant identifier les éléments de priorité et les trouver en triant la colonne Type de priorité pour regrouper des types similaires.

Onglet Données collectées

Lorsque tous les éléments correspondant à vos paramètres de recherche ont été identifiés, ils sont collectés et présentés sous l’onglet Données collectées . À côté de la liste des éléments se trouve un écran d’aperçu pour examiner chaque élément, effectuer des rédactions et marquer les éléments comme inclus ou exclus. En savoir plus sur l’étape de révision et de collaboration des données.

Onglet Notes

L’onglet Notes permet aux collaborateurs d’entrer des notes sur le travail effectué sur la demande. Ces notes sont visibles par tous ceux qui travaillent sur la demande, mais ne seront pas incluses dans le rapport final ni partagées avec la personne concernée.

Onglet Collaborateurs

L’onglet Collaborateurs affiche tous les utilisateurs qui ont été invités à collaborer sur les données collectées, ainsi que tout canal Teams associé pour la demande. Le créateur de la requête est automatiquement répertorié en tant que collaborateur. Invitez de nouveaux collaborateurs en sélectionnant la commande Ajouter un collaborateur et en entrant le nom d’un utilisateur pour les sélectionner dans une liste. En savoir plus sur la collaboration pour la révision des données.

Onglet Rapports

L’onglet Rapports affiche tous les rapports générés automatiquement lorsque vous passez à l’étape Rapports générés . Les rapports sont séparés en deux catégories : les rapports que vous souhaitez partager avec la personne concernée et les rapports destinés à l’utilisation interne de votre organization. Obtenez des détails sur l’utilisation des rapports.

Onglet Historique

L’onglet Historique récapitule les événements de niveau supérieur de la demande, y compris les modifications de phase de progression et les agrégats pour le nombre d’éléments inclus, exclus, rédigés et étiquetés.

Étapes suivantes

Consultez Créer une demande de droits d’objet pour savoir comment être déclaré avec votre première demande.

Microsoft Priva exclusion de responsabilité légale