Rapports de gouvernance de l’accès aux données pour les sites SharePoint

Certaines fonctionnalités de cet article nécessitent Microsoft Syntex - Gestion avancée de SharePoint

À mesure que l’expansion et le partage excessif des sites SharePoint augmentent avec la croissance exponentielle des données, les organisations ont besoin d’aide pour régir leurs données. Les rapports de gouvernance de l’accès aux données fournissent des informations qui vous aident à régir l’accès aux données SharePoint. Les rapports vous permettent de découvrir des sites qui contiennent du contenu potentiellement surpartagé ou sensible. Vous pouvez utiliser ces rapports pour évaluer et appliquer les stratégies de sécurité et de conformité appropriées.

Configuration requise

Cette fonctionnalité nécessite Microsoft 365 E5 ou Microsoft Syntex - Gestion avancée sharePoint.

Bien que les administrateurs disposant de licences Microsoft 365 E5 puissent accéder aux rapports de gouvernance de l’accès aux données, ils ne sont pas en mesure d’afficher ou d’utiliser les autres fonctionnalités de gestion avancée de SharePoint.

Accéder aux rapports dans le Centre d’administration SharePoint

1. Accédez au Centre d’administration SharePoint et connectez-vous avec un compte disposant d’autorisations d’administrateur pour votre organization.

2. Dans le volet gauche, sélectionnez Gouvernance del’accès aux données des rapports>. Les rapports suivants sont actuellement disponibles :

   • Partage des liens
   • Étiquettes de confidentialité appliquées aux fichiers

Rapports de liens de partage

Les rapports de liens de partage vous aident à identifier le surpartage potentiel en voyant les sites où les utilisateurs ont créé les liens de partage les plus nouveaux. Un rapport est disponible pour les liens suivants :

• Liens « Tout le monde » : ce rapport vous donne la liste des sites dans lesquels le plus grand nombre de liens Anyone ont été créés. Ces liens permettent à tout le monde d’accéder aux fichiers et dossiers sans se connecter.
• Liens « Personnes dans le organization » : ce rapport vous donne la liste des sites dans lesquels le plus grand nombre de liens « Personnes dans le organization » ont été créés. Ces liens peuvent être transférés en interne et permettre à n’importe qui dans le organization d’accéder aux fichiers et dossiers.
• Liens « Personnes spécifiques » partagés en externe : ce rapport vous donne la liste des sites dans lesquels le plus grand nombre de liens « personnes spécifiques » ont été créés pour des personnes extérieures au organization.

Exécuter les rapports

Pour obtenir les données les plus récentes d’un rapport, exécutez le rapport. Vous pouvez exécuter tous les rapports ou sélectionner des rapports individuels à exécuter. L’exécution des rapports peut prendre quelques heures. Pour case activée si un rapport est prêt ou lorsqu’il a été mis à jour pour la dernière fois, consultez la colonne État.

Remarque

Chaque rapport ne peut être exécuté qu’une seule fois toutes les 24 heures.

Afficher les rapports

Lorsqu’un rapport est prêt, sélectionnez-le pour afficher les données. Chaque rapport de lien de partage inclut :

• Jusqu’à 100 sites avec le plus grand nombre de liens de partage créés au cours des 30 derniers jours.
• Les stratégies appliquées à ces sites : sensibilité du site, stratégie d’appareil non géré et stratégie de partage externe de site.
• Administrateur principal pour chaque site.

Notez que les rapports n’incluent pas de données OneDrive.

Télécharger les rapports

Vous pouvez télécharger un fichier .csv pour obtenir les mêmes informations pour jusqu’à 10 000 sites.

Étiquettes de confidentialité pour les rapports de fichiers

Les rapports « Étiquettes de confidentialité pour les fichiers » vous aident à contrôler l’accès au contenu sensible en recherchant des sites stockant des fichiers Office auxquels des étiquettes de confidentialité sont appliquées. Vous pouvez consulter ces sites pour vous assurer que les stratégies appropriées sont appliquées.

Ajouter les rapports

Vous pouvez ajouter un rapport pour chaque étiquette de confidentialité que vous souhaitez suivre. L’ajout d’un rapport l’exécute pour la première fois.

Remarque

Vous pouvez ajouter des rapports uniquement pour les étiquettes de confidentialité avec une étendue qui inclut « Fichier ».

Exécuter des rapports

Pour obtenir les données les plus récentes d’un rapport, exécutez le rapport. Vous pouvez exécuter tous les rapports ou sélectionner des rapports individuels à exécuter. L’exécution des rapports peut prendre quelques heures. Pour case activée si un rapport est prêt ou lorsqu’il a été mis à jour pour la dernière fois, consultez la colonne État.

Remarque

Chaque rapport ne peut être exécuté qu’une seule fois toutes les 24 heures.

Télécharger des rapports existants

Après avoir exécuté un rapport, sélectionnez-le pour télécharger les données. Le rapport comprend les éléments suivants :

• Jusqu’à 10 000 sites avec le plus grand nombre de fichiers Office auxquels des étiquettes de confidentialité sont appliquées.
• Les stratégies appliquées sur ces sites : sensibilité du site, stratégie d’appareil non managé et stratégie de partage externe de site.

Limitations ou problèmes connus

• Ces rapports fonctionnent uniquement si vous avez sélectionné des données de rapport non pseudonymes pour votre organization. Pour modifier ce paramètre, vous devez être administrateur général. Accédez au paramètre Rapports dans le Centre d'administration Microsoft 365 et désactivez Afficher les noms d’utilisateurs, de groupes et de sites masqués dans tous les rapports.
• Les données de ces rapports peuvent être retardées jusqu’à 48 heures. Dans les nouveaux locataires, la disponibilité des données et la génération de ces rapports peut prendre quelques jours.