Créer et gérer une demande de suppression (préversion)

Une demande de suppression dans Les demandes de droits de l’objet vous permet de marquer des éléments de contenu à supprimer de votre environnement Microsoft 365. Une fois que les collaborateurs ont identifié les éléments qui doivent être supprimés pendant le processus de révision des données, les approbateurs spécifiés peuvent approuver la demande. Lorsque la demande de suppression est approuvée, un processus de flux de travail de suppression commence pour les éléments marqués comme Inclure afin d’effectuer la suppression dans les 30 jours suivant l’approbation.

Licences pendant la préversion

Le type de demande de suppression est une fonctionnalité en préversion dans les demandes de droits de l’objet. Pour pouvoir utiliser la fonctionnalité de suppression, les clients ont besoin d’une version d’évaluation active ou d’une licence payante disponible pour Demandes de droits des personnes concernées Priva. Toutefois, l’utilisation d’une demande de suppression n’est pas comptabilisée dans vos demandes de droits d’objet achetés. En savoir plus sur les abonnements et les licences Priva.

Les fonctionnalités en préversion permettent aux Microsoft et aux clients d’évaluer et de comprendre la nouvelle fonctionnalité avant sa mise en disponibilité générale. Cette préversion est volontaire et son utilisation est soumise aux conditions applicables aux « préversions », comme indiqué dans la section Conditions du contrat de licence universel pour les services en ligne de la Microsoft Conditions du produit et de l’Addendum sur la protection des données des produits et services Microsoft (« DPA »). Pendant la préversion, nous continuerons à affiner la fonctionnalité. Une fois la préversion terminée, elle est mise à la disposition générale avec un support formel.

Remarque

Les demandes de suppression ne sont pas disponibles pour les clients de la communauté du gouvernement américain (GCC) Moderate, GCC High et Department of Defense (DoD) en préversion.

Vue d’ensemble du processus

Le processus de base pour l’examen et l’approbation des éléments à supprimer est décrit ci-dessous.

Importante

Des étapes spécifiques sont requises pour les collaborateurs et les approbateurs au cours de ce processus. Veillez à consulter les étapes pour les collaborateurs et les étapes pour les approbateurs pour plus d’informations.

  1. Un administrateur de demande de droits de l’objet crée la demande de suppression et spécifie un ou plusieurs approbateurs. La requête passe ensuite à l’estimation et à la récupération des données.
  2. Les collaborateurs examinent les données collectées et marquent comme Inclure les éléments à supprimer.
  3. Les collaborateurs terminent leur examen et informent les approbateurs que la demande est prête pour approbation.
  4. Les approbateurs examinent la demande et décident d’approuver la demande pour la déplacer et de commencer le flux de travail de suppression, ou recommander des modifications, ce qui arrête le flux d’approbation et permet aux collaborateurs d’effectuer des ajustements et de soumettre à nouveau pour approbation.

Comprendre les étapes de progression des demandes de suppression

Une demande de suppression passe par les mêmes étapes de progression principales que celles des types de demandes d’accès et d’exportation, avec quelques étapes supplémentaires liées au processus d’approbation.

La sous-phase Approbation de l’étape Vérifier les données est unique pour supprimer des demandes. Le sous-volet Approbation est actif une fois que les collaborateurs ont terminé leur révision, comme décrit ci-dessous dans Étapes pour les collaborateurs. Lorsque cette étape est active, les approbateurs peuvent effectuer leur révision, comme décrit ci-dessous dans Étapes pour les approbateurs.

La liste ci-dessous met en évidence les différences d’étape de progression à connaître :

  • Onglet Vue d’ensemble : l’onglet Vue d’ensemble d’une page de détails de demande de suppression affiche d’autres cartes d’état.

  • Carte d’état d’approbation : indique le nombre d’éléments inclus par les collaborateurs à supprimer, l’état d’approbation et les approbateurs affectés à la demande.

  • Éléments inclus pour la carte de suppression : affiche la répartition de l’emplacement des éléments inclus pour la suppression.

  • Carte récapitulative de l’action : affiche l’état d’achèvement du flux de travail de suppression. La carte indique également le nombre d’éléments inclus pour suppression et tous les éléments restants, qui sont des éléments en attente dans le processus de flux de travail ou dont l’étiquette de suppression n’a pas été appliquée.

Création d’une demande de suppression

Pour créer une demande de suppression, vous suivez généralement le même processus pour créer d’autres types de demandes. La principale différence est que vous devez affecter un approbateur pour la requête.

Approbateurs pour les demandes de suppression

Lorsque vous créez une demande de suppression, vous devez affecter au moins un utilisateur de votre organisation en tant qu’approbateur pour cette demande spécifique. Le rôle de l’approbateur est d’effectuer une approbation au niveau de la demande pour la suppression des éléments marqués Include. L’approbateur peut recommander des modifications s’il ne peut pas approuver la demande telle qu’elle est.

Vous disposez d’une flexibilité dans les personnes que vous attribuez à une demande donnée. Un approbateur peut être un responsable de la confidentialité ou une personne responsable de la suppression des données dans votre organisation. Un approbateur peut être le même utilisateur que celui qui a créé la demande. Toutefois, tout approbateur doit être affecté en tant que tel dans la demande.

Vous pouvez désigner plusieurs utilisateurs de votre organisation comme approbateurs pour une demande. Avoir plusieurs approbateurs est utile pour équilibrer le travail et fournir une couverture d’absence du bureau. Toutefois, un seul approbateur peut fournir une approbation sur une demande. Dans le cas de plusieurs approbateurs, le premier à approuver lance le processus de suppression du flux de travail.

Un utilisateur disposant du rôle Demande de droits de l’objet Administration peut ajouter ou modifier des approbateurs après la création d’une demande de suppression. Dans la page des détails d’une demande, sélectionnez Afficher les détails de la demande dans la carte Détails , recherchez Approbateur , puis sélectionnez Modifier. À partir de là, vous pouvez supprimer les approbateurs en décochant la case en regard de leur nom et ajouter d’autres utilisateurs en tant qu’approbateurs.

Pour plus d’informations sur l’approbation d’une demande de suppression, consultez Étapes pour les approbateurs .

Création d’une demande de suppression à partir d’un modèle

En général, vous allez suivre les mêmes étapes pour créer des demandes à partir d’un modèle, avec les étapes supplémentaires suivantes :

  • Dans la liste des modèles de demande de données, recherchez Suppression de données (préversion) et sélectionnez Prise en main.
  • Sous Affecter des approbateurs, commencez à taper le nom d’un utilisateur qui doit approuver cette demande de suppression d’éléments. Vous pouvez sélectionner plusieurs utilisateurs, mais vous devez en sélectionner au moins un.

Création d’une demande de suppression à partir de l’option d’installation personnalisée

Lorsque vous créez une demande de suppression à l’aide de l’option d’installation personnalisée pour un processus guidé, vous suivez les mêmes instructions que celles décrites dans Configuration personnalisée, avec les étapes supplémentaires suivantes :

  • Dans l’Assistant Création de demande, dans la page Sélectionner le type de demande , sélectionnez le bouton en regard de Supprimer. Ensuite, sélectionnez Suivant.

  • Dans la page Paramètres de la demande , affectez un ou plusieurs utilisateurs à servir d’approbateurs pour la demande de suppression. Sélectionnez Affecter des approbateurs et, dans le volet volant Affecter des approbateurs , cochez la case en regard du nom d’un ou de plusieurs utilisateurs. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Ajouter.

  • Les noms des approbateurs que vous avez choisis s’affichent dans la page Paramètres de la demande . Sélectionnez la commande Modifier si vous devez apporter des modifications. Lorsque vous avez terminé d’affecter des approbateurs, sélectionnez Suivant.

Vous allez ensuite nommer votre demande et terminer le processus de création de la demande.

Supprimer le flux de travail et comment les éléments sont supprimés

Lorsque votre organisation crée correctement sa première demande de suppression, Priva crée une étiquette de rétention avec un résultat de suppression nommé PrivaDelete. Une fois qu’un approbateur approuve une demande de suppression, le workflow de suppression commence. Chaque élément de contenu marqué comme Include est évalué pour déterminer s’il existe un conflit qui empêcherait la suppression. En l’absence de conflit, l’étiquette de suppression Priva est appliquée à l’élément pour faciliter la suppression.

Pourquoi certains éléments peuvent ne pas être supprimés

Dans certains cas, l’étiquette de suppression Priva n’est pas appliquée à un élément. Cela peut se produire pour les raisons suivantes :

  • L’élément de contenu est stocké dans un emplacement qui n’est pas pris en charge par les étiquettes de rétention.
  • Une étiquette de rétention est déjà appliquée à l’élément de contenu, auquel cas Priva n’en applique pas.
  • L’élément de contenu est introuvable, par exemple les éléments qui sont déplacés ou supprimés manuellement.

Si des problèmes interrompent l’application de l’étiquette de suppression aux éléments qualifiés, l’application de l’étiquette est automatiquement retentée. Si l’étiquette ne peut pas être appliquée au bout de trois jours, le processus de flux de travail passe à l’étape Terminé .

La carte résumé de l’action sur la page des détails de la demande affiche le nombre d’éléments restants, ce qui signifie que les éléments qui n’ont pas obtenu l’étiquette en dépit de l’absence de conflits connus. Pour voir quels éléments ont connu des conflits ou des échecs, consultez le journal d’exécution des actions. Les éléments restants ont une valeur d’état d’actionFalse et une valeur Détails de l’état de l’action indiquant la raison pour laquelle l’étiquette n’a pas été appliquée.

Quand la suppression se produit après l’achèvement du flux de travail

L’état de la carte de résumé de l’action passe à Terminé une fois que la logique de suppression du flux de travail d’application de l’étiquette de suppression est terminée et que les rapports sont prêts. Un état Terminé ne signifie pas que les éléments ont été supprimés. La suppression d’éléments étiquetés sans conflit peut prendre jusqu’à 30 jours après l’approbation.

Une fois la demande passée par l’étape générer des rapports, vous pouvez vérifier si l’étiquette de suppression a été appliquée ou non en examinant la liste des éléments de contenu dans le journal d’exécution des actions sous l’onglet Rapports de la page des détails de la demande. Nous vous recommandons de vérifier votre environnement Microsoft 365 dans les 30 jours suivant l’approbation d’une demande pour vérifier que la suppression s’est produite.

Fonctionnement de Priva avec Gestion du cycle de vie des données Microsoft Purview

Si votre organisation utilise les fonctionnalités de gestion du cycle de vie des données Purview, telles que les étiquettes de rétention pour conserver les documents à des fins réglementaires, le flux de travail de demande de suppression respecte vos paramètres actuels. L’étiquette PrivaDelete ne sera pas appliquée aux éléments qui ont une étiquette de rétention existante. Lorsque l’étiquette de suppression Priva est appliquée à un élément, la plateforme de rétention effectue la résolution des conflits en fonction des principes de rétention. Si un élément marqué pour suppression est en conflit avec une étiquette de rétention ou d’enregistrement existante, l’administrateur de la demande de droits de l’objet dispose d’une visibilité sur ces conflits via le journal d’exécution des actions. Cette visibilité peut aider l’administrateur à résoudre les problèmes liés aux équipes de gouvernance de votre organisation et à répondre à la personne concernée pour savoir pourquoi certains éléments n’ont pas pu être supprimés.

En savoir plus sur les stratégies de rétention, les étiquettes de rétention et les principes de rétention dans Microsoft 365.

Exécution d’une demande de suppression

Les demandes de suppression suivent le même processus d’estimation et de récupération des données que toutes les autres demandes. Lorsqu’un collaborateur examine des données, il désigne les éléments de contenu à supprimer en marquant les éléments comme Inclus pendant la révision des données.

Les collaborateurs et les approbateurs doivent effectuer des étapes supplémentaires uniques pour supprimer les demandes. Les responsabilités de chaque rôle sont décrites ci-dessous.

Étapes pour les collaborateurs

Une fois l’étape Récupérer des données terminée, les collaborateurs doivent suivre les étapes ci-dessous lorsqu’ils travaillent sur la phase Révision des données d’une demande de suppression. Les collaborateurs qui ne détiennent pas le rôle Demande de droits de l’objet Administration devront que le créateur de la demande leur envoie un lien direct vers la page de détails de la demande afin de pouvoir afficher et travailler sur la demande. Pour plus d’informations, consultez Collaboration pour la révision des données.

Remarque

Lorsqu’une demande de suppression est créée, l’administrateur de la demande de droits de l’objet qui a créé la demande est le seul collaborateur initialement. Le créateur de la demande, ou un autre administrateur de demande de droits de l’objet, peut ajouter d’autres collaborateurs.

Étape Explication Mesures à prendre
1. Passer en revue les données collectées. Les collaborateurs passent en revue tous les éléments collectés sous l’onglet Données collectées de la demande et décident des éléments à inclure pour suppression. Sélectionnez le nom d’un élément dans la liste et, dans la zone de révision de contenu à droite, passez en revue son contenu. Si l’élément doit être supprimé, sélectionnez la commande Inclure en haut de la liste des éléments, ou dans le menu action à trois points en regard de son nom, ou à partir du bouton situé en bas de la zone de révision. Marquez les autres éléments comme étant appropriés en fonction du processus de révision des données.
2. Terminer la révision. Une fois que vous avez marqué comme Inclure tous les éléments qui sont dans l’étendue pour suppression, sélectionnez le bouton Terminer la révision dans le coin supérieur droit de l’écran. Un volet volant récapitule les fichiers inclus pour suppression, affiche les approbateurs et fournit un champ de notes. Sélectionnez Terminer la révision dans le coin supérieur droit de l’écran. Dans le volet de menu volant Envoyer les données révisées pour approbation , passez en revue le résumé des éléments à supprimer, ajoutez des notes pour les approbateurs, puis sélectionnez Terminer la révision.
3. Avertir les approbateurs. Maintenant, vous informez les approbateurs que la demande de suppression est en attente d’approbation. Les approbateurs ne sont pas automatiquement avertis lorsqu’une demande est prête pour leur approbation.

La carte Progression de la page détails de la demande affiche une sous-étape Approbation sous Vérifier les données. Une carte d’état d’approbation affiche l’état d’approbation comme Étant en attente. L’onglet Données collectées est en lecture seule jusqu’à ce qu’un approbateur termine son examen.
Accédez à la page des détails de la demande. Dans le coin supérieur droit de l’écran, sélectionnez le menu déroulant Partager et choisissez Copier le lien, qui copie un lien direct vers la demande. Indiquez aux approbateurs que la demande est prête à être examinée et fournissez-leur le lien vers la demande. Actualisez la page des détails de la demande pour afficher les cartes d’état mises à jour.
4. Vérifiez l’approbation. Lorsque l’approbateur termine sa révision, il peut approuver la demande de suppression ou recommander des modifications. Suivez les instructions à droite en fonction du résultat. Si approuvé : attendez que les actions de suppression du flux de travail se terminent, passez en revue les rapports pour faciliter la communication interne et externe, le cas échéant.

Si elle n’est pas approuvée : la page détails de la demande affiche un message indiquant que l’approbateur recommande des modifications, et l’état « Approbation » dans la carte de progression ne sera plus actif. Accédez à l’onglet Données collectées , qui est maintenant déverrouillé. Filtrez par balise(s) que l’approbateur a utilisée et/ou affichez les notes de fichier laissées par l’approbateur sur les éléments de contenu. Vous pouvez discuter et ajuster en fonction des besoins. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Terminer la révision dans le coin supérieur droit de la page des détails de la demande. Informez l’approbateur qu’il peut examiner la demande d’approbation.

Lorsque l’approbateur termine l’approbation et approuve la demande, l’étape Examiner les données est terminée. Le flux de travail de suppression commence automatiquement et la demande passe à l’étape Générer des rapports .

Importante

Une fois la demande approuvée, le processus de suppression démarre automatiquement et ne peut pas être annulé.

La page détails de la demande affiche désormais une carte récapitulative action indiquant le nombre d’éléments à supprimer et l’état du flux de travail de suppression comme En cours ou Terminé. Un état Terminé signifie que le processus de suppression du flux de travail a été terminé. Certains éléments peuvent ne pas être supprimés en raison d’un conflit. Nous vous suggérons de vérifier le journal d’exécution des actions pour vérifier que Priva a été en mesure d’appliquer correctement son étiquette de suppression.

Étapes pour les approbateurs

Un collaborateur envoie aux approbateurs un lien direct vers la demande lorsqu’ils sont prêts à l’examiner pour approbation. À ce stade, la demande se trouve à l’étape Examiner les données avec une sous-phase Approbation active. Lorsque vous obtenez le lien, copiez-collez-le dans votre navigateur et suivez les étapes ci-dessous.

Étape Explication Mesures à prendre
1. Recherchez les éléments à supprimer sous l’onglet Données pour approbation . Dans la page des détails de la demande, l’onglet Données pour approbation répertorie tous les éléments que les collaborateurs ont marqués pour suppression. Cet onglet est unique pour supprimer les demandes et s’affiche uniquement pour les approbateurs. Si la page affiche Aucun élément inclus pour approbation de suppression, cela signifie que les collaborateurs n’ont pas terminé leur révision. Les éléments s’affichent une fois que les collaborateurs sélectionnent Terminer la révision. Sélectionnez l’onglet Données pour approbation pour démarrer votre révision.
2. Passez en revue tous les éléments. La liste affiche uniquement les éléments marqués comme Inclure pendant le processus de révision des données des collaborateurs. Pour chaque élément, vous pouvez sélectionner son nom dans la liste et passer en revue son contenu et toutes les notes de fichier, dans la zone de révision de contenu à droite.
3. Modifications recommandées si nécessaire. Si vous déterminez que la demande ne peut pas être approuvée telle quelle, utilisez des balises et des notes pour communiquer les modifications nécessaires à l’approbation. Sélectionnez un ou plusieurs éléments, puis sélectionnez la commande Appliquer des balises au-dessus de la liste des éléments pour appliquer une balise. Vous pouvez ajouter des notes lorsque vous appliquez une balise pour fournir davantage d’aide et de contexte. Vous pouvez également ajouter une note de fichier pour des éléments individuels dans la zone de révision de contenu à droite.
4. Faites avancer le processus. Lorsque vous avez terminé d’examiner la demande, sélectionnez Terminer l’approbation dans le coin supérieur droit de l’écran. Un volet de menu volant Approuver la demande ou recommander des modifications s’affiche, qui résume les fichiers marqués pour suppression. Dans la section Remarque , vous pouvez ajouter d’autres notes pour les collaborateurs. Si vous approuvez la suppression : Sélectionnez Approuver dans le volet volant. Cette action termine la phase Examiner les données et lance le flux de travail pour commencer le processus de suppression. Votre travail sur la demande est maintenant terminé.

Si vous n’approuvez pas la demande de suppression : Sélectionnez Recommander les modifications dans le volet volant, puis utilisez le champ notes pour communiquer les étiquettes que vous avez utilisées dans les fichiers et résumer les recommandations. La demande reste à l’étape Vérifier les données . Les collaborateurs recevront un message en haut de la page des détails de la demande que vous recommandez de modifier avant l’approbation. Les collaborateurs peuvent discuter et ajuster en fonction des besoins, effectuer une révision, puis informer les approbateurs que la demande est prête pour approbation. Vous pouvez ensuite revoir la demande.

Une fois que vous avez donné votre approbation, vos tâches en tant qu’approbateur sont terminées. Votre onglet Données pour approbation passe à un état en lecture seule, ce qui signifie que vous ne pouvez pas modifier l’état des éléments, appliquer des balises ou entrer des notes. Le flux de travail de suppression commence automatiquement et la demande passe à l’étape Générer des rapports .

Importante

Une fois que la suppression des éléments est approuvée, le processus de suppression démarre automatiquement et ne peut pas être annulé.

Rapport du journal d’exécution des actions

Le journal d’exécution des actions est un rapport généré une fois que la demande de suppression a avancé à l’étape Générer des rapports . Le rapport est un fichier CSV téléchargeable qui se trouve sous l’onglet Rapports de la page de détails d’une demande de droits d’objet. Chaque élément approuvé marqué comme Inclure pendant la révision des données apparaît dans une ligne du rapport.

Chaque ligne du rapport affiche l’ID de l’élément, qui est un identificateur unique pour le fichier, et des colonnes de données expliquant ce qui est arrivé à cet élément dans le processus de suppression.

Passez en revue le journal d’exécution des actions pour vérifier les activités liées aux éléments de contenu. Les colonnes du fichier CSV sont les suivantes :

  • UPN d’approbation : utilisateur qui a approuvé la demande de suppression.
  • Date d’approbation : date d’approbation.
  • Action : la valeur « ApplyRetentionLabel » est l’application de l’étiquette de suppression Priva.
  • État de l’action : la valeur True signifie que l’étiquette a été appliquée. La valeur False signifie que l’étiquette n’a pas été appliquée.
  • Détails de l’état de l’action : lorsque l’état de l’action est « False », cette colonne répertorie la raison pour laquelle une étiquette n’a pas pu être appliquée. Par exemple, l’emplacement de l’élément ne prend pas en charge les étiquettes de rétention, ou l’élément avait une étiquette de rétention existante, ou un autre échec empêchait l’application de l’étiquette.
  • Date de l’action : date à laquelle l’action a été appliquée.

Le journal d’exécution des actions inclut l’ID immuable d’un élément, son chemin d’accès, son expéditeur/auteur et son objet/titre. Cette liste peut être une référence utile pour vérifier si les éléments approuvés pour la suppression ont été étiquetés avec PrivaDelete, ainsi que pour valider la suppression. La liste peut également être utile si d’autres parties prenantes de l’organisation doivent gérer des éléments qui ont été ignorés en raison d’un conflit. Si vous envisagez de télécharger et de conserver ce fichier pour référence ultérieure, nous vous recommandons de vider toutes les données personnelles du fichier, qui se trouvent dans les colonnes Chemin d’accès, Expéditeur/Auteur et Objet/Titre .

Comme pour tous les autres rapports, le journal d’exécution des actions est supprimé 30 jours après la fermeture de la demande, sauf si vous avez choisi l’option 90 jours pour votre période de conservation des données. Consultez Périodes de rétention pour les rapports et les données.